ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) für SAP

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1 ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) für SAP Nice-To-Know Stand: März 2017

2 Inhalt 1. ZUGFeRD: Kompaktes Wissen 2. Prozessabläufe mit ZUGFeRD 3. ZUGFeRD-Implementierung in SAP 4. Kundennutzen & Empfehlung Seite 3 Seite 8 Seite 12 Seite 14 2

3 3 ZUGFeRD: Kompaktes Wissen

4 Grundsätzliches zu ZUGFeRD - ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnungen Deutschland) steht für einen neuen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland. - In Deutschland erfolgte die Verabschiedung der rechtlichen Grundlagen am 25. Juni ZUGFeRD ermöglicht eine elektronische und voll automatisierte Eingangs- und Ausgangsverarbeitung von Rechnungen durch Definition einheitlicher Regeln und eines standardisierten Formats (XML-Dateiformat und PDF-Rechnung) für elektronische Rechnungen. - Mit ZUGFeRD können Prozesskosten eingespart werden, da zum einen Eingangsrechnungen automatisch verarbeitet und zum anderen bei der Fakturierung ZUGFeRD-konforme Rechnungsformate erstellt und versendet werden können, ohne vorherige Absprachen mit den Geschäftspartnern treffen zu müssen. - Branchenspezifische Erweiterungsmöglichkeiten können berücksichtigt werden. - Zielgruppe: kleinste Unternehmen bis Großkonzerne und öffentlichen Verwaltungen. 4

5 Einordnung des ZUGFeRD-Formats als Übertragungsformat für elektronische Rechnungen Quelle: 5

6 ZUGFeRD Rechnungstypen ZUGFeRD Basic Buchungen einfacher Rechnungen; keine Informationen für die fachliche Rechnungsprüfung ZUGFeRD Comfort vollautomatische Rechnungsbuchungen ZUGFeRD Extended Erweiterung des Comfort-Typs: Abdeckung der weiteren Informationen zu den Rechnungspositionen (z. B. Lieferstandorte) ZUGFeRD Branchenspezifisch Erweiterungsmöglichkeiten für branchenspezifische Angaben in strukturierter Form 6

7 Vor- und Nachteile von ZUGFeRD im Vergleich zu anderen Übertragungsformaten keine Vorlaufkosten Bedarf der technischen Einrichtung zur automatisierten Weiterverarbeitung keine Abstimmung mit Geschäftspartnern notwendig Zusatztool als Extractor wird benötigt XML-Datei und Papierform liegen gleichwertig vor 7

8 8 Prozessabläufe mit ZUGFeRD

9 ZUGFeRD: Bestandteile bei Ein- und Ausgangsrechnungen Eingangsrechnung PDF/A-3 Eingang ZUGFeRD Extractor Rechnung im XML-Format Rechnung in visueller Darstellung... weitere Anhänge ERP Ausgangsrechnung PDF/A-3 ERP ZUGFeRD Extractor Rechnung im XML-Format Rechnung in visueller Darstellung... weitere Anhänge Versand 9

10 Prozessablauf Eingangsverarbeitung mit ZUGFeRD Rechnungseingang per nein ja ja ZUGFeRD- Rechnung nein 10 Extractor PDF + XML ja automatische Erfassung der Buchungen Automatische Verarbeitung Rechnung in Papierform ausdrucken Rechnungsprüfung, Zahllauf, etc. nein manuelle Erfassung der Buchungen Rechnungsprüfung, Zahllauf, etc. Rechnung in Papierform

11 Prozessablauf Ausgangsverarbeitung mit ZUGFeRD FiBu Buchung Ausgangsrechnung Rechnungsausgang ja ZUGFeRD- Rechnung nein Extractor PDF + XML Rechnung im ZUGFeRD-Format Rechnung in Papierform Versand 11

12 12 ZUGFeRD-Implementierung in SAP

13 Erforderliche Aktivitäten bei der ZUGFeRD-Implementierung in SAP - Nutzung des SAP-Pakets (Implementierung von ZUGFeRD ohne Prozessoptimierung) - Implementierung ZUGFeRD-Extractor - SAP Hinweise: IFbA: PDF/A-, ZUGFeRD-Konverter Integration von ZUGFeRD-konformen Rechnungen mit SAP - ggf. Prozess-Redesign wie beispielsweise: - Etablierung eines Workflows zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung oder - Versendung von Ausgangsrechnungen via 13

14 14 Kundennutzen & Empfehlung

15 Kundennutzen - Reduzierung des manuellen Bearbeitungsaufwands bei der Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsverarbeitung - reduzierte Fehleranfälligkeit durch Automatisierung - portofreier Rechnungsversand - Vorbereitung des digitalisierten Austauschs mit den Finanzbehörden - effizientere Prozesse nach Prozess-Redesign Kosten- und Zeiteinsparung 15

16 Empfehlung - Umstellung auf die elektronische Verarbeitung bei Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozessen - frühzeitige Schaffung der Basis zur digitalen Übermittlung der Rechnungsdaten an die Finanzbehörden - parallel zur Implementierung Umsetzung einer Prozessoptimierung in den Modulen SAP MM (Materials Management) und SAP SD (Sales & Distribution) bei der Rechnungsverarbeitung 16

17 Ihr Ansprechpartner Detlef Schreiner Geschäftsführer STELLWERK Consulting GmbH Toyota-Allee 99 D Köln Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Mail: schreiner@stellwerk.net peto@stellwerk.net Web: 17

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