LIEFERANTEN- BUCHHALTUNG

Transkript

1 LIEFERANTEN- BUCHHALTUNG Software zum Staunen Die ASP INTOS ist eine Software-Generation, die auf einer relationalen Datenbank basiert und mit verschiedenen Betriebssystemen, auf vielen Computern und auch in Netzwerken eingesetzt werden kann (siehe separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts). Die ASP MAGIC LIEFERANTENBESTELLUNGEN wurde im 1993 durch die ASP Software-Ingenieure entwickelt und 2004 durch ASP INTOS abgelöst und erfüllt sämtliche in der Schweiz üblichen Anforderungen von Handels- oder Fertigungsbetrieben an eine Lieferanten-auftragsbearbeitung. ASP Informatik AG, Sonneggweg 10, 3066 Stettlen,

2 HAUPTMERKMALE - Verknüpfung mit den ASP INTOS Paketen LAGER und KREDI möglich, jedoch nicht Bedingung. - Frei wählbare Lieferantenstammaufnahme mit Lieferantennummer (7-stellig alphanumerisch oder 7-stellig numerisch vom Programm automatisch vergeben) oder mit Lieferantennamen. - Das Stornieren von Bestellungen ist jederzeit möglich. - Alle Artikel können mit FIBU-Konten versehen werden. In der Eingangsverbuchung werden dann FIBU-Buchungen erzeugt, die direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden können, sofern die ASP FIBU ebenfalls installiert ist. - Die Bestellungen können jederzeit abgefragt und mutiert werden. Es sind auch bis 99 Teillieferungen pro Bestellung möglich. Die Darstellung der Bestellungen kann mit der Funktion "Seitenansicht" am Bildschirm überprüft werden. - Die wichtigsten Statistiken sind: - Statistik nach Lieferant/Artikel, Statistik nach Artikel/Lieferant, Statistik je Code (Einkäufer, Lieferantenkategorie usw.). - Standardtexte ab "Textkonserven" verfügbar für Unsere Referenz, Bestellart, Lieferart, Kopfzeilen, Schlusszeilen, Zahlungskonditionen. - Frei wählbare Artikelstammaufnahme mit Artikelnummer (12-stellig alphanumerisch) oder Artikelbezeichnung. - Ausgefeiltes Preisfindungssystem ermöglicht z.b. - Verschiedene Einkaufspreise pro Lieferantenkategorie - Verschiedene Einkaufspreise pro Einheit - Verschiedene Einkaufspreise pro Mengen (Mengenstaffelung) - Verschiedene Einkaufspreise für Aktionen - Kombinierte Einkaufspreise abhängig von Einheit und Menge - Rabattsystem, das keine Wünsche offen lässt: - Rabatt pro Lieferant - Rabatt pro Lieferantenkategorie - Rabatt pro Lieferant/Artikelgruppe - Mengenrabatt - Mengenrabatt je Artikelgruppe

3 - In der Bestellerfassung werden jeweils dreizehn Artikelpositionen angezeigt (Vorwärts-/Rückwärtsblättern). - Freie Definition von: Bestellart, Lieferart, Zahlungskonditionen, Standardtexte. - Eingeben von Kostenstellen möglich (Kostenstellenrechnungen als Option erhältlich). - Schutz von vertraulichen Daten vor unberechtigtem Zugriff durch Passwort- Kontrolle. PAKETBESCHREIBUNG BESTELLERFASSUNG Die Auftragserfassung ist unterteilt in drei Blöcke: Kopfblock, Artikelpositionen, Schlussblock. Im Kopfblock wird auf der 1. Seite zuerst die Bestellart gewählt: Bestellung, Gutschrift. Die Bestellnummer wird automatisch vom Programm vergeben. Anschliessend wählen Sie den gewünschten Lieferanten durch Eingabe des Namens oder der Lieferantennummer aus. Das Vorhandensein des Lieferanten im Stamm wird sofort überprüft. Beim Nichtfinden kann der Lieferant gesucht (Vorwärts- / Rückwärts-blättern) oder, ohne die Bestellerfassung zu verlassen, sofort aufgenommen werden. Ausserdem können Sie eingeben: Bestelldatum, Bestellart (Auswahlfenster), Unsere Referenz (Auswahlfenster), Ihre Referenz, Preis, Preisfindung (Vorgabe ab Lieferantenstamm). Auf der 2. Seite des Kopfblocks können folgende Eingaben gemacht werden: gewünschtes Lieferdatum (Kalenderwoche), Lieferart (Auswahlfenster), 2 Zeilen Kopftext (Auswahlfenster), freie Kopfzeile (5 Zeilen), versprochenes Lieferdatum, Lieferadresse (ab Mandantenstamm oder freie Eingabe). Anschliessend werden die gewünschten Artikelpositionen eingegeben. Es kann die Artikelnummer oder die Artikelbezeichnung eingegeben werden. Das Vorhandensein des Artikels im Stamm wird sofort überprüft. Beim Nichtfinden kann der Artikel gesucht (Vorwärts- / Rückwärtsblättern) oder, ohne die Bestellerfassung zu verlassen, sofort aufgenommen werden. Der disponible und effektive Bestand werden angezeigt. Dann werden die Menge (mit oder ohne Kommastellen) und die Einheit (fakultativ) eingegeben. Aufgrund der im Artikelstamm und Lieferantenstamm definierten Preisfindung werden die entsprechenden Einstandspreise als Vorschlag vorgegeben. Diese können geändert werden. Aufgrund des im Lieferantenstamm definierten Rabattsystems wird der entsprechende Positionsrabatt-%-Satz als Vorschlag vorgegeben. Dieser kann geändert werden.

4 Jede eingegebene Artikelposition wird mit den zwölf letzten Positionen sofort am Bildschirm angezeigt. Bei Bedarf können auch jederzeit dreizehn Positionen mit Vorwärts- oder Rückwärtsblättern angezeigt werden. Im Schlussblock können folgende Eingaben gemacht werden: Text Auftragsrabatt (Auswahlfenster), Rabatt-%-Satz oder Rabattbetrag, Verpackungskosten, Versandkosten, Zahlungskonditionen (Vorschlag ab Lieferantenstamm, Auswahlfenster), 2 Zeilen Schlusstext (Auswahlfenster), freie Schlusstexte (5 Zeilen), unter-schiedliche Textkonserve für Bestellung oder Gutschrift. Am Schluss können Sie noch wählen, ob Sie gleich die Bestellung oder Gutschrift drucken wollen. Zusätzlich können Sie noch eine Kostenstelle eingeben. Die Darstellung der Bestellung kann mit der Funktion "Seitenansicht" am Bildschirm überprüft werden. ARTIKELSTAMM Zur Unterstützung kann der Artikelstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und ein Artikel bequem als Prototyp für einen neuen Artikel genommen werden. Es kann mit der Artikelnummer oder mit dem Artikelnamen eingestiegen und geblättert werden. Nebst den üblichen Artikelangaben wie Artikelbezeichnung, Einheit, Menge pro Einheit, Artikelnummer Lieferant, Lieferantenname, Artikelgruppe, Einstandspreis Inventar usw. können noch folgende Angaben gemacht werden: Preisfindung Artikel, Preisberechnung (Menge x Einstandspreis oder Menge x Einstandspreis dividiert mit Menge pro Einheit), Min-destbestand, Maximalbestand, Format der Mengeneingabe (keine Kommastelle, zwei oder drei Kommastellen), Gewicht je Einheit kg, Provisionsberechtigung, fünf freie Selektionscodes. Der Artikelstamm kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen. PREISSTAMM Pro Artikel können Sie beliebig viele Preise eingeben. So können Sie z.b. verschiedene Einstandspreise haben - je Lieferantenkategorie - je Einheit (Dutzend, Karton usw.) - je Menge (Mengenstaffelung) - kombiniert je Einheit und Menge

5 LIEFERANTENSTAMM Zur Unterstützung kann der Lieferantenstamm am Bildschirm angezeigt (inkl. Vorwärts- / Rückwärtsblättern) und ein Lieferant bequem als Prototyp für einen neuen Lieferanten genommen werden. Bei der Installation der Buchhaltung kann definiert werden, ob eine automatische Lieferantennummerierung erfolgen soll oder ob der Benutzer die Lieferantennummer selber vergeben will. Zusätzlich kann mit dem Lieferantennamen eingestiegen und geblättert werden. Nebst den üblichen Lieferantenangaben wie Adresse, Telefon, Zahlungskonditionen, Bankverbindung usw. können auch Angaben wie Rabattsystem, Preisfindungssystem usw. einge-geben werden. Der Lieferantenstamm kann auch jederzeit gedruckt werden, wobei gewählt werden kann, ob für den täglichen Bedarf nur das Wichtigste oder zum Kontrollieren alle Stammangaben gedruckt werden sollen. AUSWERTUNGEN Für sämtliche Auswertungen stehen umfangreiche Sortier- und Selektions-möglichkeiten zur Verfügung: Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Artikelgruppe, Lieferantennummer, Lieferantenname, Bestellnummer usw. Die wichtigsten Auswertungen und Ausdrucke sind: Preislisten, Lieferantenadressliste, Statistik Lieferant/Artikel, Statistik Artikel/Lieferant, Statistik je Code (Einkäufer, Lieferantenkategorie usw.). DATEN-EXPORT Mit dieser Funktion können Sie beliebige Daten aus Ihrer Datenbank extrahieren (exportieren) und diese Daten weiterverarbeiten (z.b. mit dbase, EXCEL, Editor usw.). Sie erhalten hierfür alle notwendigen Datensatzeinteilungen. Die Eingabewerte können in einer Datei gespeichert werden. Pro Datenbank können beliebig viele Dateien ausgelagert werden. Anwendungsbeispiele: - Einkaufsstatistik - Graphiken - usw.

6 DATEN-IMPORT Mit dieser neuen Option können Sie aus einer beliebigen Applikation (z.b. EXCEL, Editor, F & A usw.) Daten in Ihre Datenbank einlesen (importieren). Achtung: Diese Daten müssen die ASP INTOS Konventionen erfüllen! Anwendungsbeispiele: - Einlesen neuer Preise in den Preisstamm - Uebernehmen Umsatzstatistiken der Vorjahre - usw. TECHNISCHE DATEN (siehe auch separate Zusammenstellung des ASP INTOS Konzepts) - Lieferantennummer 7 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) oder 7 Stellen alphanumerisch (vom Benutzer vergeben) - Adressblock 6 Adresszeilen zu je 30 Stellen - Artikelnummer 12 Stellen alphanumerisch (Länge frei wählbar) - Seriennummer 15 Stellen alphanumerisch - Artikelbezeichnungen 50 Stellen, je Artikel und Sprache 15 Artikelbezeichnungen möglich (Länge frei wählbar) - Artikelgruppe 3 Stellen alphanumerisch - Textkonserven 2 Zeilen zu je 50 Stellen - Textabkürzung 3 Stellen alphanumerisch - Bestellnummer 10 Stellen numerisch (automatisch vom System vergeben) - Kostenstelle 15 Stellen alphanumerisch - Beträge 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma - Umsätze 9 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma - Mengen frei wählbar: 8 Stellen vor, 0 Stellen nach dem Komma 3 Stellen vor, 2 Stellen nach dem Komma 3 Stellen vor, 3 Stellen nach dem Komma - Währungskurs 4 Stellen vor, 4 Stellen nach dem Komma