Projekt Einführung SAP HCM Personalmanagement

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1 Projekt Einführung SAP HCM Personalmanagement Informationsveranstaltung ESS/MSS Einführungswelle I am Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Zeitnachweis, Zeitkonten und Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 2

2 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Zeitnachweis, Zeitkonten und Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 3 Überblick der Module SAP HCM

3 Module zum Wofür steht ESS/MSS? ESS = Employee Self Services MSS = Manager Self Services in der SAP HCM Personalzeitwirtschaft

4 SAP Organisationsmanagement Organisationsmanagement Aufbauorganisation der FH Köln wird in SAP HCM abgebildet = das Nervensystem des Personalmanagements Grafisch unterstützte Abbildung der Hochschulstruktur Abbildung von u.a. Organisationseinheiten (Fakultäten, Einrichtungen, Referate...) mit jeweiligen Führungskräften & Mitarbeitern Planstellen (organisatorische Zuordnung jedes Mitarbeiters zu einer konkreten Planstelle) Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Zeitnachweis, Zeitkonten und Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 8

5 Was ändert sich? allgemein Personalzeitwirtschaft Ablösung der Papieranträge durch elektronisches Verfahren Verlagerung der Zeiterfassung (FLAZ) von HR7 nach HR9 Monatlicher Versand des Mitarbeiterjournals fällt künftig weg (=> Zeitnachweis) Bibliotheksmitarbeiter werden probehalber für die Dauer eines Jahres an der FLAZ teilnehmen (ab ) 9 Grundlagen Selbstbedienungsfunktionen (ESS/MSS) Was ändert sich? Grundlagen für ESS/MSS Anmeldung in ESS/MSS erfolgt über Ihre campusid Ihr persönlicher Hochschul-Account besteht aus Benutzername und Passwort ermöglicht Ihnen die Anmeldung an verschiedenen Systemen, z.b. -Postfach und künftig auch zu den Self Services Zuordnung einer Person zu ESS oder MSS erfolgt über das HCM Organisationsmanagement Alle ESS/MSS-Nutzer benötigen Zugang zu einem Rechner 10

6 Was ändert sich nicht? Absprachen im Vorfeld der Urlaubsbeantragung 1) im Team / in der Abteilung 2) zwischen Mitarbeitern und deren Vertretern 3) zwischen Führungskraft und Mitarbeitern => Die Self Services ersetzen nicht die organisatorischen Planungen und Absprachen im Vorfeld! 11 Was ändert sich? Employee Self Service (ESS) Erfassung der folgenden *** Zeitereignisse *** erfolgt künftig über SAP HCM (Web-Anwendung): Urlaubsantrag Freizeitausgleich Abbau Vorarbeit Abbau Sonderkonten Abbau Familienkonto Krank untertägig Dienstgeschäft Fortbildung Reisezeit Heimarbeit Rufbereitschaftseinsatz i. A. Rufbereitschaftseinsatz a. A. Zeitbuchungskorrektur 12

7 Was ändert sich? Employee Self Service (ESS) Vertreterfeld Pflichtfeld bei bestimmten An-/Abwesenheiten d.h. Eingabe zwingend erforderlich, nachdem eine Absprache mit dem Vertreter erfolgt ist. => erspart zusätzlichen Genehmigungsschritt über Vertreter => wenn kein Vertreter: Eintrag kein Vertreter erforderlich Teamkalender Einsichtnahme in Teamkalender des Teams: Zukünftige Abwesenheiten der Kollegen sowie des Vorgesetzten (ohne die Art der Abwesenheit) Zeitnachweis Einsichtnahme in Zeitnachweis durch den Mitarbeiter selbst Kontensicht Einsichtnahme in Gleitzeitkonto, Familien- und Sonderkonto sowie Urlaubskontingent durch den Mitarbeiter selbst 13 Was ändert sich? Manager Self Service (MSS) Genehmigung Die Genehmigung der Zeitereignisse erfolgt durch die Vorgesetzten im System anstatt wie bisher über (manuelle) Anträge. Im System hinterlegt ist der offizielle Vorgesetzte sowie soweit vorhanden dessen Vertreter. Es kann nur ein Genehmiger sowie soweit vorhanden dessen Vertreter hinterlegt werden. Mailbenachrichtigungen an den Vorgesetzten und den Antragsteller Erinnerungsmail an Vorgesetzten nach 2 Wochen Automatische Genehmigung nach 3 Wochen (nur bei Urlaubsanträgen, Abbau Vorarbeit, Abbau Sonderkonten und Familienkonto!) 14

8 Was ändert sich? Manager Self Service (MSS) Teamkalender Einsichtnahme in Teamkalender: Zukünftige Abwesenheiten der zugeordneten Mitarbeiter (ohne die Art der Abwesenheit) Vertretung Vorgesetzte können bei planmäßiger Abwesenheit ihre SAP-Inbox auf den Vertreter umleiten Bei längerer unplanmäßiger Abwesenheit kann die Inbox vom Personalsachbearbeiter auf den Vertreter umgestellt werden 15 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Zeitnachweis, Zeitkonten und Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 16

9 Benutzerleitfaden & Test-Webanwendung Entwurf des Benutzerleitfadens (Stand ): HCM_Endanwenderdoku_ESS_MSS_ _V2.pdf Aktuelle Testanwendung auf dem Testsystem (HQ1): Später: Startseite für Produktivsystem: 17 Agenda 1. Allgemeine Informationen zur Einführung SAP HCM 2. Was ändert sich? - Erfassung von Zeitereignissen über ESS Ablösung der Papieranträge - Einsichtnahme in Zeitnachweis, Zeitkonten und Urlaubskontingent über ESS Einsicht in Teamkalender über ESS/MSS - Genehmigung durch die Vorgesetzten über MSS 3. Einweisung in den Umgang mit den Self Services 4. Weitere Informationen 18

10 Weitere Informationen Im Intranet auf einer eigenen Seite (unter HR9) zu ESS/MSS - im Aufbau - Diese wird auch erreichbar sein über: Service von A-Z / ESS/MSS Dort finden Sie allgemeine Informationen, den Benutzerleitfaden und kleine Videos (Screencams), die den Umgang mit ESS/MSS zeigen 19 Weitere Informationen Was ist die campusid? Wann erfolgt die Freischaltung der Self Services? voraussichtlich zum für folgende Organisationseinheiten: Verwaltung Präsidium Campus IT Bibliothek => Nähere Informationen in Kürze Wohin richte ich Inhaltliche Fragen vorab? => bitte gebündelt per Mail an HR9 (Frau Buchholz) => Ab Freischaltung bitte Ticket an die im Leitfaden genannte Mailadresse des Service Desk der Campus IT 20

11 Haben Sie noch Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 21