Schatten IT erfolgreich bekämpfen. mit Oracle Application Express

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1 Schatten IT erfolgreich bekämpfen mit Oracle Application Express Niels de Brujin, Fachbereichsleiter APEX Steven Grzbielok, Junior Berater APEX Ratingen,

2 GESCHÄFTSFORM HAUPTSITZ INHABERGEFÜHRTE AG RATINGEN GRÜNDUNGSJAHR 1994 BESCHÄFTIGTE BETEILIGUNGEN 180 FESTANGESTELLTE MITARBEITER MT-IFS GMBH, MT-IFS SARL (LUXEMBURG)

3 Agenda 1. Schatten IT 2. Alte Welt 3. Neue Welt 4. Vertiefung 5. Fazit 3 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

4 Agenda 1. Schatten IT 2. Alte Welt 3. Neue Welt 4. Vertiefung 5. Fazit 4 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

5 Schatten IT Kommt Ihnen bekannt vor? Bis zu 50% der Unternehmensprozesse sind Schatten-IT* Unkontrollierte IT-Lösungen im Fachbereich - Keine IT-Sicherheit - Keine Hochverfügbarkeit - Keine Skalierbarkeit - Verantwortung komplett im Fachbereich Warum Schatten IT? - Bestehende IT-Lösung nicht flexibel genug - Zentrale IT-Abteilung zu teuer oder kann nicht kurzfristig liefern - Lösungen (hoffentlich) meist nicht geschäftskritisch *) Quelle Computerwoche: 5 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

6 Schatten IT Wann wird es zum Problem? Geschäftskritische Prozesse werden darüber abgebildet Kein Betreuer mehr Lösung wird zu komplex und ist kaum noch wartbar Integration mit anderen Systemen ist gefordert Technische Restriktionen, z.b. bei Access: - Nicht fürs Web gedacht - Geht bis 2 GB Datenhaltung - Langsam - Parallele Entwicklung nicht möglich - Fazit: Finger weg von Access! Lieber auf APEX migrieren. 6 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

7 Über mich Niels de Bruijn, Fachbereichsleiter APEX Geboren in 1977, verheiratet, drei Töchter, Wohnort Ratingen seit bei der MT AG in Ratingen zuvor 2 Jahre als Berater bei Oracle Nederland B.V. angestellt Beschäftigt sich seit 2004 mit APEX Federführend beim Vertrieb/Marketing/Delivery von APEX Projekten aller Art - & Themenverantwortlicher für APEX bei der DOAG Hält Vorträge u.a. auf der DOAG Konferenz / APEX connect, ODTUG Kscope 7 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

8 Über mich (Co-Referent) Steven Grzbielok, Junior Berater APEX Development Geboren 1994, Wohnort Ratingen seit bei der MT AG in Ratingen Unterstützt bei der Organisation APEX connect und betreut primär die Seite 8 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

9 Agenda 1. Schatten IT 2. Alte Welt 3. Neue Welt 4. Vertiefung 5. Fazit 9 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

10 Bestellformular (PHP) 10 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

11 Administrationsoberfläche (Access 2010) Die gesamte Verwaltung in zwei Formularen 11 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

12 Datenmodell Relationales Datenmodell der Access Datenbank 12 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

13 Rechnung 13 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

14 Ok, es ist noch nicht optimal Manuelle Arbeit - Neue Bestellung per Hand in der Access Datenbank eintragen - Rechnung per Serienbrief in Word erforderte Nacharbeiten - Liste mit Transaktionen für den Steuerberater per Hand erstellen Wenn ein Artikel dazu kommt, muss die PHP Webseite, das Datenmodell und die Administrationsoberfläche erweitert werden Datenmodell - Spalte pro Artikel - Daten doppelt hinterlegt (Bestellnr) 14 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

15 Agenda 1. Schatten IT 2. Alte Welt 3. Neue Welt 4. Vertiefung 5. Fazit 15 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

16 Vom Prototypen zu Going-Live Prototypen Datenmodell Datenmigration Administrationsoberfläche Exportfunktionen Business Logik und DB Prozesse Bestellformular Bugfixing vor der Abnahmephase und CRs während der Entwicklung Meetings Dokumentation Gesamtaufwand: 18 PT Einige Annahmen Die Anwendung wird mit APEX 5.0 entwickelt Entwicklung bei der MT AG in Ratingen Unterstützte Browser: IE 11, Firefox 38 Betrieb auf apex.oracle.com 16 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

17 Zeitplanung Iterative Entwicklung & Testphase Abnahme & Auslieferung PT (MT AG & Kunde) 1 Woche (MT AG & Kunde) Abgrenzungen & Mitwirkungspflicht Datensicherung durch den Kunden Wöchentlicher Jour-Fix Termin Einmalige Auslieferung Einwöchige Abnahmephase 17 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

18 Agenda 1. Schatten IT 2. Alte Welt 3. Neue Welt 4. Vertiefung 5. Fazit 18 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

19 Datenmodell Relationales Datenmodell der Oracle Datenbank 19 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

20 Datenmigration 1. Speichern der Access-DB als *.mdb 2. Erstellen der Verbindung im SQL Developer mit der Access-DB* 3. Daten auswählen 4. Rechte Maustaste: Kopie an Oracle *) Bei einer 32-Bit-Version von Office müssen JDK/JRE und SQL Developer ebenfalls in der 32-Bit-Version verwendet werden. Analog gilt dies für die 64-Bit-Version. Außerdem funktioniert dies nur bei JDK<8. Ab JDK 8 gibt es (leider) keinen ODBC Bridge mehr. 20 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

21 Datenmigration 5. Oracle DB auswählen 6. Verhalten bei bereits vorhandenen Tabellen auswählen 7. Assistenten abschließen 21 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

22 Administrationsoberfläche Kundenmanagement - Kundenübersicht 22 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

23 Administrationsoberfläche Kundenmanagement Kundenerstellung und -bearbeitung 23 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

24 Administrationsoberfläche Artikelverwaltung Übersicht, Erstellung und Bearbeitung 24 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

25 Administrationsoberfläche Transaktionsverwaltung Übersicht und Custom CSV-Export Transaktionen wurden bei der Datenmigration mit den Bestellungen verknüpft Ein Export aller Abrechnungen in einem bestimmten Zeitraum mit Saldo am Abrechnungsbeginn und ende als CSV ist möglich 25 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

26 Administrationsoberfläche Transaktionsverwaltung Übersicht und Custom CSV-Export Die dazugehörige Bestellung ist als Vorschau unterhalb verfügbar Bei der Erfassung einer neuen Transaktion werden automatisch unbezahlte Bestellungen empfohlen 26 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

27 Administrationsoberfläche Bestellungsverwaltung - Übersicht Bestellübersicht zeigt nun alle nötigen Informationen an Alternative Berichte sind hier: - Noch nicht bezahlte Bestellungen - Noch nicht versendete Bestellungen 27 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

28 Administrationsoberfläche Bestellungsverwaltung Erfassung und Bearbeitung 28 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

29 Administrationsoberfläche Bestellungsverwaltung Erfassung und Bearbeitung Kundeninformationen, Bestellinformationen, Bestellpositionen und Transaktionen lassen sich hier mit einem Klick integriert erfassen - Über einen Custom DML Prozess werden die Informationen in allen vier Tabellen korrekt verknüpft und verarbeitet - Bestehende Kundendaten werden automatisch aktualisiert, nicht vorhandene Kunden neu angelegt - Porto und CD-Kosten werden abhängig von den Artikeln und dem Land berechnet - Der Button Markierte Positionen löschen löscht zusätzlich auch noch nicht gespeicherte Zeilen aus dem Tabular Form Zusätzlich ist die Erstellung einer Rechnung mittels pl-jrxml2pdf mit nur einem Klick dynamisch möglich 29 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

30 Rechnungserstellung PL-jrxml2pdf PDF-Rechnung als Begleitschreiben für die versendeten Artikel Erstellung des Templates mit TIBCO Jaspersoft Studio 30 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

31 Abrechnung für den Steuerberater Custom CSV (APEX) Consono e.v. benötigt eine Auflistung der Transaktionen und des aktuellen Kassenbestandes CSV-Abrechnung für den Steuerberater 31 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

32 User Interface Öffentliches Bestellformular mit Bestellbenachrichtigung und Coveranzeige Artikelansicht wird basierend auf der Tabelle R_ARTIKEL aktualisiert Gleicher Prozess wie bei der internen Bestellverwaltung (Kundenmanagement und dynamische Kostenberechnung integriert) 32 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

33 Prozessdiagramm 33 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

34 Agenda 1. Schatten IT 2. Alte Welt 3. Neue Welt 4. Vertiefung 5. Fazit 34 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

35 Fazit Schatten-IT aufdecken und im Einzelfall entscheiden wie es weiter geht Finger weg von Access! Prototypen ist hilfreich, ersetzt aber nicht die Realisierungsphase! APEX noch bekannter zu machen ist nach wie vor die Herausforderung - #letswreckthistogether! 35 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

36 #apexsummer15 APEX 5.0 Summer School Webinare Juli 2015 Mittwochs und Freitags Alles über APEX Page Designer, Universal Theme, SQL und PL/SQL, Migration, Interactive Reports, Plug-Ins, Sample Applications und mehr Von den deutschsprachigen Community-Experten - Peter Raganitsch, Niels de Bruijn, Oliver Lemm, Denes Kubicek, Tobias Arnhold, Dietmar Aust, Christian Rokitta, Carsten Czarski, Jürgen Schuster tinyurl.com/orclapexsummerschool 36 Schatten IT mit APEX erfolgreich bekämpfen

37 Vielen Dank. MT AG Balcke-Dürr-Allee Ratingen Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) apex@mt-ag.com