Eine Management Herausforderung- Die PST Migration

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1 Eine Management Herausforderung- Die PST Migration User Handling Die Migration von Outlook PST Files wird von den Herstellern auf der technischen Seite gut gelöst. Allerdings zeigt die Praxis, daß bei einer PST Migration die Unternehmen vor allem auf organisatorischer Seite auf ständig neue Szenarien treffen, die bewältigt werden müssen. Die Kommunikation mit allen Mitarbeitern hinsichtlich ihrer PSTs erfordert einen enormen Personalaufwand. Und der kann mit Hilfe des vcare MT auf ein Minimum reduziert werden. Notwendigkeit eines sauberen «PST Cleanups» vor der eigentlichen Migration mit Hilfe von User Communication und Statistiken (Problem der verteilten PST Landschaft: Wo sind welche PSTs? Welche PSTs will der User migriert haben?) Handling von «verwaisten» PST Files durch Erkennen von Sender und Empfänger (Problem der Besitzerzuordnung) «Korrupte» PST Files können nicht migriert werden, sondern müssen manuell verschoben werden PST Files auf der lokalen Festplatte des Benutzers müssen im Migrationskonzept bedacht werden Compliance Handling Handling von Gruppen Mailboxen und Gruppen-PSTs (Identifi zierung von PST Files aus Gruppenpostfächern) Komplettes Protokollieren aller User- und Administrator- Aktivitäten Unternehmen, die gesetzlichen Anforderungen unterliegen, müssen bei einem externen Audit sicherstellen, dass Informationen nicht einfach gelöscht oder verschoben werden Ablauf und Management Managen der Netzwerk-Lasten durch zeitliche Regelung der Migration einzelner PSTs (Problem der Netzwerküberlastung durch Massenmigration insbesondere bei dezentralisierten Fileservern) Automatisierte Zuteilung der Kostenstellen für den verbrauchten Archiv-Speicher (auf User- oder Abteilungsbasis) Priorisierung der Migration nach Userart, Abteilung oder Standort Seite 1

2 Die Lösung - vcare MT vcare Migration Tool vcare hat eine Management Toolbox zur Steuerung der PST Migration entwickelt. Das vcare Managed Migration Tool, kurz MT, wird als «On Top Tool» auf das existierende Symantec Enterprise Vault Produkt aufgesetzt. «Unsere Kunden erzählen mir, dass mit vcare MT eine Migration ohne Kopfschmerzen, mit viel Flexibilität und um einiges schneller über die Bühne geht.» Thomas Madsen, Mitglied Geschäftsleitung Beispielsweise stellen wir mit diesem Tool eine Internet HTML Seite für jeden User zur Verfügung, auf der dieser sofort sieht, welche PST Dateien ihm gehören, wo die PST Dateien liegen und wie alt die PSTs sind. Per einfachem Mausklick kann der User dann einzelne PSTs einer bestimmten Aktion zuordnen (z.b. «Löschen» oder «Migrieren» PST). Bisher waren User und Administrator äusserst zeitintensiv in diesen Prozess eingebunden. vcare MT erleichtert die User Kommunikation mit der IT Administration, und die Tätigkeit bei der eigentlichen PST Migration wird zeitlich beschleunigt. Ein weiterer Pluspunkt von vcare MT ist die zeitbasierte Migrationszuordnung, in der Netzwerklasten minimiert und entsprechend verteilt werden. Für Ihr Unternehmen heißt das: Projektphasen werden stark vereinfacht und verkürzt, insbesondere während des gesamten Prozesses bei einer PST Migration. In den laufenden Betrieb wird nicht eingegriffen, Ihre Personalressourcen werden geschont und IT-Richtlinien können spielend eingehalten werden. Seite 2

3 vcare MT schnellere Projektphasen Zeitersparnis schont Personalressourcen Einhaltung der IT Richtlinien kein Eingriff in den laufenden Betrieb Die Funktionalität Auf User-Level Der User hat die Möglichkeit, seine PST Dateien über ein Menü einer bestimmten Aktion zuzuweisen (Löschen oder Migrieren, Besitzer der PST Datei ja/nein). Auch die Zuweisung, dass es sich um eine Gruppenmailbox handelt ist möglich. Der User erkennt Anzahl und Grösse seiner PST s wie auch den Dateipfad der PST Dateien. Übersicht Es wird eine Statistik über die Anzahl bestehender Files erzeugt. Zudem kann der User einzelne Funktionen anwählen wie Migrieren, Löschen, Gruppen-Mailbox oder keine Berechtigung. LOG User- und Administratortätigkeiten können lückenlos aufgezeichnet werden, so dass ein Nachweis aller Vorgänge während der Projektphase jederzeit möglich ist. Seite 3

4 Immer noch sind PST Migrationen nicht trivial, insbesondere in grösseren Infrastrukturen. vcare MT löst folgende Herausforderungen: Limitierte Bandbreiten der Infrastruktur Überladen der Server Umgang von PSTs mit Paßwörtern Managen von PSTs auf Gruppenlaufwerken Auf Operator-Level Für Unternehmen ist es sinnvoll, im Rahmen einer PST Migration verschiedene Rollen zu defi nieren, allein aus Gründen der IT Sicherheit. Durch vcare MT ist eine einfache Rollenverteilung möglich, Aufgaben können für verschiedene Teams defi niert werden (z.b. Helpdesk darf nur Benutzer für die Archivierung ein- und ausschalten, erhält aber keine Berechtigung, archivierte Elemente aller Benutzer anzusehen oder zu durchsuchen). Der IT Administrator hat die Möglichkeit eines aktiven Monitorings während der Gesamtzeit der Migration. Durch das lückenlose Nachverfolgen von einzelnen Aktionen ist ein reibungsloser Ablauf der Migration gewährleistet. Zusätzlich bietet vcare MT durch komplexes und qualifi ziertes Prüfen die Möglichkeit, «verwaisten» PST Dateien automatisch die passende Zuordnung zu geben. Diese Dateien können dann einem Archiv, einer Gruppe oder einem Benutzer zugeordnet und zur Verfügung gestellt werden. Besitzerzuordung Mit Hilfe der «PST-Suchfunktion» von vcare MT kann der Administrator User- und Gruppen PST Files denjenigen Mailboxen zuordnen, bei welchen eine Identifi zierung schwierig ist oder ein User nicht automatisch zugeordnet werden kann. Seite 4

5 Reports Das Engineering Team kann Informationen über die Verteilung der PST Files auf die einzelnen Mail Stores abrufen und die einzelnen Mail Stores besser auf die Vault Stores von Enterprise Vault verteilen. Auf Engineering-Level Die Engineering Oberfl äche von vcare MT ist für IT Administratoren eine zusätzliche Erleichterung, weil im Falle einer PST Migration schnell festgestellt werden kann, wie die Zuordnung der PST Files zu den passenden Exchange Mailstores geschehen soll. Weitere zu migrierende Datenmengen können hinsichtlich der Archivzuordnung/ Storagezuordnung statistisch ausgewertet und entsprechend zugewiesen werden. Diese Zuordnung kann sogar vor einer EV-Einführung passieren, was wiederum ein besseres Storage Design (Vault Stores) gewährleistet. Select Reports IT Administratoren können mit der Engineering Oberfl äche von vcare MT umfangreiche Auswertungen und Reports spielend generieren (Beispiel: Status Migration, Anzahl der PSTs von Usern/ Notebookusern, die nicht erfolgreich migriert wurden, usw.) Der Vorteil: Deutliche Reduktion Ihrer laufenden Administrationskosten. Seite 5

6 Bild:pixelquelle.de Warum für vcare entscheiden? Unser Know-How Als vcare können wir Ihr Projekt mit unserem Wissen unterstützen. Die Erfahrung zeigt, dass Symantec Enterprise Vault ein umfangreiches Produkt ist, das mit seinen vielen Schnittstellen ein spezielles Know- How verlangt. Wissen ist vor allem in den Bereichen Fileserver, Storage, Security, Exchange und Usermanagement gefragt und bei Symantec Enterprise Vault die Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung. Wir haben unser Können mit Hilfe unserer Spezialisten sorgfältig aufgebaut. vcare profi tiert von einer langjährigen Praxis. Wir wissen, dass Unternehmensanforderungen individuell sind und immer wieder spezifi sche, effi ziente und clevere Archivierungslösungen benötigen. vcare nennt Ihnen auf Wunsch gerne Referenzen, bei denen Projekte erfolgreich umgesetzt wurden. vcare Projekt Management Für die Kontrolle von Zeit, Qualität und Kosten Wir sind davon überzeugt, dass ein Projekt nur mittels eines professionellen Projektmanagements erfolgreich und effi zient durchgeführt werden kann. Ein von vcare geführtes Projekt hat aus diesem Grund einen ausgewiesenen Projektleiter, der als Single Point of Contact während des Projekts die Fäden zusammenhält und als alleinige Schnittstelle zwischen dem Kunden, vcare und den Herstellern agiert. Unser Projektmanagement gewährleistet eine offene Kommunikation und garantiert Ihnen einen erfolgreichen Abschluss. Mit wenigen Ressourcen auf der Kundenseite können dadurch die Termine trotz ehrgeiziger Projektlaufzeiten eingehalten werden. Die Qualität stimmt und alles funktioniert wie vorgegeben. vcare Infosystems AG Täfernhof Mellingerstrasse 207 CH Baden-Dättwil Tel Fax vcare Infosystems GmbH Agora Business Center Seite 6 Landsberger Strasse 302 DE München Tel Fax

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