Aktuelle Version von Kassen- und Warenerfassung für Office

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1 Dok.-Nr.: DATEV-Serviceinformation Neuerungen Letzte Aktualisierung: Relevant für: Kassen- und Warenerfassung für Office Aktuelle Version von Kassen- und Warenerfassung für Office 1 Kassen- und Warenerfassung für Office 3.1 (Juli 2017) 1.1 Neue / geänderte Funktionen DATEV-Format Kontenrahmen SKR Verbessertes Laufzeitverhalten 2 Kassen- und Warenerfassung für Office 3.0 (März 2016) 2.1 Neue / geänderte Funktionen GoBD und Kassen- und Warenerfassung für Office Erfassungsvarianten Erfassungsvarianten mit GoBD-unterstützenden Funktionen Erfassungsvarianten ohne GoBD-unterstützende Funktionen (Vorerfassungssystem im Sinne der GoBD) Erfassungsvariante wählen Lauffähigkeit unter Microsoft Windows 10 (64 Bit) Microsoft Excel-Vorlagen 3 Weitere Informationen Aktuelle Änderungen Neue Version wurde aufgenommen. Dokument_ Seite 1 von 7

2 1 Kassen- und Warenerfassung für Office 3.1 (Juli 2017) Die neue Version unterstützt nun auch Microsoft Office Wenn Sie DATEVasp nutzen, wird das Programm unmittelbar ab Verfügbarkeit automatisch für Sie installiert. Bereitstellung Bereitstellung per Installationsvoraussetzung Datenanpassung* Neustart Chargenweise Juli bis DATEV-Programm- DATEV Programm-DVD Nein Ja August 2017 DVD 10.1 Installationsanleitung: *Während einer Installation mit Datenanpassung kann an den betroffenen Arbeitsplätzen nicht gearbeitet werden. 1.1 Neue / geänderte Funktionen DATEV-Format Der Export im DATEV-Format wurde um Beleginformationen erweitert. Dies ermöglicht in Kanzlei- Rechnungswesen eine Verarbeitung als Buchungsvorschläge unter Zuhilfenahme der Lerndatei. Für die Nutzung des DATEV-Formats in Verbindung mit Buchungsvorschläge verarbeiten wird Kanzlei- Rechnungswesen ab Version 6.0 benötigt, welches mit der DVD 11.0 (voraussichtlich September 2017) freigegeben wird. Export im Postversanddaten-Format wird eingestellt Der Export im Postversanddaten-Format wird zum Jahreswechsel 2017/2018 eingestellt. Ein Import in Kanzlei- Rechnungswesen ist dann nur noch im DATEV-Format möglich Kontenrahmen SKR 14 Für Nutzer des Kontenrahmens (SKR) 14 für land- und forstwirtschaftliche Betriebe wurde die Warenerfassung so angepasst, dass es wahlweise möglich ist die Spalten Kostenstelle 1 und Kost-Menge als Stück und Gewicht aufzuzeichnen. Die Auswahl ist in den Einstellungen unter Export Zuordnung der Spalten KOST1 und Kost-Menge vorzunehmen. Dokument_ Seite 2 von 7

3 1.1.3 Verbessertes Laufzeitverhalten Durch verschiedene Programmanpassungen wurde das Laufzeitverhalten in Microsoft Excel verbessert und alle bekannten Fehler ausgebaut. 2 Kassen- und Warenerfassung für Office 3.0 (März 2016) Das Service-Release enthält neue / geänderte Funktionen, gesetzliche Änderungen und Fehlerbehebungen. 2.1 Neue / geänderte Funktionen GoBD und Kassen- und Warenerfassung für Office Die Kassenaufzeichnungen müssen tagesaktuell geführt und festgeschrieben werden. Bestimmte Formate und Aufbewahrungsformen wie Office-Formate und Beleg- und Dokumentenablagen auf Dateisystemebene sind laut GoBD problematisch, da sie einfach verändert und unprotokolliert gelöscht werden können. Dennoch können Office-Formate, auch wenn sie Belegfunktion erfüllen, grundsätzlich weiterhin verwendet werden. Dafür sind aber zum Teil erhebliche organisatorische und technische Maßnahmen notwendig. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Dokument im Kapitel Office-Formate (z. B. Microsoft Word). Kassen- und Warenerfassung für Office ist eine Microsoft-Excel-basierte Anwendung zur Erfassung von Kassen- und Warenbewegungen. Bis zur Version 2.61 der Kassen- und Warenerfassung für Office kann selbst mit ergänzenden organisatorischen oder technischen Maßnahmen keine Grund(buch)aufzeichnungsfunktion oder Aufbewahrungsfunktion erfüllt werden. Deshalb bietet Kassen- und Warenerfassung für Office 3.0 neben der bisher abgedeckten Erfassungsvariante mit Vorerfassungscharakter zusätzliche Erfassungsvarianten mit GoBD-unterstützenden Funktionen. Die zusätzlichen Erfassungsvarianten beseitigen die Restriktionen nicht grundsätzlich, sondern können die ergänzenden Maßnahmen lediglich unterstützen. Eine GoBD-Konformität ist auch mit Kassen- und Warenerfassung für Office 3.0 nicht gewährleistet. Für eine Kassenführung im Sinne der GoBD müssen Sie daher unabhängig von der eingesetzten Version unbedingt folgende Arbeitsschritte berücksichtigen: Die Kassenumsätze müssen täglich erfasst werden. Die Belegsätze müssen täglich durch einen Export festgeschrieben werden. Der Export der Kassenumsätze darf nicht zurückgesetzt werden. Die Kassen- und Exportdateien sowie der Ausdruck der Kassenblätter mit Zeitstempel müssen unveränderbar und vor unberechtigten Zugriffen geschützt aufbewahrt werden Erfassungsvarianten Dokument_ Seite 3 von 7

4 Neben den bisher angebotenen Erfassungsvarianten mit Vorerfassungscharakter werden zusätzlich Erfassungsvarianten mit GoBD-unterstützenden Funktionen angeboten. Trotz allem sind auch ab Kassen- und Warenerfassung für Office 3.0 zusätzliche organisatorische Maßnahmen im Sinne der GoBD zu ergreifen: z. B. sichere, zugriffsgeschützte Ablage, regelmäßige Sicherungen, Verfahrensdokumentation. Folgende Erfassungsvarianten stehen Ihnen mit Kassen- und Warenerfassung für Office 3.0 zur Verfügung: Kasse erfassen Wareneingang / Warenausgang erfassen Einnahmen / Ausgaben vorerfassen Rechnungseingang / Rechnungsausgang vorerfassen Erfassungsvarianten mit GoBD-unterstützenden Funktionen Kasse erfassen Wareneingang / Warenausgang erfassen Die Erfassungsvarianten Kasse erfassen und Wareneingang / Warenausgang erfassen erfüllen ohne weitere ergänzende Maßnahmen nicht die Anforderungen der GoBD. Deshalb müssen neben der Erfassung in den Varianten Kasse erfassen oder Wareneingang / Warenausgang erfassen zusätzlich revisionssichere Aufbewahrungssysteme oder Archivsysteme eingesetzt werden, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit oder der Nachvollziehbarkeit von Änderungen ausreichend, sicher und tagesaktuell erfolgen kann (z. B. DMS, DATEV Unternehmen online). Nur mit diesen ergänzenden Maßnahmen ist die Beweiskraft der aufgezeichneten Kassenbewegungen und Warenbewegungen gegeben. Neben organisatorischen Maßnahmen (z. B. sichere, zugriffsgeschützte Ablage, regelmäßige Sicherungen, Verfahrensdokumentation) muss der beim Exportvorgang erzeugte Exportbericht (PDF/A-3) unverändert und zugriffsgeschützt aufbewahrt werden. Änderung der laufenden Nummer nicht möglich Die Kassenaufzeichnungen müssen tagesaktuell geführt und festgeschrieben werden. Nachträgliche oder nicht tagesgerechte Erfassungen werden kenntlich gemacht und müssen nachvollziehbar sein. Die laufende Nummer kann somit programmseitig nicht mehr geändert oder neu sortiert werden. Die Funktion über Einstellungen Anzeige Die tatsächlich vergebene laufende Nummer anzeigen ist inaktiv. Dadurch ist die Nachvollziehbarkeit und Transparenz in den Kassenbewegungen gewährleistet. Es wird ersichtlich, welche Einträge zu welchem Zeitpunkt getätigt wurden. Protokollierung der Löschungen Wenn Sie eine Erfassungszeile löschen, wird die Zeile in der Spalte Status als gelöscht angezeigt und durchgestrichen. Protokollierung in der Statusspalte In der Spalte Status wird das Datum der Aktion mit angegeben und kann nicht ausgeblendet werden. Dokument_ Seite 4 von 7

5 Kein Import möglich Direkte Importe von Daten sind nicht möglich. Ausnahme: Wenn Daten aus einer Erfassungsvariante ohne GoBD-unterstützende Funktionen in eine Erfassungsvariante mit GoBD-unterstützenden Funktionen übernommen werden. Dazu müssen jedoch alle Erfassungssätze bereits exportiert sein. Zurücksetzen des Exports Die Erfassungssätze werden exportiert und festgeschrieben. Das Zurücksetzen des Exports ist nicht möglich. Stattdessen können Sie den Export wiederholen. Dabei wird für denselben Umfang an Erfassungssätzen eine neue Exportdatei und für den gesamten Monat ein neuer Bericht (PDF-A/3-Dokument) erstellt. Aufteilung von Erfassungszeilen wird kenntlich gemacht Die Aufteilung von Erfassungszeilen wird mit einer neu eingefügten Spalte kenntlich gemacht. Aufteilen können Sie Erfassungszeilen über das Kontextmenü der Statusspalte Buchungsvorschlag aufteilen. Die Original-Erfassungszeile der Gesamtrechnung wird durchgestrichen und für aufgeteilte Buchungen werden neue Erfassungszeilen eingefügt. Die Erfassungszeilen werden mit einer neu vergebenen lfd. Nummern versehen. Die Spalte Ord. Nr. wird zusätzlich eingefügt, um die Zusammengehörigkeit der Buchungen kenntlich zu machen und dient zu Informationszwecken. Die Aufteilung eines Buchungsvorschlags kann wieder zurückgenommen werden, indem Sie diese Streichen (nicht Löschen). Buchungsvorschläge, die durch eine Aufteilung entstanden sind, können nicht weiter aufgeteilt werden. Erzeugung des Exportberichts Bei jedem Export wird obligatorisch ein PDF-A/3-Dokument erzeugt. Das PDF-A/3-Dokument enthält einen Bericht des Exportmonats sowie als Anhang die erzeugten Exportdateien. Aus den Erfassungsdateien werden zudem zu Zwecken der Dokumentation auch die gelöschten / gestrichenen Buchungsvorschläge übernommen. Der Exportbericht muss in einem geschützten Bereich aufbewahrt und bei einer Betriebsprüfung unverändert vorgelegt werden Erfassungsvarianten ohne GoBD-unterstützende Funktionen (Vorerfassungssystem im Sinne der GoBD) Zur klaren Abgrenzung der Erfassungsvarianten wurden die bisher enthaltenen Erfassungen umbenannt. Folgende Erfassungsvarianten entsprechen den bisherigen Versionen der Kassen- und Warenerfassung für Office: Einnahmen / Ausgaben vorerfassen (Der Funktionsumfang entspricht den bisherigen Versionen der Kassenerfassung für Office) Rechnungsein-/-ausgang vorerfassen (Der Funktionsumfang entspricht den bisherigen Versionen der Warenerfassung für Office) Dokument_ Seite 5 von 7

6 Die Erfassungsvarianten Einnahmen / Ausgaben vorerfassen und Rechnungsein- / Rechnungsausgang vorerfassen gelten im Sinne der GoBD als Vorerfassungssysteme und können selbst mit ergänzenden organisatorischen oder technischen Maßnahmen keine Grund(buch)aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsfunktion erfüllen. Die Erfassungsvarianten dienen lediglich als Erfassungshilfe, ohne dass damit eine Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt wird. Die Grundaufzeichnungsfunktion kann nur mittels einer geordneten und sicheren Belegablage erfolgen oder nach der Übernahme der vorerfassten Geschäftsvorfälle in das Buchführungssystem mit anschließender Festschreibung. Die Erfassungsvarianten Einnahmen / Ausgaben vorerfassen und Rechnungsein- / Rechnungsausgang vorerfassen entsprechen dem Funktionsumfang der bisherigen Versionen des Programms Kassen- und Warenerfassung für Office. Es sind keine Prozessänderungen zu berücksichtigen. Diese Erfassungsvariante deckt aber auch mit Umsetzung weiterer organisatorischer Maßnahmen keine Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD ab Erfassungsvariante wählen Bei Neuanlage Bei der Neuanlage müssen Sie entscheiden, welche Erfassungsvariante Sie verwenden wollen oder müssen. Klicken Sie dazu auf die entsprechende Schaltfläche. Im Anschluss wird die Erfassungsvariante selektiert und es werden zusätzliche Informationen zur Unterstützung der Auswahl angezeigt. Bei Datenübernahme / Jahresübernahme Bei der Datenübernahme / Jahresübernahme können Sie zwischen den Varianten mit und ohne GoBDunterstützende Maßnahmen wechseln. Beachten Sie, dass durch den Wechsel von einer Variante mit GoBD-unterstützenden Maßnahmen in eine Variante ohne GoBD-unterstützende Maßnahmen die bereits erfassten Buchungen als Importiert gekennzeichnet werden Lauffähigkeit unter Microsoft Windows 10 (64 Bit) Kassen- und Warenerfassung für Office 3.0 ist unter Microsoft Windows 10 (64 Bit) lauffähig. Eine Übersicht zu den aktuell unterstützten Arbeitsplatzsystemen / Server-Betriebssystemen sowie Service Packs und Systemkomponenten finden Sie im Dokument Microsoft Excel-Vorlagen Die Microsoft Excel-Vorlagen wurden auf das neue Office-Format *.xlsm umgestellt. Dadurch sind kleinere Dateigrößen erreichbar. Mit dieser Umstellung entfällt die Unterstützung von Microsoft Excel Dokument_ Seite 6 von 7

7 3 Weitere Informationen Alternative zu Kassen- und Warenerfassung für Office Neben der Kassen- und Warenerfassung, mit der Sie durch zusätzliche organisatorische Maßnahmen GoBD-konform arbeiten können, steht Ihnen die Anwendung Kassenbuch online in DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Mit Kassenbuch online haben Sie die bestmögliche Unterstützung bei der GoBD-konformen Erfassung von Kassenbewegungen. Produktvergleich Kassenbuch online und Kassen- und Warenerfassung für Office: Mit Kassen- und Warenerfassung für Office arbeiten: Dok.-Nr Erstellt am: Copyright DATEV eg Dokument_ Seite 7 von 7