Excel 2010 für Windows. Aufbaukurs kompakt. Peter Wies 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Dezember Trainermedienpaket K-EX2010-AK_TMP

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1 Peter Wies 1. Ausgabe, 2. Aktualisierung, Dezember 2013 Excel 2010 für Windows Aufbaukurs kompakt medienpaket K-EX2010-AK_TMP

2 hinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 3.1 Den AutoFilter einsetzen 5 min Filtern.xlsx Folie Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter nutzen 10 min Beispieldateien: AutoFilter.xlsx, Nach Formatierungen filtern.xlsx Arbeitsblatt: Kundendaten mit Filtern analysieren 3.3 Die Liste des AutoFilters verwenden 10 min AutoFilter.xlsx Folie 10 Arbeitsblatt: Kundendaten filtern 3.4 Grundlagen zum Spezialfilter 5 min Spezialfilter.xlsx Folie Suchkriterien für den Spezialfilter 10 min Den Spezialfilter einsetzen 10 min Beispieldateien: Spezialfilter.xlsx, Berechnete Suchkriterien.xlsx 3.7 Auf einen Blick Übungen 20 min Übungsdateien: Reisen.xlsx, Kundendaten.xlsx Ergebnisdateien: Reisen-E.xlsx, Kundendaten-E.xlsx Arbeitsblatt: Mitarbeiterdaten filtern Gesamtzeit 70 min Methodisch-didaktische Hinweise Tabellen mit einem bestimmten Filtertyp filtern Führen Sie vor, dass Excel in der Statusleiste anzeigt, wie viele Datensätze gefunden wurden, die dem Filterkriterium entsprechen. Zeigen Sie auch, dass der Name des gewählten Filters eingeblendet wird, wenn mit der Maus auf die Filter-Schaltfläche in der Spaltenüberschrift gezeigt wird. III

3 3 Als Tipp können Sie erläutern, dass über (Register Start, Gruppe Bearbeiten) schnell die Summe gefilterter Zahlen in einer Spalte ermittelt werden kann. Excel berechnet die Summe mithilfe der Funktion TEILERGEBNIS. Sie können die zuvor festgelegten Suchkriterien erneut anwenden, um die gefilterte Tabelle entsprechend zu aktualisieren: Register Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, Erneut übernehmen. Zusätzlich können Sie den Teilnehmern erläutern, dass Filter nicht automatisch aktualisiert werden, wenn Änderungen an den gefilterten Daten vorgenommen werden. Werden beispielsweise in einer gefilterten Tabelle lediglich die Mitarbeiter angezeigt, deren Gehalt über liegt, und eines dieser Gehälter wird auf geändert, so wird der betreffende Mitarbeiter weiterhin angezeigt. Über Erneut übernehmen (Register Daten, Gruppe Sortieren und Filtern) lassen sich die zuvor festgelegten Suchkriterien erneut anwenden und so die gefilterte Tabelle aktualisieren. Berechnete Suchkriterien verwenden Ein berechnetes Suchkriterium ist das Ergebnis einer Formel und kommt nicht im Bereich vor, der die zu filternden Daten enthält. Deshalb darf im Kriterienbereich die obere Zeile des jeweiligen Suchkriteriums nicht mit einer im Datenbereich vorhandenen Spaltenüberschrift übereinstimmen. Im abgebildeten Suchkriterium (in Zelle A3) wird zunächst für jede Zeile die Summe der Werte in den Spalten Gehalt und Zulage ermittelt und das Ergebnis anschließend mit dem Wert 4000 verglichen. Beispieldatei "Berechnete Suchkriterien" (Ausschnitt) Wenn die Spaltenüberschriften keine Leerzeichen bzw. Zahlen enthalten, können Sie in der Formel eines berechneten Suchkriteriums die entsprechenden Überschriften direkt eintragen. In der Formelzelle des berechneten Suchkriteriums erscheint in diesem Fall ein Fehlerwert, da Excel die Formel berechnen will und dafür korrekte Zellbezüge oder bekannte Bereichsnamen innerhalb der Formel erwartet. Dieser Fehlerwert hat jedoch keinen Einfluss auf die Funktion des Spezialfilters. Sie können daher die Fehlermeldung ignorieren! Enthalten die Spaltenüberschriften Leerzeichen bzw. Zahlen, geben Sie in der Formel des berechneten Suchkriteriums relative Bezüge auf die Zellen direkt unterhalb der jeweiligen Spaltenüberschriften an (beispielsweise =I7+J7>4000).

4 3 Daten filtern 3.1 Den AutoFilter einsetzen Filtern.xlsx Weisen Sie darauf hin, dass beim Filtern (im Gegensatz zur Sortierfunktion) die Reihenfolge der Daten innerhalb der Tabelle nicht verändert wird. Was bedeutet filtern? Beim Filtern werden nur diejenigen Daten eines zusammenhängenden Tabellenbereichs, also eines Bereichs ohne Leerzeilen/-spalten, angezeigt, die festgelegte Bedingungen (Suchkriterien) erfüllen. Alle anderen Daten werden ausgeblendet. Sie können die Filterfunktion etwa nutzen, um wie im abgebildeten Beispiel in einer Tabelle nur die Daten der Mitarbeiter anzuzeigen, deren Gehälter über liegen. Ungefilterte Mitarbeitertabelle (Ausschnitt) Gefilterte Mitarbeitertabelle Über den Eintrag "Nach Farbe filtern" lässt sich nach Hintergrund- oder Schriftfarben filtern bzw. nach Symbolen (z. B., oder ), die durch eine bedingte Formatierung eingefügt wurden. Voraussetzung hierfür ist, dass entsprechende Formatierungen bzw. Symbole in der Spalte vorhanden sind, nach der gefiltert werden soll. Wie Sie den AutoFilter verwenden können Excel bietet für jede Tabellenspalte einen AutoFilter, mit dem Sie die Daten der betreffenden Tabelle schnell nach bestimmten Suchkriterien filtern können: Mit dem jeweils angebotenen Filtertyp nach vordefinierten Kriterien filtern Über das Suchfeld gezielt nach bestimmten Einträgen in der unteren Liste des AutoFilters suchen Mithilfe der Liste des AutoFilters nach Zellinhalten der betreffenden Spalte filtern Folie 9 Sie können die Suchkriterien der verschiedenen Filtertypen mithilfe dieser Folie vorstellen. Abhängig davon, welche Einträge in der jeweiligen Spalte überwiegen (Zahlen, Text oder Datumsangaben), lassen sich im AutoFilter folgende Filtertypen nutzen: Textfilter Zahlenfilter Datumsfilter Kriterien des Textfilters 36

5 3 Daten filtern Den AutoFilter einschalten 2 Register Daten anklicken 3 Auf Filtern klicken 1 Beliebige Zelle des (zusammenhängenden) Bereichs markieren, dessen Daten Sie filtern möchten Sie können erwähnen, dass der AutoFilter sich auch im Register "Start", Gruppe "Bearbeiten", über "Sortieren und Filtern" einschalten lässt. Möchten Sie den AutoFilter wieder ausschalten, klicken Sie erneut auf Filtern. Hinweis In den Spaltenköpfen des Bereichs erscheint die Schaltfläche, über die Sie auf die Komponenten des AutoFilters zugreifen können. Weisen Sie darauf hin, dass Excel beim Filtern davon ausgeht, dass die erste Tabellenzeile die Spaltenüberschriften enthält, da Excel in der ersten Zeile der Tabelle die Filter-Schaltflächen anzeigt. In Bereichen, die mit einer Tabellenformatvorlage formatiert wurden, ist der AutoFilter bereits eingeschaltet. 3.2 Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter nutzen Tabellen mit einem bestimmten Filtertyp filtern Wie bereits erwähnt, steht Ihnen bei Spalten, die hauptsächlich Zahlenwerte enthalten, der Filtertyp Zahlenfilter zur Verfügung. Im folgenden Beispiel nutzen Sie diesen Filtertyp, um in der Mitarbeitertabelle nur die Daten derjenigen Mitarbeiter anzuzeigen, deren Gehalt niedriger als ist. AutoFilter.xlsx Arbeitsblatt: Kundendaten mit Filtern analysieren Dieses Arbeitsblatt können Sie austeilen, um die Verwendung vordefinierter Suchkriterien üben zu lassen. Mitarbeiterdaten (Ausschnitt) Schalten Sie den AutoFilter ein. 37

6 3 Daten filtern 1 Nach Formatierungen filtern.xlsx Anhand dieser Beispieldatei können Sie den Teilnehmern bei Bedarf vorführen, wie Tabellen nach vorhandenen Hintergrund- oder Schriftfarben bzw. nach vorhandenen Symbolen gefiltert werden können. Hier klicken, um Suchkriterien für die Spalte GEHALT im AutoFilter festzulegen 2 Auf Zahlenfilter zeigen 3 Kleiner als anklicken Erläutern Sie, wie sich im abgebildeten Fenster zwei Suchkriterien mit einer UND- bzw. ODERBedingung kombinieren lassen (z. B. Gehalt kleiner und größer als ). Hier gewünschten 4 Vergleichswert eintragen Auf OK klicken, um die 5 Tabellendaten zu filtern Erklären Sie dabei den Unterschied zwischen einer UND-Bedingung und einer ODER-Bedingung. Zeigen Sie, dass es auch möglich ist, über den Kontextmenüpunkt "Filter" eine Spalte schnell nach ihrem Wert, der Farbe, der Schriftfarbe oder dem Symbol zu filtern. Hinweis Sie erkennen an der blauen Darstellung der Zeilennummern, dass eine Tabelle gefiltert angezeigt wird. In den Köpfen der Spalten, für die Filter definiert wurden, wird die Schaltfläche durch die Schaltfläche ersetzt. Mehrere Spalten gleichzeitig filtern Bei aktiviertem AutoFilter lassen sich auch gleichzeitig Filter für verschiedene Spalten festlegen. Dabei werden die Suchkriterien der entsprechenden Spalten mit einer logischen UND-Bedingung kombiniert. Als Ergebnis werden folglich nur noch die Daten der Tabelle angezeigt, die sämtliche der festgelegten Suchkriterien erfüllen. 38

7 3 Daten filtern Filtervorgänge rückgängig machen Filtervorgänge in einer Spalte rückgängig machen Alle Filtervorgänge in der Tabelle rückgängig machen Öffnen Sie den AutoFilter in der entsprechenden Spalte. Klicken Sie auf Filter löschen aus "Spaltenname". Klicken Sie im Register Daten, Gruppe Sortieren und Filtern, auf Löschen. Sämtliche Daten der Tabelle werden wieder angezeigt. 3.3 Die Liste des AutoFilters verwenden Mit der Liste des AutoFilters nach bestimmten Zellinhalten filtern Die Liste des AutoFilters bietet die Möglichkeit, Tabellen schnell nach bestimmten in der Spalte vorhandenen Zellinhalten zu filtern. Excel verwendet dabei die Zellinhalte als Suchkriterien, deren Kontrollfelder in der Liste aktiviert sind. Wenn Sie mehrere Kontrollfelder aktivieren, werden die entsprechenden Suchkriterien mit einer logischen ODER-Bedingung kombiniert. Nach dem Filtervorgang werden deshalb in der Tabelle nur die Daten angezeigt, die mindestens eines der festgelegten Suchkriterien erfüllen. Sie nutzen die Liste des AutoFilters beispielsweise, um in der Mitarbeitertabelle alle Mitarbeiter aufzulisten, die aus der Abteilung AV oder aus der Abteilung DV stammen: AutoFilter.xlsx Folie 10 Mit dieser Folie lässt sich bei Bedarf zeigen, wie die Listen des AutoFilters variieren können (abhängig davon, welche Zellformate in den betreffenden Spalten überwiegen). Schalten Sie den AutoFilter ein Hier klicken, um die Suchkriterien für die Spalte ABT in der Liste des AutoFilters festzulegen Hier klicken, um die Kontrollfelder aller Suchkriterien zu deaktivieren Kontrollfelder der gewünschten Suchkriterien durch Anklicken aktivieren Sofern die Spalte auch leere Zellen enthält, steht am Ende der Liste der Eintrag "Leere" zur Verfügung. Über diesen Eintrag kann nach leeren Zellen (bei aktiviertem Kontrollfeld) oder nicht leeren Zellen (bei deaktiviertem Kontrollfeld) gefiltert werden. 4 Auf OK klicken, um die Tabellendaten zu filtern 39