by Broadgun Software

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1 Isarweg 6 D Solingen fon support fon sales fax info@broadgun.de Handbuch pdfmachine pdfscanmachine pdfmachine Signer pdfmachine Serienbrief pdfmachine Pro by Broadgun Software Hermes & Nolden GbR - Hypovereinsbank Essen Kto. Nr BLZ Ust-Id. DE Steuer Nr IBAN: DE SWIFT (BIC) HYVEDEMM360

2 Broadgun Software - pdfmachine Dokumente 1:1 in PDF Dateien umwandeln und per versenden Eine geradezu geniale Ergänzung für jede Applikation unter Windows 98/ME/NT/2000/XP und 2003! Die pdfmachine ist die perfekte Rundumlösung für alle, die häufig PC-Dokumente an Freunde, Kollegen, Kunden und Geschäftspartner verteilen. Die pdfmachine ist schnell, effektiv, einfach und kostengünstig. Kurz: Ein Muss für jeden Windows-User. Mit der pdfmachine versenden Sie ab sofort alle Ihre Computerdokumente als plattformübergreifend, aus jeder Anwendung heraus, direkt, bequem und 1:1. D.h. alle Schriften, Bilder und Formatierungen Ihres Originaldokumentes bleiben - auch beim Empfänger - erhalten. So versenden Sie 100%-ige Kopien Ihrer Dokumente problemlos via an Kollegen, Kunden und Geschäftspartner. Und ganz nebenbei sparen Sie Fax-Gebühren und Fax- Papier. Einfach das gewünschte Dokument am PC aufrufen, als Drucker pdfmachine auswählen und die -Adresse des Empfängers eingeben - den Rest erledigt die pdfmachine. Mit der pdfmachine können Sie sogar Ihre individuellen Briefbögen hinterlegen und so, direkt aus Ihrer kaufmännischen oder technischen Software heraus (z.b. aus SageKHK, Lexware, Navision, Autocad, Nemetschek) Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen Mahnungen oder Zeichnungen versenden. Demoversion Lizenz sicher und einfach! Bevor Sie sich zum Kauf einer Lizenz für die pdfmachine entschliessen, dürfen Sie die pdfmachine natürlich ausgiebig testen. Eine kostenlose Demoversion finden Sie im Internet unter: Die pdfmachine-vollversion erhalten Sie zum attraktiven Preis ab 59.- zzgl. MwSt. 68,44. Viel Spass beim Testen!

3 Funktionsübersicht Einfach & schnell Editieren von Seiten pdfmachine ist kinderleicht in der Installation und in der Anwendung. Wenn Sie wissen, wie Sie ein Dokument von Ihrem PC aus drucken, dann können Sie pdfmachine bereits bedienen. Einfach das gewünschte Dokument öffnen und auf dem virtuellen Drucker pdfmachine ausdrucken fertig! Die Editierfunktion bietet die Möglichkeit Seiten per drag und drop anders anzuordnen, zu löschen oder zusätzliche Seiten und Dokumente hinzuzufügen. pdfmachine über Programm Icon starten Seit der Version 9.9 kann die pdfmachine nicht nur wie gewohnt als Drucker bedient werden, sondern lässt sich auch als eigenes Programm starten. Dazu legen Sie einfach eine Verknüpfung auf den Desktop oder starten pdfmachine über Start, Programme, Broadgun Software, pdfmachine. Dieser Stand Alone Modus bietet sich gerade dann an, wenn Sie das PDF Dokument später noch einmal bearbeiten, editieren möchten. Plattformübergreifend Das PortableDocumentFormat (PDF) ist eine Entwicklung der internationalen Softwareschmiede Adobe. PDF hat sich in den letzten Jahren als plattformunabhängiges Format zu einem Standard entwickelt, der sich in allen verbreiteten Rechnerwelten (z. B. Windows/Linux/Unix/Mac) durchgesetzt hat. Der Vorteil: Mittels PDF können Nutzer unterschiedlicher Rechner/Betriebssysteme Computerdokumente völlig problemlos miteinander austauschen. Kleinere Dateien Die von pdfmachine erzeugten Dateien/E- Mailanhänge sind durch die Verwendung von PDF in der Regel wesentlich kleiner als die Originaldateien. Ein Vorteil, der Speicherplatz auf der Festplatte spart, vor allem aber den versand beschleunigt.

4 Eingebettete Schriften Wasserzeichen Die von Ihnen im Originaldokument verwendeten Schriften werden von pdfmachine als True Type Schrift in die erzeugte Kopie eingebettet. Das bedeutet: Die Kopie kann auch dann in der Originalschrift betrachtet werden, wenn der Empfänger selbst diese Schrift gar nicht besitzt. Office Integration Ab der Version 8.6 steht Ihnen eine Office Integration zur Verfügung, d.h. alle Einstellungen lassen sich direkt aus der gerade von Ihnen benutzten Software heraus bedienen. Dokumenten können Wasserzeichen hinterlegt werden. Denkbares Wasserzeichen ist z.b. der Hinweise vertraulich! Virtuelles Briefpapier Eines der elegantesten Features der pdfmachine ist die Möglichkeit, das individuelle Briefpapier Ihres Unternehmens zu hinterlegen. Dabei können sogar die erste und zweite Seite unterschiedlich sein. Auf diese Weise lässt sich Ihre komplette Korrespondenz per abwickeln. Vom Angebot bis zur Rechnung, alles auf den Geschäftsbriefbögen Ihrer Firma, per optisch sauber und seriös! Mail-Integration Dokumenteneigenschaften pdfmachine verfügt über eine volle Windows MAPI-Unterstützung, sodass z. B. MS Outlook, MS OutlookExpress, Lotus Notes, Tobit oder Netscape problemlos von pdfmachine angesprochen werden können. Der Versand Ihrer Dokumente per wird dadurch zum echten Kinderspiel. Komfortabel & intuitiv! Das Archivieren und Wiederfinden von digitalen Dokumenten in Archiv- und Dokumentenmanagement Systemen wird in Zukunft eine immer wichtigere Rolle spielen. Mit der pdfmachine sind Sie heute bereits hierfür gerüstet, da Sie den erzeugten PDF Dateien Suchkriterien mitgeben können, die das Wiederfinden ermöglichen.

5 Mehrere Dokumentenseiten auf einem Blatt zusammenfügen (N-Up) Menüleiste anpassen und Funktionsbuttons hinzufügen Mit dieser Funktion führen Sie mehrere Seiten eines beliebigen Dokumentes auf einem Blatt zusammen. Dies erleichtert z.b. die übersicht bei Dokumenten mit vielen Seiten, kann aber auch dazu führen sehr grosse Dokumente zu komprimieren. Das macht besonders Sinn, wenn Sie ein Archivprogramm nutzen, indem Sie Ihre Dateien ablegen. Fügen Sie in das Hauptmenü einfach zusätzliche Knöpfe hinzu und bestimmen Sie welche Funktion beim anklicken ausgeführt werden soll. Beispiel: Durch anklicken wird immer eine Kopie der PDF-Datei in das pdfarchiv gelegt. Bookmarks hinzufügen Parameterübergabe Die komfortable Bedienung der pdfmachine wird durch die Funktion der Parameterübergabe ergänzt. Fügen Sie Bookmarks hinzu und definieren Sie damit Ihr Inhaltsverzeichnis. Das erleichtert das Finden von Seiten oder Textabschnitten in umfangreichen PDF Dokumenten. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc. lassen sich ohne Eingriff mit dieser Möglichkeit direkt aus z.b. einer Warenwirtschaft versenden. Dabei werden die Adresse, der Betreff oder der Dateiname von z.b. der Warenwirtschaft übergeben. Seiten innerhalb der PDF Datei kommentieren Ab der Version 10 können Sie beliebige Kommentare und Anmerkungen auf den Seiten innerhalb des Dokumentes aufbringen. Wir nennen das Post it Funktion. Mehrfachinstallation der pdfmachine Besonders interessant ist die Möglichkeit, die pdfmachine auf einem PC mehrfach zu nutzen, dadurch stehen Ihnen unterschiedliche Drucker mit unterschiedlichen Funktionen zur Verfügung. Das spart Zeit, da das lästige einstellen, z.b. des Briefpapiers oder der Digitalen Signatur entfällt. Serienbrieffunktion MS Word und pdfmachine Die Serienbrieffunktion Word Mail Merge ergänzt nun ab der Version 10.3 das versenden von mit pdfmachine erzeugten PDF- Dateien per . Ab sofort lassen sich z.b. Kunden Newsletter oder Einladungen personalisiert per verschicken.

6 Digitale Signatur - Basisinformation und Lösungen Das PDF Format ist der weltweite Standard für den plattformübergreifenden Versand von Dokumenten und Formularen, deren Präsentation und auch Archivierung. Was liegt also näher, als einen rechtlichen Rahmen zu schaffen, der es erlaubt diese PDF Dokumente so beweiskräftig zu erstellen, dass deren Inhalte auch vor geltendem Recht Bestand haben. Das heisst, durch die Anwendung von pdfmachine Signer bzw. pdfmachine Signer Pro, werden Online-Geschäfte so rechtssicher gemacht, dass signierte Online-Dokumente, erstmals der eigenen handschriftlichen Unterschrift gleichgesetzt werden. Gesetze und Richtlinien bilden das Fundament unserer Lösungen (Signaturgesetz SigG / Signaturverordnung SigV) Doch was ist überhaupt eine digitale Signatur? Zunächst kaum bemerkt wurde die Richtlinie der EU aus dem Jahre 2000 zur digitalen Signatur in vielen EU-Staaten in nationales Recht bereits umgesetzt. Dieses kommt nun auch bei uns zur Anwendung und zeigt seine erste gravierende Auswirkung bei Unternehmen, die z.b. Rechnungen digital als PDF Datei versenden. Die Lösungen pdfmachine Signer pdfmachine Signer Pro Auf Basis der bewährten Technologie der pdfmachine Mit der Freigabe der Version pdfmachine Signer 10.3 und pdfmachine Signer Pro 10.3 (voraussichtlich Ende 2004 verfügbar) ist es möglich erstmals die erzeugten PDF Dateien digital zu unterschreiben. Dabei handelt es sich um eine Art elektronischer Unterschrift, mit der man z.b. PDF Dateien oder s kennzeichnen kann. Verändern Dritte nachträglich etwas an Datei oder der , so kann der Empfänger dies erkennen und weiss somit dass es sich nicht mehr um das Original handelt. Der Aufwand muss immer in einem vernünftigen Verhältnis zu den geschützten Daten stehen Damit Sie die elektronischen Kommunikationsformen wirtschaftlich sinnvoll nutzen können, stellen wir mit unseren Produkten zwei unterschiedliche Signaturlösungen zur Verfügung, die Ihren ganz individuellen Sicherheitsbedürfnissen Rechnung tragen, wobei wir unserer Philosophie Einfach, schnell und preiswert selbstverständlich treu geblieben sind.

7 pdfmachine Signer Pro Qualifizierte digitale Signatur (vorraussichtlich ab 4.Q. 2004) Die sicherste Unterschrift ist die qualifizierte digitale Signatur. Diese ist so sicher, dass damit sogar Verträge rechtskräftig online signiert werden können. Immer mehr Online-Dienste und Serviceleistungen von Verwaltungen können darüber genutzt werden - viele Kommunen planen die Einführung einer Bürgerkarte. (Berlin Friedrichshain-Kreuzberg), einige wie z.b. Reutlingen oder Bremen sind sogar schon eine Stufe weiter. Damit Sie nicht lange auf die Suche nach einer praktikablen Lösung gehen müssen: Das Rund um sorglos Paket von Broadgun Software pdfmachine Signer Pro Die Finanzämter übrigens ebenfalls denn seit sind nur noch Online- Rechnungen vorsteuerabzugsfähig, die digital signiert wurden. Was benötigt man für eine qualifizierte digitale Signatur? Als Empfänger einer signierten oder PDF Datei wird lediglich ein kostenloser Signatur-Reader benötigt. Der wohl bekannteste ist der Adobe Reader. Wir empfehlen die Version 6 und höher. Als Absender benötigen Sie die entsprechende Vollversion des pdfmachine Signer Pro, eine personalisierte Signaturkarte und ein Kartenlesegerät. Die Signaturkarte wird über ein Trustcenter ausgestellt. Sie sind von der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (RegTP) zugelassen worden und haben die technischen Bedingungen geschaffen, die Signaturen einer jeden Person zu erstellen, zu bestätigen und stehen darüber hinaus bei Rückfragen zur Echtheit von Unterschriften zur Verfügung. Damit Sie ohne Umstände schnell, einfach und günstig Ihre Dokumente und Rechnungen qualifiziert signieren können, haben wir für Sie ein Rund um sorglos Paket geschnürt, indem Sie bereits alle Komponenten wie Software, Lesegerät und Antrag zur Erstellung der Signatur selbstverständlich mit dazu gehöriger Karte finden. Das Paket sowie das Upgrade des pdfmachine Signer Pro können Sie direkt bei uns im Shop unter: online bestellen.

8 pdfmachine Signer Fortgeschrittene Digitale Signatur Der Aufwand muss immer in einem vernünftigen Verhältnis zu den geschützten Daten stehen Damit Sie die elektronischen Kommunikationsformen wirtschaftlich sinnvoll nutzen können, stellen wir mit unseren Produkten zwei unterschiedliche Signaturlösungen zur Verfügung, die Ihren ganz individuellen Sicherheitsbedürfnissen Rechnung tragen: pdfmachine Signer / pdfmachine Signer Pro Neben den bekannten Leistungsmerkmalen der pdfmachine beinhaltet der pdfmachine Signer die Funktion der Fortgeschrittenen Signatur. Verändern Dritte nachträglich etwas an Datei oder der , so kann der Empfänger dies erkennen und weiss somit dass es sich nicht mehr um das Original handelt. Wie komme ich zu einem Zertifikat bzw. der digitalen Signatur? Digitale Zertifikate werden von kommerziellen Zertifizierungsstellen (z. B. VeriSign, Inc.) oder vom Administrator für interne Sicherheit bzw. den IT-Mitarbeitern Ihres Unternehmens vergeben. Mit der pdfmachine können Sie digitale Signaturen auch selbst erstellen. Sie finden das Zertifikat dann im Windows Zertifikat Manager, in dem Sie auch weitere Namen von Zertifizierungsstellen, finden. Die Prüfung Fortgeschrittene elektronische Signaturen genügen bereits erhöhten Anforderungen, lassen insbesondere eine Authentifizierung des Signaturzertifikat-Inhabers und die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten zu. Zur Ansicht und Prüfung der Zertifikate benötigen Sie den Adobe Reader 6.0 aufwärts. Bitte lesen Sie hierzu auch die detaillierte Beschreibung im Handbuch zur pdfmachine. Doch was ist überhaupt eine digitale Signatur? Dabei handelt es sich um eine Art elektronischer Unterschrift, mit der man z.b. PDF Dateien oder s kennzeichnen kann. Das Paket sowie das Upgrade des pdfmachine Signer können Sie direkt bei uns im Shop unter online bestellen.

9 Funktions-Beschreibung pdfmachine / pdfmachine Signer / pdfmachine Pro / pdfmachine Serienbrief So einfach funktioniert die pdfmachine 1. Dokument öffnen Öffnen Sie ein Dokument aus einem beliebigen Programm, welches gedruckt werden soll. 2. Dokument Drucken Wählen Sie aus dem «Datei Menü» «Drucken». 3. Drucker auswählen Wählen sie den Drucker «Broadgun pdfmachine» aus und klicken Sie danach auf «OK». 4. PDF Datei Vorschau mit Optionsauswahl Es öffnet sich das abgebildete Fenster mit der Vorschau der bereits erzeugten PDF Datei im Adobe Reader. Den Reader erhalten Sie kostenlos im Internet. Fertig!

10 Speichern unter Dialog zum speichern der PDF-Datei wird geöffnet. Senden Ihr -Programm mit angehängter PDF Datei wird geöffnet. Die PDF-Datei erhält einen Dateinamen, der aus dem Dokument ermittelt wird.

11 Editieren Hier haben Sie die Möglichkeit Seiten per drag und drop anders anzuordnen, zu löschen, zu drehen oder zusätzliche Seiten und Dokumente hinzuzufügen. Auch fügen Sie an dieser Stelle Ihre Lesezeichen ein. Optionen Hier können Sie die im weiteren beschriebenen Funktionseinstellungen der pdfmachine individuell vornehmen.

12 Registrierung der pdfmachine Damit Sie über die volle Funktionalität der pdfmachine verfügen, benötigen Sie einen Lizenzkey. Sie erhalten diesen Key nach der Bestellung bei Broadgun Software per zugeschickt um die Demoversion frei zu schalten. Die Lizenzkeys kopieren Sie dann bitte in das rote Feld und schliessen danach den Vorgang mit <<Registrieren>> ab. Danach werden die von Ihnen genutzten Lizenzen, sowie die Dauer der zur Verfügung stehenden kostenfreien Programm Upgrades angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Nutzung der Digitalen Signatur und der Serienbrief- Funktion zusätzliche Keys benötigen, die Sie unter bestellen können.

13 Konfiguration/Einstellungen Hier können Sie die Grundeinstellungen der pdfmachine individuell vornehmen. Neben der Voreinstellung des Dokumentennamens, lässt sich der Pfad bestimmen, in dem die Datei automatisiert gespeichert werden soll. Auch lässt sich die Druckqualität individuell bestimmen. Durch die Wahl der Druckqualität lässt sich nicht nur Speicher auf der Festplatte sparen, sondern auch das Druckergebnis qualitativ verbessern. Markieren Sie die im unteren Abschnitt der Maske aufgeführten Felder, so wird z.b. die fertige PDF-Datei direkt an die angehängt, ohne dass Sie die Datei umständlich wieder nachträglich einfügen müssen. Sollten Sie darauf Wert legen, den Fortschritt der Konvertierung zu sehen, dann markieren Sie das Feld Zeige Status beim Druck. Neu ab der Version 10.3, ist die Möglichkeit automatisiert nach neuen Programm-Versionen suchen zu lassen. Ein Häkchen im dritten Kästchen übernimmt diese Aufgabe für Sie einmal in der Woche.

14 Übersicht Konfiguration Optionen Einstellungen vom Dateinamen der PDF Datei. Auswahl Beschreibung Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden Dateieingabe wird angefordert. Speicher Einstellungen Vorgegebenes Verzeichnis und Dateiname werden verwendet Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden Dokumenten-Titel als Dateiname verwenden und Dialog anzeigen Die vorgegebenen Einstellungen werden benutzt. Die Dateien werden ohne Nachfragen überschrieben. Benutzt den Dokumenten Titel als Dateiname. Die Datei wird im vorgegebenen Verzeichnis erstellt. Wie beim Punkt vorher nur wird noch ein Dialog angezeigt. Voreinstellung Verzeichnis Voreinstellung Dateiname Drucker Auflösung Grafik Auflösung JPEG Qualität Anhängen Vorgegebenes Verzeichnis wo die PDF Dateien abgespeichert werden. Der Dateiname der benutzt wird. Geben Sie die gewünschte Drucker Auflösung ein. Geben Sie die gewünschte Grafik Auflösung ein. Geben Sie die gewünschte Bild Komprimierung ein. Mit dieser Funktion ermöglicht die pdfmachine auf direktem Weg unterschiedliche Ausdrucke aus unterschiedlichen Programmen (z.b. Text im MS Word und Tabelle aus MX Excel) in einer PDF Datei zusammen zu führen. Erkennbar an der Anzahl der Seiten innerhalb der PDF Datei. Status beim Druck Wöchentlicher Check Zeigt Ihnen den Fortschritt der Konvertierung an. Prüft die Verfügbarkeit neuer Programm Versionen. Einstellungen für gemeinsame Drucker speichern

15 Sicherheit pdfmachine unterstützt PDF Verschlüsselungen bis 128 bit. Das entspricht der Sicherheit von Internet Banking. Durch die Eingabe von Passwörtern und individuellen Rechte- Vergaben schränken Sie die Verwendung des Dokumentes darüber hinaus ein. Text Wasserzeichen Hier können Sie ein einfaches diagonales Text Wasserzeichen hinterlegen und gestalten. Ist hier etwas eingegeben, so enthält jedes Dokument im Druckergbnis ein Wasserzeichen.

16 PDF Briefpapier Diese Option ermöglicht Ihnen Ihr eigenes Briefpapier als digitales Dokument im PDF Format zu hinterlegen. Das macht besonders Sinn, wenn Sie per schnell, einfach und kostengünstig z.b. Ihre Briefe, Angebote oder auch Rechnungen etc. auf dem Firmenbogen versenden wollen. Dabei unterstütz die pdfmachine zwei unterschiedliche Briefpapierseiten, wie sie häufig in Unternehmen vorkommen. Die erste Seite beinhaltet in der Regel neben dem Logo auch Adressdaten, Bankverbindung oder steuerliche Informationen, die zweite nur noch ein Logo oder gar keine Informationen mehr. So funktioniert es: Sie haben mit Sicherheit in einem beliebigen Programm z.b. MS Word Ihr Briefpapier gestaltet. Jetzt drucken Sie diese Vorlage einfach auf der pdfmachine aus und speichern die nunmehr als PDF-Datei vorliegende Briefpapier Vorlage ab. Diesen Vorgang wiederholen Sie mit der zweiten Seite des Briefpapiers.

17 Jetzt aktivieren Sie die Briefpapier-Funktionalität durch das Häkchen <<Briefpapier für alle Seiten auswählen>> und wählen dann das gerade erzeugte Briefpapier für die zweite Seite aus. Ein weiteres Häkchen machen Sie bei <<Briefpapier nur für 1. Seite auswählen>> um dann die erste Seite Ihres Briefpapiers zu hinterlegen. Ab sofort werden alle von Ihnen erzeugten Druckergebnisse das Briefpapier als Hintergrund zeigen. Dokumenteneigenschaften An dieser Stelle geben Sie der PDF Datei sog. Indexfelder mit. Das sind z.b. Namen der Autoren, bestimmte Themen oder beliebige Stichwörter. Sie erleichtern Ihnen später das Wiederfinden Ihrer Dokumente in einem Archiv oder Dokumentenmanagement System. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich gerne an uns. N-Up / Mehrere Dokumentenseiten auf einem Blatt zusammenfügen

18 Mit dieser Funktion führen Sie mehrere Seiten eines beliebigen Dokumentes auf einem Blatt zusammen. Dies erleichtert z.b. die übersicht bei Dokumenten mit vielen Seiten, kann aber auch dazu führen sehr grosse Dokumente zu komprimieren. Deinstallation der pdfmachine Schliessen Sie alle aktiven Anwendungen und führen Sie in der Programmsteuerung unter dem Menüpunkt <<Broadgun Software>>, <<Deinstallation pdfmachine>> aus.

19 Parametersteuerung Diese Funktionalität richtet sich an Personen, die im Umgang mit Computersystemen Erfahrung haben. Bei Fragen stehen wir Ihnen auch per zur Verfügung: Anwendungsbeispiele sind: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc. direkt aus der Warenwirtschaft ohne manuelles Eingreifen des Anwenders per versendet werden sollen. Die Adresse, Subject, Body, Dateiname werden von der Warenwirtschaft mit übergeben. Ermöglicht die komplette Integration in selbst erstellte Software. Vorraussetzung für die Nutzung der Funktionalität ist die Aktivierung der Parametersteuerung! Nach folgenden Steuerzeichen wir gesucht: Anfang #_ Ende _# Folgende Befehle können parametriert werden: NextAction, SaveFilenameAction, DefaultSaveFilename, To, CC, BCC StationeryEnable, StationeryFirstPage, StationeryEnableStationeryAllPages, StationeryPath, StationeryFirstPage, StationeryPathStationeryAllPages, StationeryOnTopStationeryFirstPage, StationeryOnTopStationeryAllPages, Watermark, watermarkfontname, watermarkfontsize, DocInfoEnable, DocInfoTitle, DocInfoAuthor, DocInfoSubject, DocInfoKeywords, DocInfoCreator, DocInfo, Producer, DocInfoCreationDate, DocInfoModDate, DocName, UserConfirm, AttachmentName, AutomatedMapiSend.

20 Beispiele Das folgende Beispiel erzeugt eine PDF-Datei Rechnung 545.pdf und Empfänger #_ to #_ subject Rechnung Nr. 545 _# #_ docname Rechnung 545.pdf _# #_ body Hallo, anbei eine Rechnung. Mit freundlichen Grüßen Broadgun _# Der body kann auch mit einer Besonderheit gesteuert werden. Beispiel: #_ _# Hier wird als body die Datei c:\text.txt eingefügt. Um nur eine PDF-Datei zu konvertieren und zu speichern hilft folgender Parameter: #_ SaveFileOneShot c:\x.pdf _# Nutzung des digitalen Briefpapiers mit Parametern : Beispiel: #_ StationeryEnableStationeryAllPages 1 _# //Briefpapier für alle Seiten aktivieren. #_ StationeryPathStationeryAllPages C:\pdfbriepapier\Briefpapierbroadgun _# #_ StationeryOnTopStationeryAllPages 1 _# // Briefpapier über den Text legen. Tipp! Damit die Steuerzeichen nicht im Dokument erscheinen setzen Sie die Schriftfarbe auf weiss. Ein anderer Weg ist die Steuerzeichen auf einer separaten Seite zu platzieren.

21 Befehle zur Steuerung der pdfmachine SaveFilenameAction Controls the filename of the resulting PDF file. Valid Values Description 0 The user is prompted for filename. 1 Use the values for "DefaultSaveDir" and "DefaultSaveFilename" to generate a file name. This file will be overwritten without any prompting. 2 Use the document title for the filename. The file will be saved in the "DefaultSaveDir" directory. The document title is obtained from the pdocname member of the DOC_INFO_1 print job structure. This gives developers the opportunity to control the filename programm atically. Note that is value may be automatically converted into a legal filename if it contains illegal filename characters. 3 Same as '2' and also display the 'wait' dialog box with the gear animation. 4 Generate a random filename in the "DefaultSaveDir". DefaultSaveDir The directory that is used to place the file when "SaveFilenameAction" is equal to 1 or 4. DefaultSaveFilename The default filename that is used when "SaveFilenameAction" is equal to 1. NextAction Controls what happens after the PDF file has been generated. Valid Values Action 0 Display the small "What do you want to do next" dialog. 1 Do nothing. No next action takes place. 2 Launch default PDF file viewer. 3 Execute the command line that is defined by the registry value "ExecCmdLine". 4 Send ExecCmdLine When "NextAction" is equal to 3, this is the command that is executed. It may contain a string such as "%s" which will be substituted with the full path of the generated PDF file. e.g. ExecCmdLine = c:\winnt\notepad.exe "%s" This would launch the notepad.exe program upon completion of file generation. The notepad program would open the PDF file. To If set provide default values for the default mail client when it is launched. If the first character is an '@' then the rest of the text is taken to be a filename and the text is read from the file. e.g if the " Body" value was "@c:\body.txt" then the file c:\body.txt would be read in and this would be placed in the body of the . For the TO, CC, BCC address fields, several addresses may appear if the addresses are comma or white space separated. Some applications require the "SMTP:" prefix on mail addresses to send SMTP style mail. CC BCC Subject Body When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used. When an is to be sent, this value is used.

22 UserConfirmAttachmentName AutomatedMapiSend If set to 1, then the user is prompted for the attachment name prior to sending an . If set to 1 and an To entry is present, then the is sent automatically, without user intervention.. pdftemplateenable pdftemplateontop pdftemplateorgpath sd_enabled sd_keylen If set to 1, PDF stationery is enabled. If set to 1, PDF stationery is after the page contents. If set to 0, PDF stationery is draw first. The full path of the PDF file that is to be used as stationery. e.g c:\tmp\draft.pdf If set to 1, security is enabled. set to either 5 for 40 bit encryption, or 16 for 128 bit encryption. Installation mehrerer pdfmachine-druckertreiber mit unterschiedlichen Optionen Damit Sie z.b. unterschiedliche Briefbögen und Hintergründe nutzen oder automatisiert verschlüsselte Dokumente erzeugen können, ohne wiederholt Änderungen an den Einstellungen der pdfmachine vorzunehmen, ist es sinnvoll die nachfolgenden Schritte auszuführen. Folgende Möglichkeit gibt es um mehrere Druckertreiber zu installieren: 1. Laden Sie sich die pdfmachine.exe aus dem Internet herunter. Sie finden die Version unter 2. Entpacken Sie die pdfmachine in ein temporäres Verzeichnis. Mit Winzip oder ähnlichen Programmen. 3. An Computern an denen die pdfmachne nicht installiert ist, führen Sie dann aus Ihrem temporären Pfad folgenden Befehl aus: bgssetup.exe printer= pdfmachine Drucker 1, wobei pdfmachine Drucker 1 der Name des Druckertreibers ist.

23 4. Es wird ein Druckertreiber mit dem Namen pdfmachine Drucker 1 installiert. 5. Nun führen Sie aus Ihrem temporären Pfad folgen Befehl aus : bgssetup.exe addport printer= pdfmachine Drucker 2. Wobei pdfmachine Drucker 2 der Name des Druckertreibers ist. 6. Es wird ein Druckertreiber mit dem Namen pdfmachine Drucker 2 installiert. 7. Für weitere Druckertreiber führen Sie Schritt 4 wieder aus. Zusatzfunktion pdfscanmachine (kostenfrei) Die pdfscanmachine ist ein einfaches Zusatzmodul zur pdfmachine, mit dessen Hilfe bereits beim Scannen von Papiervorlagen PDF Dateien erzeugt werden. pdfscanmachine wird aus der Programmsteuerung gestartet. Wählen Sie hierzu <<Programme>> <<Broadgun Software>> und folgen Sie den Anweisungen.

24 pdfmachine Serienbrief Word Mail Merge Als zusätzliche Funktion steht Ihnen eine Serienbrief-Funktion als Zusatzprogramm zur Verfügung. Um pdfmachine Serienbrief nutzen zu können, benötigen Sie einen zusätzlichen Key, den Sie im Shop direkt bestellen können und danach in die Registrierung der bereits installierten pdfmachine eintragen. Danach steht Ihnen Word Mail Merge auch ohne die eingedruckte Werbung in der Fusszeile des Dokumentes zur Verfügung. Wie gehe ich vor? Schritt 1 Erstellen Sie wie gewohnt Ihren Serienbrief in MS Word. Eine Beschreibung finden Sie im Internet unter der Adresse: Schritt 2: Öffnen Sie im Menü der pdfmachine den Punkt <<Serienbrief>>.

25 Schritt 3: Nach der Auswahl öffnet sich der abgebildete Dialog und Sie haben die Möglichkeit einige Einstellungen vorzunehmen. In der Regel sollten aber die technischen Voreinstellungen ausreichen um die Funktion zu nutzen. Sollten Sie unsicher sein, so helfen wir gerne weiter. Telefon Unter dem Menüpunkt <<Optionen>>, <<Nächste Aktion>> finden Sie hierüber hinaus weitere Einstellungsmöglichkeiten. Nach dem Drücken des <<OK>> Buttons startet der Seriendruck und die Dateien werden per E- Mail verschickt. Schritt 4: Sie erhalten nach Abschluss eine Bestätigungsmeldung, die über den erfolgreichen Versand informiert.

26 Funktion der Digitalen Signatur Technischer Überblick Im Hintergrund zu jeder digitalen Signatur laufen viele mathematisch-komplexe Vorgänge ab, die an dieser Stelle nicht erklärt werden können. Die Benutzung am Computer selbst ist aber denkbar einfach. Ist ein Brief fertig, muss lediglich der Befehl "Signieren" angeklickt werden. Es erfolgt dann die Aufforderung, den Unterschriftenschlüssel einzugeben, beispielsweise durch eine Smartcard, die in den Chipkartenleser gesteckt wird. Alles weitere erledigt dann der Computer. Das Prüfen der digitalen Signatur ist dann noch unkomplizierter. Auch hier erfolgt die Überprüfung automatisch. Der Computer zeigt das Ergebnis an, wobei auch gleichzeitig die Echtheit des öffentlichen Schlüssels anhand des Zertifikats überprüft wird. Das Schaubild erläutert schematisch den Ablauf einer Signatur Quelle: B & L Management Consulting GmbH Mehr Infos zum Thema finden Sie im Internet: 8&q=digitale+Signatur+erkl%C3%A4rt&btnG=Google-Suche&meta=lr%3Dlang_de

27 Welches Programm bzw. welche Programm-Version benötige ich, damit ich eine PDF Datei digital signieren kann? Alles was Sie benötigen, ist ein Software-Upgrade von pdfmachine auf den pdfmachine Signer oder wenn Sie noch keine pdfmachine im Einsatz haben, das Vollprogramm pdfmachine Signer oder pdfmachine Pro. Darüber hinaus sollten Sie einen PDF Reader z.b. Adobe Reader 6, soweit nicht vorhanden, installieren. Im Downloadbereich laden Sie sich hierfür bitte die aktuelle Version der pdfmachine ab 10.3 herunter. Den Reader finden Sie kostenlos unter Bitte beachten Sie, dass die Programm-Version immer die gleiche ist! Alle Funktionen stehen während der Testphase als Demo immer frei zur Verfügung. Jedoch erlischt das Wasserzeichen bzw. die Werbung am unteren Rand des Dokumentes erst nach der Eingabe der jeweiligen Lizenzschlüssel. Letztere steuern dann auch die jeweilige Programm-Version und schalten die Funktion Signatur, Serienbrief oder beide bei pdfmachine Pro frei. Wie erstelle ich eine eigene Digitale Signatur mit der pdfmachine? Schritt 1: Aktivieren Sie die Funktion Digitale Signatur und drücken Sie <<Neues Zert >>. Danach ergänzen Sie bitte Ihre persönlichen Daten. Bild unten und auf nächster Seite. Um sich bestehende Zertifikate anzeigen zu lassen oder Ihr eigenes schon bestehendes Zertifikat direkt zu übernehmen, klicken Sie bitte auf <<Auswahl>>. Sie sehen das Schaubild rechts.

28 Schritt 2: Einstellungen vornehmen Signaturfunktion aktivieren Auswahl Neues Zert Standort Grund Gestaltung der Signatur Bild Ansicht Details Position Grösse % Seiten Nummer Hier aktivieren Sie die Funktion der Digitalen Signatur. Wählen Sie hier ein bestehendes Zertifikat aus. Soweit vorhanden. Erstellen Sie ein eigenes Zertifikat. Optional. Der Text wird in der Signatur angezeigt. Normalerweise eine Stadt. Optional. Der Text wird in der Signatur angezeigt. Wählen Sie hier den Grund für die Unterschrift aus oder geben Sie einen anderen Text ein. Optional. Wenn Sie die Signatur sichtbar in Ihrem PDF Dokument haben wollen dann aktivieren Sie diese Auswahl. Ansonsten wird die Signatur nur in der Reader Software angezeigt. (z.b. Adobe Reader ab Version 5.1.) Hier wählen Sie ein beliebiges Bild im jpeg, gif oder bmp Format aus. Wählen Sie hier welche Angaben angezeigt werden sollen. Position der Signatur auf dem Blatt. Bestimmen Sie hier wie gross die Signatur sein soll. Legen Sie hier fest auf welcher Seite die Signatur zu sehen ist. 1 ist die erste Seite des Dokumentes.

29 Digitale Signatur - Adobe Reader 6 Konfigurations-Tipps Damit der Adobe Reader 6 automatisch digitale Signaturen prüft, empfehlen wir die folgenden Einstellungen, wie in den Abbildungen vorzunehmen. Hierdurch ist der Adobe Reader in der Lage auf den Windows Zertifikatspeicher zuzugreifen, so dass Sie keine weiteren manuellen Schritte für die Prüfung der Signaturen vornehmen müssen. Dazu starten Sie den Adobe Reader und wählen im Menüpunkt <<Bearbeiten>> die Option <<Grundeinstellungen>>. Wenn Sie hiernach den Punkt <<Digitale Signatur>> anklicken zeigt sich diese Maske. Bitte übernehmen Sie die Einstellungen. Durch die Auswahl <<Erweiterte Grundeinstellungen >> öffnet sich die oben dargestellte Maske. Bitte übernehmen Sie auch diese Einstellungen. Für IT Administratoren empfehlen wir das Adobe Programm "InstallShield Tuner for Adobe Acrobat". Es ermöglicht bei grösseren Installationen den Adobe Raeder weitgehend so zu konfigurieren, dass schon während des Setups die Zertifikat-Einstellungen wie z.b. die LDAP Verzeichnisse vorgenommen werden. Das empfiehlt sich vor allem bei grösseren Unternehmen. Stand Oktober 2004