10 Jahre Zweckverband KIRU

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1 2011 / 2012 Herausgeber Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Zweckverband (KIRU) Schulze-Delitzsch-Weg Ulm 0731 / Interkommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm GmbH (IIRU) Carl-Zeiss-Strasse Reutlingen / info@rz-kiru.de 10 Jahre Zweckverband KIRU

2 Sehr geehrte Leserinnen und Leser, unser IT-Zweckverband KIRU feiert im Jahr 2012 sein 10-jähriges Bestehen. Am 1. Januar 2002 ging die KIRU aus den beiden Rechenzentren IKD Ulm und RRZ Alb-Schwarzwald hervor. Beeindruckend ist die Weitsicht unserer Gründerväter, die - getragen von einer Vision bereits vor über 40 Jahren mit der Gründung der beiden Rechenzentren die richtige Weichenstellung für die kommunale Datenverarbeitung in Baden-Württemberg getroffen haben. Denn manche Aufgaben kann man nur gemeinsam bewältigen. Inzwischen sind wir ins Schwabenalter gekommen, haben viel gelernt, einige Stürme überstanden und wertvolle Erfahrungen gesammelt. Der Wandel ist unser ständiger Begleiter das gilt in der IT-Branche noch mehr als in jedem anderen Bereich. Wir haben konkrete Vorstellungen, wie sich die kommunale IT weiterentwickelt, denn wir kennen ihre Geschichte und unsere Kunden, die wir seit über 40 Jahren partnerschaftlich begleiten. Aus diesen Erfahrungen und der Energie und Tatkraft unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gewinnen wir die Kreativität, um am Bedarf unserer Mitglieder und Kunden orientierte Lösungen und Dienstleistungen zu entwickeln. Denn kreative Lösungen für die Zukunft sind immer auch das Ergebnis von Erfahrungen und Erkenntnissen aus der Vergangenheit. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter in unserem Hause trägt ein großes Potenzial in sich. Oftmals im Verborgenen. Unsere Kraft liegt in der Bereitschaft, durch stete Verwandlung erneut ein Stück besser zu werden. Superlativen und Überheblichkeit liegen uns nicht. Wir arbeiten kontinuierlich und gewissenhaft an der Zukunft der KIRU, einem kundenorientierten Zweckverband, ganz im Sinne der Ziele unserer Gründerväter und der interkommunalen Zusammenarbeit. Bodenständig sein und doch leistungsfähig bleiben ist eine Herausforderung, der wir uns gerne jeden Tag neu stellen. Und wo es erforderlich ist, wachsen wir auch über uns hinaus. Kennen Sie Clark Kent? Gerne zeigen wir Ihnen diese andere Seite von uns. Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen unserer neuen Ausgabe von KIRU-Forum! Ihr Manfred Allgaier 2011/

3 10 Jahre Zweckverband KIRU Inhaltsverzeichnis 2011 / 2012 I Rückblick 6 II Ausblick 12 III Service 20 Editorial 3 10 Jahre KIRU 6 Zur Geschichte der IT-Zweckverbände Ulm und Reutlingen. 10 Jahre KIRU - Chronik 8 40 Jahre Rechenzentrum aus technischer Sicht 9 Von der Lochkarte bis zum Tablet-PC. Verbandsvorsitzender wird Ministerialdirektor 11 Dr. Zinell ist ins Innenministerium Baden-Württemberg gerufen worden. Schon gesehen - KIRU zeigt ihre andere Seite 12 Zum Jubiläumsjahr wehen erstmals Flaggen an den KIRU- Standorten. Neues Outfit für die KIRU 13 Die KIRU präsentiert sich mit neuem Corporate Design. Neuregelung der Rabattierung richtungsweisend 14 Die neue Rabattregelung basiert auf 3 unabhängigen Komponenten. Wenn das Volk gezählt wird 20 Die KIRU unterstützt bei der Umsetzung des Zensus VEMAGS - schnell und sicher 22 Verlässliche Betreuung von Genehmigungsverfahren. Speicherplatz gesucht 24 Die Stadt Oberndorf führt das -Archivierungs und -Verwaltungssystem ein. Generationswechsel vollzogen 27 Das Finanzwesen Classic geht in den Ruhestand. Next Generation KIRU I 16 Das Rechenzentrum bildet seit vielen Jahren den eigenen Nachwuchs aus. Mit Web 2.0 gut informiert 28 Das Bedürfnis nach aktuellen Informationen wird in den sozialen Netzen erfüllt. Bildnachweise Maximilian Dörrbecker (9), Innenministerum Baden-Württemberg (11), FotoLyriX-Fotolia (14), Zensus-Statistisches Bundesamt (20, 21), Landratsamt Ortenaukreis (22, 23), Stadt Oberndorf (24), Josef Müllek- Fotolia (29), Hubert Juranekaboutpixel (36), Stadt Mengen (39), birgith-pixelio (42), Microsoft Pictures (30, 41, 44, 48), Ute Besch (54), Thomas Kiwus (55), alle weiteren Bilder: KIRU. Next Generation KIRU II 18 Auslandspraktikum beim amerikanischen Großunternehmen. Angriffe im Internet werden immer professioneller 30 Die Sicherheitssysteme der KIRU werden weiter ausgebaut. 4

4 IV Austausch 32 V Entwicklung 36 VI Gremien 52 VII Intern 56 Anwendertreffen bei der KIRU 32 Neue Funktionen für das Liegenschaftsmanagement. Gemeinderat besucht das Rechenzentrum 34 Der Oberndorfer Gemeinderat informiert sich bei der KIRU in Reutlingen. Auf Erfolgskurs mit dvv.dokumentenmanagement 36 Unternehmensweite Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Vor-Ort-Service mit dem Mobilen Bürgerbüro 38 Mobilität im Meldewesen verbessert den Bürgerservice. Modernisierung im Einwohnerwesen 41 Das Einwohnerwesen gehört zu den Kernverfahren der Rechenzentren. Sprachrohr der Mitglieder 52 Der Organisationsbeirat berät Geschäftsführung und Verwaltungsrat der KIRU. Freie Fahrt auf der Datenautobahn 56 Das KIRU-Team im Fachbereich Netz sorgt für reibungslose Kommunikation. Jubilare 58 Betriebs- und Dienstjubiläen. Haben Sie gewusst, dass Nachruf Walter Welte 60 Im Wandel der Zeiten 42 Die Standesämter in Deutschland haben eine lange Tradition. Geografische Informationssysteme 44 Von der Insellösung zur EUweiten Geodateninfrastruktur. Anzeigen 61 Deutschland Online 46 Bund und Länder haben bereits 2006 den Aktionsplan Deutschland-Online verabschiedet. Lösung für das Steueramt 48 Mit dem Kommunalmaster Veranlagung werden Steuern veranlagt und abgerechnet. Die richtige Wahl 50 Das Content-Management-System für Ihren Internetauftritt. 2011/

5 I Rückblick Die kommunale Datenverarbeitung in Baden-Württemberg besteht seit über 40 Jahren und ist in ihrer Organisationsform einmalig in Deutschland. Die 3 kommunalen Rechenzentren und die Datenzentrale Baden-Württemberg arbeiten - zum Nutzen aller Kommunen im Lande - im sogenannten Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg zusammen, um die vielfältigen Aufgaben über eine flächendeckende Kooperation gemeinsam und wirtschaftlich zu lösen. Die Entstehungsgeschichte der Rechenzentren reicht zurück bis in die 60er- Jahre. Erweiterte Aufgaben und wachsende Ansprüche an die kommunalen Verwaltungen führten Ende der 60er-Jahre zur Gründung des ersten Kommunalen Gebietsrechenzentrums in Ulm. Auf Initiative der kommunalen Landesverbände, insbesondere des Städtetags Baden-Württemberg und der damaligen Prüfungsanstalt für Körperschaften kam es zu Empfehlungen für eine gemeinsame kommunale Datenverarbeitung. Auch das Land Baden-Württemberg stellte ähnliche Überlegungen an, was zunächst zu einem Gesetzentwurf über die gemeinsame Datenverarbeitung von Land und Kommunen führte. Eine Arbeitsgruppe bei der Prüfungsanstalt entwickelte Computerregionen, für die jeweils ein kommunales Rechenzentrum gebildet werden sollten. Rechenzentrum vor Ort Bis 1976 wurden insgesamt 7 Rechenzentren und die Datenzentrale (als Softwarehaus) in Baden-Württemberg gegründet. Dem Zweckverband Interkommunale Datenverarbeitung Ulm (Gründungsjahr 1969) folgte auf Initiative der Oberbürgermeister von Reutlingen und Tübingen das Regionale Rechenzentrum 6

6 I Rückblick Alb-Schwarzwald im Jahr 1972 zunächst als GbR. Im darauffolgenden Jahr wurde der Zweckverband in Reutlingen gegründet. Gesetz regelt Zusammenarbeit Die Politik blieb nicht untätig und passte mit dem Gesetz über die Zusammenarbeit bei der automatisierten Datenverarbeitung 1996 die Rahmenbedingungen der 7 Rechenzentren an die aktuellen Erfordernisse an: Öffnung des Wettbewerbs für alle IT-Anwendungen, Aufhebung des sogenannten Anschluss- und Benutzungszwangs bei den DV-Zweckverbänden, Austrittsrecht für die Verbandsmitglieder sowie die stärkere Einbindung der Rechenzentren in die Verantwortung bei der Datenzentrale Baden-Württemberg. In den folgenden Jahren schlossen sich die 7 Rechenzentren zu 3 selbstständigen Einrichtungen mit 2 Großrechnerstandorten zusammen. Der Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm wurde in diesem Zuge 2002 aus den Rechenzentren Reutlingen und Ulm gegründet. Der damalige Ulmer Verbandsvorsitzende Siegfried Rieg betonte anlässlich der Zusammenführung der Zweckverbände dass vieles miteinander besser machbar ist, wie wenn jeder für sich alleine agiert. (...) Ziel der Zusammenführung unserer Rechenzentren ist es, die personellen und sächlichen Ressourcen so zu bündeln, dass wir die DV-Leistungen auch künftig wirtschaftlich, effizient und den Anforderungen gerecht erbringen können. Datensicherheit und Integration Die Aufgabe der Rechenzentren besteht in der sicheren, zentralen Verarbeitung von Kundendaten unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Änderungen. Höchster Stellenwert wird dem Datenschutz, der Datensicherheit und der Datenintegration eingeräumt. Zuverlässigkeit und langjährige Erfahrung im Betrieb unterschiedlicher Systemlandschaften sind die Eckpfeiler dauerhafter partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit den öffentlich-rechtlichen Kunden. Mit nahezu unveränderter Konstanz sind circa 95 Prozent der Kommunen im Land seit der Gründung der Rechenzentren Mitglieder in den kommunalen IT-Zweckverbänden. Ihr Ansprechpartner: Wolfgang Hoch / wolfgang.hoch@rz-kiru.de Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Das Rechenzentrum KIRU versorgt 342 (ab 1. Januar 2012: 344) Städte und Gemeinden, 1 Stadtkreis und 13 Landkreise als Mitglieder des Zweckverbands und über 400 Vertragskunden mit IT-Dienstleistungen. Im Unternehmensverbund Ulm-Reutlingen-Stuttgart werden damit 50,8 Prozent der Kommunen in Baden- Württemberg erreicht. Auch außerhalb des Kerngebiets nehmen über 100 Städte und Gemeinden aus nahezu allen Bundesländern die Dienstleistungsangebote der KIRU und deren 100-prozentige Tochter IIRU GmbH in Anspruch. An den Standorten Reutlingen und Ulm erwirtschaften insgesamt 380 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Umsatz von 38 Millionen Euro jährlich. Das umfassende Leistungsspektrum bietet über 100 Lösungen und Dienstleistungen. 2011/

7 10 Jahre KIRU 40 Jahre kommunale Datenverarbeitung Zur Geschichte der Zweckverbände Ulm und Reutlingen Am 17. Juli wird die BGB-Gesellschaft Interkommunales Rechenzentrum Ulm (IRZ) gegründet Gründung Regionales Rechenzentrum Alb-Schwarzwald GbR Umgründung der GbR in einen Zweckverband. 1. Geschäftsführer wird Hermann Widmaier, 1. Verbandsvorsitzender wird Bürgermeister Braun, Lichtenstein Das Rechenzentrum unterstützt schwerpunktmäßig die Einführung der Verfahren Einwohnerwesen und Personalwesen im neuen Bundesland Sachsen Das Seminarhaus in Reutlingen wird fertiggestellt und zur Nutzung übergeben Großrechnerumzug nach Stuttgart, Auflösung Regionales Rechenzentrum Alb-Schwarzwald. Schaffung der Vermögensparität der Rechenzentren Reutlingen und Ulm Gründung gemeinsamer Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) Aufnahme des gemeinsamen Rechnerbetriebs mit dem Rechenzentrum KDRS in Stuttgart (URS: Ulm-Reutlingen-Stuttgart) einschließlich organisatorischer Neuordnung Einführung der Nutzungsvereinbarungen mit Rabattierung der Leistungsentgelte Vertragsverhältnis mit Geschäftsführer Karl-Heinz Haller endet. Manfred Allgaier übernimmt die alleinige Geschäftsführung der KIRU Entscheidung zur Großrechnerablösung zum getroffen. Der Zweckverband KIRU nimmt die Gemeinde Sontheim an der Brenz als Mitglied anlässlich der Verbandsversammlung 2009 auf Der Zweckverband KIRU nimmt den Energie Zweckverband Baar (Bräunlingen) als 357. Mitglied anlässlich der Verbandsversammlung 2010 auf Per Landesgesetz wird der Gutsbezirk Münsingen zum 1. Januar 2011 aufgelöst. Die Mitgliederzahl des Zweckverbandes KIRU reduziert sich deshalb auf 356. Der Zweckverband KIRU nimmt die Stadt Mengen und die Gemeinde Veringenstadt als 357. und 358. Mitglied anlässlich der Verbandsversammlung 2011 auf Der Zweckverband KIRU feiert sein 10-jähriges Bestehen. 8

8 I Rückblick 40 Jahre Rechenzentrum aus technischer Sicht Von der Lochkarte bis zum Tablet-PC. Alles begann in den 1970er-Jahren mit einem Großrechnersystem, dem IBM Mainframe. In den Folgejahren veränderte sich die IT-Landschaft hin zu immer kleineren Einheiten bis zum persönlichen Universalgerät. Ein entscheidender Entwicklungsschritt war dabei ab Ende der 80er-Jahre die Einführung des Personal Computer (PC). Parallel zu den klassischen Fachverfahren auf dem Großrechnersystem, konnten jetzt mit dem PC eine Reihe von Individualprogrammen genutzt werden. Nach einer anfänglichen Phase des Fremdelns mit Maus und Windows-Technik wurden die persönlichen Helfer immer selbstverständlicher und sind schon lange aus dem Büro-Alltag nicht mehr wegzudenken. In jüngster Zeit erfuhr die technische Entwicklung einen weiteren Schub über die zunehmende Verbreitung von Notebook und Smartphone, dem Alleskönner im Hosentaschenformat mit Internet, Push-Diensten und Applikationen (Apps) für jede Lebenslage. Vielschichtige Systemlandschaften Eher im Hintergrund meist im Untergrund der Kellergeschosse wuchsen die Serverlandschaften. Und das sowohl in den Rathäusern als auch im Maschinensaal des Rechenzentrums. Neben dem Großrechner mit seinen klaren und einheitlichen Strukturen entstand eine vielschichtige Systemlandschaft mit verteilten Funktionen. Neben reinen Infrastrukturaufgaben wie beispielsweise das Durchschleusen von Mails (Mail-Routing) oder die Beantwortung von Anfragen zur Namensauflösung (Domain Name System - DNS) sorgen die Server für die Darstellung von Inhalten am Bildschirm (Terminalserver, Webserver). Hinzu kommen die eigentlichen Datenverarbeitungsfunktionen (Business-Logik) und die Datenbankmaschinen. Oft werden mehrere gleichartige Server parallel betrieben. Begriffe wie Server-Farm und Cluster-Technik belegen dies. Individuell und direkt Zentraler Baustein der technischen Basis des Rechenzentrums ist das Leitungsnetz, das sich mit den steigenden Anforderungen über die Jahrzehnte konsequent weiterentwickelt hat. Von der reinen Stapelverarbeitung über den Dialogbetrieb der klassischen Verfahren wie Finanzwesen, Einwohnerwesen oder Personalwesen veränderte sich die Struktur hin zur Client-Server-Technologie und einer intensiven Internet-Nutzung, von gemeinsam genutzten Netzstrecken hin zu individuellen Direktleitungen zum Rechenzentrum. In netztechnischen Begriffen ausgedrückt: Von der IBM-konformen Netzwerkarchitektur (SNA) zum auf dem Internetprotokoll basierenden IP-Netz, vom Multiprotokoll-Netz über den Asynchronous Transfer Mode (ATM) hin zum Multiprotocol Label Switching (MPLS). 2011/

9 Vernetzt im Verbund Sowohl der Zugang ins Internet als auch in die diversen Verwaltungsnetze anderer Landes- oder Bundesbehörden sowie die Datenübertragung zu Systemen der sozialen Leistungsträger, der Kirchen und zu kommerziellen Stellen sind Leistungen des Rechenzentrums KIRU. Die Techniken wechseln, die Versorgung der Mitglieder und Kunden des Zweckverbandes durch das Service-Rechenzentrum KIRU bleibt. Gerade in Zeiten zunehmend komplexerer Systemlandschaften wird die Idee und das Prinzip des Zweckverbands Wir nutzen Ihr betreibt wieder neu geschätzt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunalverwaltungen können sich ganz auf ihre Fachaufgaben konzentrieren die KIRU unterstützt dabei mit modernster Technik und Software. Ihr Ansprechpartner: Gerhard Schmid / gerhard.schmid@rz-kiru.de 10

10 I Rückblick Verbandsvorsitzender wird Ministerialdirektor Der Verbandsvorsitzende Dr. Zinell ist ins Innenministerium Baden-Württemberg gerufen worden. Der langjährige Verbandsvorsitzende des Zweckverbandes KIRU und ehemalige Oberbürgermeister der Stadt Schramberg, Dr. Herbert O. Zinell, ist zum Ministerialdirektor des Innenministeriums Baden-Württemberg ernannt worden. Dr. Herbert O. Zinell, der ehemalige Verbandsvorsitzende der KIRU und neuer Ministerialdirektor im Innenministerium Baden-Württemberg. Mit dem Amtsantritt der neuen grün-roten Regierung in Stuttgart übernahm auch der langjährige Verbandsvorsitzende des Zweckverbandes KIRU und ehemalige Oberbürgermeister von Schramberg, Dr. Herbert O. Zinell, eine neue Aufgabe als Ministerialdirektor im SPD-geführten Innenministerium. Die Anfrage aus Stuttgart sei sehr überraschend gekommen, so Zinell. Eine Entscheidung musste rasch getroffen werden. Nach über 20 Dienstjahren als Oberbürgermeister wird der promovierte Jurist und Verwaltungsfachmann an seinem neuen Wirkungsort nicht nur Stellvertreter des neuen Innenministers Reinhold Gall, sondern auch verantwortlich für mehr als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, vornehmlich bei der Polizei. Viele Themen, für die der neue Ministerialdirektor Zinell beim Innenministerium jetzt verantwortlich ist, sind ihm aus seiner langjährigen Berufserfahrung als Oberbürgermeister, Mitglied des Vorstands des Städtetags Baden- Württemberg und Vorsitzender des Zweckverbands KIRU durchaus bekannt. Neues auf den Weg bringen Zum KIRU-Verbandsvorsitzenden wurde der 1951 in Schramberg geborene Zinell im November 2006 gewählt. Als Vorsitzender sehe ich mich in der Verantwortung, zusammen mit der Geschäftsführung Neues anzustoßen und auf den Weg zu bringen, aber auch zwischen unterschiedlichen Meinungen zu moderieren, erklärte Zinell sein Selbstverständnis. Bereits vor dem Zusammenschluss der Rechenzentren Ulm und Reutlingen war er Mitglied im Verwaltungsrat des Regionalen Rechenzentrums Alb-Schwarzwald. In dieser Funktion wirkte er an der Zusammenführung der Rechenzentren Ulm und Reutlingen mit. Die möglichen Synergien, die durch die Zusammenarbeit der Rechenzentren in Baden-Württemberg entstehen, hatte er dabei immer im Focus: Die KIRU muss erfolgreich und damit zukunftsfähig bleiben. Vorsitz im IT-Planungsrat Mit Amtsantritt in Stuttgart übernahm der neue Ministerialdirektor auch gleich den Vorsitz des IT-Planungsrat im Bund, der turnusmäßig im Jahre 2011 beim Land Baden-Württemberg liegt. Der IT-Planungsrat ist das zentrale Steuerungsgremium für die IT von Bund und Ländern. Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner / thomas.wagner@rz-kiru.de Abschied mit Wehmut Auf Rückfrage erklärte Dr. Zinell, dass ihm der Abschied von seinem Hauptamt und auch dem Ehrenamt beim Zweckverband KIRU schwer gefallen sei. Immerhin sei er fast 21 Jahre Oberbürgermeister in Schramberg und Mitglied in den Vertretungsorganen der kommunalen Datenverabreitung gewesen. Verständlicherweise war der Abschied deshalb auch von Wehmut begleitet. Im Hauptamt wie in den Ehrenämtern sind viele persönliche Bindungen entstanden. Nun sei er aber in Stuttgart angekommen und profitiere gerade auch als Landessystembeauftragter für die IT und Vorsitzender des IT-Planungsrats von seinen langjährigen Erfahrungen in der kommunalen IT-Landschaft. 2011/

11 II Ausblick Schon gesehen KIRU zeigt ihre andere Seite Zum Jubiläumsjahr wehen erstmals Flaggen an den KIRU-Standorten Ulm und Reutlingen. Nach 10 Jahren KIRU dürfen wir Geschäftsführung, Belegschaft, Mitglieder und Kunden stolz darauf sein, was sich in dieser Zeit entwickelt hat. Die selbständigen Rechenzentren Ulm und Reutlingen sind zu einem Haus und einem gemeinsamen Zweckverband zusammen gewachsen. Die räumliche Entfernung der beiden Standorte wird über technische Hilfsmittel und persönlichen Einsatz mehr als ausgeglichen. Die jetzt ab dem Jubiläumsjahr wehenden Flaggen dokumentieren auch nach außen hin das innerbetrieblich schon als selbstverständlich wahrgenommene WIR- Gefühl. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist stolz darauf, beim Zweckverband KIRU eine wichtige Aufgabe im Gesamtgefüge übernehmen zu dürfen. Nach mehreren Jahren des Zusammenfindens und einer Vielzahl fachlich bedingter Lösungsumstellungen, die manchmal auch viel Zeit und Kraft gekostet haben, geht es nun ins nächste KIRU-Jahrzehnt. Die Flaggen machen für jeden deutlich: Der Zweckverband KIRU setzt in der Region Zeichen für Mitglieder und Kunden. Das in uns gesetzte Vertrauen werden wir weiterhin erfüllen. 12

12 II Ausblick Neues Outfit für die KIRU Zum 10-jährigen Jubiläum präsentiert sich die KIRU mit einem neuem Corporate Design. Seit der Gründung des gemeinsamen Zweckverbandes der Rechenzentren Reutlingen und Ulm hat sich das Erscheinungsbild der KIRU nicht verändert. Kontinuität war auch hier ein wichtiger Aspekt. Nach 10 Jahren ist das sogenannte KIRU-Corporate Design nun etwas in die Jahre gekommen. Der Wunsch nach einem neuen, frischen Erscheinungsbild war der Anlass, mit Studierenden des Studiengangs Digital Media an der Hochschule Ulm ein gemeinsames Praxisprojekt im Wintersemester 2010/2011 unter der Leitung und Betreuung von Professor Susanne P. Radtke zu entwickeln. Das Kreiselement steht für die Kundenorientierung und Offenheit des Zweckverbandes. Beständig und innovativ Beim Auftakttreffen zum gemeinsamen Design-Projekt am KIRU-Standort in Ulm konnten sich die 29 Studentinnen und Studenten einen ersten Eindruck vom Unternehmen und dessen Aufgaben verschaffen. Thomas Wagner, Geschäftsbereichsleiter Marketing und Vertrieb bei der KIRU, erläuterte die Anforderungen, die das neue Corporate Design des Unternehmens haben soll: Die KIRU ist ein verlässlicher, regional orientierter, kommunaler IT-Dienstleister. Im neuen Design soll die Beständigkeit wie auch die innovative Kraft des Zweckverbandes zum Ausdruck kommen. Zusätzlich wurden zahlreiche Hintergrundrecherchen durchgeführt, die den Studierenden wichtige Einblicke in die Zielgruppen, Alleinstellungsmerkmale, die Wettbewerbssituation am Markt und die Unternehmensphilosophie vermittelten. Für das neue Erscheinungsbild sollten Logo, Briefkopf, Visitenkarten, Flyer, Präsentationsvorlagen sowie der Newsletter des Hauses und das firmeneigene Kundenintranet neu gestaltet werden. Jedes der fünf Studententeams erarbeitete eine eigene Kommunikationsstrategie für das Rechenzentrum und entwickelte daraus verschiedene Designrichtlinien, die in einem sogenannten Corporate Design Manual festgehalten wurden. Schlicht und prägnant Aus den vorgestellten Designs wählte die Geschäftsführung der KIRU ein Layout als Basis für die professionelle Weiterentwicklung aus. Im Verlauf des zweiten Halbjahres 2011 wurden unter der Beratung und Regie der Designexpertin Professor Radtke die CI-Richtlinien und Vorlagen für alle Medien erstellt und die Umsetzung auf das neue Corporate Design der KIRU vorbereitet. Das neue Logo, schlicht gehalten in schwarzer, abgerundeter Schrift und einem Kreiselement in angenehmem, aber durchaus prägnantem Rotton, steht für die KIRU als kundenorientiertem Zweckverband mit klaren Zielen, der seinen Mitgliedern und Kunden runde Lösungen anbietet, sich jedoch für neue Ansätze offen zeigt. Rechtzeitig zum 10-jährigen Unternehmensjubiläum im Jahr 2012 präsentiert sich die KIRU der Öffentlichkeit mit neuem, frischem Outfit. Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner / thomas.wagner@rz-kiru.de 2011/

13 II Ausblick Neuregelung der Rabattierung richtungsweisend Die neue Rabattregelung für Mitglieder und Kunden basiert auf 3 unabhängigen Komponenten. Nach guten Erfahrungen mit der Nutzungsvereinbarung, die sogenannten Vollanwendern der KIRU seit 2004 eine Rabattierung der abgenommenen Leistungen ermöglicht, ist das System nun modernisiert und zukunftsfähig weiterentwickelt worden. Dabei sind sowohl die bisherigen Erfahrungen wie auch die Wünsche und Anregungen aus den Reihen der Kunden mit berücksichtigt. Der Verwaltungsrat hat am 20. Juli 2011 auf Basis des Ergebnisses einer internen Arbeitsgruppe die neue Regelung beschlossen - und diese kann sich sehen lassen. Zukünftig basiert die Rabattierung auf 3 unabhängigen Komponenten, deren einzelne Rabattsätze zugunsten des Kunden kumuliert werden: 1. Mitgliederrabatt Verbandsmitglieder sind in der Regel dem Zweckverband langfristig verbunden, stärken die Solidargemeinschaft und vermindern das unternehmerische Risiko. Aus diesem Grund wird die Mitgliedschaft im Zweckverband zukünftig rabattiert - unabhängig von den abgenommenen Produkten und der Höhe des Umsatzes. Basis sind die in der Verbandssatzung dokumentierten Verbandsmitglieder einschließlich deren Eigenbetriebe. Liegt dem Zweckverband ein Aufnahmeantrag vor, wird der Rabatt ab diesem Zeitpunkt gewährt. Die Höhe des Mitgliederrabatts wird auf 1,5 Prozent festgelegt und soll einerseits Anreiz bieten, Mitglied im Zweckverband zu werden, andererseits auch Mitglied zu bleiben. 2. Vollkundenrabatt Der Vollkundenrabatt basiert zukünftig auf der Abnahme von definierten Produkten und deren Leistungen. Dabei handelt es sich um sogenannte Kernverfahren. Bei der bisherigen Nutzungsvereinbarung war auch die Kündigung eines Randverfahrens rabattschädlich und verpflichtete zur Rückzahlung der schon gewährten Rabatte. Die Höhe des Vollkundenrabatts wird auf 4 Prozent festgelegt und kommt zur Anwendung, solange keine Kündigung vorliegt. 3. Umsatzrabatt Großkunden unabhängig von den eingesetzten Verfahren - sollen aufgrund ihrer wirtschaftlichen Bedeutung für den Zweckverband und die Gesamtheit seiner Mitglieder besonders rabattiert werden. Die Höhe des Umsatzrabatts beträgt dabei 0,5 Prozent je volle Euro Netto-Umsatz im Vorvorjahr. 14

14 II Ausblick Bestmögliche Konditionen Alle Rabattkomponenten werden zusammengerechnet. Dieser Maximalrabatt wird in der letzten Ausbaustufe auf 6,0 Prozent gedeckelt. Basis für die Rabattierung sind die rabattierfähigen Umsätze im Zweckverband KIRU. Für 2012 wird der maximal mögliche Rabatt auf 5,0 Prozent gedeckelt und in zwei Stufen 2013 auf 5,5 Prozent und 2014 auf 6,0 Prozent angehoben. Diese Bestabrechnung sichert Kunden und Mitglieder mit einer Nutzungsvereinbarung bis zu deren Laufzeitende die bestmöglichen Konditionen. Vorteile im Zweckverband Mit dieser Neuregelung der Rabattierung ergeben sich weitere erhebliche Vorteile für Mitglieder und Kunden des Zweckverbandes KIRU. Ziel des Zweckverbandes ist es, ein möglichst nachhaltiges, flächendeckendes und umfassendes Lösungsangebot zu attraktiven Preisen anbieten zu können. Kernverfahren der KIRU für den Vollkundenrabatt (Stand 1. Januar 2012) Landkreise Finanzwesen (SAP, KIRP) inklusive Veranlagungsverfahren Personalwesen Abfallgebührenveranlagung (soweit nicht voll delegiert) Ordnungswidrigkeiten Ausländerwesen Kraftfahrzeugwesen Führerscheinwesen Städte und Gemeinden Finanzwesen (SAP, KIRP) inklusive Veranlagungsverfahren Personalwesen Einwohnerwesen Ordnungswidrigkeiten (für Städte ab Einwohner) Standesamtsverfahren Sonstige Institutionen (Gemeindeverbände, Werke, Vereine, etc.) Finanzwesen (SAP, KIRP) inklusive Veranlagungsverfahren Personalwesen Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner / thomas.wagner@rz-kiru.de 2011/

15 II Ausblick Next Generation KIRU I Das Rechenzentrum KIRU bildet seit vielen Jahren den eigenen Nachwuchs aus. Das Rechenzentrum KIRU bietet seit vielen Jahren ein mehrgleisiges Ausbildungskonzept an. Es richtet sich bevorzugt an Bewerber, die im Anschluss an ihre Ausbildung oder ihr Studium ihr erlerntes Know-how zugunsten des Unternehmens einsetzen wollen. Das Ausbildungsangebot der KIRU umfasst sowohl Studiengänge an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg wie auch Ausbildungsgänge zum Fachinformatiker Systemintegration. Beide Ausbildungsrichtungen tragen dazu bei, dass der richtige Nachwuchs für den eigenen Bedarf der KIRU ausgebildet wird und dabei eine möglichst große Bandbreite an den für ein Kommunales Rechenzentrum benötigten Kenntnissen vermittelt werden kann. Die Auszubildenden bei der KIRU lernen die verschiedenen Aufgabenbereiche eines Rechenzentrums kennen. Ausbildung oder Praktikum Neben Studium und Ausbildung bietet die KIRU die Möglichkeit für verschiedene Praktika an: Angefangen bei den BOGY Schülerpraktika bis hin zu Anerkennungspraktika und Bachelorarbeiten im Rahmen des Studienabschlusses. Die Praktikanten sind in der Regel für mehrere Wochen oder auch Monate bei der KIRU tätig und durchlaufen die verschiedenen Abteilungen im Hause. Auch hier ergeben sich Möglichkeiten, die Schüler und Studenten für die KIRU als Ausbildungspartner oder späteren Arbeitgeber zu begeistern. Im Rahmen von Bachelorarbeiten werden beispielsweise aktuelle Themen der kommunalen IT durch die Studenten bearbeitet. Beste Ausbildungsqualität Während ihrer Ausbildungszeit lernen die Auszubildenden und Studenten alle für ihre Ausbildung relevanten Abteilungen und Bereiche des Rechenzentrum KIRU kennen. Neben der fachspezifischen Ausbildung nehmen die Auszubildenden und Studenten an Inhouse-Schulungen teil, beispielsweise zum Thema Fach- und Methodenkompetenz. Im letzten Jahr der Ausbildung wird in der Regel der zukünftige Arbeitsplatz festgelegt und die Auszubildenden nach Möglichkeit bereits in diesem Bereich eingesetzt. So können sich alle Beteiligten künftige Vorgesetzte, Kollegen und die Auszubildenden selbst ein Bild voneinander machen und sich kennenlernen. Ausbildungsleiter Andreas Neumann ist zufrieden mit dem Konzept: Unsere Erfahrungen mit der Ausbildungsqualität sowohl hausintern als auch seitens der verschiedenen Bildungsinstitute sind durchweg sehr positiv, so dass ein späterer Einsatz der Auszubildenden bei KIRU nach dem Personalentwicklungskonzept bis jetzt immer problemlos und für beide Seiten gewinnbringend möglich war. 16

16 II Ausblick Andreas Neumann (Bild Mitte, links) betreut Michael Kirn und Jonas Teuschel bei ihrer Ausbildung am KIRU-Standort in Reutlingen. Fit für den Arbeitsmarkt Bei der KIRU sind derzeit 5 Auszubildende an den Standorten Reutlingen und Ulm tätig. Andre Buck, Michael Kirn, Hannes Kampa und Marietheres Engelhardt studieren Wirtschaftsinformatik an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg, Jonas Teuschel wird zum Fachinformatiker Systemintegration ausgebildet. Durch die vielen unterschiedlichen Aufgabenbereiche im Rechenzentrum kann ich mir im Laufe der Ausbildung einen guten Überblick über die verschiedenen Lerninhalte verschaffen und bekomme ein fundiertes und umfassendes Wissen, das mich fit für den aktuellen Arbeitsmarkt macht, ist Jonas Teuschel überzeugt. Als erster KIRU-Auszubildender absolvierte Michael Kirn im Rahmen seines Praxissemesters ein zweimonatiges Auslandspraktikum beim Konzern AT&T in St. Louis, USA. Dort wurde er dem Team im Bereich IT Operations-Technology Transformation in der Sparte Evolving Technologies zugeteilt. (Siehe Bericht Seite 18/19). Persönliche Betreuung Die Anzahl der Ausbildungsplätze bei der KIRU bewegt sich in einem überschaubaren Rahmen, damit eine persönliche Betreuung und optimale Organisation der Ausbildung ermöglicht wird. So ist gewährleistet, dass sowohl die räumlichen als auch die personellen Ressourcen immer zur Verfügung stehen, um Auszubildende und Studenten in ihren Praxisphasen begleiten zu können. Bisher konnte die KIRU allen Auszubildenden und Studenten nach Ausbildungsabschluss ein Übernahmeangebot machen. Ihr Ansprechpartner: Andreas Neumann / andreas.neumann@rz-kiru.de Blick hinter die Kulissen Um die Kontakte zwischen der KIRU und ihren Mitgliedern und Kunden weiter zu verbessern, wird an einer Erweiterung des Ausbildungskonzeptes gearbeitet. Den Auszubildenden der Verbandsmitglieder und Kunden sollen zukünftig Praktika im Rechenzentrum angeboten werden. Die IT bei einem bewährten Partner und anerkannten Ausbildungsunternehmen kennenzulernen, bietet Vorteile für beide Seiten: Der direkte Kontakt zu den künftigen Mitarbeitern der Verbandsmitglieder und Kunden wird hergestellt, die entsendende Kommune ermöglicht ihren Auszubildenden den Einblick in für die Arbeit in einer Kommune wichtige Felder und damit zusätzliches Wissen. 2011/

17 II Ausblick ins Ausland Next Generation KIRU II Auslandspraktikum beim amerikanischen Großunternehmen AT&T. Michael Kirn ist seit 2 Jahren Student der Wirtschaftsinformatik an der Dualen Hochschule Stuttgart. Während der Praxisphasen arbeitet Michael Kirn bei der KIRU am Standort Reutlingen. Im Rahmen seines 4. Semesters bot sich ihm die Gelegenheit, ein Praktikum im Ausland zu machen. In Absprache mit seinem Ausbildungsleiter Andreas Neumann und der Geschäftsführung der KIRU bewarb sich Kirn erfolgreich für einen Praktikumsplatz bei der Firma AT&T in St. Louis (USA) und startete dort Mitte 2011 sein 2-monatiges Auslandspraktikum. Kommunikationsriese St. Louis liegt im Osten des Bundesstaates Missouri an der Grenze zu Illinois und ist mit seinen Einwohnern ein wichtiges lokales Wirtschaftszentrum. Knapp der über Mitarbeiter des Konzerns AT&T arbeiten am Standort St. Louis. Der nordamerikanische Telekommunikationskonzern, welcher neben Telefon-, Daten- und Videokommunikation auch Mobilfunk und Internetdienstleistungen zur Verfügung stellt, erwirtschaftet einen jährlichen Umsatz von knapp 125 Milliarden US-Dollar. AT&T besitzt eines der größten Backbone-Netzwerke, welches täglich mehr als 23 Petabyte (23 Billiarden Byte) an Daten transportiert. Praktikum im Wolkenkratzer Michael Kirn wurde dem Team im Bereich IT Operations-Technology Transformation der Sparte Evolving Technologies zugeteilt, dessen Büros sich im AT&T- Wolkenkratzer im Zentrum der Stadt befinden. Im Bereich Evolving Technologies geht es im Wesentlichen um die Recherche und Beratung von Standards der Drucker, Video- und Webkonferenzen, Zukunftstechnologien, Mobilgeräte und den zyklischen Austausch der Unternehmenscomputer. Mit Hilfe des umfangreichen Intranets konnte sich Michael Kirn in den ersten Tagen einen Überblick über das Unternehmen verschaffen. Dort sind sowohl Strukturen, Erläuterungen sowie die Aufgaben der einzelnen Bereiche dargestellt. In der sogenannten AT&T University werden unter anderem Videos und Live-Broadcasts der Top-Führungskräfte und externen Berater zur Verfügung gestellt, wie zum Beispiel Ansprachen über Jahresziele und Zukunftsvisionen des Vorstandsvorsitzenden oder Vorträge von Experten zur Weiterbildung der Mitarbeiter. Kommunikation über soziale Netzwerke Zentrales Kommunikationsmedium ist das soziale Netzwerk von AT&T. Jede Abteilung kann dort sogenannte Communities zu unterschiedlichen Themengebieten für alle anderen Mitarbeiter bereitstellen. Die Sparte Evolving Technologies 18

18 II Ausblick ins Ausland betreut unter anderem eine Community mit dem Namen Untethered (losgebunden), in welcher die eigenen, speziell jedoch Mitarbeiter anderer Abteilungen, über zentrale Entwicklungen mobiler Geräte wie Smartphones und Tablets via Blog, Forum und Podcasts informiert werden. Die Arbeitsweise bei AT&T hat mich sehr beeindruckt, berichtet Michael Kirn. Obwohl ich mehr als Kilometer entfernt von meinem Betreuer gearbeitet habe und wir uns nie persönlich getroffen haben, hatten wir eine sehr gute kollegiale Beziehung. Anfangs war es schon etwas gewöhnungsbedürftig, die Kontakte lediglich über Telefon, Chat oder Videokonferenzen aufzubauen und zu pflegen. Doch man passt sich schnell an. Evolving Technologies In Abteilungen wie Evolving Technologies ist es entscheidend, sich über Entwicklungen zu informieren und mit neuen Technologien vertraut zu werden. Eine Aufgabe für den Praktikanten Kirn war es, Präsentationen zu neuen Technologien, Versionen oder Produkten zu erstellen, um diese anderen Abteilungen zu präsentieren. Unter anderem arbeitete er an der Entwicklung eines Podcasts für die Community mit. Während seiner beiden Praktikumsmonate war Michael Kirn für die Organisation der sogenannten Learning Sessions im Bereich Evolving Technologies verantwortlich. Die einstündigen Präsentationen finden in der Regel täglich statt, werden über das Intranet als Broadcast an alle Standort übertragen und informieren über kommende Technologien oder vertiefen ein Thema. Die Aufgaben, die ich zu erledigen hatte, waren nicht unbedingt schwieriger wie hier bei der KIRU, erklärt Kirn, aber sie waren anders, da das Unternehmen global arbeitet. Meine schwierigste und zugleich emotionalste Aufgabe bestand allerdings darin, zum Zeitpunkt der Tornadowarnung einen sicheren Platz im Büro zu finden. Videokonferenzen gehören zum täglichen Arbeitsablauf jedes Mitarbeiters bei AT&T. Ihr Ansprechpartner: Michael Kirn / michael.kirn@rz-kiru.de Golden Nuggets Am Ende des Praktikums bei AT&T hatte Michael Kirn Gelegenheit, sich mit zahlreichen Führungskräften über deren Karriere und ihre Golden Nuggets zu unterhalten. Dabei ging es im Speziellen um Tipps und Erfahrungen im Verlauf ihrer Berufslaufbahn und Einblicke in die verschiedene Bereiche und Karrieremöglichkeiten der IT-Branche. Der Aufenthalt in den USA hat mich in vielerlei Hinsicht weiter gebracht. In puncto Zivilcourage und Offenheit können wir noch einiges von den Amerikanern lernen. Ich habe in dieser Zeit sehr viele unterschiedliche Menschen kennengelernt und konnte so meine sozialen und interkulturellen Fähigkeiten weiter ausbauen. Außerdem waren die Prozessabläufe, Umgangsweisen und Anwendungsprogramme im Unternehmen sehr lehrreich und zugleich bereichernd für meine weitere berufliche Karriere. 2011/

19 III Service Wenn das Volk gezählt wird Die KIRU unterstützt ihre Mitglieder und Kunden bei der Umsetzung des Zensus Mit dem Zensus 2011 befindet sich Deutschland in bester Gesellschaft: Alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union führen in diesem Jahr eine Volks-, Gebäude- und Wohnungszählung durch, so der Chefstatistiker der Europäischen Union Walter Radermacher in einem Interview. Vielleicht verleiht dieser Fakt der ersten gemeinsamen Volkszählung der Europäischen Union (EU) mit dem Namen Zensus 2011 Normalität und größere Akzeptanz als das 1987 bei der letzten Volkszählung in der Bundesrepublik Deutschland der Fall war. 100 Tage nach dem Zensus-Stichtag am 9. Mai 2011 ist jedenfalls eine erfreulich hohe Teilnahme der befragten Bürgerinnen und Bürger nachweisbar. In der Verordnung zur Volkszählung aus dem Jahre 2008 werden die Merkmale festgelegt, die alle Mitgliedstaaten an die EU liefern müssen. Nur so sind die Ergebnisse des Zensus 2011 europaweit vergleichbar. Die Umsetzung in den Ländern ist in den jeweiligen Zensusausführungsgesetzen festgelegt. In diesen Landesgesetzen ist zum Beispiel geregelt, welche Aufgaben die Statistischen Ämter der Länder übernehmen und wie die Erhebungsstellen in den Kommunen organisiert sein müssen. 20

20 III Service Organisatorischer Aufwand für Umsetzung der Richtlinie Ein nicht unerheblicher organisatorischer Verwaltungsaufwand lastete auf den Kommunen, um die Aktion Zensus 2011 gemäß den Richtlinien des Statistischen Landesamtes durchzuführen. Eigene Verwaltungseinheiten mussten eingerichtet werden, die technisch, räumlich, organisatorisch und personell von anderen Teilen der Verwaltung getrennt sind. Das alles, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten. Konkret hieß das zum Beispiel, dass auch der Benutzer-PC des jeweiligen Mitarbeiters räumlich und netzseitig abgeschottet sein muss, was in einer sogenannten Citrix-Umgebung (Anwendungsbereitstellung) gewährleistet werden kann. Für deren Einrichtung bot die KIRU den betreffenden Kommunen Unterstützung an, die dankbar angenommen wurde. Über 65 Benutzer konnten für 23 Kunden bereitgestellt werden. Viele Kunden äußerten sich sehr zufrieden über das Angebot des Rechenzentrums KIRU. Zeitdruck bei den Kommunen Die Bedarfsabfrage der KIRU bei den Kommunen musste sehr rasch erfolgen, weil zum Auftakt im November 2010 bereits alle Citrix-Arbeitsplätze eingerichtet sein sollten. Zu diesem Zeitpunkt wusste allerdings noch niemand, dass die zentrale webbasierte Anwendung vom Statistischen Landesamt erst Anfang 2011 zur Verfügung stehen würde, die Kommunen aber an die vorgegebenen Zensus- Termine gebunden waren: In der Erhebungsphase des Zensus 2011 sollten 3 Datenlieferungen aus den Einwohnermelderegistern erfolgen. Neben dem Stichtag am 9. Mai 2011 war dies eine Datenlieferung 3-6 Monate vor dem Stichtag und eine 3 Monate nach dem Stichtag. Das Zensus-Team bei der KIRU war daher sehr bemüht, die Aufträge und Anfragen innerhalb kürzester Zeit zu bearbeiten. Geschäftsbereichsleiter Thomas Wagner erklärt rückblickend: Uns ist es mit dem Angebot Zensus 2011 gelungen, innerhalb kürzester Zeit ein bedarfsgerechtes Angebot aufzustellen. Die Landkreise und Großen Kreisstädte wurden bei der technischen Umsetzung wesentlich entlastet. Ihr Ansprechpartner: Thomas Wagner / thomas.wagner@rz-kiru.de Nach der Anlaufphase im Herbst 2010 spielten im ersten Halbjahr 2011 Personalfragen in den Erhebungsstellen eine große Rolle. Was tun, wenn laut Richtlinie pro Zensus-Benutzer nur ein Kennwort erlaubt ist, die Kollegin oder der Kollege aber im Urlaub ist? Hier hat sich die enge Zusammenarbeit des Statistischen Landesamts mit den Rechenzentren und den Kommunen bewährt, weil die gesetzlichen Vorgaben nochmals einer kompetenten technischen Umsetzungsprüfung durch die Rechenzentren unterzogen wurden. Noch ist das Ganze nicht abgeschlossen, aber der große Run bei der KIRU bezüglich Zensus 2011 scheint vorbei. Bis jetzt werden vergleichbare Daten alle 10 Jahre nur auf europäischer Ebene erhoben vielleicht demnächst dann auch auf globaler Ebene! 2011/

21 III Service VEMAGS - Schnell und sicher Verlässliche Betreuung von Genehmigungsverfahren durch den Zweckverband KIRU. Das Verfahrensmanagement für Großraum- und Schwertransporte VEMAGS hat sich in der Praxis bestens bewährt. In Baden-Württemberg wurde bereits der Genehmigungsbescheid für einen Schwertransport erlassen. Bundesweit sind über Bescheide erteilt worden. Mit der Entwicklung des Aktionsplans Deutschland-Online wurden zahlreiche Initiativen gestartet mit dem Ziel, die bundesweite elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Behörden und den Behörden untereinander medienbruchfrei zu gestalten. Als erstes Großprojekt konnte das Verfahrensmanagement für Großraum- und Schwertransporte - kurz VEMAGS bereits Ende 2007 seinen Betrieb aufnehmen. Größtes Online-Genehmigungsverfahren in Europa VEMAGS ist das Ergebnis eines von allen Bundesländern finanzierten Entwicklungsprojekts und zugleich Europas größtes Online-Genehmigungsverfahren. Es ermöglicht die vollständige elektronische Abwicklung der Genehmigungsprozesse für Großraum- und Schwertransporte von der Antragstellung bis zur Bescheiderteilung. Das System vereint das wirtschaftliche Interesse schneller Transporte mit den Belangen der Verkehrssicherheit und dem Schutz der öffentlichen Infrastruktur. Stellvertretend für die Partner im Datenverarbeitungsverbund Baden- Württemberg wurde das Rechenzentrum KIRU damit beauftragt, das Produkt VEMAGS in ganz Baden-Württemberg einzuführen und zu betreuen. Seitdem ist die Kundenzahl in Baden- Württemberg und auch bundesweit rasant gestiegen. Vor kurzem wurde der Genehmigungsbescheid in Baden- Württemberg erlassen, bundesweit ist die Marke überschritten. Die zuständige Genehmigungsbehörde war das Landratsamt Ortenaukreis, wo VEMAGS seit Ende 2007 im Einsatz ist. Aufgrund regionaler Gegebenheiten (Grenze zu Frankreich) und der Größe des Landkreises (flächengrößter Kreis des Landes, 51 Städte, 4 Großen Kreisstädten und Gemeinden mit Einwohnern) werden dort überdurchschnittlich viele Anträge bearbeitet. Gesamtprojekt mit 4 Modulen Das Gesamtprojekt VEMAGS besteht aus 4 eigenständigen Modulen, mit unterschiedlichem Entwicklungsstand. Auf Wunsch des Innenministeriums und mit Zustimmung der kommunalen Spitzenverbände werden die Interessen des Landes Baden-Württemberg im obersten Beschlussgremium des Projektes, der Arbeits- 22

22 III Service gruppe VEMAGS, durch den KIRU-Mitarbeiter Tilo Hundsdorf vertreten. Jedes Bundesland und auch der Bund selbst ist mit je einer Stimme im Gremium dabei. Gute Gründe für VEMAGS Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Landratsamt Ortenaukreis sind mit den Möglichkeiten von VEMAGS sehr zufrieden aus gleich mehreren Gründen: Die Erlaubnisse und Genehmigungen können vom Antragsteller im Internet auch losgelöst von den Öffnungszeiten einer Behörden beantragt werden. Aufgrund der hohen Akzeptanz dieses zusätzlichen Serviceangebots gehen nur noch wenige Anträge per Fax ein, was zu erheblichen Einsparungen bei Papier und Toner im Landratsamt führte. Auch eine elektronische Archivierung der Vorgänge konnte mit VEMAGS realisiert werden, was einen schnellen Rückgriff auf die angelegten Daten ermöglicht und künftig Platz im Archiv einsparen wird. Der Bescheid wird nach der Bearbeitung mit der elektronischen Signaturkarte signiert und online zugestellt. Der Antragsteller kann sich die Genehmigung dann selbst ausdrucken. Die früher übliche Postlaufzeit entfällt. Die Bearbeitung eines Vorgangs kann mit Hilfe von VEMAGS schneller erfolgen, da alle betroffenen Behörden an VEMAGS angebunden sind. Der Antragsteller kann den Stand seines Verfahrens online abrufen und einsehen, von welcher Behörde bereits Zustimmungen zum Antrag vorliegen. Als Anhörungsbehörde kann man Zustimmungen im Verfahren anderer Genehmigungsbehörden online abgeben. Früher musste dazu zuerst ein Dokument erstellt und dieses dann per oder Fax versendet werden. Heute wird das mit wenigen Klicks erledigt, Anträge können dadurch zeitnah bearbeitet werden. Betreuung durch das Rechenzentrum KIRU Die Lösung VEMAGS arbeitet sehr stabil. Die Betreuung durch das Rechenzentrum KIRU sei zu jeder Zeit sichergestellt, betonen die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Eine Rückkehr in die VEMAGS-lose Zeit scheint im Straßenverkehrsamt des Landratsamtes daher wenig verlockend. Ihr Ansprechpartner: Ingo Niels 0731 / ingo.niels@rz-kiru.de > > Dieser Beitrag ist veröffentlicht in der Zeitschrift der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.v. VITAKO AKTUELL 05/ /

23 III Service Speicherplatz gesucht Stadt Oberndorf am Neckar führt ein -Archivierungs- und Verwaltungssystem ein. Die Stadt Oberndorf am Neckar mit rund Einwohnern liegt im Landkreis Rottweil. Seit 1999 ist dort Bürgermeister Hermann Acker Chef im Rathaus. Im Februar 2010 entschied sich IT-Leiter Manfred Keller gemeinsam mit seinem Kollegen Gerald Weber, die Lösung Enterprise Vault der Firma Symantec in Zusammenarbeit mit der KIRU einzuführen. Sie sorgen für eine stabile und leistungsfähige IT bei der Stadtverwaltung Oberndorf: IT-Leiter Manfred Keller (re) und sein Kollege Gerald Weber. Von den circa 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung besitzen rund 100 ein -Postfach. Technisch verwaltet wird der -Verkehr von einem Microsoft Exchange-Server 2003, administrativ kümmert sich die IT-Abteilung der Stadtverwaltung um die Benutzerkonten. Da der Schriftverkehr über in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat, ist der Speicherplatzbedarf der Stadtverwaltung stark angestiegen, so dass nach einer Lösung zur Reduzierung des Platzbedarfs gesucht wurde. Enterprise Vault ist eine branchenführende Lösung für - und Content-Archivierung, um unstrukturierte Daten unternehmensweit zu speichern, zu verwalten und leichter aufzufinden. KIRU-Forum sprach mit Manfred Keller, dem langjährigen IT-Leiter der Stadt Oberndorf. Er berichtet über die Entscheidung, Umsetzung und Integration von Enterprise Vault bei der Stadtverwaltung in Zusammenarbeit mit der KIRU. KIRU-Forum: Welche Umstände haben Sie dazu veranlasst, über die Einführung eines - Archivierungs- und Verwaltungssystems nachzudenken? Manfred Keller: In den letzten Jahren ist der Speicherplatzbedarf enorm angestiegen. Immer mehr Behörden und Firmen setzten auf das Medium . Vor ein paar Jahren wurden noch sämtliche Rundschreiben des Städtetags und des Gemeindetags in Papierform versendet. Heute werden diese Rundschreiben nur noch per geschickt. In diesem Jahr haben wir einen geschätzten Speicherbedarf von mehr als Megabyte. Das ist sehr viel! Wir haben uns deshalb bereits im vergangenen Jahr über Backup- und Archivierungsmöglichkeiten im Rahmen von verschiedenen Veranstaltung informiert. KIRU-Forum: Was waren für Sie die ausschlaggebenden Gründe, sich für das Angebot des Rechenzentrums im Bereich -Archivierung zu entscheiden? 24

24 III Service Manfred Keller: Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum bei der Installation und Betreuung unseres Exchange-Servers bot es sich an, bei der -Archivierung auch auf die Betreuung beziehungsweise auf eine Lösung des Rechenzentrums zu setzen. KIRU-Forum: Welche Anforderungen haben Sie an die neue Lösung? Manfred Keller: Der zentrale Punkt für uns ist die Entlastung der Exchange-Server-Datenbank. Die rechtlichen Vorgaben zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen spielten bei der Einführung der neuen Lösung nur eine zweitrangige Rolle. Wir haben jetzt einen Achivierungszeitraum von 10 Jahren für alle Postfächer definiert. KIRU-Forum: Im Februar 2011 erfolgte die Umsetzung des Projekts bei der Stadtverwaltung in Oberndorf. Waren Sie mit der Vorgehensweise von der Planung bis zur Umsetzung zufrieden? Manfred Keller: Die Planung und Einführung der Lösung Enterprise Vault verlief ohne Probleme. Die Installation durch Herrn Michael Beier vom Rechenzentrum und der beauftragten Firma war sehr gut und mit entsprechender Dokumentation. Insbesondere beim Planungsgespräch wurden sehr viele Punkte abgefragt und mit eingeplant. KIRU-Forum: Es freut uns, dass Sie zufrieden sind. Was kann denn nun das neue -Archivierungssystem, welche Vorteile bieten sich im Arbeitsalltag? Manfred Keller: Mit der neuen Lösung ist die Ablage der s nach Wichtigkeit sehr viel einfacher. Die Benutzer haben die Möglichkeit, innerhalb einem Zeitraum von 6 Monaten zu entscheiden, welche s wichtig sind und archiviert werden sollen. KIRU-Forum: Was überzeugt Sie am meisten an Enterprise Vault? Manfred Keller: Die Software Enterprise Vault ist erstaunlicherweise einfach zu verwalten. Neben der bereits erwähnten sehr guten Recherchefunktion ist es ohne Weiteres möglich, bereits archivierte s wieder in den normalen Outlook-Posteingang zurückzuholen. Für die Benutzer ist ein einfaches Handling über ein sogenanntes Outlook-Add-In gewährleistet. KIRU-Forum: Welche Rückmeldungen haben Sie von Ihren Kolleginnen und Kollegen im Rathaus bezüglich der Neuerungen bekommen? Manfred Keller: Die Meinungen sind durchweg sehr positiv. KIRU-Forum: Haben sich Änderungen zum Beispiel im organisatorischen Ablauf ergeben? 2011/