CRM 360 für Lotus Notes. Ausführliche Produktbroschüre zur professionellen Customer Relationship Management Software

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1 CRM 360 für Lotus Notes Ausführliche Produktbroschüre zur professionellen Customer Relationship Management Software

2 Professionalisieren Sie Ihre Kundenbindung mit Collaborative Customer Relationship Management Für Ihren Erfolg müssen Sie Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Partner mit Informationen verbinden. Ihr Unternehmen muss auf allen Ebenen mit Ihren Kunden kommunizieren. Ob Vertrieb, Marketing, Service oder Außendienst Unternehmen bestehen aus einer Vielzahl von Abtei lungen, die jede für sich genommen mit den Kunden in Kontakt stehen. Unternehmensprozesse und Arbeitsabläufe machen daher nicht an den Abteilungs grenzen halt. Zu vielfältig und fachübergreifend ist die optimale Betreuung von Kunden. Die reibungslose Zusammen arbeit zwischen den einzelnen Ressorts sowie die Vernetzung der Informationen ist eine wichtige Disziplin, wenn es darum geht, Kunden zu gewinnen, zu binden und schließlich zufrieden zu stellen. Richtig umgesetzt eröffnet collaborative CRM Ihnen vollkommen neue Möglichkeiten bei der Pfl ege von Kundenbeziehungen. Angefangen vom Aufruf der Kundendaten beim Erhalt einer , über die Einsicht in die Kundenhistorie aus der Mailbox heraus bis hin zu Kunden-Chats und Blogs Steuern Sie alle Prozesse um Ihre Kunden! Egal ob Sie lokal auf dem Notebook oder im Firmennetz mit den Kundendaten arbeiten. Das ist collaborative CRM. Zugleich werden durch das collaborative CRM die Unternehmensprozesse entlang der Wertschöpfungskette optimiert. Die positiven Folgen: Hohe Qualität in der Kommunikation gegenüber Kunden und Interessenten, niedrigere Kosten, bestmöglicher Einsatz aller Kommunikationsmedien und Beschleunigung der Unternehmensprozesse. GEDYS IntraWare 7 bietet Ihren Mitarbeitern eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden und hält alle relevanten Kundeninformationen schon beim Eingang einer parat. Vom unternehmensweiten Adress-, Gruppen termin-, Kampagnen-, Reklamations- und Dokumentenmanagement über den ITIL-konformem Helpdesk und Reklamationsmanagement bis hin zu einem Vertriebs informationssystem mit elektronischer Kundenakte und Management von Verkaufschancen gestaltet GEDYS IntraWare 7 die Kundenprozesse im Unternehmen einheitlich und transparent nach Ihrer Konfi guration. Jeder Mitarbeiter hat mit nur einem Klick stets alle relevanten Informationen über einen Kunden und alle ihn betreffenden Vorgänge sowie Projekte parat. Kam pagnen können somit abteilungsüber greifend erfolg reicher gesteuert, die Neukunden gewinnung optimiert und die Betreuung der Bestandskunden um ein Viel faches verbessert werden. Darüber hinaus bindet GEDYS IntraWare 7 auch Außendienst- Mitarbeiter nahtlos in das collaborative CRM ein. Per Web-Zugriff, lokale Replikation auf das Notebook oder über mobile Geräte wie BlackBerry können auch sie jederzeit auf alle Daten im CRM-System zurückgreifen. Joachim Weber und Ralf Geishauser, Geschäftsführung der GEDYS IntraWare

3 Inhalt GEDYS IntraWare Zusammenarbeit der Module, internationaler Einsatz und IBM-Auszeichnung Portal Zentraler Einstieg und komfortable Suche Contacts Unternehmensweites Adress- und Stammdatenmanagement Schedule Aktive Termin- und Aufgabenplanung für Personen und Gruppen Office Elektronische Akte und flexibles Dokumentenmanegement Workflow Formulare, Vorgänge und Anwendungen effizienter steuern Event Manager Veranstaltungen professionell planen, organisieren und durchführen Marketing Kampagnen planen, steuern und auswerten Mailing Professionelles Marketing und Serienbriefe und -faxe Sales Vertrieb professionell unterstützen und steuern Service ITIL-konformer Helpdesk und Reklamationsmanagement Travel Schnelles und transparentes Reise kosten management SAP-Notes-Integration Schneller, flexibler und transparenter Datenaustausch zwischen Lotus Notes & SAP-Systemen Technologien CTI-Lösungen und mobiles CRM mit BlackBerry 3

4 Contacts Office Travel Workflow Mailing Marketing Event Sales Analytics tach les Service Schedule 360 Sicht auf Ihre Kundenn Mittels der einzelnen Module stellen Sie sich Ihr individuelles CRM-System zusammen. Dabei unterstützt GEDYS IntraWare 7 sowohl kleine Installationen, den individuellen, bedarfsgerechten Ausbau, aber auch die Ansprüche eines skalierten internationalen Systems mit vielen Hundert Anwendern. Alle Module beinhalten die Sprachen Deutsch und Englisch, optional verfügbar sind Spanisch, Französisch, Italienisch und Russisch. Kampagnenmanagement Vertrieb Büromanagement Service Das Fundament Ihrer profi tablen Kundenbeziehungen GEDYS IntraWare 7 bietet eine vollständige Suite für die Pfl ege von Kundenbeziehungen und beinhaltet leistungsfähige Werkzeuge für Vertrieb, Marketing und Service. Die CRM-Suite realisiert Ihren individuellen Anspruch an CRM und unterstützt das Management sowie Vertriebs-, Marketing- und Servicemitarbeiter bei zeitraubenden Arbeiten und Prozessen. Die Qualität und Kundenzufriedenheit wird erhöht. Nutzen Sie eine moderne, erprobte Technologie GEDYS IntraWare 7 versorgt Sie und Ihre Mitarbeiter mit aktuellen Informationen für die volle Konzentration auf Ihren Kunden. Auf der Plattform Lotus Notes Domino entwickelt, nutzen wir Ihre bestehende Infrastruktur und bieten Ihnen entscheidende Vorteile bei der Integration von , Lotus Sametime, Lotus Quickr und Lotus Connections. Auf niedrige Investitionskosten ausgerichtet, wird GEDYS IntraWare 7 die Profi - tabilität Ihres Vertriebs, Marketings und Services entscheidend verbessern. Die neuartige skalierbare Architektur von GEDYS IntraWare 7 passt sich fl exibel Ihrer Organisationsstruktur an nicht umgekehrt. Nutzen Sie das Konzept zur Einbindung von individuellen Anforderungen im Standard. Ihre individuellen, ausgefeilten Ansprüche sowie Firmenorganisationen mit Abteilungen und Prozessen lassen sich schnell abbilden und aktualisieren. Bilden Sie Ihr gesamtes Formularwesen in GEDYS IntraWare 7 einfach durch Konfi guration ab. Für die umfangreiche Prozessorientierung im Kundenmanagement ist konsequent das Modul Workfl ow integriert. Ihre Mitarbeiter führen Sie über die rollenbasierte Navigation an die Kundeninformationen. GEDYS IntraWare 7 tauscht beliebige Daten mit OpenOffi ce, Word- und Excel-Dokumenten aus. So berechnen Sie beispielsweise komplexe Angebotskalkulationen in Excel und führen das Ergebnis automatisch in Ihr Notes-Angebot ein. Für das einwandfreie Drucken aus Lotus Notes ist ein kostenfreier PDF-Generator integriert. GEDYS IntraWare 7 bedient sich des führenden IBM Lotus Sicherheitskonzeptes und läuft auf Lotus Notes Domino 6, 7 und 8. Internationaler Einsatz Die Anwendungen stehen in sechs Sprachen zu Verfügung. Weitere Sprachen können beauftragt oder einfach selbst in eine beliebige Sprache zu über setzt werden ohne Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Landes-Organisationen. Auszeichnung von IBM Im Januar 2008 wurde die umfassende CRM-Suite GEDYS IntraWare 7 von IBM als weltweit beste Lotus- Software-Lösung mit der Auszeichung Best Total IBM Lotus Software Solution prämiert. Vor allem die führende Rolle von GEDYS IntraWare 7 im Bereich der kollaborativen Funktionen, die Mitarbeiter in vorher nicht bekannter, innovativer Art und Weise enger und produktiver zusammenarbeiten lässt, gab den entscheidenen Ausschlag. Ferner hieß es in der Begründung zur Verleihung: Die GEDYS IntraWare Lösung ermöglicht es, Wissen und Fähigkeiten von Menschen über verschiedenen Organisationsformen hinweg in alle Geschäftsprozesse integriert bereitzustellen. 4

5 Portal Zentraler Einstieg und komfortable Suche für alle Notes-Anwendungen Schnelles Agieren entscheidet heute über Ihre Wettbewerbs fähigkeit. Mit Portal vereinfachen Sie die tägliche Informationsverarbeitung und schaffen eine unternehmensweite Transparenz aller Informationen. Die rollenbasierte Navigation steigert die Motivation, verkürzt die Einarbeitung und führt aufgrund der schnellen Entlastung zu hoher Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern. Häufi ger Alltag im Unternehmen Gesamter Lotus Workspace ist mit Kacheln bedeckt Navigation beginnt mit der Suche nach der richtigen Datenbank Wunsch nach einer Navigation auf einen Blick und Klick Verschiedene Rollen und Zugriffsrechte sind nicht durchgängig abgebildet Keine zentrale Übersicht über Aufgaben und Wiedervorlagen Keine komfortable, Datenbank-übergreifende Suche möglich Ohne genaue Schreibweise sind Personen und Dokumente nicht zu fi nden Wichtige Mails sind nicht in der Kunden- oder Lieferantenakte dokumentiert Ihr persönlicher Schreibtisch Alle eigenen s, ToDos und Termine auf einen Blick sowie direktes Erstellen von s, Terminen, Aufgaben und weiteren Dokumenten: CRM-Basics Ihr persönlicher Schreibtisch Das Tor zu Ihren Informationen Welche Anwendungen brauche ich, um die Daten zu erfassen? Wo hat sich diese Anwendung versteckt? Mit Portal erhalten Sie Ihren zentralen und an Ihre persönlichen Bedürfnisse anpassbaren Einstieg in die Notes-Umgebung. Die rollenbasierte Navigation vereinfacht das Finden gewünschter Informationen. Außerdem können Sie eine Datenbank-übergreifende Suche durchführen und die Ergebnisse für weitere Aktionen verwenden. Kein langes Suchen mehr: Alles übersichtlich auf einen Blick. Effi zientes Arbeiten mit eigener Navigation Portal integriert die GEDYS IntraWare 7 Module in eine anwendungsübergreifende und personalisierbare Navigation. Dabei wird über Rollen festgelegt, welche Informationen der Anwender zu sehen bekommt: Zum Beispiel Sales, Marketing, Einkauf, Finanzen aber auch Geschäfts-, Abteilungs- und Teamleiter. Je nachdem, welche Rolle Sie gewählt haben, sehen Sie die auf die Rolle abgestimmte Navigation. Neben den GEDYS IntraWare 7 Modulen können ebenso weitere Notes Datenbanken, Notes Mail, ausführbare Programme und Internet-Adressen eingebunden werden. Die Navigation ist hierarchisch und kann bis zu drei Menüebenen umfassen. Anhand eines Symbols können Sie erkennen, ob eine weitere Navigationsebene ge öffnet, eine Anwendung innerhalb oder außerhalb des Portals geöffnet oder ob ein Web-Browser gestartet wird. Darüber hinaus können Sie anhand der Ihnen zur Verfügung stehenden Einträge individuelle Navigationen zusammenstellen. Favoriten erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit. Somit haben Sie jederzeit übersichtlich und schnell Ihre täglichen Werkzeuge zur Hand. 5

6 Individuelle Dashboards Individuelle Dashboards und regelbasierte Suchen liefern Ihnen grafische Auswertungen und wichtige Informationen auf einen Blick. Ihr persönlicher Schreibtisch Mit Portal konfi gurieren Sie einfach Ihren persönlichen Schreibtisch. So haben Sie alle eigenen s, ToDos und Termine im Überblick. Auf Wunsch binden Sie weitere GEDYS IntraWare 7 Module ein und erhalten damit eine Übersicht Ihrer zu betreuenden Kunden, Kontakte und Aufgaben. Direkt von Ihrem persönlichen Schreibtisch erstellen Sie Ihre s, Termine, Auf gaben und weitere Dokumente, die den entsprechenden Ansprechpartnern automatisch in der richtigen Datenbank zugeordnet werden. Automatische und Aufgabenzuordnung Zusammen mit den Modulen Contacts und Offi ce nutzen Sie die inte grierte Mail-Synchronisation für die automatisierte Zuordnung von eingehenden s und Aufgaben. Dazu legen Sie ein- und ausgehende s in Ihrer Maildatenbank im Transfer-Ordner ab. Die Anwendung ordnet diese dann automatisch den richtigten Ansprechpartnern zu. Zeitsparende, komfortable Suche Mit Portal können Sie alle angebundenen GEDYS IntraWare 7 Module und individuelle Notes-Datenbanken durchsuchen. Direkt aus der Navigation heraus steht Ihnen die Schnellsuche zur Verfügung. In der weiterführenden Detail-Suche nutzen Sie neben der Angabe von Suchbegriffen auch Angaben zur Trefferzahl und zu den gesuchten Dokumententypen. Die kompakte Suche zeigt Ihnen, wie viele Treffer in den einzelnen Datenbanken sind. Neben der alphanumerischen Suche inkl. Verknüpfungen von Suchbegriffen, Verwendung von Platzhaltern, etc. erleichtert die phonetische Suche das Auffinden von Dokumenten, bei denen die genaue Schreibweise nicht bekannt ist. So kann beispielsweise durch die Eingabe von Meier auch der Kontakt Mayer gefunden werden. Alle Suchergebnisse lassen sich in einer Sammelmappe sortieren und für spätere Arbeitsschritte speichern. Abgesehen vom Öffnen oder in Ansicht öffnen der Dokumente des Suchergebnisses stehen Ihnen weitere Aktionen zur Verfügung. So können Sie zum Beispiel zusammen mit weiteren GEDYS IntraWare 7 Modulen folgende Dokumente erstellen, hinzufügen und bearbeiten: Kontakt (Firma, Ansprechpartner), Anruf, Besprechung, Verschiedenes, Serviceanfrage, Termin. Markieren Sie Ihr Suchergebnis, um beispielsweise Kontakte zu einer Kampagne, einem Mailing oder einem Verteiler hinzuzufügen. Internationaler Einsatz Portal ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für ihre Arbeitsumgebung. Die neue Language-Confi guration-technologie ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu übersetzen ohne Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Landes- Organisationen. Einfache Administration Durch Zuordnung von Rollen zu Personen und Gruppen legen Sie fest, welche Rollen Ihren Mitarbeitern zur Auswahl stehen. Darüber hinaus verwalten Sie über das Portal die Zugriffsrechte aller angebundenen Datenbanken zentral. Suchen und Finden Komfortable Suche über alle Notes-Datenbanken 6

7 Rollenbasierte Navigation Über die rollenbasierte Navigation wird festgelegt, welche Informationen der Anwender zu sehen bekommt. Portal Die wichtigsten Funktionen Navigation Hierarchische Navigation (bis zu 3 Menü-Ebenen) Rollenbasierte Navigation Persönliche Favoriten Suche Schnellsuche Detail-Suche Alphanumerische Suche inkl. Verknüpfungen von Suchbegriffen, Platzhalter, etc. Phonetische Suche Konfi gurierbare Feld- und Detailsuche (ab V7.1) Zentrale Konfi guration von regelbasiertem Suchen für angeschlossene GI7 Module Sucheinstellungen Dokumententypen aus weiteren GEDYS IntraWare 7 Modulen: Adressen (Firma, Kontakt) Aufgabe Besuchsbericht Kalendereintrag Know-how Korrespondenz Opportunity Projekt Telefonnotiz Ticket Weitere Vorgänge Verwendung eigener Dokumententypen für Notes Datenbanken Kompakte Suche Trefferanzahl Suchergebnis Sortierbare Trefferliste Speichern von Suchergebnissen Aufbau Sammelmappe mit Suchergebnissen aus mehreren Suchen Aktionen zu Treffer-Dokumenten Dokument öffnen Dokument zu einer Kampagne / einem Mailing hinzufügen Verteiler bzw. Schlagworte hinzufügen/bearbeiten Zusammen mit weiteren GEDYS IntraWare 7 Modulen: Firmen und Ansprechpartner erstellen / hinzufügen Mail erstellen ToDo erstellen Anruf Besprechung Verschiedenes Service-Anfrage Termin Zentrale Konfiguration Zentrale Zugriffskontrollisten-Verwaltung aller angebundenen Notes-Datenbanken Konfiguration der Navigation GEDYS IntraWare 7 Modul Notes-Datenbank Notes Mail Anwendung Internet-Adresse Favoriten Arbeitsbereiche Konfiguration des persönlichen Schreibtisches Eigene Mail-Box, Kalender, ToDos inkl. Dokumentenerstellung GEDYS IntraWare 7 Modul-Datenbanken Weitere Lotus-Notes-Datenbanken Realtime Dashboards für grafi sche Auswertung über alle angeschlossenen GI7 Module (Person / Team) Aktionen zusammen mit GEDYS IntraWare 7 Contacts Firmen, Ansprechpartner erstellen/hinzufügen Schnellerfassungsdialog für Adressen 7

8 Contacts Unternehmensweites Adress- und Stammdatenmanagement Einheitliche Adressen und Kommunikation sind die Basis Ihres Unternehmenserfolges. Mit Contacts vereinfachen Sie die Prozesse in jeder Abteilung und schaffen unter nehmensweite Transparenz für wichtige Kontakte und Stamm daten. Die hohe Flexi bilität und Anpassungsfähigkeit machen Contacts zu einer universellen Lösung, die branchen- und fi rmenspezifi sch konfi guriert werden kann. Häufi ger Alltag im Unternehmen Schwer abgleichbare, teilweise individuelle und lokal gespeicherte Adresslisten Viele Dubletten durch verteilte Datenbestände Fehlerhafte und unvollständige Adressdaten Inkonsistente Adressbestände Ungeregelter Zugriff auf Informationen Hoher Zeitaufwand für Adressabgleich und -selektion bei Serienbriefen oder Etikettendruck Streuverluste und hohe Kosten durch ungenaue Zielgruppenauswahl Mangelnde Verteilerpfl ege Zeitraubende Adresspfl ege Effi zienz für jede Abteilung Contacts bietet Ihnen eine fl exible Benutzer oberfl äche und Funktionen zur effi zienten Pfl ege und Nutzung von Adressen. Sie erfassen Adressen und stellen sie für Briefe und s strukturiert zur Verfügung. Individuelle Anforderungen bilden Sie über frei defi nierbare Informationsfelder auf einfache Weise ab. Binden Sie Contacts als Adressmodul für Ihr -System ein. Mit Contacts erhalten Sie in jeder Abteilung des Unternehmens einheitliche Adressen und Ansprechpartner. Insellösungen im Außen- und Innendienst gehören der Vergangenheit an! Aufgrund des günstigen Preises und der überzeugenden Funktionalität wird die Adressverwaltung gewöhnlich bei allen Anwendern eingesetzt. Komfortable Adresspfl ege Stellen Sie die korrekte Kundenansprache sicher. Bei der Dateneingabe und -pfl ege unterstützt Contacts Sie mit Auswahllisten, Eingabehilfen sowie PLZund Telefon-Daten bei einer bedienerfreundlichen, fehlerfreien und schnellen Bearbeitung. - Adressen werden auto matisch berechnet. Internationale Adressformate garantieren Ihnen landestypische Adressen. Mit dem Schnellerfassungsdialog fügen Sie neue Adressen aus der Zwischenablage ein. Das System erkennt automatisch die richtigen Felder für die Daten einfacher geht es nicht. Contacts stellt Ihnen eine Vielzahl von Standardfeldern zur Pfl ege von Adressinformationen bereit. In Abhängigkeit von der Kundenklassifi zierung erhalten Sie Zusatzfelder für Ihre Datenpfl ege. Ohne großen Aufwand können Sie darüber hinaus weitere Felder frei defi nieren und Vorgabewerte zur Verfügung stellen. Kennzeichnen Sie besondere Ansprechpartner: z.b. als VIP. Ihre Mitarbeiter wissen so genau, wer angesprochen werden sollte. Anhand Ihrer Regeln z.b. gekoppelt an Kunden - klassifi zierungen und weiteren individuellen Daten in der Adresse lassen sich Verteiler automatisch berechnen. Ihre Verteilerlisten sind somit immer aktuell. Eine rollenbasierte Navigation führt Sie durch die intuitive Anwendung und erleichtert auch in komplexen Systemen die Arbeit. Daten werden richtig abgelegt und Informationen schnell gefunden. Neue Mitarbeiter können so schnell und effi zient arbeiten. Umfang reiche Suchfunk tionen erleichtern Ihnen das Arbeiten in der Praxis. Adressen auswählen Adressen nach kombinierbaren Kriterien für Kampagnen einfach auswählen 8

9 Automatisch: Ort und Vorwahl Anhand der PLZ werden Ort und Vorwahl automatisch vorgeschlagen und plausibilisiert Moderne Technologie zur Teamarbeit Contacts integriert alle modernen Kommunikationsmittel. Über Lotus Notes versenden Sie komfortabel Ihre s auch an mehrere Kunden und Mitarbeiter gleichzeitig. Die -Adresse wird automatisiert in das Schreiben übernommen. Die Eingabe von Betreuungsteams erlaubt den gezielten und sicheren Zugriff auf Informationen durch alle Teammitglieder. Sametime-Funktionen informieren Sie über die Anwesenheit des richtigen Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen und ermöglichen Ihnen dadurch adhoc einen Informationsaustausch über Chat. Das entlastet Sie und gestaltet den Arbeitsablauf produktiver. Das neue Zusatzmodul CTI-Interface unterstützt Ihre tägliche Kundenarbeit. Sie wählen die Telefonnummern direkt aus der Adresse. Bei eingehenden Anrufen erhalten Sie alle wichtigen Informationen zum Anrufer direkt auf dem Bildschirm. Anrufe in Abwesenheit werden selbstverständlich dokumentiert. Mobile Mitarbeiter können jederzeit unterwegs Daten mit der Zentrale austauschen. Darüber hinaus erlaubt Contacts die Verknüpfung und sichere Synchronisation beliebiger Kontaktinformationen über Palm, Handhelds und Pocket-PC mit Hilfe des Moduls Mobile CRM. Mit dem neuen GEDYS IntraWare 7 Web Client stehen Ihnen alle Ansprech partner und zusätzliche Informationen jederzeit und überall via Internet zur Verfügung. Mitarbeiter im Innen- und Außendienst sowie im Home Office arbeiten so absolut flexibel und mit aktuellen Daten. Gezielte Kundeninformation und -ansprache Mit Contacts dokumentieren Sie Firmen, ab 7.21 inklusive Standorteinheiten und Abteilungen, den korrekten Ansprechpartner, die von ihm gewünschte Form der Kontaktaufnahme, die richtige Anrede und Grußformel sowie über die Ländereinstellungen das richtige Adressformat. Mit wenigen Klicks erhalten Sie aktuelle Kennzahlen zu bestehenden Kundendaten und -strukturen. Sie lokali sieren Potentiale und Cross- Selling-Ansätze. Daten aus einem Dritt-System können über das Modul Pump importiert werden. Mit einem Klick erhalten Sie aktuelle Kennzahlen zu bestehenden Kundendaten und -strukturen. Mittels vielfältiger Such-Funktionen selektieren Sie die richtige Zielgruppe. Zusätzlich ordnen Sie Adressen mit Stichwörtern spielend den richtigen Ver teilern zu und charakterisieren so Ihren Kunden genau. Für den perfekten Ausdruck der Versandadressen ist ein kostenloser PDF-Druckertreiber integriert. Sie können so individuell gestaltete Druckvorlagen defi nieren und damit bestehende sowie selbst erstellte Dokumente, Übersichten und Stammblätter einfach und problemlos aus Contacts heraus drucken. Exportieren Sie die selektierten Adressen und Stammdaten unkompliziert nach MS Excel. Analysen und Reports Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen ein vordefniertes Set an Reports und Analysen beispielsweise zur Adressqualität zur Verfügung - auch für Auswertungen mit historischer Betrachtung. Als Entscheidungsgrundlage für das operative CRM analysieren Sie mit Analytics alle operativen Daten zu Kunden, Transaktionen und Produkten aus GEDYS IntraWare 7. Individuelle Dashboards Individuelle Dashboards und regelbasiertes Suchen liefern Ihnen grafische Auswertungen und wichtige Informationen auf einen Blick 9

10 Internationaler Einsatz Contacts ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für Ihre Arbeitsumgebung. Auch länderübergreifende Auswertungen sind somit problemlos und schnell erstellt. Sie können beliebig viele internationale Adress formate hinterlegen. Über die Auswahl des Landes in einer Adresse steht Ihnen damit die postalisch korrekte Schreibweise sofort zur Verfügung. Die neue Language-Confi guration-technologie ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu übersetzen ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Länder- Organisationen. Übersichtliche Kunden- und Projektstrukturen Selbstverständlich können mit Contacts Beziehungen von Kontakten abgebildet werden, z.b. verschiedene Ansprechpartner einer Firma. Aber auch Konzernstrukturen können Sie durch Verknüpfungen hierarchisch dar stellen. Sie erhalten einen schnellen Überblick über Ver bindungen Ihrer Kunden, Partner und Lieferanten untereinander mehr Unterstützung für Ihre Arbeit. Contacts bietet Ihnen eine integrierte Projektverwaltung mit individuellen Projekttypen inklusive Projektphasen. Neue Projekte erstellen Sie einfach von Vorlage und ordnen ihnen projektspezifi sche Informationen wie bspw. Verteilerlisten, externe und interne Teilnehmer sowie Korrespondenzen und Formulare zu. Die Workfl ow- Integration und eine Vertretungsregelung unterstützt Ihre Arbeit in den Projekten. Contacts Die wichtigsten Funktionen Kontaktdaten einfach verwalten Firmenprofi l (ab 7.21 inklusive Standorteinheiten und Abteilungen), Ansprechpartner und Privatperson Unbegrenzte Kontakte und Ansprechpartner mit beliebigen Adressen Vorbelegung der Korrespondenzadresse, -sprache und Währung Bevorzugte Versandart, individuelle Grußformel und Briefende Beliebige, berechnete und weitere Verteiler je Kontakt Vertriebsbetreuer, Vertriebsteam und Partner Konfi gurierbare Ländereinstellungen zur Adress erfassung Umsatzsteuer-ID und automatisch berechnete Kundennr. Funktionen der Ansprechpartner Schnelleingabedialog Zusätzliche, dynamische Eingabefelder nach Kundentyp Kunde Jährlicher Umsatz und Produktportfolio Bedarfsrhythmus und Besuchsrhythmus Partner Partnervertragsnummer, Partnerschaft seit Partnerzertifi zierungen und -konditionen Lieferant Anzahl Mitarbeiter Niederlassungen Handelsregisternummer Konditionen Adressen qualifizieren Eingabe von Klassifi zierung, Status und Kundentyp Kennzeichnung besonderer Kontakte, z.b. VIP Optionen für Primärkontakt, keine senden, ausgeschieden etc. Effiziente Adresspflege Synchronisation von Adressänderungen Autom. Vervollständigung der Ortsangabe und Telefonvorwahl Nachträgliche Zuordnung von Kontakten Automatische Berechnung der -Adresse Eingabehilfe mit Auswahllisten sowie Verzeichnissen für PLZ, Ort und Vorwahl Einfache Zuordnung bei Firmenzusammenschlüssen durch Verschieben von Adressen über Dialog Übersichtlichkeit und Systematik Verweis zum Firmenprofi l Hierarchische Unternehmensstruktur (Holding Tochter) inkl. Darstellung in Excel Adresslisten und Verteiler Realtime Dashboards für grafi sche Auswertungen (Person/Team) Regelbasiertes Suchen und Trefferangabe für schnelle Informationsbereitstellung Inaktive Adressen 10

11 Mit einem Klick... Schnelle - Erstellung und Telefonwahl aus der Adresse Projektzuordnung Projekte ordnen Sie einfach den Adressen zu Projektdokumentation Individuelle Projekttypen zur Erstellung von Vorlage Projektphasen Projektname, - start und -ende Zuordnung zu Kunden, Ansprechpartnern, internen Mitarbeitern Verteilerlisten, Korrespondenz- und Dokumentenablage zum Projekt Projektleiter, weitere Projektmitarbeiter, Ressourcen Kategorien, Status und Projektinhalt Workfl ow-integration und Vertretungsregelung Individuelle Informationsfelder Bis zu 10 Felder mit selbstdefi nierbaren Auswahllisten 5 Freitextfelder Zusätzliche konfi gurierbare Teilmasken Datenorganisation Einfacher Datenexport sowie systematische Auswertungen zum Beispiel mit Modul Analytics Datenimport über Zusatzmodul Pump Effi zienzsteigernde, rollenbasierte Navigation Individuelle Zugriffsrechte und Sicherheitsfunktionen Einfaches Verschieben von Adressen in skalierten Umgebungen Aktentransfer Kommunikation Datenübergabe an s, ToDos und Termine mit Lotus Notes Mobilität und aktuelle Information durch Adressabgleich mit persönlichem Adressbuch (N & A) und PDA (Voraussetzung PDA-Software) Adhoc-Kommunikation mittels Sametime-Integration Korrekte Adressformate aufgrund von Ländereinstellungen Individuelle Grußformel und Briefende Individuelle Vorlagen für Ausdruck und PDF-Erstellung (Bsp. Visitenkarte für Firmen- und Kontaktprofi l) Postleitzahlen und Vorwahlen für D, CH, DK, FIN, UK, USA, N, S, F und Liechtenstein Etikettendruck und Serienbrief mit MS Word Informationen zu Kampagnenbeteiligung, Umfrageergebnissen, erhaltenen Serienbriefen Technologie Zentrale Administration und Konfi guration Neuartige skalierbare Architektur LC-Technologie für dynamische Sprachauswahl Kostenfreier PDF-Druckertreiber für Notes und konfi gurierbare Drucklayouts Schnittstellen für individuelle Erweiterungen CTI-Integration Direkte -Erstellung 11

12 Schedule Aktive Terminund Aufgabenplanung für Personen und Gruppen Qualifi zierte Terminauskunft und zeitsparende Termin - und Aufgabenverwaltung sind die Basis für effi ziente Team arbeit. Mit Schedule vereinfachen Sie die Terminplanung in jeder Abteilung und schaffen unternehmensweite Transparenz für die Verfügbarkeit und Auslastung von Personen und Ressourcen. Die hohe Flexibilität und die Ausbau fähigkeit für jede Abteilungs- und Unternehmensgröße machen Schedule zu einer branchenunabhängigen Lösung. Häufi ger Alltag im Unternehmen Umständliche Terminplanung über Telefon und Keine qualifi zierten Terminauskünfte möglich Fehlende Übersichten über Verfügbarkeit von Personen, Gruppen und Ressourcen Aufwändige Terminänderung und -verschiebung Keine Übersicht über vergangene Termine Ressourcen wie Beamer, Poolautos, Räume nicht einfach buchbar Keine transparente Aufgabenverwaltung Zentrale Termin- und Aufgabenübersicht Wer ist in einer Besprechung? Wer beim Kunden? Wie sieht die Urlaubsplanung aus? Sind der Raum und der Beamer belegt? Wer steht online für Fragen zur Verfügung? Welche Aufgaben werden bearbeitet? Mit Schedule erhalten Sie diese Informationen ohne langes Suchen. Sie wissen jederzeit, wo sich Ihre Mitarbeiter befi nden und welche Aufgabe sie bearbeiten: standortübergreifend und mobil in einer einzigen Datenbank. Schedule kombiniert schnelle Informationsbereitstellung mit zentraler und einfacher Verwaltung der Kalender- und Aufgabeneinträge für Personen und Gruppen und ist damit ein hoch effi zientes Instrument für Ihre aktive Termin- und Aufgabenplanung. Terminreports Aussagekräftige Terminreports nach Person und Team Effi zientes Gruppenterminmanagement Schedule ergänzt Ihren Lotus Notes Kalender mit vielfältigen Funktionen zur Terminplanung von Gruppen, Personen und Ressourcen. Dazu sammelt Schedule alle Termine aus individuellen Lotus Notes/Domino Kalendern und führt sie über einen Datenabgleich in einer einzigen Gruppen- Datenbank zusammen. Privates bleibt privat. Jede Gruppe in Ihrem Unternehmen erhält einen eigenen Kalender. Dabei können Mitarbeiter zu mehr als einer Gruppe gehören. Ob abteilungsintern oder abteilungsübergreifend, jedes Gruppenmitglied erhält alle Informationen, die es benötigt. In verschiedenen Ansichten rufen Sie Informationen zur Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Gruppen und Ressourcen problemlos per Mausklick auf. Freie-Zeit-Übersicht Integrierter Planer mit Freier-Zeit-Übersicht für eine schnelle Einladung Heutige Termine in der strukturierten Personenübersicht 12

13 Schnelle Terminplanung Ersparen Sie sich aufwändiges Telefonieren für Termin planungen, -vereinbarungen und Anfragen. Mit Schedule haben Sie einen detaillierten Überblick über die Mit arbeiter Ihrer Gruppe. Sie erfahren nicht nur, wann ein Mitarbeiter verfügbar ist, sondern auch welche Termine und Aufgaben er wann wahrnimmt. Das integrierte Lotus Sametime zeigt Ihnen die Online-Verfügbarkeit an und ermöglicht einen sofortigen Chat für den schnellen Informationsaustausch. Die integrierte Freie-Zeit-Übersicht vereinfacht Ihnen die Terminplanung für eine oder mehrere Personen bzw. Gruppen. Ansichten zeigen Ihnen benötigte Informationen einfach und übersichtlich strukturiert, zum Beispiel nach Tag, Person, Gruppe, Kunde und / oder Projekt. Die neue Aktionszentrale erleichtert Ihnen den Überblick und die Einordnung der Termine. Hier sehen Sie neben dem geplanten und bereits genommenen Urlaub in Ihrer Gruppe, integrierte Feiertage und Inhalt, Teilnehmer und Ort / Raum je Termin. Dies unterstützt Sie bei der Abwicklung von Aufgaben und Projekten. Zeitsparende Termineintragung Mit komfortablen Eingabehilfen zu Termintyp und Kategorie sowie mit Terminbeschreibung, Unterstützung zu wiederkehrenden Terminen und Person- und Gruppenwahl unterstützt Schedule Ihre Termineinträge. Mitarbeiter werden über ihre neuen Termine entsprechend per informiert. In Verbindung mit dem GEDYS IntraWare 7 Modul Contacts ordnen Sie Termine entsprechenden Kontakten zu. Transparente Aufgabenverwaltung Ob bei der Büroorganisation, Projektplanung und -durchführung oder der Bearbeitung von Kundenanfragen Sie müssen täglich Aufgaben vergeben und an die richtige Abteilung oder spezielle Ansprechpartner verteilen. Mit Schedule erweitern Sie die Aufgabenfunktion von Lotus Notes zu einem unternehmensweiten, transparenten Aufgabenmanagement. Alle Aufgaben sind aus den individuellen Lotus Notes/ Domino Kalendern zentral in einer Datenbank zusammengeführt und stehen für die Termin- und Aufgabenverteilung übersichtlich zur Verfügung. Mit der einfachen Erfassung von Aufgaben hilft Ihnen Schedule, das Aufgabenmanagement schnell und effi zient zu gestalten. Terminvorgaben und Nachverfolgung sorgen für die termingerechte Erledigung. Für die Praxis heißt das: Sie steuern präzise die Aufgabenbearbeitung und behalten sie im Überblick. Unterstützung der Teamplanung Der Gruppenplan erlaubt einen schnellen Überblick über die Termine und Aufgaben eines Teams. Mit einem Blick sehen Sie gemeinsame freie Zeiten für Ihre Planungen. Für das nächste Vertriebsmeeting erstellen Sie aussagekräftige Terminreports nach Person und Team. So dokumentieren Sie die monatliche Auslastung und Ver fügbarkeit von Personen und Ressourcen. Darüber hinaus erlauben die Ansichten eine transparente Urlaubs planung nicht nur im Team, sondern sogar unternehmensweit. Aktionszentrale Aktionszentrale mit Terminübersicht und Verfügbarkeit der Person oder Ressourcen im Monat / am Tag Einfache Terminverschiebung per Drag & Drop 13

14 Internationaler Einsatz Schedule ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für ihre Arbeitsumgebung. Die neue Language-Confi guration-technologie ermöglicht es Unternehmen, Teile oder die gesamte Anwendung selbst in eine beliebige Sprache zu übersetzen ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Landes- Organisationen. Einfache Administration Bei der Erstellung von Schedule-Gruppen können Sie die Personen und Gruppen aus dem Domino-Directory wählen. Auch mehrfach verschachtelte Gruppen sind möglich. Zugehörigkeiten von Personen zu Gruppen können Sie übernehmen, um sie z.b. bei der späteren Auswertung der Einträge zu verwenden. Ein regelmäßiger Abgleich zwischen im Domino Directory gepfl egten und in Schedule verwendeten Gruppen ist möglich. Dabei werden neu zu einer Gruppe hinzugekommene bzw. nicht mehr zu einer Gruppe gehörende Personen automatisch berücksichtigt zusätzliche administrative Arbeit erübrigt sich. Schedule Die wichtigsten Funktionen Termine verwalten Erstellen/Ändern von Einzelterminen Erstellen/Ändern von Gruppenterminen Erstellen von wiederholenden Gruppenterminen Änderung per Drag & Drop Globale Termine Reports Grafi sche Auswertungen Personenreports nach Kalenderwochen Erstellen Drucken Personenreports nach Monaten Erstellen Drucken Gruppenreports Selektion mehrerer Personen Selektion mehrerer Gruppen Erstellen Drucken Ansichten zur Auswertung der Kalendereinträge Personenspezifi sch Gruppenspezifi sch Datumsspezifi sche Auswertung nach Personen Datumsspezifi sche Auswertung nach Gruppen Kalenderansicht Farbkonfi guration zur Verwendung in grafi schen Übersichten für unterschiedliche Terminarten (z. B. Urlaub, etc ) Archivübersichten über vergangene Termine Kalenderansicht mit allen Terminen Suchfunktion Suche nach Einzelterminen für Personen Suche nach Gruppenterminen Suche von Terminen in Kategorien (z. B. Urlaub) Suche nach beliebigen Worten in Termineinträgen Aktuelle Suchkriterien als Vorgabeeinstellung speichern Anzeige der Suchergebnisse in Listenform Aktionen zur Auswertung der Kalendereinträge Planer zur Freien-Zeit-Übersicht Grafi sche Visualisierung der aktuellen Terminsituation Öffnen der Kalender einzelner Personen Anzeige der Aktualisierungsinformationen Erstellen von individuellen privaten Gruppen 14

15 Zusätzlich zur automatischen Zuordnung zu Gruppen im Domino Directory bietet Ihnen Schedule die Möglichkeit individueller Gruppendefi nitionen und -zuord nungen. Damit lassen sich Gruppen auch ohne Entsprechungen im Domino Directory abbilden. Schedule verwaltet zudem Termine und Aufgaben von auf mehrere Server und Domänen verteilten persönlichen Mailboxen; die Zuordnung geschieht automatisch anhand der Servernamen. Die vielfältigen Konfi gurationsmöglichkeiten lassen individuellen Wünschen breiten Raum. Mithilfe der inte grierten Programmierschnittstelle (API) lassen sich individuelle Anforderungen implementieren, ohne das Standardprodukt zu verändern. So bleibt die komplette Update-Fähigkeit erhalten. Zusätzliche Anpassungen an individuelle Mailschablonen sind möglich. Sie können beispielsweise die Inhalte eigener Felder in den Kalendereinträgen mit auslesen und einsammeln. Das Gleiche gilt für individuelle Erweiterungen der Personendokumente im Domino Directory. Die Protokollierung jedes Agentenlaufes und die automatische Protokollverwaltung sowie Servertasks geben dem Administrator jederzeit den Überblick über die Aktivitäten der einzelnen Agenten. Sollte wirklich einmal ein Problem auftreten, stehen dem Administrator damit konkrete Informationen zur Verfügung. Aufgabenmanagement Erstellen/Ändern von Aufgaben für einzelne Personen und Gruppen/Abteilungen Wiederkehrende Aufgaben Benachrichtigung und Erinnerung Zuordnung zu Kunden und Projekten Übersichtliche Darstellung der Aufgaben Nach Person (Bearbeiter) Nach Kontakt (Kunden) Nach Projekt Nach Status Nach Betreff Im Kalender Navigation Persönliche Favoriten erstellen Sametime Integration Überblick: Wer ist online? Chat starten mit Online-Mitarbeiten Zusammenarbeit mit anderen GEDYS IntraWare 7 Modulen Erstellen von Terminen und Aufgaben zu Adressen und Projekten mit dem Modul Contacts Erstellen von Terminen zu Service Calls (Tickets) mit dem Modul Service Auswertung der Kundentermine Verwaltung von Personen Automatische Erstellung und Pfl ege durch Übernahme von Adressbuchinformationen Manuelles Bearbeiten Anzeigen der Personendokumente Manuelles Löschen Verwaltung von Gruppen Automatische Erstellung und Pfl ege durch Übernahme von Adressbuchinformationen Manuelles Erstellen von adressbuchunabhängigen Gruppen Bearbeiten manuell erstellter Gruppen Anzeigen manuell erstellter Gruppen Löschen manuell erstellter Gruppen Verschiedenes Farbkonfi guration zur Verwendung in grafi schen Übersichten (Erstellen/Ändern/Löschen) Auswertung der Agentenprotokolle Bearbeitung des zentralen Konfi gurations dokumentes Language-Confi guration-technologie Konfi gurierbare Navigation Zentrale Konfi guration Server-Task Intervall-Änderungen des Server-Tasks zeitnah im Schedule 64-Bit-Unterstützung Sprache der Benachrichtigung in Abhängigkeit von der Inhaltssprache 15

16 Office Elektronische Akte und flexibles Dokumentenmanagement Elektronische Akten sowie vereinfachte Kommunikation sichern Ihren Unternehmens erfolg. Mit Office erweitern Sie Ihre Adress- und Stamm datenverwaltung, automatisieren tägliche Bürotätigkeiten und schaffen unternehmensweite Transparenz über alle Kunden informationen. Die rollenbasierte und intuitive Bedienung sichert die passende Informationsbereit stellung für Ihre Mitarbeiter. Dies verkürzt die Einarbeitung und führt aufgrund der schnellen Entlastung zu hoher Akzeptanz. Häufi ger Alltag im Unternehmen Die Kundenakte ist über viele Ablagen und Medien verteilt Unübersichtliche und unstrukturierte Ablage von Dokumenten und Korrespondenzen Keine übersichtliche Historie zu Vorgängen und Projekten Qualifi zierte Auskünfte zu Vorgängen nur lückenhaft möglich Aufgaben sind unvollständig dokumentiert, meist fehlt der Überblick Aufwändige Korrespondenzerstellung und Ablage, einheitliche Vorlagen fehlen Keine einheitliche, unternehmenskonforme Geschäftskorrespondenz Fehlende individuelle Formulare in elektronischer Form für schnelle Freigaben Ungeregelter Zugriff auf Informationen Keine klare Defi nition von Zuständigkeiten Übersichtlichkeit Übersichtliche Zuordnung aller Dokumente und Korrespondenzen zu Kunden, Lieferanten und Partnern Strukturierte Informationen Mit Offi ce erfassen und verwalten Sie alle Kommunikationsvorgänge zu Ihren Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Die jeweilige elektronische Akte zeigt Ihnen alle Dokumente, Vorgänge, Informationen, Termine und Aufgaben zu einem Kontakt auf einen Blick. Die strukturierte Abbildung Ihrer Organisation, inklusive individueller Vorlagen und Ablagesysteme, erlaubt es Ihnen, Unternehmenswissen zentral abzulegen, dezentral von einzelnen Mit arbeitern bearbeiten zu lassen und schnell wiederzufi nden. Die rollenbasierte Navigation führt Sie intuitiv durch die Anwendung und erleichtert auch in kom plexen Strukturen die Übersicht und Arbeit. Mit arbeitern stehen sofort die Informationen zur Verfügung, die sie aufgrund ihrer Funktion oder Aufgabe benö tigen. Daten werden richtig abgelegt und Informa tionen schnell gefunden. Auch neue Mitarbeiter können so schnell und effi zient arbeiten. Mobile Mitarbeiter können jederzeit unterwegs Daten mit der Zentrale austauschen. Darüber hinaus erlaubt Offi ce die Verknüpfung und sichere Synchronisation beliebiger Kontaktinformationen über Palm, Handhelds oder Pocket-PC mit dem zusätzlichen Modul Mobile CRM. Mit dem separaten Web Client stehen Ihnen Kundeninformationen weltweit zur Verfügung. Mitarbeiter im Außendienst oder Home Offi ce arbeiten so absolut fl exibel und mit aktuellen Daten. 16

17 Korrespondenz Einfaches Erstellen von Korrespondenzen Automatisiertes Büro Adressen erfassen, Briefe, Faxe, s schreiben, Termine verwalten, Aufgaben verfolgen diese und ähnliche Aufgaben bestimmen den Büroalltag. Das Modul Offi ce überträgt automatisch Daten wie Adresse, Fax- und Telefonnummer in Dokumente Ihres Schrift verkehrs und der Dokumentation. Individuell defi nierte Text bausteine und Vorlagen für Lotus Notes, Open Offi ce und Microsoft Offi ce machen die Erstellung Ihres Schriftverkehrs zum Kinderspiel. Sie sparen Zeit und steigern die Qualität. Mit GEDYS IntraWare 7 erstellen und über wachen Sie Aufgaben und Wiedervorlagen, die Sie einzelnen oder mehreren Mitarbeitern weiterleiten können. Die eindeutige Zuordnung zu Kunden und Mitarbeitern sowie auto matisierte Erinnerungsfunktionen unterstützen Sie bei der effi zienten Umsetzung. So haben Sie immer den Überblick über anstehende Aufgaben und den Bearbeitungsstatus. Sametime-Funktionen informieren Sie über die An wesenheit des gewünschten Ansprechpartners in Ihrem Unternehmen und ermöglichen Ihnen adhoc einen Informationsaustausch über Chat. Das entlastet Sie und gestaltet den Arbeitsablauf produktiver. Das zusätzliche Modul CTI-Interface unterstützt Ihre täglichen Telefonate. Eingehende Faxe erreichen Sie sofort in Ihrer Mailbox und werden in der elektro nischen Akte abgelegt. Darüber hinaus wählen Sie Telefonnummern direkt aus der Adresse. Bei eingehenden Anrufen erhalten Sie alle wichtigen Informationen zum Anrufer direkt auf dem Bildschirm. Anrufe in Abwesenheit werden selbstverständlich dokumentiert und Ihnen als Rückrufl iste zusammengestellt. Ihre Mailbox fungiert mit individuellen Ansagen als Anrufbeantworter. Sprachnachrichten erhalten Sie schnell und bequem per . Mit der Volltextsuche fi nden Sie Dokumente und Inhalte schnell und unkompliziert. Individuelle Formulare Bilden Sie Ihre eigenen Informations- und Kommunikationsvorlagen gemäß Ihrer Unternehmens-CI ab. Über berechnete Platzhalter können Sie Stammdaten oder Daten aus Dritt-Systemen in Dokumente und Druckvor lagen übernehmen, wie z.b. für Terminbestätigungen, Konditionsbestätigungen, etc. Mit Offi ce können Sie sämtliche Formulare indivi duell konfi gurieren. Über die Anbindung des zusätzlichen Moduls Workfl ow steuern Sie diese Formulare und Vorgänge, wie z.b. bei der Mahnsperre, Gutschrift, Vertragsprüfung oder Angebotsfreigabe. Vollständige -Integration Offi ce dient als optimale Plattform für Ihre - Kommunikation. Aus und eingehende s werden automatisiert in der elektronischen Akte dokumentiert. Das Offi ce Modul macht -Inhalte für alle Mitarbeiter nutzbar und ermöglicht somit den strukturierten Zugriff auf das gesamte -Knowhow im Unternehmen. Hochwertige Anschreiben Der integrierte Serienbriefassistent aus dem Modul Contacts unterstützt Sie bei umfassenden Serienbriefen. Sie erstellen Ihre Korrespondenzvorlage und wählen Ihren Verteiler. Intelligente Agenten übernehmen die landes typische Anrede, Adressund Versandform in s, Briefe und Faxe. Im Adressdokument werden Informationen zum Serienbrief hinterlegt. Auf Wunsch werden diese Schreiben in der elektronischen Akte abgespeichert. Für den perfekten Ausdruck und sicheren Versand von Notes-Dokumenten ohne Änderungsmöglichkeit ist ein kostenloser PDF- Druckertreiber integriert. Sie können so individuell gestaltete Druckvorlagen defi nieren und damit bestehende sowie selbst erstellte Dokumente, Übersichten und Formulare einfach und problemlos ausdrucken. Dabei lassen sich in die Vorlagen Daten aus unterschiedlichen Dokumenten dynamisch zusammenführen, als PDF langfristig dokumentieren, aber auch in hoher Qualität ausdrucken. Serienbriefe Gezieltes Erstellen und Versenden von Serienbriefen 17

18 Individuelle Dashboards Individuelle Dashboards und regelbasiertes Suchen liefern Ihnen grafische Auswertungen und wichtige Informationen auf einen Blick. Office Die wichtigsten Funktionen Erstellen/Ändern in der elektronischen Akte Anrufdokumentation/Telefonnotiz Besprechungsprotokoll Verschiedenes (Freidokument) und von Vorlage (für mehrere Empfänger und mit automatischer Dokumentationsfunktion) Erneuter -Versand bei gescheiterter Zusendung Erweiterte Mailübernahme und Zuordnung aus Notes Mailbox Erstellen/Ändern von Korrespondenzen für Fax, Druck Ausgehende Korrespondenz (Brief, Fax, Freibrief, Kurzbrief) Korrespondenz von Vorlage Korrespondenz mit MS Word und OpenOffi ce Serienbrief-Assistent mit automatischer Übernahme von Verteilerlisten über integriertes Modul Contacts Erstellung und Eskalation von Wiedervorlagen mit Aufgabenbeschreibung und automatische Erinnerung Funktion Informieren mit Verteilerliste, Vorbelegung des Vertriebsbetreuers oder Auswahl aus Namensund Adressbuch Modulübergreifende Vorgangsübersicht auf Adressen oder Projekte bezogen Vorgangszuordnung für mehrere Kontakte (physikalisch nur ein Dokument) Dokumentumsortierung über Assistenten Aktentransfer in skalierten Umgebungen Dokumentation wahlweise ohne Dateienanhang Zuordnung von Dokumenten und s zum Projekt (Projektakte) Erstellen/Ändern von Vorlagendokumenten Zentrale, skalierbare Vorlagenverwaltung Korrespondenzvorlagen Textbausteine MS Word- und OpenOffice-Korrespondenzvorlagen Individuelle Layouts (.dot) für Word-Dokumente Excel-Vorlagen Frei konfi gurierbare Offi ce-schnittstelle (MS Offi ce und OpenOffi ce) Frei defi nierbare Formulare Formatierbare Dokumentenvorlagen Übersichtliche Vorlagenstruktur nach Verwendungszweck und Moduleinsatz Individuelle Ablagestruktur Zentrale Vorgabe zur Ablagestruktur (optional/pfl icht) Strukturierte Dokumentenablage mit und ohne Adresszuordnung Individuelle Ablagestruktur als Vorlage je Offi ce- Datenbank Übersichtliche Darstellung der Ablage über Ansicht und im Detailbereich Zusätzlicher DMS-Dokumententyp zur Ablage jeglicher MS Word-Dokumente 18

19 Analysen und Reports Mit dem zusätzlichen Modul Analytics steht Ihnen ein vordefniertes Set an Analysen und Reports beispielsweise zur Kontaktfrequenz und Aktivitäten zur Verfügung - auch für Auswertungen mit historischer Betrachtung. Als Entscheidungsgrundlage für das operative CRM analysieren Sie mit Analytics alle operativen Daten zu Kunden, Transaktionen und Produkten aus GEDYS IntraWare 7. Internationaler Einsatz GEDYS IntraWare 7 Offi ce ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für Ihre Arbeitsumgebung. Inter nationale Mailings und Schreiben werden in der jeweils im Kontaktdokument hinterlegten Korrespondenzsprache und mit der entsprechenden Vorlage in einem Schritt durchgeführt. Länderübergreifende Auswer tungen sind problemlos und schnell erstellt. Die Language-Confi guration-technologie ermöglicht es Unternehmen, selbst Teile oder die gesamte Anwendung in eine beliebige Sprache zu übersetzen ohne zusätzlichen Programmieraufwand. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Länder- Organisationen. Spezielle Ansichten, Auswertungen und Funktionen Unterstützung von verteilten Offi ce-datenbanken Statistik-Ansicht z. B. nach Kundenbetreuer Elektronische Akte und Projektakte Spezielle Ansichten nach Angeboten, Verkaufschancen, Tickets Meine Favoriten und private Ansichten Faxen, Drucken, Mailen aus der Applikation Sametime-Integration Regelbasierte Suche für schnelle Informationsbereitstellung Realtime Dashboards für grafi sche Auswertungen (Person/Team) Dateianhänge löschen Aufgaben und Kalendereintrag erstellen (gemeinsam mit Schedule) Zusammenarbeit mit Modul Workflow Integrierte Workfl ow-engine Grafi scher Workfl ow-viewer Konfi gurierbares Regelwerk für die Prozessabläufe Zentrale Verwaltung aller Prozesse in einer Datenbank Transparente Prozessverwaltung aus dem Vorgang heraus Zuordnung von defi nierten Stellen als Betreuer der Vorgänge Konfiguration Zentrale Konfi gurationsdatenbank Regelbasierter Anschriftenaufbau Faxkonfi guration für direktes Faxen aus Offi ce Automatische Vergabe von Zugriffsrechten Konfi guration einer individuellen Navigation Zentrale Schlüsselwortverwaltung Schlüsselworte kategorisiert nach Modulen Formelset für Platzhalterersetzung in Offi ce - Anwendungen und Vorgangsdokumenten Vorkonfi gurierte Code-Ressourcen Zusammenarbeit mit den GEDYS IntraWare 7 Modulen Adress- und Stammdatenverwaltung mit dem Modul Contacts Zentraler Einstieg und komfortable Suche mit dem Modul Portal CTI Integration (Telefonie, Fax, Voice, SMS) mit dem Modul CTI Interface Termin- und Aufgabenverwaltung mit dem Modul Schedule Erweiterung um professionelle Vertriebssteuerung mit dem Modul Sales Arbeiten im Browser mit dem zusätzlichen Web Client Business Mail Datenbank-übergreifende Mailings mit dem Modul Mailing Operatives Kampagnenmanagement mit dem Modul Marketing Beschwerde- und Vertragsmanagement sowie ITIL-Helpdesk mit dem Modul Service Analysen und Reports mit dem Modul Analytics 19

20 Workflow Formulare, Vorgänge und Anwendungen effizienter steuern Transparente Verteilung von Rollen, Aufgaben und Befug nissen bei gleichzeitiger Automatisierung der Vorgänge garantieren Ihnen schnelle Reaktionszeiten und niedrige Fehler quoten. Mit dem Modul Workflow beschleunigen Sie die Prozesse in jeder Abteilung und steuern unternehmensweit alle Dokumente und Vorgänge. Die hohe Flexibilität und Anpassungs fähigkeit machen Workflow zu einer branchenunabhängigen Lösung für zukunftsorientierte Unternehmen. Häufi ger Alltag im Unternehmen Täglich hunderte Dokumente, Anträge und Rechnungen im Unternehmen Erfassen, Prüfen und Verarbeiten nach unterschiedlichen Kriterien Software enthält keinen Workfl ow Hoher Zeit- und Kostenfaktor für die Bearbeitung Hohe Transport-Aufwände Kein straffes Dokumentenhandling (Kopieren, Ablegen, Suchen, Verteilen) Keine optimale Verteilung von Rollen, Aufgaben, Befugnissen Liegezeiten auf Grund fehlender, automatischer Vertreterregelung Reaktionszeiten und Fehlerquoten Fehlende Lösung zur Automatisierung der wichtigsten Informations-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse Kürzer werdende Produktlebenszyklen kürzere Durchlaufzeiten Globaler Wettbewerb, liberalisierte Märkte GEDYS IntraWare 7 Module oder andere Lotus Notes/Domino Anwendungen Steuerungsdatenbank Protokolle Auswertungen Dokumente Notes Adressbuch Typische Anwendungen Egal ob Urlaubs- oder Investitionsantrag, Rechnungsprüfung oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen überall, wo Anträge im Spiel sind und das gute alte Papier seinen Weg durch die Instanzen im Unternehmen macht, sparen Sie Arbeitszeit und Kosten mit einem professionellen Workfl ow Management System, das die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum reduziert. Mit dem Modul Workfl ow können Sie jede beliebige Notes-Datenbank individuell workfl owfähig machen, ohne in die Anwendung einzugreifen. Workfl ow muss gesteuert werden Das Workfl ow-modul ermöglicht die Modellierung und anwendungsübergreifende Steuerung einfacher und komplexer Prozesse sowie deren Arbeitsschritte. Beliebige Organisationsstrukturen, Beziehungen oder Vertreterregelungen können abgebildet und verwaltet werden. Durch eine zentrale Pfl ege des Workfl ows werden Änderungen für das gesamte Unternehmen eingestellt. So lassen sich Prozesse in elektronischer Form unkompliziert und schnell automatisieren. Sie defi nieren nur die Arbeitsabläufe und schon steuert Workfl ow die gewünschten Dokumente. Übersichtlicher Aufbau Workfl ow besteht aus einer Konfi gurations datenbank für Prozesse und Arbeits schritte sowie einer Steuerungsdatenbank. Um auf Dokumente in Anwendungen zugreifen zu können, werden die entsprechenden Datenbanken in einer zentralen Datenbank eingetragenen und für die Steuerung verwendet. Gruppen- oder Personeninformationen aus dem Notes-Namens- und Adressbuch (NAB/Domino Directory) können direkt benutzt werden. Konfi gurationsdatenbank Workfl ow Defi nition Beziehungen GEDYS IntraWare 7 Organisations-DB 20

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