Erstellen von Serienbriefen in OpenOffice Calc

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1 Erstellen von Serienbriefen in OpenOffice Calc Einladungen 1. Adressen und Namen in einer Tabelle möglichst allgemeingültig erfassen oder ohne Briefanred 2. Dokument erstellen (Rundbrief oder Einladung) 3. Unter Menü "Ansicht" den Punkt "Datenquellen" wählen. Dann erscheinen alle bisher ausgewählten Datenquellen oder falls welche angelegt sind 4. Wenn die gewünschte Datenquelle noch nicht vorhanden ist, dann in dem Feld mit der rechten Maustaste den Eintrag "Registrierte Datenbanken" auswählen 5. Nun muss unsere Adresstabelle der Einladung bekannt gemacht werden. Normalerweise kann über Punkt 4 nur eine Datenbanktabelle hinzugefügt werden, deshalb verwenden wir einen Trick. Wir führen den Serienbriefassistenten bis zur Definition der Datenquelle durch. Dazu starten wir über "Extras" den "Serienbrief-Assistent" und wählen das aktuelle Dokument als Quelle aus. dann "Weiter" drücken. Serienbriefe-Erstellen-OpenOffice.docx Seite 1 von 5

2 6. Als Dokumenttyp wählen wir Brief dann "Weiter" drücken 7. Über und dann wählen wir unsere Tabelle mit den Adressen aus dem Serienbrief-Assistenten rausgehen dann zuerst "OK" drücken und dann mit "Abbrechen" aus 8. Nun haben wir unsere Adressen bei den verfügbaren Datenquellen angezeigt. Diese klappen wir mit Klick auf das "+" auf bis wir den Eintragen "Tabelle2" anklicken können. Danach erscheinen rechts unsere Adressen. 9. Nun klicken wir auf die Überschrift "Vorname" und ziehen dann bei gedrückter linker Maustaste den Text nach unten an die gewünschte Stelle im Text und lassen die Maustaste los. (Achtung: Das Bild das als Hintergrund erscheinen soll bitte vorher zur Seite schieben dass die Textzeilen zugänglich sind, das Bild wird später wieder an die richtige Stelle gesetzt). Das gleiche mit allen gewünschten Adress-Feldern machen. Achtung: Leerzeichen zwischen den Feldern selbst einfügen. Position noch nachjustieren und dann Bild wieder an die richtige Stelle schieben. 10. Dann müsste die Einladung so aussehen (Speichern nicht vergessen) 11. Nun den Serienbrief-Assistenten neu starten. Und die Punkte 1-2 wie oben mit "Weiter" durch gehen. Serienbriefe-Erstellen-OpenOffice.docx Seite 2 von 5

3 12. Bei Punkt "3 Adressblock einfügen" nichts weiter machen. 13. Punkt "4. Briefanrede erstellen" mit Weiter übergehen. 14. Punkt "6. Dokument vorbereiten" mit Weiter übergehen. Hier könnte man mit noch mal in das Dokument wechseln und das Dokument anpassen. Mit Klick auf "Weiter" wird das Serienbrief-Dokument erstellt und man erhält die personalisierten Einladungen. 15. Punkt "7.Dokument personalisieren" kann übergangen werden. Hier könnten einzelne Dokumente noch bearbeitet werden, was aber später jederzeit auch noch möglich ist. 16. Nun kann das generierte Serien-Dokument gespeichert werden (damit eventuell einzelne Nacharbeiten gemacht werden können). Beim Speichern am besten alles in 1 Dokument speichern, sonst erhält man für jede Einladung eine Datei und das ist mühsam zum Drucken. 17. Das generierte Dokument kann geöffnet werden zum Druck. Nach dem Speichern mit "Fertigstellen" beenden Achtung: Bei der Generierung macht OpenOffice nach jedem Dokument noch ein Leerdokument. Diese Leerdokumente MÜSSEN beim Drucken ausgeblendet werden. Hierzu den Haken im roten Feld raus nehmen. Serienbriefe-Erstellen-OpenOffice.docx Seite 3 von 5

4 Serienbriefe-Erstellen-OpenOffice.docx Seite 4 von 5

5 Rundbriefe mit personalisierter Anrede 1. Hier muss die personalisierte Anrede in der Adressdatei enthalten sein. Wenn nur Männer und Frauen angesprochen werden, kann OpenOffice die Unterscheidung nach einem Kennzeichen in der Adresstabelle selbst machen. Solen jedoch auch neutrale Personen (Firmen) angesprochen werden, ist es besser die Anrede selbst zu formulieren und die Datei wie folgt aufzubauen 2. Den Brief erstellen und die Schritte 2-9 wie oben durchführen 3. Das Ergebnis müsste dann so aussehen. Achtung: Der Text wird nach dem Speichern und wieder aufgerufen abgeändert in geändert. Heirbei wird nur der Name der Datenquelle noch hinzugefügt. 4. Die Generierung des Dokumentes und der Ausdruck erfolgt wie oben mit den Punkten 17 bis 17. Serienbriefe-Erstellen-OpenOffice.docx Seite 5 von 5

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