Verfahrensbeschreibung zum Datenabgleich nach 33 WoGG i. V. mit der jeweiligen Verordnung und den dazu erlassenen Gemeinsamen Verfahrensgrundsätzen

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1 Az.: 0552/ Verfahrensbeschreibung zum Datenabgleich nach 33 WoGG i. V. mit der jeweiligen Verordnung und den dazu erlassenen Gemeinsamen Verfahrensgrundsätzen Stand: 06/2009 Seite: 1

2 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S 1 VERFAHRENSABLAUF IM ALLGEMEINEN ABSENDER DER ANFRAGESÄTZE DSRV BUNDESZENTRALAMT FÜR STEUERN (AUSKUNFTSSTELLE) ABSCHLIEßENDE TÄTIGKEIT IN DER DSRV VOR- UND NACHLAUFSÄTZE IN SENDUNGEN VON DER ZENTRALEN STELLE ZUR DSRV ALLGEMEINES ABSENDERANGABE EMPFÄNGER TERMINPRÜFUNGEN SENDUNGEN VOM ABSENDER AN DIE DSRV MIT FEHLERFREIEN VOR- UND NACHLAUFSÄTZEN FEHLERPRÜFUNG IN DER DSRV SORTIERMERKMALE RÜCKGABE VON FEHLERHAFTEN DATENSÄTZEN (ANTWORTDATENSATZ MIT FEHLERNUMMERN) VERFAHREN BEI DER DSRV ANTWORTSÄTZE DER AUSKUNFTSSTELLE WEITERLEITUNG DER ANTWORTDATENSÄTZE AN DIE ANFRAGENDE ZENTRALE STELLE DES JEWEILIGEN BUNDESLANDES LÖSCHEN DER TEMPORÄREN DATEI DURCH DIE DSRV...10 Stand: 06/2009 Seite: 2

3 1 Verfahrensablauf im Allgemeinen 1.1 Absender der Anfragesätze Pro Bundesland werden die Daten über eine zentrale Stelle an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV = Kopfstelle) übermittelt. Es sind die Daten der Personen abzugleichen, die im Kalendervierteljahr vor dem jeweiligen Abgleich Wohngeld bezogen haben oder bei der Wohngeldberechnung als zum Haushalt rechnende Familienmitglieder oder Personen von Wohn- und Wirtschaftsgemeinschaften berücksichtigt wurden. Die zentrale Stelle übermittelt die Daten (Anfragesatz gem. Anlage 1 der Verfahrensgrundsätze) zu den in der Anlage 3 der Verfahrensgrundsätze genannten Terminen an die DSRV als Kopfstelle. 1.2 DSRV Allen fehlerfreien Anfragedatensätzen werden in der DSRV Interims-Versicherungsnummern (ITVSNR) zugeordnet, vgl. hierzu Punkt 3.2. Die Anfragedatensätze werden zu den in der Anlage 3 der Verfahrensgrundsätze genannten Terminen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt. Auskunftsstelle) weitergeleitet. Außerdem erfolgt in der DSRV (Auskunftsstelle) ein Abgleich des Gesamtbestandes der gemeldeten Datensätze mit den Daten der SOZTMP (Anfragedatensätze des SGB-II und SGB- XII-Verfahrens = Kreuzvergleich). Eine besondere Behandlung erfahren die Abgleichsfälle im vierten Kalendervierteljahr (Abgleichszeitraum drittes Kalendervierteljahr). Der DSRV werden Anfragesätze für alle Leistungsbezieher des letzten Jahres übermittelt. Diese Daten werden an das BZSt. weitergeleitet. 1.3 Bundeszentralamt für Steuern (Auskunftsstelle) Das BZSt übermittelt die Antwortdatensätze ggf. einschließlich der für den fraglichen Zeitraum gefundenen Daten (Antwortblock 14, vgl. Anlage 2) zu den in der Anlage 3 der Verfahrensgrundsätze genannten Terminen an die DSRV. 1.4 Abschließende Tätigkeit in der DSRV In der DSRV werden die Anfragesätze gegen die Anfragesätze nach SGB-XII und SGB-II geprüft und ggf. Antwortblöcke 17 und 18 erstellt. Die Antworten werden den entsprechen- Stand: 06/2009 Seite: 3

4 den Anfragedatensätzen zugeordnet, so dass für jeden Anfragedatensatz nur ein Antwortdatensatz erstellt wird. Anfragesätze ohne Antwortblöcke werden nicht zurückverteilt. Die DSRV übermittelt die Antwortdatensätze gem. Anlage 2 der Verfahrensgrundsätze zu den in der Anlage 3 der Verfahrensgrundsätze genannten Terminen an die zentrale Stelle. 2 Vor- und Nachlaufsätze in Sendungen von der zentralen Stelle zur DSRV 2.1 Allgemeines Die von der zentralen Stelle an die DSRV übermittelnden Dateien bestehen aus einem Vorlaufsatz, den einzelnen Leistungsanfragedatensätzen und dem Nachlaufsatz. Die Vor- und Nachlaufsätze werden geprüft (siehe Fehlerprüfung Anlage 4 der Verfahrensgrundsätze). Soweit in diesen Datensätzen ein Fehler festgestellt wird, wird die gesamte Sendung abgewiesen. Fehlerhafte Anfragesätze werden in einer gesonderten Sendung (Fehlerrückverteilung) an den Absender übermittelt. Jedem fehlerhaften Anfragesatz wird ab Stelle 389 der Block 13 ggf. mehrfach angehängt. Über die Übernahme und die Fehlerrückverteilung werden Protokolle erstellt, die dem Absender per übermittelt werden. Innerhalb des Übermittlungszeitraums (vgl. Anlage 3 der Verfahrensgrundsätze) können die korrigierten Daten erneut an die DSRV gesandt werden. 2.2 Absenderangabe Der Absender der Datensendung an die DSRV ist der sogenannte physikalische Absender. Als Absenderangabe ist die Betriebsnummer (BBNR) in das Feld 3 des Vor- und des Nachlaufsatzes einzutragen. Die restlichen Stellen dieses 15-stelligen Feldes sind mit Blanks (Leerstellen) aufzufüllen. Stand: 06/2009 Seite: 4

5 Darüber hinaus wird im Feld 09 (Sortiermerkmal 2) der logische Absender übermittelt. Das kann entweder die BBNR sein oder ein Gemeindeschlüssel. Der Gemeindeschlüssel ist wie folgt aufgebaut: Aufbau des Kreis-, Gemeindeschlüssels Stellen 1-2 Bundesland Stellen 3-5 Landkreis Stellen 6-8 Gemeinde Handelt es sich um einen Landkreis, endet der Schlüssel nach der Stelle 5. Städte und Gemeinden haben stets einen 8stelligen Schlüssel. Beispiel: Stadt Aachen: Gemeindeschlüssel Stadt Düsseldorf Gemeindeschlüssel Empfänger Als Empfänger in den Vor- und Nachlaufsätzen (jeweils Feld 4) ist linksbündig die DSRV mit der Betriebsnummer anzugeben. Die restlichen Stellen des 15stelligen Feldes sind mit Blanks aufzufüllen. 2.4 Terminprüfungen Das Erstellungsdatum im Vorlaufsatz darf im jeweiligen Quartal nur in einem bestimmten Zeitraum liegen. Abgleichszeitraum frühestmöglichstes Datum spätestes Datum Sendungen, die außerhalb dieser Zeiträume eingehen, werden mit einem Fehler an den Absender zurückgegeben, da sie beim Abgleich nicht mehr berücksichtigt werden können. Stand: 06/2009 Seite: 5

6 3 Sendungen vom Absender an die DSRV mit fehlerfreien Vor- und Nachlaufsätzen 3.1 Fehlerprüfung in der DSRV Sendungen mit fehlerfreien Vor- und Nachlaufsätzen werden sofort nach Eingang auf Plausibilität geprüft (siehe Anlage 3 der Verfahrensgrundsätze). Die Anfragedatensätze sind 386-stellig. Die Felder im Steuerungsteil des Anfragedatensatzes werden geprüft. Das Feld 03 (Absenderangabe) muss mit dem Feld 03 (physikalischer Absender) im Vor- und Nachlaufsatz übereinstimmen. Der Identifikationsteil wird wie folgt geprüft: Feld 10 (VSNRZH) wird nicht geprüft, sondern mit Leerstellen überlagert. Die Felder 11, werden ungeprüft übernommen. Wenn das Feld 23 (LZR) unplausibel ist (vgl. Anlage 3 der Verfahrensgrundsätze), wird der Datensatz mit Block 13 und dem entsprechenden Fehler an den Absender zurückgesandt. Die Felder 19 bis 22 (Anschrift) werden, soweit möglich, mit dem bei der DSRV eingesetzten Anschriftenprüfprogramm korrigiert. Wenn die Anschrift umgesetzt wurde, wird das Feld 06 (FEKZ) im Auskunftsdatensatz (vgl. Anlage 2 der Verfahrensgrundsätze) an die Absender mit 2 beschickt. Daraus kann der Absender erkennen, dass die Anschrift postalisch richtig ist. Kann keine Umsetzung mit dem Anschriftenprüfprogramm vorgenommen werden, erfolgt eine Prüfung der Anschrift auf richtige Zeichen. Ist die Anschrift fehlerhaft, wird der Satz nicht abgewiesen. Die Anschrift wird auf unbekannt gesetzt und bleibt bei allen übrigen Prüfungen unberücksichtigt. Fehlerhafte Datensätze werden mit der jeweiligen Fehlernummer versehen und an den Absender zurückgegeben. Diese Sätze können im Rahmen der Frist berichtigt zurückgegeben werden. 3.2 Sortiermerkmale Im Auskunftsdatensatz sind die Sortiermerkmale 1 und 2 (Felder 08 und 09) von besonderer Bedeutung, da nach diesen Merkmalen in der DSRV der temporäre Bestand aufgebaut und sortiert wird. Das Feld 08 beinhaltet die Interimsversicherungsnummer = Sortiermerkmal 1 Das Feld 09 beinhaltet den logischen Absender (GEMSC = Sortiermerkmal 2) Hinweis: Stand: 06/2009 Seite: 6

7 Die Kombination aus Sortiermerkmal 1 und Sortiermerkmal 2 ergibt einen eindeutigen Identifikationsschlüssel. Die Interimsversicherungsnummer (ITVSNR) hat den gleichen Aufbau wie die Versicherungsnummer und setzt sich wie folgt zusammen: Stellen 1-2 = 71 (Kennzeichen für Datenabgleichsverfahren) Stellen 3-8 = Geburtsdatum (TTMMJJ) Stelle 9 = Anfangsbuchstabe des Geburts- bzw. Familiennamens, Umlaute sind dabei aufzulösen. D. h. Ä = AE in Stelle 9 ist A einzutragen Stellen = Seriennummer (die Seriennummer wird jeweils um 1 erhöht, wenn zum gleichen Geburtsdatum und gleichen Buchstaben innerhalb desselben Sortiermerkmals 2 bereits eine ITVSNR vergeben wurde die Prüfung erfolgt gegen den ITVSNR-pool, der jeweils für einen Abgleich aufgebaut wird -) Beispiel: Leistungsempfänger Max Müller, geboren am , Sortiermerkmal 2 = hat die ITVSNR M000 Leistungsempfänger Kurt Müller, geboren am , Sortiermerkmal 2 = hat die ITVSNR M001*) Leistungsempfänger Maria Müller, geboren am , Sortiermerkmal 2 = hat die ITVSNR M002*) *) Die Seriennummer wird hochgezählt Leistungsempfänger Maria Müller, geboren am , Sortiermerkmal 2 = hat die ITVSNR M000 Das Sortiermerkmal 2 beinhaltet den Gemeindeschlüssel oder den Kreisschlüssel (linksbündig, aufgefüllt mit Nullen auf 8 Stellen) des Leistungsträgers bzw. des Wohnortes des Leistungsempfängers. Die Angaben in diesem Feld müssen nicht mit der Absenderangabe im Steuerungsteil des Datensatzes (Feld Nr. 3) übereinstimmen. Stand: 06/2009 Seite: 7

8 4 Rückgabe von fehlerhaften Datensätzen (Antwortdatensatz mit Fehlernummern) Werden Fehler im Anfragedatensatz festgestellt, ist der Datensatz an den Absender zurückzugeben. Datensätze mit unzulässigen Sonderzeichen (vgl. Anlage 4 der Verfahrensgrundsätze: Fehlernummern 14002, 15002, 16002, und 18001) werden ebenfalls mit Fehler abgewiesen. Damit die Daten verarbeitet werden können, sind Namen nur mit zulässigen Zeichen zu übermitteln: Beispiel: Andre und nicht André Beschickung des Antwortdatensatzes in Fehlerfällen: Feld 01 = DSWG Felder 03 und 04 = Inhalte werden getauscht, d. h. Feld 03 = und Feld 04 = Feld 05 = Verarbeitungsdatum bei der DSRV in der Form Tag, Monat, Jahrhundert, Jahr (TGMOJHJJ) Feld 06 = 1 Feld 07 = Anzahl der festgestellten Fehler Es ist zu beachten, dass nur bis zu neun Fehler ausgegeben werden können. Werden mehr als 9 Fehler festgestellt, wird die Prüfung abgebrochen. Im Anschluss an den Identifikationsteil wird nach dem Feld 28 ein neues Feld 29 angefügt. Dieses Feld ist 2-stellig und beinhaltet die Anzahl der angefügten Blöcke. Stand: 06/2009 Seite: 8

9 Block-Nr. 13 (Fehleranzeige) ist 7-stellig. Dieser Block beinhaltet im Feld 30 die Block-Nr. 13 und im Feld 31 die (erste) 5-stellige Fehlernummer. Wird mehr als ein Fehler festgestellt, wird der 7-stellige Fehlerblock mehrfach (maximal neunmal) angefügt. 5 Verfahren bei der DSRV Für fehlerfreie Datensätze wird bei der DSRV ein temporärer Gesamtdatenbestand aufgebaut (SOZTMP). Unter den Sortiermerkmalen 1 und 2 (ITVSNR und BBNR bzw. GEMSC) gibt es grundsätzlich nur einen Fall. Eine Überlagerung bei mehr als einem Fall, erfolgt nicht. In der Kopfstelle wird ein Abgleich gegen die Anfragedatensätze aus dem SGB-XII- und dem SGB-II-Verfahren durchgeführt. Bei zeitgleicher Überschneidung der Leistungszeiträume im Anfragedatensatz zum Wohngelddatenabgleich und in den Anfragedatensätzen aus dem SGB-XII- und dem SGB-II-Verfahren (mindestens 1 Tag Überschneidung) resultieren die Blöcke- Nr. 17 und/oder 18. Die fehlerfreien Anfragedatensätze werden an das BZSt. weitergeleitet (Bitte beachten: Sonderverfahren im 4. Kalendervierteljahr beim Abgleich des 3. Kalendervierteljahres). 6 Antwortsätze der Auskunftsstelle Beim Eingang der Antwortdatensätze vom Bundeszentralamt für Steuern wird in der DSRV eine Grobprüfung dieser Sätze durchgeführt. Dabei werden die Sortiermerkmale sowie das Feld Anzahl der Blöcke und der Inhalt der einzelnen Blöcke auf formale Richtigkeit (Plausibilität) geprüft. Fehlerhafte Datensätze werden mit einer Fehlernummer (vgl. Anlage 4 der Verfahrensgrundsätze) versehen und an den Absender zurückgegeben. In diesem Fall werden die Daten durch die BZSt umgehend korrigiert und erneut an die Kopfstelle übermittelt, damit der Termin für die Weiterleitung der Antwortdatensätze an die anfragende zentrale Stelle des jeweiligen Bundeslandes eingehalten werden kann. Stand: 06/2009 Seite: 9

10 7 Weiterleitung der Antwortdatensätze an die anfragende zentrale Stelle des jeweiligen Bundeslandes Die anfragende zentrale Stelle erhält nur Antwortdatensätze mit angehängtem/n Block/Blöcken, d. h. es werden nur die Anfragesätze als Antwortdatensätze zurückgesandt, für die tatsächlich Antworten vom BZSt. bzw. von der Kopfstelle vorliegen. Damit ist die Zahl der Antwortdatensätze kleiner als die Zahl der Anfragesätze. Die Antwortsätze haben folgenden Aufbau: Beispiel: Felder Steuerungs- und Identifikationsteil Feld 29 Anzahl der nachfolgenden Blöcke = 04 Felder 30 - XX Block 14 (1. Mitteilung des BzSt) Felder XX+1 - YY Block 14 (2. Mitteilung des BzSt) Felder YY+1 - ZZ Block 17 (Kreuzvergleich SGB-XII) Felder ZZ+1 EE Block 18 (Kreuzvergleich SGB-II) (Ende des Antwortdatensatzes) 8 Löschen der temporären Datei durch die DSRV Die Kopfstelle löscht die Daten unmittelbar nach Abschluss des Abgleichs. Stand: 06/2009 Seite: 10