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1 Mai 2012 OMC Group Otte Management Consulting AG Heiligenbreite 52 D Überlingen a. B. Tel.: Fax: web: mail: info@omc-group.com Seite 1 von 12

2 Inhalt: HR-DE: Rentenanpassung zum HR-DE: Abbildung von Studenten im Dualen System... 3 HR-DE: Pfändungen/Abtretungen/Privatinsolvenz... 4 HR-DE: EEL -Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld... 4 HR-DE: EEL -Ergänzungen bei der Erstellung von Vorerkrankungsanfragen... 5 HR-DE: EEL -Ergänzungen bei der Erstellung von Meldungen zur Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen gem. 23c SGB IV... 6 HR-DE: AAG -Berücksichtigung von manuell verarbeiteten DSKK- Eingangsmeldungen... 6 HR-DE: BV-DEÜV -Änderung von Betriebsnummern... 7 HR-DE: BDSG: Datenschutzkonformes Löschen personen-bezogener Daten im HCM... 8 HR-AT: Bescheinigungen / Formular für den Dienstzettel HR-AT: ATZ -Index-Erhöhung HR-DE: aktueller Bankleitzahlenbestand HR-CH: Arbeitgeberbescheinigung HR-CH: Lohnausweis Die nächste Ausgabe SAP HCM -aktuell verfügbare HR-SP's Seite 2 von 12

3 HR-DE: Rentenanpassung zum Die Renten steigen zum um 2,18 Prozent im Westen und 2,26 Prozent im Osten Deutschlands. Bis 2011 mußte für Versorgungsempfänger bei Rentenerhöhungen mit dem Report RPISVRD0 -Batch-Input zur Anpassung der Beitragsobergrenze bei Rentnern eine Anpassung der gespeicherten Beitragsobergrenze stattfinden. Der Report dient zur Erstellung einer Batch-Input-Mappe, welche dann den Infotyp Sozialversicherung (0013) abgrenzt und die neue Beitragsobergrenze einträgt. Gemäß der Verfahrensbeschreibung zum maschinell unterstützen Zahlstellen- Meldeverfahrens erfolgt die Anpassung des KV-Max ab dem ausschließlich durch die Krankenkasse. Die Anpassung durch die Zahlstelle wird somit nicht mehr benötigt. HR-DE: Abbildung von Studenten im Dualen System Duales Studium bedeutet, daß der Mitarbeiter Phasen der schulischen Lernphase (auf der Hochschule) und Praxisphase (im Unternehmen) durchmacht. Beitragspflicht: Seit 2012 sind MitarbeiterInnen im Rahmen eines dualen Studiums bezüglich Krankenversicherung (KV), Rentenversicherung (RV), Arbeitslosenversicherung (AV) und Pflegeversicherung (PV) beitragspflichtig. In der Unfallversicherung (UV) dagegen entsteht Beitragspflicht nur in der Praxisphase. Zuständigkeit: In der Praxisphase ist zuständig der Unfallversicherungsträger des Praxisbetriebs. In der Hochschulphase ist zuständig die Unfallversicherungskasse des Bundeslandes der betroffenen Hochschule. (Bitte wenden Sie sich in Zweifelsfällen an selbige.) Wie können nun MitarbeiterInnen, die an einem dualen Studiengang teilnehmen, in SAP abgebildet werden? Seite 3 von 12

4 Bitte pflegen Sie die Daten für diese MitarbeiterInnen wie folgt: Infotyp 0013 (Sozialversicherung): KV 1 RV 1 AV 1 PV 1 Infotyp 0020 (DEÜV): Personengruppenschlüssel 102 Infotyp 0029 (Berufsgenossenschaft): Den Infotyp in den jeweiligen Phasen abgrenzen und in der Hochschulphase das Feld "Besonderheit" mit der Ausprägung "Versicherungsfreiheit nach SGB VII" versehen. (Hochschulphase und Praxisphase bzw. umgekehrt können auch untermonatig aufeinander folgen.) HR-DE: Pfändungen/Abtretungen/Privatinsolvenz Für Privatinsolvenzen wird fälschlicher Weise ein Tilgungsbetrag von Null errechnet. Der Fehler tritt als Folge einer Korrektur nach HR-SP März auf. Die Korrektur wird von SAP mit HR-SP April ausgeliefert, eine Vorabkorrektur ist möglich. HR-DE: EEL -Entgeltbescheinigung Mutterschaftsgeld Entgeltbescheinigungen bei Mutterschaftsgeld (Abgabegrund 03) werden auch für geringfügig beschäftigte Mitarbeiterinnen erstellt und an die Knappschaft (Minijob- Zentrale) übertragen. Seite 4 von 12

5 Die Knappschaft ist aber in diesem Fall nicht für die Zahlung des Mutterschaftsgeldes zuständig und lehnt diese Meldungen ab. Klarstellung der fachlichen Anforderungen: o Falls die Beschäftigung neben einer Hauptbeschäftigung ausgeübt wird, ist diejenige Krankenkasse für die Zahlung des Mutterschaftsgeldes zuständig, bei welcher die Mitarbeiterin pflicht- bzw. freiwillig versichert ist. o Ist die Mitarbeiterin privat- oder familienversichert, erfolgt die Zahlung des Mutterschaftsgeldes durch das Bundesversicherungsamt. Eine Entgeltbescheinigung ist in diesem Fall nicht notwendig. Lösung Durch die über SAP-Hinweis ausgelieferten Änderungen werden für geringfügig beschäftigte Mitarbeiterinnen keine Entgeltbescheinigungen bei Mutterschaftsgeld für die Knappschaft (Minijob-Zentrale) mehr erstellt. Bereits erstellte und übertragene Meldungen werden wieder storniert. Sofern für geringfügig beschäftigte Mitarbeiterinnen eine Anforderung für eine Entgeltbescheinigung bei Mutterschaftsgeld durch die zuständige Krankenkasse beim Arbeitgeber erfolgt, müssen in diesem Fall die entsprechenden Daten manuell über die Ausfüllhilfe 'sv.net' erfasst und an diese Krankenkasse übermittelt werden. Die Auslieferung der Korrekturen erfolgt von SAP per HR Support Package. HR-DE: EEL -Ergänzungen bei der Erstellung von Vorerkrankungsanfragen Über SAP-Hinweis werden folgende Ergänzungen bei der Erstellung der Vorerkrankungsanfragen ausgeliefert: o Die Empfängerkrankenkasse wird derzeit über das Datum 'Ende der Entgeltfortzahlung' ermittelt. Nach einer Klarstellung des GKV-Spitzenverbandes ist aber die Kasse zuständig, bei welcher am Tag des Datenversandes die Mitgliedschaft besteht. o Bei der Prüfung der Abwesenheiten werden zunächst alle möglichen Vorerkrankungszeiten ausgewertet. Falls mit dem damit ermittelten fiktiven Ende der Entgeltfortzahlung das Customizing zum Personalbereich Berichtswesen nicht ermittelt werden kann, wird keine Vorerkrankungsanfrage erstellt. Zur Vorgehensweise ist nun eine Klarstellung durch den GKV-Spitzenverband erfolgt. Seite 5 von 12

6 Die Auslieferung der notwendigen Ergänzungen durch SAP erfolgt mit HR-SP Juni HR-DE: EEL -Ergänzungen bei der Erstellung von Meldungen zur Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen gem. 23c SGB IV Über SAP-Hinweis werden folgende Ergänzungen bei der Erstellung der Meldungen zum Abgabegrund 51 (Höhe der beitragspflichtigen Einnahmen gem. 23c SGB IV) vorgenommen. o Bereits in Vormonaten erstellte Meldungen werden im Folgemonat storniert und durch eine Meldung mit geändertem Datum 'Beginn der Zahlung' ersetzt bzw. ohne eine Neumeldung storniert. o Bei der Erstellung der Meldung für eine Abrechnungsperiode werden zurückgerechnete Perioden nicht berücksichtigt, obwohl beitragspflichtige Einnahmen für diese Zeiträume vorhanden sind. Lösung Durch die über SAP-Hinweis ausgelieferten Korrekturen erfolgen nun Meldungen zum Abgabegrund 51 in den folgenden Fällen: o Die Entgeltfortzahlung endet im entsprechenden Monat und - es liegen beitragspflichtige Einnahmen vor oder - im Datenbaustein DBAL wurde das Feld AEVN mit 'J' gemeldet (das weitergezahlte Arbeitsentgelt übersteigt zusammen mit der Entgeltersatzleistung das Vergleichsnetto voraussichtlich um mehr als 50 EUR) o Die beitragspflichtigen Einnahmen im aktuellen Monat weichen von den für den Vormonat gemeldeten beitragspflichtigen Einnahmen ab bzw. entfallen komplett. Die Auslieferung der Korrekturen erfolgt durch SAP per HR SP Juni HR-DE: AAG -Berücksichtigung von manuell verarbeiteten DSKK- Eingangsmeldungen Der Report RPCDRVD0 setzt eine DSKK-Eingangsmeldungen auf den Status 'zu prüfen', wenn die zu verarbeitende Meldung nicht zu den bereits vorhandenen Eingangsmeldungen passt. Dabei werden die Fehlermeldungen Seite 6 von 12

7 - E016 - Zeitraum xx.xx.xxxx - yy.yy.yyyy bereits gemeldet - E017 - Zu stornierende Meldung nicht gefunden - E018 - Endemeldung zum xx.xx.xxxx ohne zugehörige Beginnmeldung ausgelöst. Wenn die Fehlersituation nicht bereinigt werden kann, kann man diese 'zu prüfenden' Meldung mit der Sachbearbeiterliste (Report RPCDRLD0) auf den Status 'manuell verarbeitet' setzen. Dadurch wird die Meldung vom Report RPCDRVD0 zunächst nicht mehr für die Verarbeitung selektiert. Falls jedoch für den 'manuell verarbeiteten' Zeitraum eine weitere DSKK- Eingangsmeldung empfangen wird, dann werden alle vorhandenen Eingangsmeldungen dieses Zeitraums erneut selektiert, damit sich der Report ein Bild von der Situation machen kann, auf der die neue Meldung aufsetzt. Dabei wird der Status 'manuell verarbeitet' nicht berücksichtigt, so dass der ursprüngliche Fehler nun eventuell erneut auftritt und eine Weiterverarbeitung der (eigentlich korrekten) neuen DSKK-Eingangsmeldung verhindert wird. Die Korrekturen werden von SAP mit HR Support Package ausgeliefert. HR-DE: BV-DEÜV -Änderung von Betriebsnummern Änderung der BV-Betriebsnummer für das Versorgungswerk 027 (Zahnärzte/Sachsen-Anhalt) Zum ändert das Versorgungswerk 027 (Zahnärzte/Sachsen-Anhalt) die BV-Betriebsnummer von auf In der offiziellen BV- Betriebsnummerndatei wird der Eintrag für das Versorgungswerk 027 zum abgegrenzt und ein neuer Eintrag ab mit der neuen BV- Betriebsnummer eingefügt BV-DEÜV-Meldungen, die sich auf Zeiträume ab beziehen, müssen dann mit der neuen Betriebsnummer im Feld DSME-BBNRBV gemeldet werden. Im Programm RPCBMVD0 (Meldungen für Berufsständische Versorgung erstellen) ist aber der Wechsel einer BV-Betriebsnummer noch gar nicht vorgesehen, d.h. die BV-Betriebsnummerndatei (Tabelle T5D31) wird zur Zeit noch ohne Zeitabhängigkeit gelesen. Dadurch würde entweder für Zeiträume ab noch die alte (ungültige) BV-Betriebsnummer gemeldet werden oder es würden die Meldungen alter Zeiträume storniert und mit der neuen BV-Betriebsnummer gemeldet werden. Seite 7 von 12

8 Lösung: Zur Ermittlung der BV-Betriebsnummer im Report RPCBMVD0 wird die BV-Datei mit dem Endedatum des gemeldeten Zeitraums gelesen. Notwendige Aktionen nach Einspielen des Support Packages bzw. der Korrekturanleitung: Stellen Sie sicher, dass bei der Meldungserstellung ab die aktuelle Version der BV-Betriebsnummerndatei mit dem Report RPUBVDD0 (Einlesen der BV-Datei für berufsständische Versorgungswerke) eingespielt wurde Die BV-Datei kann von der Webseite des Datenservice für berufsständische Versorgungseinrichtungen GmbH (DASBV) unter heruntergeladen werden. Die Reportanpassungen werden von SAP mit HR SP Juni 2012 ausgeliefert. HR-DE: BDSG: Datenschutzkonformes Löschen personenbezogener Daten im HCM In Ihrem HCM System gibt es personenbezogenen Daten, deren Aufbewahrungszeit abgelaufen ist und die Sie endgültig löschen möchten. (Vergl. 20 und 30 BDSG) Voraussetzungen: Sie benutzen die HCM Lösung im ERP und haben das EhP 4 oder das EhP 5 im Einsatz (es ist hierfür nicht nötig, dass sie HCM Business Functions eingeschaltet haben) Beschreibung der bereitgestellten Funktionalität bei der datenschutzkonformen Löschung im Sinne einer Vernichtung von Personaldaten im HCM: Personenbezogene Daten müssen dann vernichtet werden, wenn alle Gründe für die Speicherung der Daten wie z. B. mögliche Steuer- oder Sozialversicherungsprüfungen weggefallen sind. Die Segmentierung der Daten im HCM für den Zweck der Vernichtung erfolgt über Archivierungsobjekte. Ein Archivierungsobjekt ist die Zusammenfassung von betriebswirtschaftlich zusammengehörenden Daten, die gemeinsam vernichtet werden sollen und der gleichen Aufbewahrungsfrist unterliegen. Es gibt einige Seite 8 von 12

9 Archivierungsobjekte, die neben der Vernichtung auch die (zwischenzeitliche) Archivierung unterstützen. In diesem Zusammenhang bedeutet es, dass Sie die Daten in ein Archiv auslagern, wenn sie in der Regel nicht mehr benötigt werden, allerdings die Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die Vernichtung erfolgt dann direkt aus dem Archiv. Vorbereitenden Aktivitäten: Sie müssen einmalig die Business Function "ILM" einschalten. Dies ist die Voraussetzung, damit sie die Möglichkeiten zur Vernichtung von Daten im HCM benutzen können. Zusätzlich empfiehlt SAP alle Archivierungsobjekte, die sie benötigen, einem kundeneigenen Prüfgebiet zuzuordnen. Für jedes Archivierungsobjekt, das sie benutzen wollen, müssen sie danach die Aufbewahrungsfristen definieren. Sie können auch später jederzeit für weitere Archivierungsobjekte Aufbewahrungsfristen definieren. Auch Änderungen von Aufbewahrungsfristen sind möglich. Genereller Ablauf einer Datenvernichtung: Sie wählen in der Archivadministration ein Archivierungsobjekt aus. Die spezifische Dokumentation für jedes Archivierungsobjekt finden Sie über die Drucktaste "i" im Einstiegsbild. Dort finden sie unter der Drucktaste "DB-Tabellen" eine Liste aus welchen Datenbanktabellen die zu vernichtenden Daten gelesen werden. Für jedes Archivierungsobjekt müssen Sie ein Schreibprogramm und ein Löschprogramm ausführen. Für einige Archivierungsobjekte müssen Sie vorab noch ein Vorprogramm ausführen. Für jedes dieser Programme existiert eine Dokumentation, die die Selektionsoptionen im Detail beschreibt (Drucktaste "i" im Selektionsbild). Für jedes Archivierungsobjekt besteht die Vernichtung aus zwei Schritten: o Archivierungsobjekte mit Vorprogramm: (1) Vorprogramm (2) Schreibprogramm, das automatisch das Löschprogramm startet o Archivierungsobjekte ohne Vorprogramm: (1) Schreibprogramm (2) Separat zu startendes Löschprogramm o Archivierungsobjekte für Abrechnungsdaten: (1) Transaktion PU22 für die Archivierung/Vernichtung von Abrechnungsdaten (2) Schreibprogramm, das automatisch das Löschprogramm startet Von SAP werden werden folgende Archivierungs-/Vernichtungsobjekte bereitgestellt: Archivierungsobjekt HRCDEAT HRCDEAV Beschreibung HR: Altersteilzeit HR: AVmG / Direktversicherung Seite 9 von 12

10 HRCDEBA HRCDEBR HRCDEBW HRCDECI HRCDEED HRCDEJE HRCDEKU HRCDEPF HRCDEPS HRCDESV HRCDETX HRCDEVL HR: Betriebliche Altersvorsorge HR: Betriebsrenten HR: Bescheinigungen HR: Bauwirtschaft HR: Elektronischer Datenaustausch HR: Angaben zur Jahresentgelt-Prüfung HR: Saison-/Kurzarbeitergeld HR: Pfändung HR: Stammdaten Öffentlicher Dienst HR: Sozialversicherung HR: Deutsche Steuerdaten HR: Vermögensbildung D Für weitere Informationen kontaktieren sie bitte Ihre HCM-Beratung. Die Auslieferung erfolgt von SAP mit HR-SP Juni HR-AT: Bescheinigungen / Formular für den Dienstzettel Das Formular HR_AT_DTZL_01 für den Dienstzettel wurde für die Releases 500 und 600 nicht ausgeliefert. Der Dienstzettel ist für Release 500 ab SP 93 und für Release 600 ab SP 76 verfügbar. Das Formular wird durch SAP mit HR-Sp ausgeliefert. HR-AT: ATZ -Index-Erhöhung 2012 Die Tarifindex-Erhöhung gültig für die Kostenerstattung des AMS bei Altersteilzeitverträgen ist beschlossen und veröffentlicht unter Die Kostenerstattungsbeträge für Altersteilzeitvereinbarungen erhöhen sich ohne neue Meldung ab dem um den Prozentsatz 2,00. Sie pflegen, die zuletzt an das AMS gemeldeten Werte im Infotpy 0662 (Meldungszusätze ATZ). Seite 10 von 12

11 Ab der Abrechnungsperiode Mai 2012 wird der Prozentsatz 2,00% für die Altersteilzeitverträge von der Funktion P0632 berücksichtigt, deren letzte AMS Meldung gemäß Infotyp 662 vor Mai 2012 war. Die Anpassungen werden von SAP mit HR SP Juni 2012 ausgeliefert, eine Vorabkorrektur ist möglich. HR-DE: aktueller Bankleitzahlenbestand Der Bankleitzahlenbestand wird von der Deutschen Bundesbank vierteljährlich zum Montag nach dem jeweils ersten Sonnabend der Monate März, Juni, September und Dezember aktualisiert. Die ab dem nächsten Aktualisierungstermin gültige Bankleitzahlendatei steht Ihnen unter der nachfolgenden Internetadresse zum Abruf zur Verfügung: wnload.php HR-CH: Arbeitgeberbescheinigung Sie legen den Infotyp "Arbeitgeberbescheinigung" (0600) für einen Mitarbeiter mit dem Stichtag eines Schaltjahres an. Die Summe des AHV-pflichtigen Lohns für den Beschäftigungszeitraum der letzten zwei Jahre ist falsch. Die Korrektur wird von SAP mit HR-SP Mai 2012 ausgeliefert. HR-CH: Lohnausweis 2005 o Sie erstellen mit dem Report "Lohnausweis 2005" (RPLLAWC2) Lohnausweise. Sie wollen für ein bestimmtes Jahr einen Lohnausweis für einen Mitarbeiter erstellen. Dieser Mitarbeiter hat für das Vorjahr im Infotyp 15 'Ergänzende Zahlung' einen Eintrag mit einer Lohnart für die ein Nachrichtentext (V_T596J_T5C23) hinterlegt ist. Erfolgte für den Mitarbeiter eine Rückrechnung in das Vorjahr und Sie haben im Selektionsbild des Report 'RPLLAWC2' das Ankreuzfeld 'RR-Darstellung in IN- Periode' angekreuzt, wird der Nachrichtentext der Lohnart aus dem Infotyp 15 in dem Bemerkungsfeld 15 des Formulars angedruckt, obwohl dieser Text nur für den Lohnausweis des Vorjahres gültig wäre. Seite 11 von 12

12 Durch die Korrektur werden keine Nachrichtentexte, die sich aus Rückrechnungen ins Vorjahr ergeben und einen Betrag mit dem Wert 0 haben, auf dem Lohnausweis angedruckt. o Sie erstellen den "Lohnausweis 2005" mit dem Report 'RPLLAWC2' für einen Mitarbeiter, der teilzeitbeschäftigt ist und unterjährig einen Wechsel im Beschäftigungsgrad hat. Die Beschreibung zur Zeile 15 "Bemerkung" enthält keinen Hinweis darauf, dass neben dem Text "Teilzeitbeschäftigung" auch der zuletzt gültige Prozentsatz angedruckt wird. Die Korrekturen werden von SAP mit HR-SP Mai 2012 ausgeliefert, eine Vorabkorrektur ist möglich. Die nächste Ausgabe Die nächste Ausgabe des OMC-HCM-Infobriefes erscheint im Juni SAP HCM -aktuell verfügbare HR-SP's Rel. SP- Nr. Datum SP-Nr. Datum SP-Nr. Datum A A Ihr Fachbereich HCM OMC Group Mai 2012 Seite 12 von 12