Geschäftsstelle für Mitarbeitervertreter (KODA/MAV) Erzdiözese Freiburg

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1 Geschäftsstelle für Mitarbeitervertreter (KODA/MAV) Erzdiözese Freiburg Diözesane Arbeitsgemeinschaft für Mitarbeitervertretungen Claudia Kuhner, Rechtssekretärin Stand: Kosten der Mitarbeitervertretung Nach 17 MAVO hat der Dienstgeber die für die Wahrnehmung der Aufgaben der Mitarbeitervertretung notwendigen Kosten einschließlich der Reisekosten zu tragen. Der Dienstgeber hat der MAV die sachlichen und personellen Hilfen zur Erfüllung der MAV-Aufgaben zur Verfügung zu stellen. Die bei ihm vorhandenen Gegebenheiten sind hierbei zu berücksichtigen ( 17 Abs. 2 MAVO). Das bedeutet, dass die MAV gegen den Dienstgeber einen Anspruch auf Erstattung der Kosten hat, die in Zusammenhang mit ihren MAV-Aufgaben stehen und für die Aufgabenerfüllung notwendig sind. In der Praxis ergeben sich folgende Fragen: 1. Was sind notwendige Kosten der MAV-Arbeit? Was ist notwendige MAV- Arbeit? Welche Aufgaben gehören zum Tätigkeitsbereich der MAV? Wer bestimmt was notwendige MAV-Arbeit ist? Wer bestimmt welche Arbeitsmittel oder Schulungen für die MAV notwendig sind? 2. Sind die Ausgaben gedeckelt? Mit anderen Worten: Muss der Dienstgeber die Kosten nur bis zu einer bestimmten Höhe tragen? 3. Kann der Dienstgeber die Kostentragung verweigern, weil ihm die Haushaltsmittel nicht ausreichen? 1) Was sind notwendige Kosten und was ist notwendige MAV-Arbeit? Wer bestimmt was notwendige MAV-Arbeit ist? Der Begriff notwendig ist ein unbestimmter Rechtsbegriff. Das heißt, dass die Bedeutung und der Inhalt des Begriffes nicht festgeschrieben sind. Der Begriff muss ausgelegt, interpretiert werden. Logischerweise sind die Kosten notwendig, die entstehen, wenn notwendige MAV-Arbeit gemacht wird. Daraus ergibt sich die Frage: Wer bestimmt welche MAV-Tätigkeiten notwendig sind? 1

2 Die MAV entscheidet selbstständig, wie sie ihre Aufgaben erfüllt und was sie für ihre Arbeit benötigt. Sie braucht hierfür nicht die Zustimmung des Dienstgebers, sondern entscheidet nach eigenem Ermessen. Es ist ausreichend, wenn die MAV die Aufwendungen im Zeitpunkt der Verursachung bei pflichtgemäßer Würdigung der Sachlage für notwendig halten durfte (Standpunkt eines vernünftigen Dritten). 1 Nach dem Gebot der Verhältnismäßigkeit muss sie aber darauf achten, dass die Kosten in einem angemessenen Verhältnis zu dem erstrebten und möglichen Nutzen stehen. Die MAV muss auch den Grundsatz der Sparsamkeit beachten. 2 Sie muss die Kosten so gering wie möglich halten. Beispielsweise hat die MAV das preiswerteste Verkehrsmittel oder günstigste Kommunikationsmittel zu wählen (Brief oder Telefongespräch an Stelle von persönlichen Gesprächen vor Ort, die eine lange und kostenintensive Anfahrt erfordern). Der Grundsatz der Sparsamkeit darf die Tätigkeit der MAV jedoch nicht beeinträchtigen ( 18 Abs. 1 MAVO). Größere Anschaffungen (z.b. PC) sollte die MAV mit dem Dienstgeber absprechen. Das ergibt sich aus dem Gebot der vertrauensvollen Zusammenarbeit ( 26 Abs. 1 S. 1 MAVO). Absprachen vermeiden unnötige Konflikte! Welche Aufgaben gehören zum Tätigkeitsbereich der MAV? Zur Amtstätigkeit der MAV gehören alle Aufgaben, die ihr nach der MAVO oder staatlichen Gesetzen (z.b. 1 Abs. 4 ArbSchG beispielsweise Aufwendungen im Zusammenhang mit: Sitzungen der MAV (regelmäßig oder anlassbezogen) Sprechstunden der MAV für die Mitarbeiter/innen Teilnahme an Schulungsveranstaltungen, 16 Abs. 1 MAVO Teilnahme an Veranstaltungen der Diözesanen Arbeitsgemeinschaft (regionale Infotage, Betreuertreffen, Mitglieder- bzw. Vertreterversammlung, ). Mitarbeiterversammlungen, 21, 22 MAVO Zusammenarbeit mit dem Dienstgeber, 26 Abs. 3 Nr. 1-9 MAVO Verhandlungen mit dem Dienstgeber, 28 ff MAVO Vorbereitung der MAV-Wahl, 9 Abs. 1-3, 11b Abs. 1 MAVO (Bestellung der Mitglieder des Wahlausschusses bzw. Einladung der Wahlberechtigten zur Wahlversammlung beim vereinfachten Wahlverfahren). 3 ) übertragen werden. Dazu gehören 1 Joussen, in: Freiburger Kommentar 17 Rn. 12, Fuhrmann, in: Thiel/Fuhrmann/Jüngst 17 Rn Fuhrmann, in: Thiel/Fuhrmann/Jüngst 17 Rn Arbeitsschutzgesetz: 2

3 Beiziehung sachkundiger Personen, die zur Erfüllung von ordnungsgemäßen MAV-Aufgaben erforderlich sind (mit Zustimmung des Dienstgebers) Beauftragung eines Bevollmächtigten in Verfahren vor der Einigungsstelle ( MAVO) oder des Kirchlichen Arbeitsgerichts ( 2 Abs. 2 KAGO), soweit die Bevollmächtigung zur Wahrung der Rechte notwendig ist. Die Teilnahme an Schulungen ist ein klassischer Fall für die Kostenübernahme nach 17 MAVO. Grundsatz: Was der Dienstgeber nach 16 MAVO genehmigen muss, muss er nach 17 MAVO auch bezahlen! PraxisTipp: Die Wahrnehmung von Aufgaben, die der MAV nach der MAVO oder staatlichen Gesetzen nicht ausdrücklich zugewiesen sind (z.b. Krankenbesuche, Dienstjubiläen von Mitarbeitern), sollten mit dem Dienstgeber im Vorfeld abgesprochen werden. 4 Das vermeidet Konflikte bzgl. der Kostentragung. Notwendige Arbeitsmittel sind beispielsweise: Ein Besprechungsraum für die MAV-Sitzungen und Gespräche mit Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen (z.b. Sprechstunde) ein Arbeitsplatz mit PC und Internetanschluss Fachbücher, Literatur, Gesetzestexte Büromaterialien (Papier, Stifte, Ordner, ) ein abschließbarer Schrank für die MAV-Unterlagen ein Telefonanschluss, Fax- und Kopiermöglichkeit. 2) Sind die Ausgaben gedeckelt? Mit anderen Worten: Muss der Dienstgeber die Kosten nur bis zu einer bestimmten Höhe tragen? Nach 17 Abs. 1 MAVO hat der Dienstgeber die Kosten zu tragen, die objektiv den Aufgaben der MAV nach der MAVO dienten, im konkreten Fall erforderlich und verhältnismäßig, also notwendig waren und nachgewiesen werden. Somit sind die Kosten der Höhe nach nicht begrenzt. Der Dienstgeber ist verpflichtet in seinem Haushaltsplan Ausgaben für die Kosten der MAV und die anderen Gremien der MAVO vorzusehen. 5 In den Haushaltsrichtlinien 2014/2015 der Erzdiözese Freiburg 6 wird z.b. ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die voraussichtlichen Kosten der MAV als Teil der Personalnebenkosten in den Finanzplan der Kirchengemeinde bzw. Seelsorgeeinheit aufzunehmen sind. 4 Joussen, in: Freiburger Kommentar 17 Rn. 10, Fuhrmann, in: Thiel/Fuhrmann/Jüngst 17 Rn Eder, in: Eichstätter Kommentar MAVO 17 Rn. 8; Fuhrmann, in: Thiel/Fuhrmann/Jüngst 17 Rn Amtsblatt Nr. 20 der Erzdiözese Freiburg vom 25. Juli 2014 (Seite 364/365), abrufbar unter: 3

4 Die Höhe der voraussichtlichen Kosten ist zu schätzen. Anhaltspunkte können die Ausgaben der letzten Haushaltsjahre und eine Nachfrage bei der MAV sein. Es kommt auf die Umstände des Einzelfalls an. Neu in die MAV gewählte Mitglieder werden während ihrer ersten Amtsperiode sicher einen höheren Fortbildungsbedarf haben als MAV-Mitglieder, die schon mehrere Amtsperioden in der MAV sind. Zudem sind nicht alle Kosten planbar. Evtl. Verfahren vor dem Kirchlichen Arbeitsgericht oder der Einigungsstelle sind zum Zeitpunkt der Finanzplanung i.d.r. nicht absehbar. 3) Kann der Dienstgeber die Kostentragung verweigern, weil ihm die Haushaltsmittel nicht ausreichen? Plant der Dienstgeber zu wenig ein, darf dies nicht zu Lasten der MAV gehen. Der Dienstgeber darf berechtigte Ausgaben der MAV nicht ablehnen, weil sie über seine Kostenkalkulation hinausgehen. 7 Der Dienstgeber kann berechtigte Kostenerstattungsansprüche der MAV auch nicht mit dem Hinweis auf die angespannte Haushaltslage abweisen. Ansonsten würden Urteile des Kirchlichen Arbeitsgerichts, die den Dienstgeber verpflichten nach 17 MAVO die Kosten zu tragen, ins Leere gehen. Verfahren Vorgehensweise der MAV: Bei beabsichtigter Anschaffung von Arbeitsmitteln: 1. Feststellung der MAV (Beschluss): Das Gremium MAV stellt fest, dass ein Kommentar zur Rahmenordnung für eine Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) benötigt wird. 2. Mitteilung an den Dienstgeber: Die MAV teilt dem Dienstgeber mit, dass ein Kommentar zur Rahmenordnung für eine Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) benötigt wird und der Kommentar XY angeschafft werden soll. Der organisatorische Ablauf ist mit dem Dienstgeber zu klären. Beispielsweise kauft die MAV das Buch ein und reicht den Rechnungsbeleg zur Kostenerstattung beim Dienstgeber ein oder der Dienstgeber bestellt das Buch. Für die Anschaffung von Arbeitsmitteln ist der Standard in der Einrichtung maßgebend. Beispiel: Arbeiten in der Einrichtung alle Mitarbeiter mit PC, kann der Dienstgeber die MAV nicht auf die Benutzung einer Schreibmaschine verweisen. 7 Fuhrmann, in: Thiel/Fuhrmann/Jüngst 17 Rn. 10; Eder, in: Eichstätter Kommentar MAVO 17 Rn. 8 4

5 Teilnahme an Schulungen: 1. Beschluss der MAV: Die MAV beschließt, dass ein bestimmtes MAV-Mitglied an einer Schulung teilnehmen soll. Beispiel: Das MAV-Mitglied Susanne Meier soll an der Schulung Einführung in die Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) der DiAG MAV A/B Freiburg am 16. und 25. September 2014 in Freiburg teilnehmen. 2. Antrag an den Dienstgeber: Die MAV hat beschlossen, dass das MAV-Mitglied Susanne Meier am 16. und 25. September 2014 in Freiburg an der Schulung Einführung in die Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) der DiAG MAV A/B teilnehmen soll. Wir beantragen die Kollegin für die Teilnahme an der Schulung in Freiburg freizustellen und die Kosten nach 17 MAVO zu übernehmen. Für die Beiziehung einer sachkundigen Person nach 17 Abs. 1 S. 2 MAVO ist die Zustimmung des Dienstgebers erforderlich. PraxisTipp: Wenn Sie Beschlüsse fassen, die Geld Kosten, sollten Sie immer prüfen, ob es sich zweifelsfrei um notwendige Ausgaben für die Wahrnehmung von Aufgaben der MAV handelt. Fazit: Der Dienstgeber hat die Kosten zu tragen, die objektiv den Aufgaben der MAV nach der MAVO dienten, im konkreten Fall erforderlich und verhältnismäßig, also notwendig waren und nachgewiesen werden, 17 MAVO. Es gibt keine Höchstgrenze in Euro bzw. keine Kostendeckelung. Es ist im Einzelfall zu prüfen, ob die Voraussetzungen der Kostentragungspflicht erfüllt sind. Die MAV entscheidet, welche Aufgaben und somit Aufwendungen notwendig sind (Ermessensentscheidung auf dem Standpunkt eines vernünftigen Dritten zum Zeitpunkt der Kostenverursachung). Der Dienstgeber hat die Kosten der MAV in seinem Haushaltsplan zu veranschlagen. 5