SEPA: Gehen Sie jetzt auf Nummer sicher!

Transkript

1 SEPA: Gehen Sie jetzt auf Nummer sicher!

2 SEPA-Umstellung leicht gemacht Für Ihre sichere Umstellung Unternehmer heißt das: Bis zu diesem Zeitpunkt muss Ihr gesamter Zahlungsver- So unterstützen wir Sie bei der SEPA-Umstellung: Sie erhalten ein SEPA-fähiges Software-Update inkl. Zahlungsverkehr. Mit Ihrem Update ist die Umstellung Ihrer Stammdaten auf den SEPA-Zahlungsverkehr schnell erledigt. Wir führen Sie durch den gesamten Umstellungsprozess auch bei Aufgaben, die Sie außerhalb Ihrer Software erledigen müssen. die Ihnen die SEPA-Umstellung mit Sicherheit erleichtern. 2

3 Überweisungen Stammdaten um IBAN und BIC erweitern Per SEPA-Vordruck überweisen Und so einfach geht s: apple Der Assistent ermittelt anhand von hinterlegten Kontonummern und Bankleitzahlen automatisch die entsprechenden IBANs und BICs. apple Sie kontrollieren die vorgeschlagenen Nummern und übernehmen diese anschließend per Mausklick in Ihre Stammdaten. apple Bereits hinterlegte IBANs und BICs bleiben erhalten und werden nicht verändert. apple Bankverbindungen, für die aufgrund unvollständiger Daten keine IBAN und BIC ermittelt werden kann, werden angezeigt und kön-nen manuell ergänzt werden. Schnell erledigt: 3

4 Lastschriften So stellen Sie Ihre Lastschriften korrekt auf SEPA um Aufgaben und Pflichten bei der Umstellung: Kunden über den Umstellungszeitpunkt auf die SEPA-Basislastschrift informieren. betroffenen Kunden neue Lastschrift-Mandate einzuholen. Sie müssen mit Ihrer Bank eine neue Inkassovereinbarung abschließen.

5 Mandatsverwaltung inklusive Rechtssichere Ankündigung der Lastschrift Und so einfach geht s: apple Zunächst müssen Sie eine Gläubiger-ID beantragen. Der Assistent zeigt Ihnen, wie das geht. apple Anschließend durchsucht der Assistent Ihre Stammdaten nach Einzugsermächti gungen und zeigt Ihnen diese an. apple geben werden. Diese legt der Assistent pro Mandat an. apple Jetzt können Sie die Einzugsermächtigungen auf SEPA-Basislastschriften umstellen. apple Informieren Sie die Kunden mit SEPA-Basislastschrift darüber, wann Sie auf das hinterlegt. Auf Knopfdruck erstellen Sie einen personalisierten Serienbrief, den Sie nur noch ausdrucken und abschicken. apple Kunden ein SEPA-Mandat einholen. Auch hier sind die passenden Musterschreiben zur Serienbrieferstellung hinterlegt. Schnell erledigt: 5

6 Online-Banking Garantiert SEPA-fähig: Lexware online-banking Weitere Vorteile: wichtige Infos, Arbeitshilfen und Musterschreiben Im Service Center Ihres Lexware Sie hier hilfreiche Checklisten, Musterschreiben für verschiedene Auf- Neue Debitoren und Kreditoren nach SEPA-Vorgaben anlegen Wenn Ihnen beim Anlegen eines neuen Kunden oder Lieferanten nur die Kontonummer und Bankleitzahl vorliegen, schlägt Ihnen Ihre Software automatisch die passende IBAN und BIC vor. Datenexport in andere Online-Banking-Systeme über XML möglich Erledigt: Diese Aufgaben sind mit Ihrem SEPA-Update schnell fertig Aus Kontonummern und Bankleitzahlen werden IBANs und BICs generiert, die Sie auf Knopfdruck in Ihre Stammdaten übernehmen. Ihre Software ermittelt alle Kunden mit Lastschriftverfahren, die Sie mit Hilfe des SEPA-Einrichtungsassistenten ganz einfach umstellen. Eine übersichtliche Mandatsverwaltung. den Daten aus. 6

7 Up to date und fit für SEPA! Produkt Preis * * * * * * * * * Schnell umgestellt: Sichern Sie sich jetzt Ihr SEPA- Update! 7

8 FAQ die häufigsten Fragen zu SEPA Für die Vereinfachung des grenzüberschreitenden Zahlungsverkehrs mit Euro sind einschneidende Veränderungen im gesamten bargeldlosen Zahlungsverkehr notwendig. Die offensichtlichste Anpassung sind die neuen Kontoinformationen IBAN und BIC. Weniger im Fokus, aber wesentlich tiefgreifender, sind die rechtlichen Neuerungen für die SEPA-Mandate, die in Deutschland das bisherige Lastschrifteinzugsverfahren ablösen. Für viele Freiberufler, selbständige Handwerker, Einzelhändler und Kleinunternehmer wirft SEPA noch immer viele Fragen auf. Hier finden Sie die Antworten auf häufige Fragen. Was bedeutet SEPA eigentlich? SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Dieser besteht aus 32 europäischen Ländern (den 27 EU-Staaten und der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein, Monaco und Island). Innerhalb dieser SEPA werden künftig standardisierte Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen angeboten. Wer ist davon betroffen? Jeder, der am bargeldlosen Geldtransfer über Bankkonten beteiligt ist, muss zumindest neue Informationen zur Identifizierung von Bankkonten benutzen. Damit ist fast jeder Mensch und jedes Unternehmen betroffen. Rechnungen für Lieferanten und Dienstleister müssen überwiesen werden, zumindest das Finanzamt hat eine Einzugsermächtigung (z. B. für die Zahlung der Umsatzsteuer) erhalten, die Einzugsermächtigungen der eigenen Kunden müssen auf SEPA-Lastschriftmandate umgestellt werden etc. Niemand wird sich den Veränderungen, die durch SEPA auf uns zukommen, entziehen können. Selbstverständlich ist der Umfang der Betroffenheit individuell verschieden. Wie bereite ich mich auf die SEPA-Umstellung vor? Zuerst sollten Sie prüfen, inwieweit Sie von der SEPA-Umstellung betroffen sind. Das ist sehr stark davon abhängig, welche Zahlungsmethoden Sie nutzen. Auf jeden Fall müssen Sie die neuen Daten zur Identifikation Ihres Bankkontos überall dort, wo Sie bisher Ihre Kontonummer und die Bankleitzahl angegeben haben, zur Verfügung stellen. Das betrifft z. B. Ihre Rechnungsformulare, Briefbögen, Geschäftspapiere, AGBs (auch online) usw. Für die Bezahlung von Rechnungen müssen Sie sich die neuen Kontoinformationen Ihrer Lieferanten und sonstigen Zahlungsempfänger besorgen. Das kann durch eine Anfrage geschehen, durch Angabe auf deren Rechnungen oder durch automatische Umstellung in der Software. Wenn Einzugsermächtigungen oder Abbuchungserlaubnisse erteilt wurden, wird der Zahlungsempfänger aktiv werden. Sie müssen dann entsprechend reagieren. Wer die neuen SEPA-Mandate für seine eigenen Kunden nutzen will, muss sich eine Gläubigeridentifikationsnummer besorgen, die vorliegenden Ermächtigungen auf die SEPA-Mandate umstellen und die neuen Fristen für die Abbuchungen und Einreichungen beachten. Bis wann muss ich handeln? Ab dem gelten die neuen Regel für den bargeldlosten Banktransfer. Ausnahmen bis 2016 gelten nur für die Überweisungen privater Verbraucher. Diese können bis zum noch die alten Kontoidentifikationen verwenden. Unternehmen müssen den Stichtag auf jeden Fall einhalten. Die Umstellung auf SEPA kann sehr komplex sein, so dass Sie für Umstellung der Software, Beschaffung der neuen Kontoinformationen und die juristisch sichere Übertragung der Lastschrifteinzugsermächtigungen einige Monate einplanen sollten. Am besten ist es daher, sich sofort einen Überblick zu verschaffen, was im eigenen Unternehmen zu tun ist und sich einen individuellen SEPA-Fahrplan zu erstellen. Wer hilft mir bei der Umstellung auf SEPA? Es gibt verschiedene Ansprechpartner, die Sie bei der SEPA-Umstellung unterstützen können. Dazu gehören natürlich Banken und Softwarehersteller (Das Update für die Buchhaltungssoftware beispielsweise muss vom Hersteller bereitgestellt werden), aber auch private Dienstleister und natürlich Ihr Steuerberater. Was sind SEPA-Mandate? Welche Unterschiede gibt es? SEPA-Mandate ersetzen die bisherigen Einzugs- und Abbuchungsverfahren. Sie sind im ganzen SEPA-Raum mit Euro- Beträgen möglich. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber den bisherigen Verfahren, die auf Deutschland beschränkt waren. Für die Nutzung der SEPA-Mandate ist eine Gläubigeridentifikationsnummer notwendig. Diese kann bei der Bundesbank über das Internet beantragt werden ( Diese ist dem Schuldner mit einer Frist von mindestens 14 Tagen vor dem Einzug mit einer eindeutigen Mandatsreferenz und dem Datum des Einzuges mitzuteilen. Damit kann sich der Rechnungsempfänger optimal auf den Zahlungstermin vorbereiten und die Zulässigkeit

9 prüfen. Er kann dem Einzug oder der Abbuchung bis zu einem Tag vor dem Termin widersprechen. Es gibt 2 unterschiedliche Mandate. Das SEPA-Basis-Mandat ist mit dem bisherigen Lastschrifteinzugsverfahren vergleichbar. Der Zahler erteilt dem Rechnungssteller ein SEPA-Basis-Mandat. Er kann der Lastschrift innerhalb von 8 Wochen (bisher 6 Wochen) widersprechen. Das SEPA-Basis-Mandat verfällt, wenn es 36 Monate lang nicht genutzt wird. Dem SEPA-Firmen- Mandat hingegen kann nach der Ausübung nicht mehr widersprochen werden. Es entspricht damit dem bisherigen Abbuchungsverfahren einer Firmenkunden-Lastschrift. Der Schuldner muss seine Bank über das bestehende SEPA- Firmenmandat unterrichten. Damit wird sichergestellt, dass keine unautorisierte Abbuchung erfolgt. Wie ändert sich meine Buchhaltungssoftware durch SEPA? In den Stammdaten ändern sich die Feldinhalte und Formate für die Kontoinformationen. Kontonummer und Bankleitzahl werden abgelöst durch IBAN und BIC. Gelöst wird das in der Regel dadurch, dass sowohl Felder für die bisherigen als auch für die neuen Informationen zur Verfügung gestellt werden. Allein aus diesem Grund muss die Buchhaltungssoftware an SEPA angepasst werden. Gleichzeitig verändern sich bei der Nutzung von SEPA-Mandaten Fristen und Abläufe. Auch diese müssen in den Programmen berücksichtigt werden. Ein Update der Buchhaltungssoftware ist unumgänglich. Was ändert sich, wenn ich Rechnungen bezahle? Bei der Bezahlung von Rechnungen per Banküberweisung können ab dem nur noch die Kontoinformationen aus SEPA verwendet werden. Die Daten dafür müssen vom Rechnungssteller kommen, z. B. auf dem Rechnungsformular, oder durch eine automatische Umstellung aller Kontoinformationen im System. Kann ich die bestehenden Einzugsermächtigungen meiner Kunden weiter nutzen? Ein SEPA-Firmenmandat muss neu eingerichtet werden. Dazu erhält der Zahlungspflichtige vom Empfänger der Zahlung die notwendigen Dokumente, die er unterschreiben und seiner Bank vorlegen muss. Das SEPA-Basis-Mandat, das vor allem für private Verbraucher genutzt wird, kann aus einer bestehenden Lastschriftermächtigung abgeleitet werden. Dazu müssen Sie jedoch einige Bedingungen erfüllen: Die bisher genutzte Ermächtigung muss schriftlich vorliegen und der Kunde/Zahlungspflichtige muss schriftlich mit Angabe der Gläubigeridentifikationsnummer und der Mandatsreferenz darüber informiert werden, dass die vorliegende Ermächtigung als SEPA-Basis-Mandat genutzt werden soll. Wird der Kunde nicht korrekt informiert, liegt kein gültiges SEPA-Mandat vor. Dann verlängert sich die Frist, in der ein Verbraucher den abgebuchten Betrag zurückrufen kann, auf 13 Monate. Kann ein Lieferant oder ein anderer Zahlungsempfänger eine von mir erteilte Einzugsermächtigung weiter nutzen? Wenn bisher der Rechnungssteller die fälligen Beträge per Lastschrift eingezogen oder abgebucht hat, muss er Sie auf die Nutzung seiner vorliegenden Ermächtigungen unter SEPA hinweisen. Er kann Sie auch um ein neues, eigenständiges SEPA-Mandat bitten. Als Schuldner können Sie warten, bis der Rechnungsstelle auf Sie zugeht, müssen dann aber reagieren. Das SEPA-Firmenmandat kann nur neu entstehen, wenn der Zahlungspflichtige aktiv unterschreibt und seine Bank entsprechende Anweisungen gibt. Was ist in meinem Unternehmen außerhalb des Rechnungswesens zu tun, damit SEPA funktioniert? Der IT-Verantwortliche muss für die korrekte und rechtzeitige Einspielung des Software-Updates sorgen. Bei automatischer Umstellung der Kontoinformationen ist oft ebenfalls IT-Know-how notwendig. Die Rechtsabteilung sollte sich mit den SEPA- Mandaten beschäftigen und die Nutzung entsprechend organisieren. Dazu kann auch die Änderung der AGB gehören. Das Marketing muss dafür sorgen, dass die neuen Kontoinformationen unter SEPA auf den Formularen vorhanden ist. Welche Vorteile bietet mir SEPA? Durch SEPA wird ein einheitlicher Zahlungsraum für Euro-Zahlungen geschaffen, der über den Euro-Raum weit hinausgeht. Dadurch wird das grenzüberschreitende Bezahlen von Euro-Rechnungen einfacher und preiswerter. Das wiederum baut einige Hürden ab, die Verbraucher und kleine Unternehmen bisher davon abgehalten haben, im Ausland einzukaufen. Unternehmen könne also jetzt versuchen, verstärkt im Ausland Kunden zu gewinnen oder selbst im Ausland einzukaufen. Der Markt für Ihr Unternehmen wird größer. Was passiert, wenn ich die SEPA-Umstellung ignoriere oder zu spät angehe? Wer am 1. Februar 2014 nicht mit der SEPA-Umstellung fertig ist, kann als Unternehmen nicht mehr am elektronischen Zahlungsverkehr teilnehmen. Banküberweisungen, Bankeinzüge oder Abbuchungen nach altem System sind dann nicht mehr möglich. Wer sich zu spät mit SEPA auseinandersetzt, riskiert Verzögerungen und Fehler in seinem Zahlungsverkehr. Das verursacht zusätzliche Kosten und Mehrarbeit in der Buchhaltung.