Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Faxen und s

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1 Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen, Faxen und s Allgemeines Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen sind gesetzliche Vorschriften zu beachten, das gilt insbesondere für im Handelsregister eingetragene Unternehmen. Den Geschäftspartnern soll schon bei Beginn der Geschäftsbeziehung ermöglicht werden, sich über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren. Was sind Geschäftsbriefe? Hierunter fallen alle nach außen gerichteten Schreiben, die dazu dienen, schriftliche Informationen an Geschäftspartner, Kunden oder einen sonstigen bestimmten Personenkreis zu richten. Unbeachtlich ist, ob die Schreiben auf dem herkömmlichen Postweg oder mit Hilfe elektronischer Medien übermittelt werden. Als Geschäftsbriefe gelten: der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die an einen oder mehrere Empfänger gerichtet wird, z.b. individuelle Offerten, Bestellungen, Preislisten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Quittungen und Mängelrügen, aber auch Mitteilungen an den Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen; alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform (Papier oder Bildschirm) ankommen. Nicht als Geschäftsbriefe gelten: der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmens; Lieferscheine, Empfangsscheine, Mahnungen, Abholbenachrichtigungen u. ä.; alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, z.b. Werbeschriften, Postwurfsendungen und Zeitungsanzeigen. Beachte: Grundsätzlich muss jedes Schriftstück, das geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die für Geschäftsbriefe gesetzlich vorgeschrieben Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auch auf Rechnungen zu, wenn es sich hierbei um das erste Schriftstück handelt, das zwischen den Geschäftspartnern gewechselt wird (z.b. nach telefonischer Auftragserteilung). Regeln für einzelne Rechtsformen Kleingewerbetreibende / Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) Kleingewerbetreibende mussten bis Ende März 2009 gemäß 15 b Gewerbeordnung (GewO) im geschäftlichen Verkehr mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen auftreten. Das galt insbesondere für Geschäftsbriefe, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet wurden, aber z. B. auch für Gewerbeanmeldungen, Kontobezeichnungen, Eintragungen in Telefonbüchern, Rechnungen und Quittungen sowie für alle Drucksachen, die Grundlage von Rechtsgeschäften sein konnten. Auf Geschäftsbriefen war zusätzlich zur Namensangabe die so genannte ladungsfähige Anschrift, d.h. die Hausanschrift, anzugeben. Die 1

2 Postfachadresse reichte nicht aus. Das gleiche galt für Gesellschaften bürgerlichen Rechts, d.h. Personengesellschaften ohne Handelsregistereintragung, wobei alle Gesellschafter mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschrieben Vornamen aufzuführen waren. Darüber hinaus ist die Nachstellung des Zusatzes Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder einer allgemein verständlichen Abkürzung wie z.b. GbR zulässig. Branchenbezeichnungen und Tätigkeitsangaben als Zusatz zu Familiennamen und Vornamen, z. B. Max Müller, Videothek, Ernst Schulze, Handelsvertreter, Max Müller, Ernst Schulze Fuhrunternehmen, sind zulässig. Durch das Dritte Mittelstandsentlastungsgesetz wurde diese Regelung aufgehoben, so dass es zurzeit keine zentrale, gewerberechtliche Vorschrift für die Pflichtangaben von Kleingewerbetreibenden gibt. Die Pflicht zur Angabe der genannten Merkmale ergibt sich in vielen Fällen aus speziellen gesetzlichen Regelungen wie z.b. dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV). Daher sollten bei Geschäftsbriefen auch bei Nichtkaufleuten immer folgende Angaben gemacht werden: Name sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname Ladungsfähige Anschrift (kein Postfach) Zusätzlich ist ein die Tätigkeit kennzeichnender Zusatz zulässig; Kleingewerbetreibende haben das Recht auf eine Geschäftsbezeichnung mit einheitlichem, schlagkräftigem und werbewirksamen Namen, sofern dieser nicht firmenähnlich ist. Zulässig ist auch die Verwendung eines individuellen Logos, eines Bildzeichens oder eines sonstigen kennzeichnenden Zusatzes zur Werbung und Abgrenzung von anderen Gewerbetreibenden. Einzelkaufleute Folgende Pflichtangaben sind nach 37 a Handelsgesetzbuch (HGB) erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz (eingetragene/r Kauffrau/-mann) oder verständliche Abkürzung, z.b. e.k., e.kfm. etc.) - Ort der Handelsniederlassung - Registergericht - Handelsregisternummer Offene Handelsgesellschaft (OHG) Folgende Pflichtangaben sind nach 125 a HGB erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz (OHG) - Sitz der Gesellschaft - Registergericht - Handelsregisternummer Kommanditgesellschaft (KG) Folgende Pflichtangaben sind nach 177 a, 125 a HGB erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz (KG) - Sitz der Gesellschaft - Registergericht - Handelsregisternummer 2

3 Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) / Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) = UG (haftungsbeschränkt) Folgende Pflichtangaben sind nach 35 a GmbH-Gesetz (GmbHG) erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz (GmbH) - Sitz der Gesellschaft (laut Gesellschaftsvertrag) - Registergericht - Handelsregisternummer - Alle Geschäftsführer (Vor- und Zunamen) - Vorsitzender des Aufsichtsrates (Vor- und Zuname), sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde. - besteht eine Zweigniederlassung der GmbH im Ausland müssen das Register; bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im übrigen gelten die Vorschriften des 35 a Abs. 1 3 GmbHG, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht Gemäß 71 Abs. 5 und 35 a Abs. 4 S. 2 GmbHG müssen für den Fall, dass sich die GmbH bzw. die ausländische Zweigniederlassung in Liquidation befindet, die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben sowie die Tatsache, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z.b. ABC GmbH i.l.). Aktiengesellschaft (AG) Folgende Pflichtangaben sind nach 80 Aktiengesetz (AktG) erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz (AG) - Sitz der Gesellschaft (= Satzungssitz) - Registergericht - Handelsregisternummer - Alle Vorstandsmitglieder (Vor- und Zuname) - Vorsitzender des Aufsichtsrates (Vor- und Zuname) - besteht eine Zweigniederlassung der AG im Ausland müssen nach 80 Abs. 4 AktG das Register; bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im übrigen gelten die Vorschriften des 80 Abs. 1 3 AktG, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht Für den Fall, dass sich die AG bzw. die ausländische Zweigniederlassung der AG in Abwicklung befindet, müssen nach 268 Abs. 4 und 80 Abs. 4 S. 2 AktG die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind neben dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats alle Abwickler mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben sowie die Tatsache, dass sich die AG in Abwicklung befindet. GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG Ist der persönlich haftende Gesellschafter eine GmbH, AG oder eine sonstige juristische Person, so müssen neben den notwendigen Angaben der KG auch die Firma der Gesellschafter sowie die für diese notwendigen Angaben aufgeführt werden. Limited (Ltd.) Folgende Pflichtangaben sind (in Anlehnung an 35 a GmbHG) erforderlich: - Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen) - Rechtsformzusatz ( private company limited by shares oder eine allgemein verständliche Abkürzung, z.b. Limited oder Ltd. )) - Sitz der Zweigniederlassung - Registergericht - Handelsregisternummer 3

4 - alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen - Sitz der Hauptgesellschaft - Land der Registrierung - Registernummer Gemäß 35 a Abs. 4 S. 2 GmbHG müssen für den Fall, dass sich die Ltd. in Liquidation befindet, die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Statt der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben sowie die Tatsache, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z.b. ABC Ltd. i.l.). Ordnungswidrigkeit Ein Nichtbeachten der Vorschriften kann vom Registergericht mit einem Zwangsgeld von bis zu geahndet werden! Gegebenenfalls liegt auch ein Verstoß gegen das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) vor. Sonstiges In der grafischen Darstellung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es nicht. In der Regel werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußzeile und die Firma im Briefkopf platziert. Es können auch zusätzliche Angaben gemacht werden. Empfehlenswert sind die genaue Anschrift, Telefon- und Faxverbindung (ggf. -Adresse und Internetanschrift), die internationale (mit IBAN und BIC, ab 1. Februar 2014) sowie die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Erläuterung: Zum 1. Februar 2014 muss SEPA, der europäische Zahlungsverkehr, zwingend angewandt werden. Konto-Nummer und Bankleitzahl werden dann durch IBAN (International-Bank-Account-Number) und BIC (Bank- Identifier-Code) ersetzt. Dies gilt für den nationalen deutschen Zahlungsverkehr genauso wie für Zahlungen innerhalb des SEPA-Raumes. Ab Februar 2014 werden Überweisungen und Lastschriften nur noch mit diesen international gültigen Konto-Nummern funktionieren - zwingend notwendig ist es deshalb die Zahlungshinweise in den Geschäftsbriefen entsprechend abzuändern. BIC: (11 Stellen) Bedeutung: IBAN: (22 Stellen) Bedeutung: HYVEDEMMXXX HYVE Bankbezeichnung DE Länderkennung MM Ortsregionalangabe XXX Filialbezeichnung DE DE Länderkennung 40 Prüfziffer Bankleitzahl Konto-Nummer Dieses Merkblatt soll als Service Ihrer IHK Koblenz nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Ihre Ansprechpartner bei der IHK Koblenz: Ursula Merten, Tel.: 0261/ , merten@koblenz.ihk.de Erich Sturmes, Tel.: 0261/ , sturmes@koblenz.ihk.de 4

5 Muster Geschäftsbrief Kleingewerbetreibende/r Bernd Mustermann Handy-Laden Bernd Mustermann Postfach 9876 Bernd Mustermann Musterstraße 12 Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer 2536 Bernd Mustermann : Bank XYZ Musterstadt 5

6 Muster Geschäftsbrief Gesellschaft bürgerlichen Rechts Heinz Muster und Maria Beispiel GbR Schreibwaren Heinz Muster und Maria Beispiel GbR Postfach 9876 Heinz Muster und Maria Beispiel GbR Musterstraße 7 Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer 2536 Heinz Muster und Maria Beispiel GbR : Bank XYZ Musterstadt 6

7 Muster Einzelkaufleute ABC Musikshop e.k. ABC Musikshop e.k. Postfach Musterstadt ABC Musikshop e.k. Musterstraße Musterstadt Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer 7539 ABC Musikshop e.k. Amtsgericht Musterstadt HRA 5916 Kreditinstitut ZUT 7

8 Muster Offene Handelsgesellschaft (OHG) Schulbedarf Muster OHG Schulbedarf Muster OHG Postfach Musterstadt Schulbedarf Muster OHG Musterstraße 63 a 5625 Musterstadt Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer 8549 Schulbedarf Muster OHG Amtsgericht Musterstadt HRA 7586 Kreditinstitut ZUT 8

9 Muster Kommanditgesellschaft (KG) Mustermann KG Mustermann KG Postfach Mustermann KG Musterstraße 189 Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer 5689 Mustermann KG Amtsgericht Musterstadt HRA Kreditinstitut RTG 9

10 Muster GmbH / Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) Schauinsland UG (haftungsbeschränkt) Schauinsland UG (haftungsbeschränkt) Postfach Schauinsland UG (haftungsbeschränkt) Musterstraße 1289 Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer Schauinsland UG (haftungsbeschränkt) Amtsgericht Musterstadt HRA Aufsichtsratsvorsitzende Beate Schön Geschäftsführer Peter Bogenfeld Kreditinstitut KPLO 10

11 Muster Aktiengesellschaft XYZ Buchverlag AG XYZ Buchverlag AG Postfach XYZ Buchverlag AG Musterstraße 101 c Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer 1707 XYZ Buchverlag AG Amtsgericht Musterstadt HRB Aufsichtsratsvorsitzender Fritz Walter Vorstand Andreas Brehme (Vorsitzender), Heike Müller, Ina Blau Kreditinstitut JFUB 11

12 Muster GmbH & Co. KG / AG & Co. KG / GmbH & Co. OHG / AG & Co. OHG PLAN GmbH & Co. KG PLAN GmbH & Co. KG Postfach 4620 PLAN GmbH & Co. KG Musterstraße 45 Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer 4928 PLAN GmbH & Co. KG Amtsgericht Musterstadt HRA Kreditinstitut LÖGN Persönlich haftende Gesellschafterin PLAN Verwaltungs GmbH Amtsgericht Musterstadt HRB Geschäftsführer: Bernd Grantich 12

13 Muster Limited Maier Ltd. Postfach Maier Limited Zweigniederlassung Deutschland Rosenbergstraße 8 Telefon Telefax Umsatzsteuer-Identnummer Maier Limited Zweigniederlassung Deutschland Amtsgericht Musterstadt HRB Geschäftsführer Ottokar Maier Sitz der Gesellschaft 67 Phantasiaroad, London UK Registered in England and Wales Company No Kreditinstitut LBT Musterstadt 13