White Paper. Die Lieferantenbewertung als Teil des Lieferantenmanagements - Methodische Vorgehensweise und Kriterien. HCM CustomerManagement GmbH

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1 White Paper HCM CustomerManagement GmbH Die Lieferantenbewertung als Teil des - Methodische Vorgehensweise und Dipl-Ing. Hans-Helmut Kümmerer

2 Vorwort Die Lieferantenbewertung dient im Rahmen des als Controlling-Instrument, um die Kunden-Lieferantenbeziehung kontinuierlich zu verbessern und weiter zu entwickeln. Sie ist Teil einer Strategie für die Lieferantenentwicklung, die sich aus den klassischen Phasen Plan - Do - Check - Act zusammensetzt. In der Phase Plan werden die Ziele und festgelegt, die mit den Einkaufszielen identisch sind, bzw. durch die repräsentiert werden. In der Phase Do werden diese gemeinsam mit dem Lieferanten umgesetzt. In der Phase Check werden diese durch die Lieferantenbewertung bewertet und als Ergebnis dargestellt. Diese Ergebnisse dienen in der Phase Act als Grundlage für die Ermittlung der Handlungsbedarfe und die Festlegung von Zielvereinbarungen und Durchführung von Maßnahmen.

3 Zielsetzung Mit der Lieferantenbewertung werden folgende Ziele verfolgt: >> Reduktion von Fehlern in der Lieferkette >> Kontinuierliche Sicherstellung bzw. Verbesserung der Kunden-Lieferantenbeziehung >> Erkennung von Verbesserungspotentialen und Risiken >> Kommunikationsverbesserung zwischen Kunde und Lieferant bezüglich der definierten Bewertungskriterien >> Regelmäßige Darstellung der Bewertungskriterien und der daraus resultierenden Lieferantenklasse >> Durchsprache der sich daraus ggfs. ergebenen Folgemaßnahmen zur Beseitigung vorhandener Mängel oder Einschränkungen >> Höhere Transparenz der Prozesse Zeitliche Durchführung Die Leistung eines Lieferanten wird anhand der festgelegten regelmäßig ermittelt. Der zeitliche Rhythmus sollte in Abhängigkeit von der Wichtigkeit des Lieferanten festgelegt werden. Die Wichtigkeit ist kein absolutes Maß, sondern hängt von einer internen subjektiven Bewertung durch die verantwortlichen Mitarbeiter ab. für die Wichtigkeit eines Lieferanten können die Verfügbarkeit eines Ersatzlieferanten oder auch eine spezielle Technologie sein. Die Ermittlung der Lieferantenbewertung sollte mindestens einmal im Jahr, kann aber auch einmal im halben Jahr oder sogar monatlich bei besonders kritischen Lieferanten erfolgen.

4 Vorbereitende Maßnahmen Zur Einführung der Lieferantenbewertung ist eine umfassende Information der Lieferanten durchzuführen, die alle Details beschreibt. Hier ist insbesondere ein Schwerpunkt auf die zeitliche Durchführung, die Bewertungskriterien und Einordnung, die nachfolgenden Maßnahmen und die grundsätzliche Erwartungshaltung an den Lieferanten zu legen. Abgrenzung der Durchführung Es ist grundsätzlich festzulegen, welche Lieferanten in das Bewertungsverfahren einbezogen werden. Üblicherweise erfolgt eine Bewertung auf jeden Fall bei Serienlieferanten, wobei die Art der Artikel oder Dienstleistung hier nicht weiter definiert sind. Auch bei der grundsätzlichen Festlegung, welcher Lieferant in den Bewertungskreis mit einbezogen gilt ähnliches wie unter der Zeitlichen Durchführung, wobei natürlich die Sicherstellung des Kerngeschäftes hier oberste Priorität hat. Grundsätzlich ist es sinnvoll, eine Grenze festzulegen, ab der ein Lieferant zu bewerten ist oder nicht (z.b. kann das die Anzahl der Lieferungen pro Monat sein). Bei der Betrachtung sollten unter Berücksichtigung der Grenzwerte die Lieferanten für ein Einkaufsvolumen von ca. 80% erfasst werden. Die Festlegung der Wichtigkeit der Lieferanten bildet die Grundlage für die Festlegung der notwendigen weitergehenden Maßnahmen. Bewertung und Interpretation Der Lieferant bekommt in der Bewertung eine Gesamt-zahl, die sich als Summe aus den n der Einzelkriterien ergibt. Die einzelnen sind in diesem Dokument nachfolgend beschrieben. Die gewählten sollen eine repräsentative Betrachtung eines Lieferanten in unterschiedlichen Branchen ermöglichen. Hier können wie nachfolgend beschrieben Anpassungen an unterschiedliche Branchen oder Kunden-Lieferantenbeziehungen durchgeführt werden. Die maximale zahl beträgt 800 Gesamtpunkte. Eine unterschiedliche Gewichtung der einzelnen wird nicht vorgenommen. Aufgrund der Gesamtpunkte ergibt sich die Einordnung in die Lieferantenklassen. Diese sind ebenfalls in diesem Dokument beschrieben.

5 Mögliche kundenspezifische Erweiterungen Bei der Bewertung sind kundenspezifische Erweiterungen, die eine differenziertere und besser angepasste Lieferantenbewertung ermöglichen, optional möglich. Folgende könnten dies sein: >> Anpassung der in Umfang und Inhalt an das Lieferantenportfolio >> Anpassung der Werte des Bewertungsschlüssels >> Gewichtung der einzelnen für die Gesamtberechnung >> Vorgabe von Zielwerten für die einzelnen oder das Gesamtergebnis >> Verteilung der Bewertung durch das Workflowsystem an die einzelnen verantwortlichen Rollen. Dabei werden für die einzelnen Bewertungsbereiche unterschiedliche Formularinhalte zugeordnet, die den jeweiligen und dazugehörigen Berechnungen entsprechen >> Systemunterstützte zeitliche Überwachung und Erinnerung der Bewertung >> Grafische Aufbereitung der Bewertungsergebnisse Weitergehende Maßnahmen Auf Grund der Ergebnisse der Lieferantenbewertung erfolgen weitere Maßnahmen zur Lieferantenentwicklung oder zur Trennung von Lieferanten. Bei der Einstufung als A Lieferant werden die Anforderungen in vollem Maße erfüllt und es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich. Bei der Einstufung als B Lieferant ist ein Maßnahmenplan durch den Lieferanten vorzulegen, der die Mängel nachhaltig beseitigt. Die Erledigung erfolgt eigenverantwortlich durch den Lieferanten. Bei der Einstufung als C Lieferant ist ebenfalls ein Maßnahmenplan durch den Lieferanten vorzulegen, der die Mängel nachhaltig beseitigt. Die Erledigung erfolgt grundsätzlich auch eigenverantwortlich durch den Lieferanten, wird aber begleitet durch eine kontinuierliche Überwachung der Erfolge und evtl. gemeinsame Aktivitäten zur Lieferantenentwicklung.

6 Bei der Einstufung als D Lieferant werden die Anforderungen durch den Liefanten nicht erfüllt. Es wird aufgrund des aktuellen Zustandes eine Trennung von diesem Lieferanten angestrebt. Zur Durchsprache dieser Situation und ggfs. zur Festlegung von Maßnahmen zur Fortführung der Lieferantenbeziehung ist ein Gespräch erforderlich. Beschreibung der Bewertungskriterien Die Bewertungskriterien sind an dieser Stelle einfach und selbstredend gehalten. In vielen Fällen ist es natürlich erforderlich, mathematisch eindeutige Modelle zu definieren, die die Bewertungsergebnisse aus tatsächlichen und messbaren Größen ermitteln. Preis Preisniveau: Ermittlung der Abweichung des Preises vom Marktpreis Preis stark über dem Marktpreis 20 Preis leicht über dem Marktpreis 40 Keine Abweichung vom Marktpreis 60 Preis leicht unter dem Marktpreis 80 Preis stark unter dem Marktpreis 100 Qualität Wareneingang: Betrachte Wareneingang Prozess Schlechte Qualität, keine Übereinstimmung mit der Bestellung 20 Qualität ausreichend, teilweise Übereinstimmung mit der Bestellung 40 Qualität befriedigend, teilweise Übereinstimmung mit der Bestellung 60

7 Gute Qualität, kleine Abweichungen, akzeptabel 80 Sehr gute Qualität, Warenerfassung stimmt mit der Bestellung komplett überein 100 Reklamation: Pro Bewertungszeitraum Sehr hohe Anzahl an Reklamationen >10 20 Hohe Anzahl an Reklamationen >5 40 >2 60 <2 80 Keine Reklamationen 100 Lieferung Termintreue: >5 Tage nach Liefertermin Tage nach Liefertermin 40 Pünktlich am Liefertermin Tage vor Liefertermin 80 >5 Tage vor Liefertermin 100 Mengentreue: > 3/4 der vorgegebenen Menge fehlt 20 Ca. 3/4 der vorgegebenen Menge fehlt 40 Ca. 1/2 der vorgegebenen Menge fehlt 60 < 1/2 der vorgegebenen Menge fehlt 80 Vorgegebene Menge wurde eingehalten 100

8 Versandvorschriften: Einhaltung der Anweisung von Versand oder Verpackung Anweisung in keiner Hinsicht eingehalten Produkt durch falschen Versand/Verpackung beschädigt 20 Anweisung kaum eingehalten, Verpackung und evtl. Produkt beschädigt 40 Verpackung ist beschädigt Produkt jedoch nicht 60 Das Produkt wurde durch falschen Versand/Verpackung nicht beschädigt 80 Keine Abweichung 100 Service Erreichbarkeit: Lieferant ist kaum erreichbar, Rückrufe erfolgen selten 20 Lieferant ist schlecht erreichbar, Vertretung meist nicht vorhanden, Rückrufe erfolgen schleppend 40 Lieferant ist nicht immer erreichbar, Vertretungsfall nur ausreichend gelöst, der Bitte um Rückruf wird nicht immer nachgegangen 60 Lieferant ist mit einzelnen Ausnahmen erreichbar, auch im Vertretungsfall. Der Bitte um Rückruf wird nachgegangen 80

9 Die Lieferant Rollenadministration ist immer erreichbar, auch im im Web-Designer Vertretungsfall. Der Bitte um Rückruf Einzelne wird nachgegangen Rollen werden mit dem grafischen Web-Designer 100 generiert. Sie sind nach der Erstellung noch personenunabhängig, und werden ganz allgemein formuliert werden, z.b: Antragssteller, Bearbeiter, Prüfer usw. Für Technische einen Prozess, Unterstützung: den Sie in Produktion nehmen möchten, ist die Zuordnung von Personen zu den definierten Rollen der Prozess-Schritte nötig. Erst in der VDoc Administration werden die erstellten Rollen mit konkreten Kaum Personen technischer und Support Rechten vorhanden ausgestattet. Die Zuordnung 20 der Rollen zu den handelnden Personen erfolgt auf Applikationsebene und gilt für alle Prozesse Technische dieser Anfragen Applikation. werden qualitativ Mit schlecht der Rollenzuordnung beantwortet werden die in dem Workflow 40 definierten Rollen mit handelnden Personen oder Gruppen von Personen belegt, geändert oder Technische aufgehoben. Anfragen werden mit Verzögerung beantwortet, Rückfragen oft notwendig 60 Technische Anfragen werden schnell und kompetent beantwortet 80 Technische Anfragen werden grundsätzlich schnell und kompetent beantwortet. Lösungsraum geht meist über das geforderte hinaus 100 Beschreibung der Auswertung verteilung A-Lieferant B-Lieferant C-Lieferant D-Lieferant Die einzelnen Klassen bedeuten: A-Lieferant B-Lieferant C-Lieferant D-Lieferant Bevorzugter Lieferant Lieferant Eingeschränkter Lieferant Gesperrter Lieferant nur mit Sonderfreigabe

10 Formulierung für das Schreiben an den Lieferanten Die Formulierungen werden in den Anschreiben für die Lieferanten mit der Ergebniserläuterung für die Lieferantenbewertung verwendet. Sie wurden aufgrund der Auswertung der Lieferantenbewertung in folgende Lieferantenklasse eingeordnet: A-Lieferant: Ihr Unternehmen erfüllt aufgrund der aktuellen Lieferantenbewertung alle unsere Anforderungen. Wir möchten uns an dieser Stelle bei Ihnen für Ihre Leistungen bedanken. Sie werden aufrund Ihrer Leistungen bei uns als bevorzugter Lieferant geführt und wir möchten Sie bitten, auch in Zukunft Potentiale für die Optimierung unserer Zusammenarbeit auch gemeinsam mit uns umzusetzen. B-Lieferant: Ihr Unternehmen erfüllt aufgrund der aktuellen Lieferantenbewertung unsere Anforderungen mit geringfügigen Einschränkungen. Sie werden aufgrund Ihrer Leistungen bei uns als Lieferant geführt und wir möchten Sie bitten, die erkannten Defizite zu optimieren. Bitte legen Sie uns hierzu einen entsprechenden Maßnahmenplan vor. C-Lieferant: Ihr Unternehmen erfüllt aufgrund der aktuellen Leistungsbewertung unsere Anforderungen mit erheblichen Einschränkungen. Sie werden aufgrund Ihrer Leistungen bei uns als eingeschränkter Lieferant geführt, und wir sehen die weitere Zusammenarbeit in der Zukunft gefährdet. Wir möchten Sie dringend bitten, die erkannten Defizite zu optimieren. Bitte legen Sie uns hierzu einen entsprechenden Maßnahmenplan vor. Außerdem bieten wir Ihnen an, für die Beseitigung dieser Defizite, Sie in speziellen Aktionen mit unseren Spezialisten zu unterstützen. D-Lieferant: Ihr Unternehmen erfüllt aufgrund der aktuellen Leistungsbewertung unsere Anforderungen nicht. Sie werden aufgrund Ihrer Leistungen bei uns als gesperrter Lieferant geführt, und wir sehen aktuellen keinen Anlass für die Fortsetzung unserer Lieferantenpartnerschaft. Wir möchten Sie aus diesem Grund zu einem Lieferantengespräch einladen, in dem wir Sie bitten, uns einen Maßnahmenplan vorzustellen. Im Rahmen dieser Maßnahmen bieten wir Ihnen an, für die Beseitigung dieser Defizite, Sie in speziellen Aktionen mit unseren Spezialisten zu unterstützen.

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12 Über den Autor Hans-Helmut Kümmerer ist Spezialist im Bereich Dokumentenmanagement, Business Process und Workflowmanagement und Geschäftsführer der HCM CustomerManagement GmbH. HCM stellt seit mehr als 10 Jahren Lösungen für die Zusammenarbeit in Unternehmen zur Verfügung, und bietet branchenübergreifende Systeme und Dienstleistungen im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an. Die Themen Enterprise Content und Collaboration Management stehen für Hans-Helmut Kümmerer dabei im Fokus. Er sieht seine Kernkompetenz im Human Collaboration Management, dessen Zielsetzung es ist, die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen zu unterstützen und zu koordinieren.