Agenda. Elektronische Personalakte mit SAP Records Management. Rahmenbedingungen Projektvorbereitung Projektablauf Lessons Learned.

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1 Elektronische Personalakte mit SAP Records Management Thomas Treber Zentrum für Agenda Rahmenbedingungen Projektvorbereitung Projektablauf Lessons Learned

2 Rahmenbedingungen SAP Personalwirtschaft (HCM) Stammdatenverwaltung & Berichtswesen Lohn- und Gehaltsabrechnung Erstellung Mitarbeiterausweise Bescheinigungswesen Veranstaltungsmanagement Reisemanagement Organisationsmanagement Elektronische Personalakte Zeitwirtschaft Personaleinsatzplanung

3 HCM Ausblick Einführung Workflow ESS (Employee Self Service) -> Urlaub, Stammdatenänderung, Reisekostenantrag etc. BI (Business Intelligence) Personalverwaltung 50 Mitarbeiter in Personalverwaltung aktive Mitarbeiter Blatt Eingangspost 220 Aktenmeter 170 Dokumentvorlagen

4 Projektvorbereitung

5 Motivation 2005 Umstellung auf Personalabrechnung mit SAP HCM Übernahme der alten elektronischen Abrechnungsakten ca PDF-Dateien Zielsetzung Eine elektronische Akte für alle Bereiche der Personalverwaltung Optimierung der Geschäftsprozesse Vermeidung von Redundanzen Standardisiertes Aktenmodell Schnelle Recherche & sichere Ablage Verbesserung Zugriffskontrolle

6 Systemanforderungen Direkte, standardisierte Anbindung an SAP HCM Einfache und effiziente Bedienung Flexibilität Unterstützung vorhandenes opt. Archiv Ausfallsicherheit Systemauswahl SAP Records Management (SAP RM) Nahtlose Integration in R/3 Keine zusätzliche Hardware / Schnittstellen Ausfallsicherheit Archivanbindung Direkte Kopplung an HCM Kein Systemwechsel für Anwender

7 Zusätzliche Kriterien Umfangreiches Berechtigungskonzept Office-Integration Zentrale Ablage von Dokumentvorlagen Unterstützung SAP Workflow Projektablauf

8 Zeitplan KickOff März 2006 GoingLive in 3 Steps: Juli 2006 Scannen Tagespost & Neueintritte Massenscan der Bestandsakten August 2006 bis Ende Oktober 2006 Dokumentvorlagen Oktober 2006 Aktenmodell Keine Redundanzen 4 Hauptregister, insgesamt ca. 280 Register 6 Dokumentarten, 210 Dokumententypen Individuelle Lese- / Schreibrechte je Doktyp Dynamisches Ausblenden von Registern Spezielle Register für Import vom Scandienstleister Papierkorb : Löschen über 4-Augen Prinzip

9 Hausinternes Scannen Tagespost & Neueintritte Spätes Archivieren Zentrale Scannstation Zuordnung Dokument in Akte per Barcodeszenario Barcodeszenario Barcodedruck Dezentrale Barcodedrucker Usability (Oberfläche analog Akte) Berechtigungen Scanvorgang Keine Metadatenerfassung Barcodeverarbeitung Automatische Überwachung

10 Scan Bestandsakten Externer Dienstleister Prozessdefinition Import-Schnittstelle Koordination & Kontrolle Identifikation des Dokumenttyps für exakte Zuordnung in Akte Integration weiterer Submodule Dokumentvorlagen Standardisierung Schnittstelle zu HCM-Datenbank LBV Altdaten SAP HR Bescheinigungswesen Auswertungen Mitarbeiterausweissystem

11

12

13 Lessons Learned Kennzahlen 03/2008 > elektronische Personalakten 300 intern gescannte Dokumente pro Tag Papierakten extern gescannt Dokumente LBV Dateien verarbeitet 164 Dokumentvorlagen im produktivem System

14 Lessons Learned Change Management Usability Zusatzentwicklungen Direkter Nutzen: Wordvorlagen & Fotos Technische Umsetzung Aktenmodell Scannprozesse Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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