SEPA-Anleitung 2014 ADDISON Agrosoft HANNIBAL

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1 SEPA-Anleitung 2014 ADDISON Agrosoft HANNIBAL

2 HANNIBAL landwirtschaftliches Buchführungssystem SEPA-Anleitung 2014 Stand: 08. Januar 2014 Copyright (C) 2014 ADDISON Agrosoft GmbH Die Angaben in den folgenden Unterlagen können ohne gesonderte Mitteilung geändert werden. Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte, auch die der Übersetzung, des Nachdrucks und der Vervielfältigung des Dokuments oder Teilen daraus, sind vorbehalten. Ohne schriftliche Genehmigung seitens der ADDISON Agrosoft GmbH darf kein Teil dieses Dokuments in irgendeiner Form (Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren), auch nicht zum Zwecke der Unterrichtsgestaltung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. ADDISON Agrosoft GmbH Grüner-Turm-Straße Ravensburg Seite 2 von 17

3 Inhaltsverzeichnis 1. Information zu SEPA und Umsetzung in HANNIBAL 4 2. Eingabe von IBAN und BIC in HANNIBAL 5 3. Anpassungen bei den Stammdaten Stammdaten Bankkonten Stammdaten Adressen - Bankverbindungen Stammdaten Adressen SEPA-Lastschrift-Mandate Gläubiger-Identifikationsnummer Anwendung beim Buchungsimport SEPA-Überweisungen / Zahlungsvorschlagsliste SEPA-Lastschrifteinzug 17 Seite 3 von 17

4 1. Information zu SEPA und Umsetzung in HANNIBAL SEPA allgemein Umsetzung in HANNIBAL SEPA-Überweisungen SEPA-Lastschriften HANNIBAL-Anwender Zum tritt für den europäischen Zahlungsraum das einheitliche SEPA-Verfahren für Überweisungen und Lastschriften in Kraft. Anstatt der bisherigen Kontonummer und Bankleitzahl müssen Unternehmen für Überweisungen und Lastschriften die Kontokennung IBAN (International Bank Account Number) und die Bankenkennzeichnung BIC(Business Identifier Code) verwenden. Verbraucher dürfen in einer Übergangsfrist bis zum Überweisungen innerhalb Deutschlands weiterhin mit Bankleitzahl und Kontonummer ausführen. Der BIC muss ebenfalls nur in der Übergangsfrist angegeben werden. HANNIBAL unterstützt Sie bei der Eingabe und Umstellung von Kontonummer und Bankleitzahl auf IBAN und BIC mit Konvertierungsfunktionen und Prüfprotokollen. Beim Buchungsimport erkennt HANNIBAL automatisch, ob es sich um eine SEPA-Überweisung oder eine bisherige Überweisung handelt. Beim Zahlungsverkehr kann wahlweise eine SEPA-XML-Datei oder noch eine DTAUS-Datei erstellt werden. In den Stammdaten stehen zusätzliche Eingabefelder zur Verfügung. Das bisherige Lastschriftverfahren per Einzugsermächtigung wird vollständig abgelöst durch die SEPA-Lastschrift. Ausnahme: der Einzelhandel kann das bisherige elektronische Lastschriftverfahren bis zum nutzen. Unternehmen müssen eine Gläubiger-Identifikationsnummer bei der deutschen Bundesbank beantragen und sogenannte SEPA-Mandate von ihren Debitoren bzw. Zahlungspflichtigen einholen. Es wird zwischen zwei Verfahren unterschieden, der SEPA-Basis-Lastschrift und der SEPA-Firmen-Lastschrift. HANNIBAL unterstützt das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Die Mandatsreferenzen können automatisch erzeugt werden. HANNIBAL-Anwender, die weder Buchungsimport noch Zahlungsverkehr mit HANNIBAL ausführen, müssen in HANNIBAL keine Anpassungen vornehmen. Seite 4 von 17

5 2. Eingabe von IBAN und BIC in HANNIBAL Eingabe von IBAN und BIC Bei der Umstellung auf IBAN und BIC werden in HANNIBAL weiterhin Konto und Bankleitzahl mitgeführt. In den entsprechenden Erfassungsmasken im Bereich Stammdaten, Buchungsimport und Zahlungsverkehr werden jedoch nur noch IBAN- und BIC-Felder als Erfassungsfelder angeboten. Konto und Bankleitzahl werden als reine Anzeigefelder dargestellt. In die Felder BIC und IBAN können aber auch Bankleitzahl (bei BIC) und Konto (bei IBAN) eingegeben werden. Daraus werden automatisch BIC und IBAN berechnet und Konto und Bankleitzahl daneben angezeigt. Die IBAN setzt sich zusammen aus einem 2-stelligen Länderkennzeichen, einer 2-stelligen Prüfziffer, der bisherigen BLZ und Kontonummer. Bei Änderungen können die Eingabefelder BIC und IBAN einfach mit BLZ und Kontonummer überschrieben werden. Daraus werden dann BIC und IBAN neu berechnet und eingesetzt. Automatische Ermittlung von IBAN und BIC Beim Aufruf der jeweiligen Masken mit HANNIBAL 3.9 wird meist die automatische Berechnung der neuen Felder angeboten. Die Umrechnung kann aber auch später direkt in der Bearbeitungsmaske erfolgen mit der Schaltfläche "IBAN-Rechner". Überprüfung Passen die eingegebenen BIC/IBAN nicht mit der bisherigen Bankverbindung aus BLZ und Kontonummer zusammen, dann wird beim Übernehmen eines Datensatzes ein Dialog geöffnet. Der Anwender kann entweder die bisherige BLZ und Kontonummer ganz entfernen lassen oder die berechnete BIC/IBAN einsetzen lassen. Bankleitzahlen-Dateien der Deutschen Bundesbank Von der Deutschen Bundesbank wird vierteljährlich eine aktuelle Liste der Bankleitzahlen mit den zugeordneten BIC-Informationen und Kennzeichen für die IBAN-Regeln herausgegeben. Diese wird regelmäßig in HANNIBAL eingepflegt und ist für die IBAN-Berechnungen und Prüfungen hinterlegt. Seite 5 von 17

6 3. Anpassungen bei den Stammdaten 3.1. Stammdaten Bankkonten Aufruf Anwendung Alle vorhandenen Bankkonten umstellen Stammdaten Stammdaten Bankkonten Die hier erfassten Bankkonten werden in den Programmbereichen Buchungsimport, Überweisungen, Zahlungsvorschlagsliste und Lastschriften (über automatische Zahlungen ) verwendet. Beim Aufruf des Menüpunktes Bankkonten mit HANNIBAL 3.9 erfolgt eine Überprüfung auf SEPA. Wenn Bankkonten gefunden werden, bei denen Kontonummer und BLZ vorhanden sind, aber IBAN und BIC noch nicht eingetragen sind, erscheint eine Abfrage, ob IBAN und BIC für alle angelegten Konten automatisch eingesetzt werden sollen. Wenn die Frage abgelehnt wird, kann die Umstellung in der Bearbeitungsmaske einzeln erfolgen. Hinweis: Die Bankkonten-Stammdaten sind wirtschaftsjahresübergreifende Daten und müssen nur einmal angepasst werden. Einzelne Bankkonten umstellen Bei der Bearbeitung eines einzelnen Bankkontos können die vorhandenen Kontodaten für dieses Konto über die Schaltfläche "IBAN-Rechner" in IBAN und BIC umgestellt werden. Ansonsten kann die Eingabe erfolgen wie unter Kapitel 2 beschrieben. Die berechnete IBAN sollte immer mit der von der Bank mitgeteilten IBAN verglichen werden. Beim Bestätigen der Eingabe mit Übernehmen wird der Hinweis zur Überprüfung wieder ausgeblendet. Seite 6 von 17

7 3.2. Stammdaten Adressen - Bankverbindungen Aufruf Adressen Anwendung Stammdaten Stammdaten Adressen Die erfassten Bankverbindungen werden für Überweisungen, Zahlungsvorschlagsliste und Lastschriften (über automatische Zahlungen ) benötigt. Wenn Personenkonten eingerichtet sind (Offene-Posten-Buchhaltung), können die IBAN-Bankverbindungen aus den importierten Bankbuchungen mit den hier hinterlegten abgeglichen und eingesetzt werden. Für SEPA-Lastschriften sind bei den Adressen weitere Stammdaten wie Mandatsreferenz, Mandatsdatum und SEPA-Sequenztyp hinterlegt. Alle vorhandenen Bankverbindungen umstellen mit dem IBAN-Konverter In der Listenansicht der Adressen steht eine neue Schaltfläche "IBAN- Konverter" zur Verfügung, Bei Klick auf diese Schaltfläche werden in sämtlichen Adressen die Bankverbindungen auf IBAN und BIC umgestellt. Nach der Umstellung wird ein Protokoll erstellt, das gedruckt oder gespeichert werden kann. Die protokollierten Fehler sollten bei der jeweiligen Adresse bzw. dem Personenkonto einzeln abgearbeitet werden. Die Prüfung und Protokollierung kann anschließend mit dem IBAN-Konverter wiederholt werden. Seite 7 von 17

8 Einzelne Bankverbindung umstellen Beim Bearbeiten einer Adresse kann die Bankverbindung für diese Adresse auch einzeln über die Schaltfläche "IBAN-Rechner" auf IBAN und BIC umgestellt werden. IBAN-Rechner (Ausschnitt aus der Bearbeitungsmaske Adressen ) Neueingabe Bankverbindung Die Neueingabe einer Bankverbindung zu einer Adresse kann wie in Kap.2 beschrieben auch einfach durch Eingabe der bisherigen BLZ und Kontonummer in die Felder BIC und IBAN erfolgen. IBAN und BIC werden dann automatisch berechnet und sollten nochmal überprüft werden. Bankdaten abgleichen Wie bereits früher möglich, kann auch für die SEPA-Bankverbindungen ein Abgleich mit den beim Buchungsimport über MT940 importierten Absender- und Empfängerdaten erfolgen. Seite 8 von 17

9 3.3. Stammdaten Adressen SEPA-Lastschrift-Mandate Aufruf Adressen Anwendung SEPA Lastschriftmandat Stammdaten Stammdaten Adressen HANNIBAL bietet für das frühere elektronische Lastschriftverfahren das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren an. Die notwendigen Stammdaten zur Speicherung von Basis-Lastschriftmandaten wie Mandatsreferenz, Mandatsdatum und SEPA-Sequenztyp werden als neue Felder angeboten und können zum Teil vorbesetzt werden. Das aufwändigere Firmen-Lastschriftverfahren ist derzeit in HANNIBAL nicht vorgesehen. In der Bearbeitungsmaske der Adressen werden im Bereich Lastschrifteinzug die Felder für die SEPA-Basis-Lastschrift angeboten. Diese sind nur zur Bearbeitung geöffnet, wenn die Option Einzugsermächtigung ausgewählt ist. Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.b. Rechnungsnummer oder Kundennummer) und ermöglicht in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer (s.u.) dessen eindeutige Identifizierung. Sie kann frei gewählt werden, muss jedoch eindeutig sein. Die Mandatsreferenz muss zusammen mit dem Mandatsdatum und der Gläubiger-ID-Nummer bei der SEPA- Lastschrift übergeben werden. Seite 9 von 17

10 Mandatsreferenz automatisch setzen HANNIBAL kann die Mandatsreferenznummer automatisch setzen. Als Referenznummer wird die Personenkontonummer 7-stellig genommen mit einem frei wählbaren, maximal 15-stelligen Vorspann. Der Aufruf dazu erfolgt ebenfalls mit dem IBAN-Konverter. Wenn Adressen mit Markierungen Einzugsermächtigung vorhanden sind, wird die Funktion zum Setzen der Mandatsreferenz angeboten. Dabei kann auch der Vorspann eingegeben werden. Mandatsdatum Das Mandatsdatum muss ebenfalls bei jeder SEPA-Lastschrift mit übergeben werden. Bei neuen Mandaten sollte das tatsächliche Datum des Mandats verwendet werden. Bei bestehenden Mandaten kann z.b. das Datum des Umdeutungsschreibens genommen werden. Ein Mandat läuft automatisch ab, wenn innerhalb von 36 Monaten kein Einzug stattfindet. SEPA-Sequenztyp Im Sequenztyp wird vermerkt, ob bereits eine SEPA-Lastschrift durchgeführt wurde. Er kann die Werte Erstlastschrift, Folgelastschrift, Einmalige Lastschrift und letztmalige Lastschrift annehmen. Das Feld wird beim erstmaligen Aufruf des Menüpunktes mit HANNIBAL 3.9 oder bei Neuanlage eines Adressdatensatzes mit Erstlastschrift vorbesetzt. Nach dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug mit HANNIBAL wird er automatisch auf Folgelastschrift umgestellt. Er kann gegebenenfalls hier angesehen und manuell gesetzt werden. In einer SEPA-Lastschrift-Datei dürfen nur Lastschriften des gleichen Sequenztyps enthalten sein. Abhängig vom Sequenztyp sind unterschiedliche Vorlauftage bei der Bank zu berücksichtigen. Seite 10 von 17

11 3.4. Gläubiger-Identifikationsnummer Aufruf Anwendung Gläubiger- Identifikationsnummer Stammdaten Allgemeine Betriebsstammdaten Register Kennzahlen Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird ausschließlich für das SEPA- Lastschriftverfahren in den allgemeinen Betriebsstammdaten einmalig geführt. Jeder Lastschrifteinreicher benötigt zur eindeutigen Kennung eine in Deutschland 18-stellige Gläubiger-Identifikationsnummer. Sie wird auf Antrag von der Deutschen Bundesbank vergeben und ist europaweit eindeutig. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird auf den Mandatsschreiben gedruckt und ist Bestandteil des SEPA-Mandats. Bei Einreichung einer SEPA-Lastschrift wird sie jeweils mit übergeben. Die Gläubiger-Identifikationsnummer wird nach der Zuteilung einmalig erfasst im o.g. Menü, Register Kennzahlen im Bereich Zahlungsverkehr : Seite 11 von 17

12 4. Anwendung beim Buchungsimport Aufruf Importdialog Einlesen von Bankbuchungen mit SEPA- Überweisungen Buchhaltung Buchung Buchungsimport Ist im Importdialog ein Bankkonto ausgewählt, das keine IBAN enthält, dann wird die IBAN aus BLZ und Kontonummer des Bankkontos automatisch berechnet, so dass auch die Umsätze, die in der MT940-Datei mit der entsprechenden IBAN stehen, eingelesen werden. Beim Importieren von Buchungen über die Schnittstellen MT940/STA oder RZ-ADDISON erkennt HANNIBAL 3.9 automatisch, ob die Absender/Empfänger-Bankverbindung im SEPA-Format ist oder noch nicht. Nach der Durchführung des Imports kann in der Listenansicht des Buchungsstapels für jede Buchung über rechte Maustaste und Details zum Bankkontoauszug anzeigen die gesamte Information angezeigt werden. An der Besetzung der Felder BIC und IBAN ist ersichtlich, dass es sich um eine SEPA-Überweisung handelt. Seite 12 von 17

13 Kontierungsregeln anlegen mit BIC und IBAN Bei der Neuanlage und Bearbeitung von Kontierungsregeln werden ab HANNIBAL 3.9 ebenfalls die Bankverbindungen mit den Feldern BIC und IBAN dargestellt und erfasst wie in Kapitel 2 beschrieben. Wird eine Kontierungsregel aus einem Buchungssatz heraus erstellt, dem eine herkömmliche Überweisung zugrunde liegt, dann werden Bankleitzahl und Kontonummer angezeigt und BIC und IBAN vom Programm berechnet. Diese sollten überprüft werden und können überschrieben werden. Zum Überschreiben können in die Felder BIC und IBAN die Bankleitzahl und die Kontonummer eingegeben werden. Wird die Kontierungsregel aus einer Buchung heraus erstellt, die zu einer SEPA-Überweisung gehört, dann werden automatisch nur die Felder BIC und IBAN besetzt. Seite 13 von 17

14 Umstellung der bestehenden Kontierungsregeln Aufruf Buchhaltung Buchung Kontierungsautomatik Beim erstmaligen Aufruf des Menüpunktes mit HANNIBAL 3.9 wird angeboten, in allen Kontierungsregeln die Bankverbindungen auf SEPA umzustellen. Nach der Umstellung sollten die Regeln nochmal durchgegangen und überprüft werden. Wenn an dieser Stelle die Umstellung nicht gewünscht ist, versucht das Programm dennoch bei Anwendung einer Regel, die IBAN und BIC zu ermitteln. Seite 14 von 17

15 5. SEPA-Überweisungen / Zahlungsvorschlagsliste IBAN und BIC in Überweisungen und Zahlungsvorschlagsliste Aufruf Buchhaltung Zahlungsverkehr Wie bereits in Kapitel 2 beschrieben werden in den Formularen für die Überweisung und die Zahlungsvorschlagsliste ab HANNIBAL 3.9 nur noch die Felder BIC und IBAN zur Eingabe angeboten. BLZ und Kontonummer sind reine Anzeigefelder, können jedoch weiterhin in die Felder BIC und IBAN eingegeben werden. Fehlende IBAN und BIC werden vom Programm automatisch aus BLZ und Kontonummer berechnet und ergänzt und sind jetzt Pflichteingaben. Erstellen einer Überweisungsdatei im SEPA-XML- Format Bei der Erstellung einer Überweisungsdatei mit HANNIBAL 3.9 kann noch nach der Erfassung der Überweisungen bzw. Bearbeitung einer Zahlungsvorschlagliste jeweils neu entschieden werden, ob eine SEPA-XML-Datei oder eine DTAUS-Datei erstellt werden soll. Für die Erstellung einer SEPA-Datei müssen gültige IBAN und BIC-Nummern erfasst sein. Andernfalls erfolgt eine Fehlermeldung beim Erstellen der Zahlungsträger und die Ausführung wird verweigert. Wenn das eigene Bankkonto nur einen BIC und eine IBAN enthält (und keine BLZ und Kontonummer), kann keine DTAUS-Datei mehr erstellt werden. Seite 15 von 17

16 Die XML-Dateien für die SEPA-Überweisungen und die SEPA-Lastschriften werden in Version 2.6 erstellt (Stand 12/2013). Die Version 2.7 (gültig seit ) kann auch von HANNIBAL erstellt werden, wird jedoch noch nicht von allen Banken unterstützt. Das Format kann mit einem Eintrag in der vbsrewe.nni im Abschnitt AGROSOFT mit SEPA=27 aktiviert werden. Seite 16 von 17

17 6. SEPA-Lastschrifteinzug Aufruf SEPA-Lastschriften Buchhaltung Automatische Zahlungen Auftragsart = Lastschrift SEPA bietet zwei Verfahren zum Lastschrifteinzug an, das Basis- Lastschriftverfahren und das Firmen-Lastschriftverfahren. HANNIBAL unterstützt das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren. Dabei können bestehende Einzugsermächtigungen durch Umdeutungsschreiben als SEPA-Mandate weiter verwendet werden. Ausführliche Informationen zu den Verfahren erhalten Sie bei Ihrer Bank oder auf der Homepage der Deutschen Bundesbank. Für die SEPA-Basis-Lastschrift müssen die in den Kapiteln 3.3 und 3.4 beschriebenen Stammdaten zu den SEPA-Mandaten und der Gläubiger- Identifikationsnummer erfasst sein. Der Aufruf erfolgt über Buchhaltung Automatische Zahlungen. Beim Anfangsdialog ist bei Auftragsart = Lastschrift zu wählen. Es werden für alle Debitoren mit der Markierung Einzugsermächtigung die fälligen Offenen Posten zum Einzug angewiesen. SEPA XML-Datei Die Erstellung der SEPA-XML-Datei erfolgt wie bei den Überweisungen ( s. Kapitel 5). Seite 17 von 17