Umsatzsteuervoranmeldung

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1 Umsatzsteuervoranmeldung Die Umsatzsteuervoranmeldung kann von der Erstellung in SC-Fibu bis zur Übermittlung in FinanzOnline ohne weitere manuelle Erfassung von Daten durchgeführt werden. 1. Voraussetzungen Unter Optionen / Firmen-Mandanten ist beim entsprechenden Mandanten die korrekte Steuernummer mit FA-Nummer einzugeben. Unter Optionen / Steuertabellen ist die Finanzamtsadresse und vollständige Steuernummer inkl. FA- Nummer einzugeben. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 1

2 2. Kontrollrechnung Abfrage Für den entsprechenden Zeitraum der UVA-Erstellung sind alle Buchungen im Buchungsjournal erfasst worden. Bevor diese nun aufs gültige Hauptbuch verarbeitet werden, wird mittels der drei möglichen Kontrollrechnungen überprüft, ob die Buchungen korrekt erfasst worden sind. Sofern man jede Kontrollrechnung abruft, ist lückenlos gewährleistet, dass jede mögliche Überprüfung durchgeführt wurde. Bringen alle drei Kontrollrechnungen keine Differenzen oder Abweichungen, kann man sicher sein, dass alle Buchungen korrekt vorliegen. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 2

3 2.1 Kontrolle der Bemessungsgrundlagen Es werden je UVA-Code die entsprechenden Sachkonten in Summe für den gewählten Zeitraum dargestellt. Die Spalten zeigen die Werte Soll und Haben an, sowie den Steuerbetrag und in der rechtesten Spalte UF würden eventuelle Differenzen ausgewiesen werden. Die Markierung Inkl. Buchungsjournale wird gesetzt, weil die Buchungen für den Monat (in unserem Beispiel März) noch im korrigierbaren Buchungsjournal stehen. Sollten sie bereits auf das gültige Hauptbuch verarbeitet sein, muss diese Markierung nicht aktiviert werden (kann aber). Die Kontrolle zeigt, dass keine Differenzen bestehen, und daher alle Buchungen bei Überprüfung der Bemessungsgrundlagen korrekt vorliegen. Wie eine Differenz dargestellt wird, ist nachfolgend zu sehen: (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 3

4 In diesem Fall wurde der Steuerbetrag manuell überschrieben, sodass eine Differenz zum automatisch ermittelten Betrag ausgewiesen wird. Im nachfolgenden Ausdruck ist ersichtlich, wie eine Differenz in der UF Spalte dargestellt wird. Die Eingangsrechnung wurde ohne 20% Inlandssteuer erfasst, daher die Markierung in der rechtesten Spalte. Die (richtig) ermittelte Steuer beträgt 159, Steuerkontrolle der Buchungen (UST Code) Im Dialog werden bei der erstmaligen Abfrage alle Markierungen der linken Spalte entfernt und alle Markierungen der rechten Spalte gesetzt. Dann wird der Ausdruck kontrolliert. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 4

5 Sofern in der rechtesten Differenz-Spalte keine Differenzen ausgewiesen werden, kann man sicher sein, dass die Buchungen im Hinblick auf die UST-Codes korrekt vorliegen. Differenzen würden wie folgt dargestellt werden: Damit nun ersichtlich wird, welche Buchung diesen Fehler erzeugt, wird neuerlich die Kontrollrechnung abgefragt, nun aber mit Detaildarstellung der einzelnen Buchungen. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 5

6 In der linken Spalte werden alle Markierungen gesetzt und in der rechten Spalte ebenfalls. Die fehlerhaften Buchungszeilen werden FETT dargestellt, sodass sie rasch erkannt und entsprechend korrigiert werden können. Danach wird neuerlich die Kontrollrechnung abgefragt und wenn keine Differenzen mehr aufscheinen, sind die Buchungen korrekt vorhanden. Sofern die Buchungen bereits im fix verarbeiteten Hauptbuch stehen, wird im Menü Hauptbuch / Hauptbuch gewählt, die entsprechende fehlerhafte Hauptbuchzeile gesucht und mit der Schaltfläche Storno buchen diese Buchung storniert. (Die Stornobuchung steht nun im Buchungsjournal mit Minusbeträgen). Und nun wird die Buchung noch einmal richtig erfasst mit dem Datum der ursprünglich fehlerhaften Buchung. Beide Buchungen aus dem Buchungsjournal können danach aufs gültige Hauptbuch verarbeitet werden. 2.3 Steuerkontrolle der Buchungen (UVA Code) Diese letzte der Kontrollrechnungen überprüft, ob alle Sachkonten, die mit Steuern im entsprechenden Zeitraum angesprochen wurden, auch einen gültigen UVA-Code zugeordnet haben. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 6

7 Wenn keine Zeilen angedruckt werden, sind alle UVA Codes bei den Sachkonten korrekt zugeordnet. Differenzen würden wie folgt dargestellt werden: In der ersten Zeile fehlt beim Sachkonto 4030 die UVA Code Zuordnung. In der zweiten Zeile ist beim Konto 4020 ein falscher UVA-Code zugeordnet. Es kann sich um verschiedene Fehlermeldungen handeln, die aber jeweils genau definieren, was zu korrigieren ist. Nachdem die entsprechenden korrekten Zuordnungen bei den Sachkonten vorgenommen wurden, wird neuerlich die Kontrollrechnung abgefragt und sofern ohne weitere Fehlermeldung, kann nun die Verarbeitung auf das Hauptbuch durchgeführt werden. 3. Verarbeitung auf das Hauptbuch Nun können die in den Buchungsjournalen stehenden Buchungen auf das Hauptbuch verarbeitet werden. Sollten Sie es gewohnt sein, jeweils sofort nach der Buchungserfassung die Buchungen auf das Hauptbuch zu fixieren, so ist dieser Schritt jetzt hinfällig. Zuerst wird mit dem Symbol der grünen Tonne kontrolliert, in welchen Buchungsjournalen für den entsprechenden UVA-Monat Buchungen stehen. (Diese Kontrolle ist dann nötig, wenn mit mehreren Buchungsjournalen gearbeitet wird). (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 7

8 Der Dialog zeigt, dass hier nur mit einem Buchungsjournal gearbeitet wird (Nr. 0). Daher wird dieses Journal nun fixiert (auf das Hauptbuch verarbeitet). Es wird Hauptbuch / Verarbeiten gewählt. Im Dialog wird die entsprechende Buchungsjournalnummer gewählt oder wie in unserem Fall, wo nur mit einem einzigen Buchungsjournal gebucht wird ist der Vorschlag bereits korrekt vorhanden. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 8

9 Wichtig ist, die Datumseingrenzung auf den einen Monat der für die UVA Erstellung erforderlich ist. Restliche, bereits vorhandene Buchungen können noch in den korrigierbaren Journalen stehen bleiben. Die Sortierung kann zwischen Erfassung und Buchungsdatum gewählt werden und die Markierung bezahlte OPs nach dem Verarbeiten löschen kann unterjährig auch gesetzt werden. Nach erfolgreichem Durchlauf erscheint die entsprechende Meldung am Bildschirm. Nun wurden die korrigierbaren Buchungen in das nicht mehr änderbare Hauptjournal übertragen. Wenn noch einmal die grüne Tonne geklickt wird, so zeigt sich die Journalübersicht jetzt wie folgt: (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 9

10 Die Buchungen werden als Hauptjournalzeilen ausgewiesen und das Buchungsjournal Nr. 0 ist leer. Sollten in diesem Buchungsjournal Nr. 0 z.b. bereits Buchungen für den Folgemonat vorhanden sein, stört das überhaupt nicht, weil ohnehin die Verarbeitung nach Zeitraum eingegrenzt werden kann. Der Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung steht jetzt nichts mehr im Wege. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 10

11 4. Erstellung der Umsatzsteuer-Voranmeldung 4.1 Formulardruck Es wird Auswertungen / Umsatzsteuervoranmeldung AT gewählt. Im neuen Dialog wird wieder auf den einen Monat eingegrenzt und die Ausgabe auf Formulardruck am Bildschirm gestellt. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 11

12 Es wird die Umsatzsteuervoranmeldung samt entsprechendem Formulartext am Bildschirm zweiseitig dargestellt. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 12

13 (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 13

14 Dieser Ausdruck bleibt im Unternehmen als Beleg. Nun wird die XML Datei erstellt, die an Finanz Online übergeben wird. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 14

15 4.2 XML Datei für FA-Online Im Abfragedialog wird die Ausgabe auf FinanzONLINE gestellt. Der Pfad, wo die Datei gespeichert wird und der Dateiname werden im Eingabefeld entweder erstmalig eingetragen oder bei neuerlicher Abfrage bereits vorgeschlagen. Mit dem gelben Ordner kann der Ort der zu speichernden Datei auch gewählt werden. Automatisch von SC-Fibu wird mit Erstellung der XML-Datei die Markierung gesetzt: Abfragemonat für Buchungen schließen. Diese Markierung kann zwar weggeklickt werden, sollte aber beibehalten bleiben, weil nur so gewährleistet ist, dass für einen Monat, für den bereits eine gemeldete UVA vorliegt, keine nachträglichen Buchungen mehr zugelassen werden. Sollten nachträglich doch noch (nicht steuerbehaftete) Buchungen für diesen Zeitraum erforderlich werden, kann diese gesperrte Periode wieder aufgehoben (und auch wieder gesperrt werden). Dies wird unter Optionen / Allgemeine Daten / SC-Fibu Lasche Monatsabschluss durchgeführt. Sollten auch steuerbehaftete Buchungen nachträglich vorgenommen werden, so würde eine neuerliche Abfrage der UVA die Werte des entsprechenden Zeitraumes inkl. aller Buchungen ausweisen. Es wird das XML Script am Bildschirm gebracht, das mit dem X in der rechten oberen Bildschirmecke geschlossen werden kann. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 15

16 5. FA-Online Es wird die Webseite von FA-Online aufgerufen. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 16

17 Die Teilnehmer-Identifikation wurde vom Finanzamt übermittelt, die Benutzer-Identifikation und der PIN wurde nach dem Erststart vom Anwender geändert und ist nun einzugeben. Nach der Erfassung dieser Zugangsdaten wird das Hauptmenü von FA-Online gebracht: (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 17

18 Es wird der Menüpunkt Eingaben gewählt. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 18

19 Im Bereich Eingaben wird der Punkt Übermittlung gewählt. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 19

20 Im Menü Übermittlung wird die Markierung auf Umsatzsteuervoranmeldung gesetzt und unter Dateiname wird die erstellte Datei aus SC-Fibu zugeordnet. Mit der Schaltfläche Durchsuchen kann die Datei gesucht werden. Mit der Schaltfläche Datei senden wird die XML Datei tatsächlich übermittelt. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 20

21 5.1 Testübermittlung Beim erstmaligen Einsatz von FA-Online zur Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung sollte die Testübermittlung durchgeführt werden. Mit dieser Testübermittlung werden die Daten nicht wirklich auf das Steuerkonto gebucht, jedoch wird überprüft, ob das Format, die inhaltliche Richtigkeit, etc. den Vorgaben von FA Online entsprechen. 5.2 Databox Jede Übermittlung führt dazu, dass am nächsten Werktag die entsprechende Meldung zur Übermittlung der Databox abzurufen ist. Ob die Übermittlung zur Gänze korrekt, nur teilweise oder gar nicht stattgefunden hat, wird in dieser Mitteilung festgehalten. Diese Rückmeldung sollte ebenfalls ausgedruckt und abgelegt werden, weil sie als offizielle Bestätigung gilt, Daten z.b. fristgerecht gemeldet zu haben. Im Dialog werden folgende Einstellungen vorgenommen: Status ungelesen wird bereits vorgeschlagen. Behördlich zugestellt hier wird die Markierung auf alle gestellt. Schaltfläche Abfragen wird geklickt. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 21

22 Der Databox Inhalt wird angezeigt und die entsprechenden Einträge können durch Doppelklick geöffnet und als Beleg gedruckt werden. Auch nach der Abfrage gehen diese Databox Nachrichten nicht verloren. Sie können auch später abgefragt werden, jedoch muss dann der Status auf gelesen gestellt werden. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 22

23 5.3 Fehlermeldung Databox Ein häufiger Fehler tritt auf, wenn in der UVA auch Erlöse mit 0% Steuersatz gemeldet werden. In diesem Fall ist es nötig, dass für diese 0% Erlöse die entsprechende Ziffer (für diese 020 Erlöse) angegeben wird. Diese Ziffer ist bei Ihrem Steuerberater zu erheben. Wird diese Ziffer nicht eingetragen und eine Umsatzsteuervoranmeldung mit 0% Erlösen an Fa Online übermittelt, so erscheint in der Databox folgende Meldung: (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 23

24 Diese Meldung sagt aus, dass die übermittelte XML-Datei fehlerhaft ist und daher von FA Online nicht übernommen wurde. Wie die Fehlermeldung besagt, fehlt in der XML-Datei die Angabe nach welcher Ziffer die bei der Kennzahl 020 eingetragenen, steuerfreien Umsätze befreit sind. Unter folgendem Link kann das Muster der XML-Struktur einer UVA abgefragt werden: UNGS_UEBERMITTLUNG_U30(1).xml Folgende Zeile fehlt: <VST>1ab3</VST> Es ist also die entsprechende Ziffer im Dialog der UVA Erstellung einzutragen und die UVA neuerlich zu melden oder bei den Erlöskonten, die diese 0% Erlöse tragen, der UVA Code zu entfernen (falls diese Erlöse nicht zu melden sind). Danach ist neuerlich für denselben Zeitraum eine UVA zu erstellen und bei FA Online einzubringen. (c) softcard ges.m.b.h. Stand September 2012 Seite 24