Inhalt. Vorwort... VII. 1 Einleitung... 1 OpenOffice.org Base... 1 Die Installation von OpenOffice.org... 4 Zur Verwendung der Beispieldateien...

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1 Inhalt Vorwort VII 1 Einleitung OpenOffice.org Base Die Installation von OpenOffice.org Zur Verwendung der Beispieldateien Datenbanken, Ziele und Möglichkeiten, zentrale Begriffe Wozu Datenbanken? Tabellen Datenbankbegriffe Der Aufbau von Datenbanken Die Arbeitsoberfläche Grundlegende Begriffe Symbolleisten und Menüs Das Arbeitsfenster Datenbankobjekte Datenbanken und Tabellen erstellen Eine neue Datenbank erstellen Tabellen erstellen Filter und Abfragen Grundsätzliches Ansichten V

2 6 Datenbankdesign und Normalisierung Datenbankdesign Daten sammeln Normalisierung Normalisierung bei n-n-beziehungen Schlüsselfelder Beziehungen Link 7 Abfragen über mehrere Tabellen Wozu Abfragen über mehrere Tabellen? Abfragen auf mehrere Tabellen erstellen Formulare Wozu Formulare? Formulare mit dem Assistenten erstellen Mit dem Formular arbeiten Formulare bearbeiten Bilder Berichte Berichte in OpenOffice.org Base Berichte erstellen Base und andere OpenOffice.org-Module Base-Datenbanken in anderen OpenOffice.org-Modulen OpenOffice.org-Base-Daten in Writer und Calc Seriendruck mit OpenOffice.org-Base-Daten SQL Die Abfragesprache SQL SQL und OpenOffice.org Base Datenbankanwendung mit Formularen Erstellen einer Anwendung Anhang A Anhang B Index VI Inhalt

3 rst In diesem Kapitel: Hier OpenOffice.org Mini IVZ Baseeingeben! Die Installation von OpenOffice.org Zur Verwendung der Beispieldateien KAPITEL 1 Einleitung ellen auf den itsseiten e Muster) OpenOffice.org Base Abstand untere Tabellenl zu Textanfang 1,8 cm -> also: manuell auf den Arbeitsseiten ziehen!!! In diesem Buch geht es um OpenOffice.org Base 2.0, das neue Datenbankmodul, das seit der Version 2.0, die im Oktober 2005 veröffentlicht wurde, zu OpenOffice.org gehört. Bevor wir in die eigentliche Arbeit mit Datenbanken und Base einsteigen, sollen OpenOffice.org und die Rolle von OpenOffice.org Base darin etwas genauer betrachtet werden. Das Office-Paket OpenOffice.org OpenOffice.org ist eine Office-Suite. Das heißt, in einem Programmpaket sind die wichtigsten Programme für die Arbeit im Büro oder zu Hause versammelt. Dazu gehören vor allem eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation und ein Präsentationsprogramm. In OpenOffice.org finden Sie außerdem noch ein Zeichenprogramm, einen Editor für mathematische Formeln und neuerdings auch eine Datenbank, nämlich OpenOffice.org Base. OpenOffice.org ist auch der Name der Organisation, die die Entwicklung der Office- Suite OpenOffice.org organisiert und trägt. Die Webseite des Projekts ist openoffice.org, die Webseite des deutschen Projekts ist Auf diesen Seiten finden Sie außer den Downloads weitergehende Informationen zu OpenOffice.org. Sie haben dort den Zugang zu Newslettern, in denen sich Anwender und Entwickler von OpenOffice.org gegenseitig unterstützen. Nicht zuletzt haben Sie dort die Möglichkeit, sich an der Weiterentwicklung von OpenOffice.org zu beteiligen. Dazu müssen Sie kein Programmierer sein, Sie können auch durch Ihre Rückmeldungen und Beobachtungen zur weiteren Entwicklung und Verbesserung von OpenOffice.org beitragen. OpenOffice.org ist ein Open-Source-Projekt. Das heißt im Fall von OpenOffice.org, dass das Programm frei zum Download zur Verfügung gestellt wird und von jedem genutzt werden kann. Gleichzeitig steht auch der Quellcode des Programms zur 1

4 Verfügung. Das heißt, dass jeder den Quellcode erhalten und bearbeiten kann, vorausgesetzt, die Änderungen sind ebenfalls Open Source. Was zu beachten ist, falls Sie am Quellcode arbeiten wollen, regelt die Lizenz von OpenOffice.org. Als Einstiegspunkt für Fragen dazu eignet sich die Webseite Ein ganz wesentlicher Bestandteil der OpenOffice.org-Philosophie ist, dass es nicht an ein Betriebssystem gebunden ist. Sie können es zum Beispiel für Windows, Mac und Linux erhalten, die wahrscheinlich die am weitesten verbreiteten Betriebssysteme sind, auf denen OpenOffice.org verwendet wird. Es gibt auch Versionen für weitere Betriebssysteme wie Solaris und FreeBSD, und an weiteren Portierungen wird gearbeitet. Link OpenOffice.org Base OpenOffice.org Base ist das Datenbankmodul der Office-Suite OpenOffice.org 2.0. Es nimmt damit die gleiche Rolle ein wie Datenbankmodule in anderen Office- Paketen, zum Beispiel Access in Microsoft Office. Der Name»Base«ist von dem Wort»database«abgeleitet, dem englischen Wort für»datenbank«. Der Name Base hat nichts mit»dbase«zu tun, der für ein anderes Datenbankprodukt steht. Allerdings können Sie auf dbase-datenbanken mit OpenOffice.org Base zugreifen. Ein Datenbankprogramm wie OpenOffice.org Base ermöglicht es Ihnen, große Datenmengen zu verwalten. Sie können die Daten nach verschiedenen Kriterien abfragen, drucken und in anderen Programmen weiter verwenden. Für diese Aufgaben haben Sie grafische Oberflächen zur Verfügung. Das Ziel des Moduls OpenOffice.org Base ist, die Arbeit mit Datenbanken für Anwender leicht zugänglich zu machen. Der Einstieg in das Programm ist nicht schwer. OpenOffice.org Base ist aber auch so leistungsfähig, dass sich damit komplexe Datenbankanwendungen realisieren lassen. Folgende Eigenschaften machen OpenOffice.org leicht anwendbar und erlernbar: Base ist gleichberechtigt neben den anderen Office-Anwendungen aufgeführt. Mit Base erstellen Sie eine einzige Datei, in der die Datenbankdefinition, die Daten und weitere Objekte zusammen gespeichert sind. Sie müssen außer OpenOffice.org kein anderes Programm installiert haben, um mit Base-Datenbanken arbeiten zu können. Base bietet grafische Oberflächen und Assistenten für die wichtigsten Aufgaben im Zusammenhang mit Datenbanken an. Sie brauchen keine Programmierkenntnisse zu haben, um mit Base arbeiten zu können. 2 Kapitel 1: Einleitung

5 chts Ein bisschen persönliche Geschichte Ich habe OpenOffice.org etwa 2002 kennen gelernt, als ich anfing, mich mit Linux zu beschäftigen. Ich fand es sehr erfreulich, dass ich auf meiner Distribution gleich ein Office-Paket mitgeliefert bekam, das die wichtigsten Programme für die alltägliche Arbeit am Computer enthält. Ich entdeckte bald, dass es auch für andere Betriebssysteme zu bekommen war, und so nutzte ich OpenOffice.org später auf jedem Computer und Betriebssystem. Eine Frage beschäftigte mich aber sofort. Wo ist das Datenbankprogramm? Dass ich nicht der einzige war, den diese Frage beschäftigte, merkte ich, als ich Schulungen zu OpenOffice.org durchführte. Die Teilnehmer fragten direkter:»wo ist das Gegenstück zu Access?«OpenOffice.org konnte immer schon mit Datenbanken umgehen. Das Stichwort hieß»datenquellen«. Leider war diese Funktion nicht auf den ersten Blick zu finden. Ihre Benutzung erforderte außerdem etwas Erfahrung mit Datenbanken. Ein wesentlicher Grund dafür war, dass OpenOffice.org nicht die Möglichkeit bot, einfach eine Datei zu erstellen, in der die Datenbank samt allen Daten und anderen Objekten gespeichert ist. Um OpenOffice.org-Datenquellen benutzen zu können, musste man außerhalb von OpenOffice.org ein Datenbankprogramm, zum Beispiel einen MySQL-Server, betreiben. Die Funktionen, die OpenOffice.org bot, wenn man diese Hürde erst einmal genommen hatte, waren für mich schon in der Versionsreihe 1.1.x überzeugend. Allerdings fand ich es schade, dass dieser gute Teil von OpenOffice.org so versteckt war. Ende 2004 las ich dann auf den Internetseiten von OpenOffice.org, dass die Version 2.0 geplant wurde und dass ein neues Datenbankmodul Bestandteil dieser Version werden sollte. Dieses Datenbankmodul sollte erstens auf einer Ebene mit den Modulen Writer und Calc stehen, und zweitens sollten die Daten zusammen mit der Datenbankdefinition und anderen Objekten in einer einzigen Datei gespeichert werden können. Ich habe diese Entwicklung seither verfolgt und freue mich, dass OpenOffice.org 2.0 jetzt das Modul Base enthält. Es macht den Einstieg in Datenbanken leicht, hat aber zugleich nichts von den fortgeschrittenen Fähigkeiten verlorenen, die bereits in OpenOffice.org 1.1 vorhanden waren. Ein nützliches Werkzeug für die Bearbeitung von Daten in OpenOffice.org wird Base durch folgende Eigenschaften: In Base verwaltete Daten können leicht in Writer und Calc weiterverwendet werden. Die Seriendruckfunktion von Writer basiert auf Base-Datenbanken. Base verwendet Writer-Dokumente, um Daten als Berichte in druckbarer Form auszugeben. OpenOffice.org Base 3

6 Mit diesen beiden Themengruppen werden wir uns in diesem Buch vorwiegend beschäftigen. Für fortgeschrittene Anwender wird Base durch folgende Eigenschaften interessant, mit denen wir uns in diesem Buch aber nicht weiter beschäftigen werden: Base kann verwendet werden, um Daten in externen Datenbanken zu lesen und zu verwalten (zum Beispiel MySQL, Access, dbase). Durch Makros können Base-Formulare zu vollwertigen Datenbankanwendungen ausgebaut werden. Link Die Installation von OpenOffice.org Sie finden die Installationsdateien auf der beiliegenden CD. Im Verzeichnis openoffice.org finden Sie die Installationsdateien für Windows, Linux und Mac OS X sowie ein Installationshandbuch als PDF Datei. Folgen Sie jeweils der für Ihr Betriebssystem passenden Prozedur, um den Installationsprozess zu starten. Für Windows brauchen Sie zum Beispiel nur doppelt auf die Installationsdatei zu klicken. Natürlich können Sie sich die Installationsdateien, zum Beispiel für andere Betriebssysteme, auch von der OpenOffice.org-Webseite herunterladen. Systemvoraussetzungen Um OpenOffice.org 2.0 zu installieren, müssen bestimmte Hardware- und Software-Voraussetzungen erfüllt sein. Für Windows gelten folgende Voraussetzungen: 128 MByte RAM 250 MByte verfügbarer Festplattenplatz mindestens 256 Farben bei einer Auflösung von Pixel oder höher Windows 98, Windows ME, Windows 2000 (Service Pack 4 oder höher), Windows XP, Windows 2003 Für die Linux-Installation müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: 128 MByte RAM 250 MByte verfügbarer Festplattenplatz Linux Kernel oder höher XServer mit mindestens Pixel Bildschirmauflösung und 256 Farben und mit einem Window-Manager (zum Beispiel KDE oder GNOME). glibc2 Version oder höher 4 Kapitel 1: Einleitung

7 chts Für Mac OS X gilt, dass OpenOffice.org 2.0 auf OS 10.3 (Panther) oder OS 10.4 (Tiger) installiert werden kann. Empfohlen wird mindestens OS Außerdem muss X11 installiert sein. Für weitere Informationen nutzen Sie bitte das Installationshandbuch auf der CD. Java OpenOffice.org benutzt für manche Funktionen Java. Die meisten Teile von Open- Office.org stellen ihre Grundfunktion auch zur Verfügung, wenn Java nicht installiert ist. Für Base ist Java essenziell, wenn man wie wir die interne Datenbank verwenden will. Das bedeutet, dass Sie eine Java-Laufzeitumgebung installieren müssen. Am einfachsten ist es, wenn Sie Java installieren, bevor Sie OpenOffice.org installieren. Sie können Java auch hinterher installieren, es muss aber installiert sein, bevor Sie mit Ihrer ersten Datenbank arbeiten wollen. Sie finden eine Java-Laufzeitumgebung auf der CD im Verzeichnis jre. Dort befinden sich Versionen für Windows und Linux. Bei Mac OS X gehört Java zum Lieferumfang. Sie installieren die Java-Laufzeitumgebung in der für Ihr Betriebssystem üblichen Weise. Java benötigt etwa 64 MByte Festplattenspeicher. Ist Java bei Ihnen bereits installiert, sollte es mindestens die Version 1.4.1_01 sein. Wenn Sie eine ältere Version haben, können Sie die Version von der CD auch zusätzlich installieren. Im Menü EXTRAS OPTIONEN im Abschnitt OPENOFFICE.ORG JAVA können Sie dann wählen, welche der installierten Versionen OpenOffice.org verwenden soll. Wenn Sie Java nicht installiert haben oder es unter dem Menüpunkt EXTRAS OPTIONEN deaktiviert haben, können Sie nicht mit der internen Datenbank von OpenOffice.org Base arbeiten und die Beispiele in diesem Buch nicht nachvollziehen. Sie können Java natürlich auch aus dem Internet herunterladen. Sie finden die aktuelle Version unter Zur Verwendung der Beispieldateien Die Beispieldateien zu diesem Buch können Sie sich von der Internetseite herunterladen. Die Dateien sind in eine Zip- Datei gepackt, die Sie am besten in ein separates Verzeichnis entpacken. Wir werden an drei Beispieldatenbanken arbeiten: Zur Verwendung der Beispieldateien 5

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