Umstellung PowerPoint 2003/PowerPoint Hans-Joachim Ewald EDV-Training Münster

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1 2010 Umstellung PowerPoint 2003/PowerPoint 2010 Hans-Joachim Ewald EDV-Training Münster

2 Diese Unterlagen sind durch Urheberrecht geschützt. Sie stehen Seminar-Teilnehmern, bei denen ich selbst als Dozent tätig bin/war, zu deren eigener Nutzung uneingeschränkt zur Verfügung. Sie dürfen von ihnen sowohl gedruckt als auch elektronisch vervielfältigt werden. Dritten insbesondere anderen Dozenten dürfen diese Unterlagen nicht weitergegeben werden. Münster, den Hans-Joachim Ewald EDV-Training Münster

3 Powerpoint 2010 Seite 1 Einführung 1 2 Interaktives Handbuch für Powerpoint 2 3 Powerpoint starten 3 4 Menüband ("Ribbon") Register Datei ("Backstage"-Bereich) Register Start Register Einfügen Register Entwurf Register Übergänge Register Animationen Register Bildschirmpräsentation Register Überprüfen Register Ansicht Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Präsentation vorführen 114 Info 124

4 1 Einführung (Powerpoint 2010) Umstellung von Powerpoint 2002/2003 auf Powerpoint 2010 Das neue Konzept der Benutzeroberfläche Anders als in der Umstellung von Windows XP auf Windows 7 wurde die Benutzeroberfläche (ab Office 2007) vollständig überarbeitet. Die Aufteilung in Symbolleisten und Menüzeile, die die Befehle enthält wurde durch und das "Symbolleiste für den Schnellzugriff Menüband (Ribbon) ersetzt. Dies hat folgenden Vorteil: Bearbeitet man z.b. ein Diagramm, stehen alle relevanten Befehle für diesen Fall direkt zur Verfügung. Es hat folgenden Nachteil: Häufig verwendete Befehle (Seitenansicht, Drucken,..) werden in der Voreinstellung ausgeblendet. 1

5 2 Interaktives Handbuch für Powerpoint (Powerpoint 2010) Premium-Seminar Powerpoint 2002/2003 (kennwortgeschützt) Interaktives Handbuch für Powerpoint Umstieg 2002/2003 auf Powerpoint 2010 (öffentlich) Inhaltsverzeichnis Seite 14 Powerpoint 14.1 Projekt Grundlagen Powerpoint einrichten Datei Ansichten Folienlayout Clipart Folienfarbschema Entwurfsvorlagen Objekte formatieren benutzerdefinierte Animation Projekt Grundlagen Präsentation vorbereiten und speichern Gliederung Folien hinzufügen, löschen Folienlayout Objekte bearbeiten Untertitel der Startseite einspaltiger Untertitel zweispaltiger Untertitel Textfeld mit einem Absatz Textfeld mehrere Absätze Clipart WordArt AutoFormen Animated Gif Video Diagramm Organigramm Foliendesign und Hintergrund Objekte formatieren Titel und Hyperlink Aufzählungszeichen Untertitel Hintergrund, Format übertragen Schriftfarbe 380 Für Benutzer, die nicht mehr über die Vorgängerversion verfügen, steht hier das Online-Seminar der Vorgängerversion zur Verfügung. Für die Nutzung sind allerdings Benutzername und Kennwort erforderlich. Für Benutzer, die noch nicht über die aktuelle Version verfügen, steht das Interaktive Handbuch für Powerpoint zur Verfügung. Es zeigt nach Wahl eines Befehls in der Vorgängerversion diesen Befehl in der aktuellen Version an. 2

6 3 Powerpoint starten Powerpoint kann - wie alle Programme - auf unterschiedliche Weise gestartet werden Windows 7 Grundlagen Startmenü anpassen Jeder Weg ist bei korrekter Einstellung gleichberechtigt. 3

7 3 Powerpoint starten Ist Powerpoint an das Starmenü "angeheftet", wird ggf. die "Sprungliste" (Zuletzt verwendet) angezeigt. Mausklick auf ein Element der Sprungliste startet Powerpoint zusammen mit der Datei. Mausklick auf das Icon von Powerpoint startet das Programm mit einer leeren Präsentation. 4

8 3 Powerpoint starten Alternativ wechselt Mausklick auf "Alle Programme".. 5

9 3 Powerpoint starten..zur Liste der installierten Programme. Mausklick auf "Microsoft Office".. 6

10 3 Powerpoint starten..öffnet diese Liste. Mausklick auf "Microsoft PowerPoint 2010".. 7

11 3 Powerpoint starten..startet Powerpoint mit einer leeren Präsentation. 8

12 4 Menüband ("Ribbon") Das Menüband enthält in der Voreinstellung neun Register. Jede dieser Register enthält die Befehle, die im Kontext zur gerade gewählten Funktion stehen (Einfügen, Entwurf,..) Werden einzelne Objekte markiert (Tabellen, Grafiken,..) erscheinen zusätzliche Register. Es kann zu jeder Zeit bei Bedarf zu jedem anderen Register gewechselt werden. Die "Haupt"-Register ist das Register "Start". Dieses enthält die wichtigsten Befehle zur Formatierung des Textes. In diesem Abschnitt werden die Register in der Reihenfolge ihrer Anordnung beschrieben. Da auf wichtige Befehle des Registers "Start", die häufig benötigt werden, nur dann zugegriffen werden kann, wenn dieses Register aktiv ist ist, wurde zusätzlich die "Symbolleiste für den Schnellzugriff" zur Verfügung gestellt, die oberhalb der Menüleiste ständig aktiv ist. Diese kann so angepasst werden, dass sie häufig benötigte Befehle enthält. Der Weg der Anpassung wird in "4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen" beschrieben. 9

13 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Das Register "Datei" enthält die Befehle, die das gesamte Dokument betreffen und die Befehle, um Powerpoint anzupassen. Bei der Anpassung von Powerpoint gilt: Änderungen der Einstellungen in "Optionen" sollten dokumentiert werden, damit diese ggf. rückgängig gemacht werden können. 10

14 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Mausklick öffnet das Register Datei 11

15 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Die hervorgehobenen Rechteverwaltungen setzen externe Dienste voraus. 12

16 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Powerpoint kann - wie alle Office-Programme - Dateien der Vorgängerversionen öffnen, bearbeiten und speichern. Im "Kompatibilitätsmodus" sind die Möglichkeiten allerdings begrenzt. 13

17 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Powerpoint verfügt über eine rudimentäre Versionsverwaltung. 14

18 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) "Speichern" aktualisiert die aktuelle Datei unter dem aktuellem Namen auf dem Datenträger. Wurde die Datei noch nicht gespeichert, wechselt der Befehl automatisch zum Befehl "Speichern unter". 15

19 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) "Speichern unter"... 16

20 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich)..ermöglicht es, Dateiname, Speicherort (und Dateityp) festzulegen. 17

21 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) "Öffnen".. 18

22 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich)..ermöglicht es, gezielt vorhandene Dateien zu öffnen. 19

23 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Die zuletzt verwendeten Dateien und Speicherorte können geöffnet werden. Die Anzahl der angezeigten Elemente kann eingestellt werden. 20

24 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Mausklick öffnet die gewählte Datei. 21

25 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Mausklick... 22

26 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich)..öffnet den zuletzt verwendeten Ordner. 23

27 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Doppelklick - bzw. Mausklick in der Vorschau - öffnet eine neue leere Präsentation. 24

28 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) "Meine Vorlagen" verweist auf den Ordner, der in Word als Vorlagenordner eingestellt wurde. 25

29 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Es können Vorlagen aus dem alten oder dem neuen Format gewählt werden. Bei Vorlagen aus dem alten Format schaltet Powerpoint automatisch in den Kompatibilitätsmodus um. Wird die Datei anschließend im neuen Format gespeichert, stehen alle Funktionen der neuen Version zur Verfügung. 26

30 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) "Drucken" bietet die Druckvorschau (Seitenansicht) und die Möglichkeit, Präsentationen in verschiedenen Formaten zu drucken. 27

31 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Es können Teile der Präsentation vom Druck ausgeschlossen werden. 28

32 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Es können - wie bisher - bis zu neun Folien/Seite gedruckt werden. 29

33 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Die Präsentation kann in verschiedenen Formaten als Anlage einer versendet werden. 30

34 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Die Präsentation kann als wmv-datei (Windows Media Video) gespeichert werden. 31

35 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Die Präsentation kann einschließlich aller verknüpften Elemente auf eine CD gebrannt bzw. für die Weitergabe auf einem Laufwerk gespeichert werden. Die verknüpften Elemente werden automatisch in einem Unterordner gespeichert. 32

36 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) Die "normale" Hilfe kann wahlweise über das Icon in der Symbolleiste oder über diesen Bereich gestartet werden. 33

37 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich) "Optionen".. 34

38 4.1 Register Datei ("Backstage"-Bereich)..bietet eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten. Der Standarddateityp könnte verändert werden. Dies würde jedoch die Möglichkeiten beim Entwurf der Präsentation einschränken. Der Standardspeicherort sollte angepasst werden. Der Vorlagenordner wird in Word festgelegt. 35

39 4.2 Register Start Das Register "Start" enthält alle wesentlichen Befehle zur Textformatierung. Es entspricht - in etwa - der ehemaligen Symbolleiste "Format". Bei Bedarf entstehen zusätzliche Register. 36

40 4.2 Register Start Mausklick wechselt zu jeder beliebigen Zeit zum Register Start. 37

41 4.2 Register Start Mausklick in ein Textfeld (hier Titelfeld) setzt den Cursor in das Textfeld. Die Textformatierungsbefehle werden aktiv. Text kann (formatiert) eingegeben werden. 38

42 4.2 Register Start Der aktuelle Folieninhalt wird auch in der Vorschau in der linken Spalte angezeigt. 39

43 4.2 Register Start Es kann zu jeder Zeit zwischen Folien (-Vorschau) und Gliederung gewechselt werden. 40

44 4.2 Register Start Die Gliederung ist die Ansicht, in der eine Präsentation "geplant" werden sollte. 41

45 4.2 Register Start Die Office-Zwischenablage kann aktiviert werden. 42

46 4.2 Register Start Hinter der aktuell markierten Folie kann eine neue Folie eingefügt werden. Das Layout kann bereits hier gewählt werden. 43

47 4.2 Register Start Das Layout der markierten Folie kann zu jeder Zeit verändert werden. 44

48 4.2 Register Start Das Dialogfeld "Schriftart".. 45

49 4.2 Register Start..bietet Formatierungen, die über die im Register Start angezeigten Formatierungen hinausgehen. 46

50 4.2 Register Start Das Dialogfeld "Absatz".. 47

51 4.2 Register Start..bietet Absatzformate, die über die im Register Start hinausgehen. 48

52 4.2 Register Start Ein markiertes Textfeld kann konvertiert werden. 49

53 4.2 Register Start Wird es in eine "SmartArt-Grafik" konvertiert.. 50

54 4.2 Register Start..wird der Text übernommen. Text in SmartArt-Grafiken wird nicht mehr in der Gliederung angezeigt. Eine Grafik kann hinzugefügt werden. Das Eingabefenster kann geschlossen werden. 51

55 4.2 Register Start Mausklick zeigt das Eingabefenster der markierten SmartArt-Grafik wieder an. 52

56 4.2 Register Start Markierte Textfelder können auch mit weiteren Effekten formatiert werden. 53

57 4.2 Register Start Schnelformat-Vorlagen nicht aus,..f Reichen die angebotenen Formatierungen nicht aus, kann das Dialogfeld "Form formatieren" aktiviert werden. 54

58 4.2 Register Start In diesem Fenster sind weitere Einstellungen möglich. 55

59 4.2 Register Start Die Schriftarten können ersetzt werden, ohne die Texte zu markieren. 56

60 4.2 Register Start Die Markierungsmöglichkeiten sind erweitert worden. 57

61 4.3 Register Einfügen Das Register Einfügen bietet die Möglichkeit, "Objekte" einzufügen: Tabellen (einschließlich Exceltabellen) Grafiken Clipart (Auto)formen SmartArt-Grafiken (Excel-)Diagramme Kopf-/Fußzeilen WordArt... 58

62 4.3 Register Einfügen Es kann zu jeder Zeit per Mausklick zum Register Einfügen gewechselt werden. 59

63 4.3 Register Einfügen Exceltabellen sollten nur dann eingefügt werden, wenn diese nicht am anderen Ort als separate Excel-Arbeitsmappe gespeichert werden sollen. Hier stehen zwar alle Befehle aus Excel zur Verfügung, die Tabelle kann jedoch ausschließlich in dieser Präsentation in dieser Folie "gepflegt" werden. 60

64 4.3 Register Einfügen Bildschirmfotos aktiver Fenster bzw. Teile des Desktops können eingefügt werden, ohne den Umweg über ein externes Grafik-Programm. 61

65 4.3 Register Einfügen Dieser Befehl erleichtert die Erstellung mehrerer Folien, die in der Grundeinstellung nur je ein Foto enthalten sollen. Die Folien können nachträglich beliebig bearbeitet werden. 62

66 4.3 Register Einfügen Dieser Befehl bietet die Auswahl der (Auto-)Formen. 63

67 4.3 Register Einfügen Ein Textfeld kann nicht nur in eine SmartArt-Grafik konvertiert werden, es können auch "leere" SmartArt-Grafiken erstellt und nachträglich bearbeitet werden. 64

68 4.3 Register Einfügen Auch Powerpoint bietet die Möglichkeit, Excel-Diagramme einzufügen. 65

69 4.3 Register Einfügen Es wird der Diagramm-Assistent gestartet. 66

70 4.3 Register Einfügen Excel startet und ermöglicht die Bearbeitung des eingebetteten Excel-Diagramms. Beschriftungen und Daten korrespondieren direkt. 67

71 4.3 Register Einfügen Sollen externe Daten eingefügt werden (u.a. Excel-Diagramme) können diese als Objekt (verknüpft) eingefügt werden. 68

72 4.3 Register Einfügen Die angebotenen Formeln können frei bearbeitet werden. Sie werden als Grafik erzeugt, sind also nicht "rechenfähig". 69

73 4.3 Register Einfügen Videos können aus der Clipart-Sammlung" bzw. als Datei eingefügt werden. 70

74 4.3 Register Einfügen Es werden verschiedene Dateiformate unterstützt. 71

75 4.3 Register Einfügen Die Videos können bereits im Entwurf getestet (nicht jedoch bearbeitet) werden. 72

76 4.3 Register Einfügen Das gleiche gilt für Audio-Dateien. 73

77 4.4 Register Entwurf Im Register Entwurf können Ränder Ausrichtung "Designs" (Schriftart, Farbe,..) Hintergrundfarbe (und Verlauf..) eingestellt werden. Kopf-/Fußzeilen fehlt in diesem Bereich. Diese können jedoch im Register "Einfügen" aufgerufen werden. 74

78 4.4 Register Entwurf Es kann zu jeder Zeit zum Register "Entwurf" gewechselt werden. 75

79 4.4 Register Entwurf Hier können lediglich.. 76

80 4.4 Register Entwurf..die Seitenränder und die Ausrichtung für Bildschirm und Druck festgelegt werden. Kopf-/Fußzeilen, die Anzeige der Foliennummer müssen über das Register "Einfügen" eingestellt werden. 77

81 4.4 Register Entwurf Das Design kann nachträglich neu gewählt werden. 78

82 4.4 Register Entwurf Die Auswahl kann auf eine einzelne Folie beschränkt oder für alle Folien übernommen werden. 79

83 4.4 Register Entwurf Der Hintergrund der Folie(n) kann in weiten Grenzen formatiert werden. 80

84 4.5 Register Übergänge Das Register "Übergänge" ist für die (Animation der) Folienübergänge zuständig. Eingestellte Zeiten werden in der Ansicht "Foliensortierung" angezeigt. 81

85 4.5 Register Übergänge Die Auswahl der angebotenen Folienübergänge.. 82

86 4.5 Register Übergänge..ist in Gruppen eingeteilt. 83

87 4.5 Register Übergänge "Mausklick" hat Vorrang vor eingestellter Zeit. 84

88 4.6 Register Animationen Das Register "Animationen" betrifft die Animationen (markierter) Objekte. Auf jedes Objekt kann/können keine oder mehrere Animationen angewendet werden. Diese Animationen können gleichzeitig oder nacheinander abgearbeitet werden. 85

89 4.6 Register Animationen Das Register Animationen kann zu jeder Zeit aktiviert werden. 86

90 4.6 Register Animationen Das Objekt, das animiert werden soll, muss markiert werden. 87

91 4.6 Register Animationen Es stehen eine Vielzahl von Animationen zur Verfügung. 88

92 4.6 Register Animationen Jede gewählte Animation hat weitere Attribute. 89

93 4.6 Register Animationen Sollen weitere Animationen - hier zum gleichen Objekt - hinzugefügt werden... 90

94 4.6 Register Animationen..sollte der "Animationsbereich" aktiviert werden. Hier können die Reihenfolge verändert und weitere Attribute eingestellt werden. Ist dies gewünscht, muss die betreffende Animation im Animationsbereich markiert werden. 91

95 4.7 Register Bildschirmpräsentation Das Register "Bildschirmpräsentation" ist zuständig für die Einstellung der Präsentation insgesamt. 92

96 4.7 Register Bildschirmpräsentation Es kann zu jeder Zeit aktiviert werden. 93

97 4.7 Register Bildschirmpräsentation Im folgenden Dialogfenster werden die Grundeinstellungen vorgenommen. 94

98 4.7 Register Bildschirmpräsentation Die Voreinstellung ist die "Präsentation durch einen Redner". 95

99 4.7 Register Bildschirmpräsentation Von der Voreinstellung sollte hier nur dann abgewichen werden, wenn die Präsentation in einer kleineren Auflösung angezeigt werden soll, als der aktuell aktive Bildschirm bietet. 96

100 4.8 Register Überprüfen Das Register "Überprüfen" bietet im Wesentlichen die Befehle zur Rechtschreibprüfung und Recherche. Zusätzlich zu den "Notizen" können Kommentare mit eingefügt werden. Beide Elemente werden nicht am Bildschirm während der Präsentation angezeigt. 97

101 4.8 Register Überprüfen Es kann zu jeder Zeit zum Register "Überprüfen" gewechselt werden. 98

102 4.9 Register Ansicht Das Register "Ansicht" bietet den Wechsel der Ansichtsarten. Zusätzlich sind hier die Formatierungs-Befehle für den Folien- und Handzettelmaster untergebracht. Die Makroerstellung und -verwaltung kann hier ebenfalls aufgerufen werden. 99

103 4.9 Register Ansicht Es kann zu jeder Zeit zum Register "Ansicht" gewechselt werden. 100

104 4.9 Register Ansicht Raster- und Führungslinien erleichtern die genaue Positionierung und Ausrichtung von Objekten. 101

105 4.9 Register Ansicht Die Foliensortierung ist dann sinnvoll, wenn Folien verschoben werden sollen. In der Foliensortierung werden die Zeiten der Folienübergänge angezeigt. 102

106 4.9 Register Ansicht Die Notizseite ist sinnvoll, wenn (kommentierte) Ausdrucke der Präsentation erstellt werden sollen. 103

107 4.9 Register Ansicht Die "Leseansicht" entspricht in etwa der Vorführung der Präsentation in einem Fenster. 104

108 4.9 Register Ansicht Aus dem Kontextmenü kann die Präsentation - und damit die Leseansicht - beendet werden. 105

109 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist zu jeder Zeit sichtbar, auch wenn das Register gewechselt wird. Deshalb ist es sinnvoll, diese so anzupassen, dass häufig verwendete Befehle dort eingefügt werden. Die Anpassungen können zu jeder Zeit verändert oder auch in Gänze zurückgesetzt werden. Angepasste Symbolleisten für den Schnellzugriff können exportiert/importiert werden. 106

110 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Die Symbolleiste für den Schnellzugriff kann über das Register Datei, Befehl Optionen oder aus der Symbolleiste selbst angepasst werden. 107

111 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen "Weitere Befehle.." wechselt zu Optionen. 108

112 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Der Befehl "Symbolleiste für den Schnellzugriff" wird automatisch gewählt. Der gewünschte Befehl wird markiert und hinzugefügt. 109

113 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Er erscheint im rechten Fenster. 110

114 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Die Reihenfolge kann neu eingestellt werden. 111

115 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Die Symbolleiste wird erst geändert, wenn die neuen Einstellungen explizit bestätigt werden. 112

116 4.10 Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Danach können die Befehle aus der Symbolleiste direkt aufgerufen werden. 113

117 5 Präsentation vorführen Wird die Präsentation vorgeführt, greifen alle Folienübergänge und Animationen. Die Präsentation kann ab aktueller Folie oder unabhängig von der gerade bearbeiteten Folie ab der ersten Folie starten. 114

118 5 Präsentation vorführen In der Statuszeile startet die Präsentation ab der aktuellen Folie. 115

119 5 Präsentation vorführen Über das Register "Bildschirmpräsentation" kann die Folie auch ab erster Folie gestartet werden. 116

120 5 Präsentation vorführen Die Präsentation startet. 117

121 5 Präsentation vorführen Aus dem Menü der Präsentation kann zu jeder Zeit zu jeder Folie gewechselt werden. Angezeigt wird der Folientitel - oder wenn nicht vorhanden - die Foliennummer. 118

122 5 Präsentation vorführen Die Präsentation kann zeitweilig ausgeblendet werden. 119

123 5 Präsentation vorführen Der Stift kann aktiviert werden. 120

124 5 Präsentation vorführen Der Stift ermöglicht das freie Zeichnen auf der aktuellen Folie. 121

125 5 Präsentation vorführen Gezeichnet wird mit der Maus. 122

126 5 Präsentation vorführen Solange kein Wechsel von Stift auf "Pfeil" erfolgt, können die Freihandlinien gelöscht werden. Nach einem Wechsel von Stift auf Zeiger bleibt die Freihandlinie Teil der Folie. Beim Schließen der Präsentation kann entschieden werden, ob diese Freihandlinien gespeichert werden sollen oder ob die ursprüngliche Präsentation erhalten bleiben soll. 123

127 (c) Hans-Joachim Ewald 124