1.) Wichtiger Hinweis: Blenden Sie in der Auftragsübersicht die Spalte Poststelle ein

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1 Sehr geehrte Damen und Herren, beim Versenden der Post aus Ihrem Lexware Programm ist ein Fehler aufgetreten. Nachfolgend erhalten Sie wichtige Informationen zur Anwendung der Poststelle und zur Fehlerbehebung: 1.) Wichtiger Hinweis: Blenden Sie in der Auftragsübersicht die Spalte Poststelle ein Sie können in der Auftragsliste den Status der Aufträge einsehen, die Sie über die Poststelle versendet haben. Außerdem steht ein Protokoll mit allen Versende-Informationen zum ausgewählten Beleg zur Verfügung. Vorgehen Status-Spalte für Poststelle in Auftragsliste einblenden 1. Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Aufträge'. 2. Markieren Sie einen Eintrag mit der rechten Maustaste. 3. Klicken Sie im Kontextmenü auf 'Listeneinstellungen'. 4. Markieren Sie im Fenster 'Listeneinstellungen' links den Eintrag 'Poststelle'. 5. Verschieben Sie den Eintrag nach rechts. 6. Platzieren Sie den Eintrag an der gewünschten Position. 7. Klicken Sie auf 'OK. Sie sehen in der Auftragsliste in der Spalte 'PS' den Status Ihrer Briefe, die Sie über die Poststelle versendet haben. Protokoll öffnen Um das Protokoll mit allen Versende-Informationen zum ausgewählten Beleg anzusehen, klicken Sie auf das Symbol (farbigen Briefumschlag). 1/5

2 Sie sehen auf einen Blick, ob ein Beleg mehrfach versendet wurde, den Betrag, mit dem frankiert wurde, den Status des Beleges. Um die für den Versand an Ximantix übermittelte PDF-Datei einzusehen, klicken Sie auf das PDF- Symbol. Status aktualisieren Den Status aktualisieren Sie so: in der Auftragsliste mit der Funktionstaste 'F5' im Menü 'Extras - erechnung/poststelle - Poststelle' über die Schaltfläche 'Status aktualisieren' 2/5

3 2.) Die Spalte Status zeigt einen Fehler an. Was müssen Sie tun? Der häufigste Grund für Fehlermeldungen sind veraltete angepasste Formulare (Skriptsprache). Beispiel 1: Folgende Fehlermeldung erscheint in der Info-Spalte beim Versenden eines Briefes über die Poststelle: '...Es befindet sich Text außerhalb des erlaubten Bereichs.' Beispiel 2: Folgende Fehlermeldung erscheint in der Info-Spalte beim Versenden eines Briefes über die Poststelle: '...es konnte keine gültige Adresse gelesen werden... '. Hintergrund: Beim Versenden von Aufträgen über die Poststelle ist die Freimachungszone ein wichtiger Bereich, der für den Dienstleister freigehalten werden muss. Die in der Abbildung rot markierten Bereiche müssen für die Frankierung des Briefes freigehalten werden. Die grün markierten Bereiche stellen das Sichtfenster des Briefumschlages dar. Die genauen Maße, sowie weitere Informationen finden Sie in der Programmhilfe unter dem Suchbegriff "Poststelle". Hinweis: Die mit der Version 2015 ausgelieferten Formulare von Lexware berücksichtigen die Freimachungszone. Hier funktioniert die Poststelle einwandfrei da die Freimachungszone entsprechend freigehalten wird. Sofern Sie Formulare aus älteren Versionen verwenden, die entweder von Ihnen selbst oder von einem Partner (in der Skriptsprache) angepasst wurden, sollten Sie, auch aufgrund möglicher gesetzlicher Änderungen, nur die aktuellen Formulare verwenden oder Ihre Änderungen auf Basis der aktuellen Formularen nachziehen lassen. Nur so ist gewährleistet, dass Sie immer einen aktuellen Stand haben. Falls Sie Ihre angepassten Formulare nicht anpassen können/möchten, führen Sie für die Poststelle folgende Anpassungen im Formular-Assistent durch, um die Briefe dennoch über die Poststelle zu versenden. 3/5

4 Vorgehen 1. Rufen Sie einen Auftrag zum Drucken auf. 2. Klicken Sie auf 'Formularverwaltung'. 3. Wählen Sie das Formular, welches Sie für den Druck über die Poststelle verwenden möchten. 4. Öffnen Sie über 'Bearbeiten' den Formular-Assistenten. 5. Wechseln Sie auf die Seite 'Absenderzeile' und ändern Sie dort die Einstellungen wie folgt: Position von oben: 4,5 cm Position von links: 2,1 cm 6. Wechseln Sie auf die Seite 'Adressfenster' und ändern Sie dort die Einstellungen wie folgt: Position von oben: 6.3 cm Position von links: 2,1 cm 7. Sofern die zuvor aufgeführten Einstellungen korrekt sind, könnte es daran liegen, dass Sie mehr als sechs Zeilen in Ihrem Adressfeld verwenden und PLZ/Ort sich nicht mehr im lesbaren Sichtfenster-Bereich befinden. Entweder Sie passen den Auftrag nochmals an oder Sie reduzieren die Anzahl der Adresszeilen über die entsprechenden Optionen im Formular-Assistenten (Seite Adressfenster). 8. Rufen Sie die Seite 'Optionen' auf und entfernen Sie, sofern gesetzt, das Häkchen für die Lochmarke. 4/5

5 9. Bitte beachten Sie außerdem, dass im Adressfenster des Auftrages, im Feld <PLZ>, nur die Postleitzahl steht. Bei Bedarf kann die Angabe des Landes im Feld <Land> eingepflegt werden. Falls Sie die Einstellungen ändern, ist es ratsam diese Formularvariante für die Poststelle unter einem eigenen Namen zu speichern. Dann wird Ihr bisher verwendetes Formular nicht verändert und kann wie bisher auch für die Ausdrucke, die nicht über die Poststelle versendet werden, weiterhin verwendet werden. Verwenden Sie zukünftig das neue Formular zum Versenden Ihrer Briefe über die Poststelle. 5/5