elektronische Integrierte Management Systeme

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1 Whitepaper elektronische Integrierte Management Systeme Informationen statt Papier Dipl.-Ing. Hans Schmitz Process (Business) Engineer (IHK) Bereichsleiter Managementsysteme, Prokurist AKRA Business Solutions GmbH Domstr Hamburg Erstelldatum: Version: Whitepaper eims 1 von 17

2 Inhalt Einführung... 3 Warum integrierte Managementsysteme... 4 Intranet oder Managementsystem... 6 Die IMS Module im Überblick... 7 Content Management System... 7 Core-Module... 8 Zentrale Maßnahmenverfolgung - ZMV... 9 Formularcenter Geschäftsprozesse Organisationsdarstellungen IMS Datenbank Prozessinformationen Smart Business Applications Auditmanagement List of Open Point (Liste offener Punkte) Manager in the Field (Begehungen) Gesetzesmonitoring und Legal Compliance Kataster System-Integration Reporting Services Transparenz und Übersichtlichkeit der Informationen Fazit Whitepaper eims 2 von 17

3 Einführung In diesem Dokument werden Ziele und Aufbau des elektronischen Integrierten Managementsystems der AKRA Business Solutions erläutert. Ziel dieses Dokumentes ist es, die Notwendigkeit elektronischer Systeme zur Steuerung von Unternehmen darzulegen. Die AKRA Business Solutions besitzt mehrjährige Erfahrungen in der Konzeption, dem Aufbau und dem Betrieb solcher Systeme. Durch externe Zertifizierer (TüV Nord, SQS) wurden diese Managementsysteme begutachtet und die Wirksamkeit der implementierten Systeme bestätigt. Die AKRA BS hat sich auf das Management von Hochzuverlässigkeitsorganisationen spezialisiert. Dieses sind Organisationen, deren Betrieb einer Genehmigung und laufenden Überwachung durch Behörden unterliegt. Die hier gewonnenen Erfahrungen lassen sich aber auch auf weitere Unternehmen übertragen. Hochwertige Produkte und Dienstleistungen erfordern ein zeitgerechtes Management. Die Arbeit mit und das Bereitstellen von Informationen wird immer mehr zum Schwerpunkt der Managementarbeit. Dadurch stellen Managementsysteme heute wichtige Instrumente für den Unternehmenserfolg dar. Einerseits erlauben sie es, das Prozess- und Methodenwissen einzelner Experten zu dokumentieren und bereitzustellen, auf der anderen Seite fordern auch verstärkt Kunden sowie gesetzliche und soziale Regelungen das Einführen solcher Systeme Whitepaper eims 3 von 17

4 Warum integrierte Managementsysteme Bei der heutigen Komplexität der Arbeit besitzen Aspekte des Umweltschutzes, der Arbeitssicherheit aber auch Risikobetrachtungen und branchenspezifische Normen (z.b. KTA Regelungen, ISO TS [VDA 6.1], HACCP u.a. ) Einfluss auf das Tagesgeschäft des Unternehmens. Auf der anderen Seite gewinnen auch Managementverfahren, welche nicht normenbasiert sind, immer stärker an Bedeutung. In vielen Betrieben sind Wissensmanagement Alterungsmanagement (der Komponenten, aber auch des Personals) Beschaffungsmanagement etc. immer weiter in den Fokus des Managements gerückt. Unser primäres Ziel ist der Aufbau und die Optimierung eines integrierten Managementsystems, das in allen Bereichen und Tätigkeiten eine kontinuierliche Verbesserung unter Berücksichtigung der formulierten Managementleitlinien und Managementziele garantiert. Zentrales Element ist dabei aus unserer Erfahrung die Ausrichtung der Geschäftsprozesse an den Anforderungen des Kunden. Anhand dieser Geschäftsprozesse erfolgt durch uns auch die Bereitstellung von vielfältigen Informationen für die tägliche Arbeit. Dies gelingt aber nicht durch neu geschaffene Papierberge, sondern durch die Aufbereitung und Verdichtung von Informationen. Eine Forderung von uns ist hierbei die Umsetzung des aus dem Geheimschutz bekannten Prinzips Need to Know nur wissen, was notwendig ist. Personalisierung von Informationen erlaubt es, den Kollegen genau die Informationen bereit zu stellen, die sie für die Arbeit benötigen. Der schnelle und sichere Zugriff auf betriebliche Informationen wird ermöglicht, eventuelle Vertraulichkeiten bleiben gewahrt. Das eims basiert auf modernen Web 2.0 basierten Internet-Technologien. Hierdurch werden moderne Kommunikationsmethoden (z.b. auch Social-Media-Komponenten) unterstützt. Aufwendige Client- Installationen entfallen, ein Web-Browser und der Zugang zum System genügt. Gleichzeitig verringert sich der Schulungsaufwand. Die Anwendung muss nicht mühsam erlernt werden, die Benutzerführung ist weitestgehend selbsterklärend und intuitiv. Um eine optimale Performance und damit Benutzerakzeptanz zu erreichen, werden fortschrittliche, aber bewährte Internettechnologien eingesetzt. Technologoien wie AJAX und Ruby on Rails stehen für eine zukunftssichere und stabile Basis. Durch offene Standards wie XML, XSL-FO usw. wird der Austausch von Informationen mit externen Systemen und das Generieren von PDF-Dateien ermöglicht. Reporting-Services ermöglichen auch das systemübergreifende Auswerten vorhandener Informationen. Die Archivierung aller Veränderungen des Informationsstandes unterstützt langfristig den Aufbau einer Legal Compliance Whitepaper eims 4 von 17

5 Abbildung 1: Übersicht über das System eims Whitepaper eims 5 von 17

6 Intranet oder Managementsystem Ein elektronisches Managementsystem ist nach unserem Verständnis deutlich mehr als ein Intranet, nutzt aber dessen Funktionalitäten. Das eims basiert auf dem aus dem im Wissensmanagement bekannten Konzept des Unternehmensgedächtnisses. Es werden die Informationen eines Unternehmens auf geschickte Weise miteinander verknüpft und für den Benutzer übersichtlich bereitgestellt. Das Managementsystem hilft dadurch, die Effizienz und Effektivität der Unternehmensentwicklung und der Organisation zu verbessern. Hierzu zählen u.a. Umfangreiche Content-Management Funktionen Unternehmensweite Suchfunktionalitäten Bereichsübergreifende Nutzung von Daten und Informationen. Damit wird eims zum DV-unterstützten betrieblichen Wissensmanagementsystem. Mit dem eims werden folgende Ziele verbunden: 1. Einführen einer einfachen, vertrauten und einheitlichen Oberfläche für die Benutzer 2. Steigerung der Produktivität der Benutzer durch vereinfachte, tägliche Geschäftsaktivitäten 3. Unterstützung der Legal Compliance durch Transparenz der gesetzlichen und behördlichen Anforderungen 4. Dokumentation und Verwaltung der betrieblichen Intellectual Properties 5. Systemübergreifender vereinfachter Zugriff auf strukturierte und unstrukturierte Informationen 6. Zusammenführen der betrieblichen Informationen auf der Basis der täglichen Abläufe, d.h. der Geschäftsprozesse Das Managementsystem stellt also auch Funktionalitäten des Intranets bereit. Es kann sich bei sinnvoller Konzeption auch in bestehende Intranets integrieren Whitepaper eims 6 von 17

7 Die IMS Module im Überblick Content Management System Abbildung 2: Content Mangement System des IMS Kern des Intelligenten Integrierten Managementsystems ist ein Portal, über das Informationen für die Benutzer bereitgestellt werden. Hierzu können u.u. auch bestehende Portale (Intranets) genutzt werden. Der Zugriff kann über Web-Clients (z.zt. IE8, FireFox) und eine Reihe mobiler Clients erfolgen. Im Fall des eims handelt es sich um ein Ruby-on-Rails basiertes System. Dieses Portal bietet die Funktionalität eines Content Management Systems, d.h. es können Informationen durch die Benutzer dezentral eingestellt werden. Für das Publizieren der Informationen ist eine Qualitätssicherung über ein Vier-Augen-Prinzip realisiert. Den Autoren wird ein Word-ähnlicher Editor bereitgestellt. Dieses Portal stellt auch den anderen Modulen Dienste bereit, z.b. Suchmechanismen (Extended Search) diese Erlauben die Volltextsuche in allen zum System gehörenden Modulen. Auch die im System abgelegten Anhänge (z.b. PDF-Dateien, Powerpoint-Präsentationen usw.) können mit durchsucht werden. Rollenkonzept/Rechtesystem -Der Benutzer erhält über ein modulübergreifendes Rollenkonzept Rechte auf die im eims verwalteten Objekte. Aktionen, auf welche der Benutzer keinen Zugriff hat, sieht dieser nicht. Es wird immer nur das gezeigt, was nötig ist. Personalisierung auf der Basis des Rechtesystems werden den jeweiligen Benutzern Informationen bereitgestellt. Der Benutzer bekommt nur die Informationen, die ihn im jeweiligen Kontext nützlich sind Whitepaper eims 7 von 17

8 Mehrsprachigkeit durch einen einfachen Klick ist es möglich, die komplette Menüstruktur, sowie alle Meldungen und Eingabemasken in eine andere Sprache (aktuell Deutsch und Englisch) umzustellen. Kalender Das Portal stellt einen zentralen Planungskalender bereit. Die Termine werden zentral durch das System verwaltet und können u.u. durch einzelne Module (z.b. Maßnahmenmanagement) automatisiert erzeugt werden. Core-Module eims stellt eine Reihe von Kernmodulen bereit, welche die Business Applikationen und die Arbeit mit Informationen unterstützen Abbildung 3: Core Module des IMS Als Kernmodule sind derzeit vorhanden Workflow, d.h. vordefinierte Abfolgen von Aktivitäten der Organisation. ZMV das Modul Zentrale Maßnahmenverfolgung als Kernmodul des Zentralen Maßnahmenmanagements Formularcenter zentrales Bereitstellen und Verwalten von betrieblichen Formularen. Process Maps Durch einen integrierten Prozesseditor können Geschäftsprozesse grafisch dargestellt werden. Die Prozessdarstellungen dienen als Navigator für die Bereitstellung von Informationen. Durch die AKRA BS wird standardmäßig das Prozessmodellierungswerkzeug Semtalk integriert. Es lassen sich aber auch die Prozessmodelle aus diversen Modellierungstools, z.b. ARIS, einbinden. Organisation Charts Abbildung der Organisationsstrukturen, incl. Rollendefinitionen. Es können auch Konzepte, wie z.b. lebensfähige Organisationen nach Beer oder das OSTO- Modell abgebildet werden. Die Inhalte der Organisationsdiagramme lassen sich mit den Prozessdarstellungen verbinden Whitepaper eims 8 von 17

9 Glossar (nicht in der Abbildung dargestellt) Zentrales Bereitstellen von Begriffserläuterungen und Abkürzungen. Glossareinträge werden wie Dokumente verwaltet. Zentrale Maßnahmenverfolgung - ZMV Die ZMV verwaltet zentral Maßnahmen und Aufgaben, die aus diversen Quellen (Geschäftsanwendungen) zusammengeführt werden. Aus Prozessen und Projekten entstehen im Tagesgeschäft Maßnahmen und Aufgaben, welche kontrolliert umgesetzt werden müssen. Diese Maßnahmen werden entweder direkt in der ZMV angelegt, oder über diverse Schnittstellen automatisiert in die ZMV übertragen. Gleichfalls fallen in diversen Geschäftsanwendungen Maßnahmen an, z.b. Durchführen von Begehungen Auswertung des externen Erfahrungsrückflusses Corrective Action Program Erfassen und Auswerten von Beinahe-Ereignissen Verwalten von Maßnahmen und Aufgaben, die aus der Kommunikation mit der Aufsichtsund Genehmigungsbehörde resultieren. Gesetzesmonitoring und Legal Compliance Interne Kontrollsysteme uvm. Gemeinsam ist diesen Applikationen, das sie Maßnahmen erzeugen, die notwendigerweise zentral gesteuert werden müssen. Die ZMV bietet hierzu das entsprechende Handwerkzeug. Die Arbeit mit der ZMV ist ausführlich im White Paper Zentrales Maßnahmenmanagement beschrieben Whitepaper eims 9 von 17

10 Formularcenter Abbildung 4: Formularcenter des eims Im Formularcenter werden in strukturierter Form die betrieblichen Formulare über einen Formularmanager bereitgestellt. Eine gleichnamige Rolle kann über eine Administrationsmaske alle Arten von Formularen verwalten. Hierdurch wird garantiert, dass alle Mitarbeiter immer auf die aktuelle Version der Formulare zugreifen. Ähnlich wie bei Dokumenten gibt es für die Formulare eine formularverwaltende Stelle, welche die inhaltliche Pflege der Formulare verantwortet Whitepaper eims 10 von 17

11 Geschäftsprozesse Abbildung 5: Prozessdarstellungen im eims Beginnend mit einer Prozessübersicht erfolgt der Zugriff auf die Geschäftsprozesse und die für den jeweiligen Prozess relevanten Informationen. Hierzu wird die Aufnahme der Prozesse streng nach dem AKRA eigenem Vorgehensmodell KLEPEK durchgeführt. Die Ergebnisse der Prozessaufnahmen werden in einer Datenbank abgelegt. Das Vorgehensmodell KLEPEK ist im gleichnamigen Whitepaper ausführlich beschrieben. Ein Klick auf den jeweiligen Prozess in der Landkarte führt zu einer Navigation, über die die prozessrelevanten Informationen bereitgestellt werden. Abbildung 6: KLEPEK Navigator Whitepaper eims 11 von 17

12 Ein Klick auf den jeweiligen Bereich im Navigator führt zu den entsprechenden Informationen, die entweder aus der internen Datenbank oder aus Drittsystemen entnommen werden. Ein Klick auf das Prozesssymbol führt zu den eigentlichen Prozessabbildungen. Hier werden für Übersichten Wertschöpfungsketten und für Detailabbildungen BPMN 2.0 Darstellungen verwendet. An den Symbolen der BPMN-Darstellungen können wiederum zusätzliche Informationen, wie z.b. Dokumente Risiken Kosteninformationen bereitgestellt werden. Organisationsdarstellungen In diesem Bereich erfolgt der Zugriff auf die Organigramme des Unternehmens. Derzeit werden hier Organisationseinheiten, Stellen und Rollen in Matrixorganisationen abgebildet. Es besteht eine Verbindung zu den Prozessdarstellungen. Über die Stellen und Rollen können wiederum zusätzliche Informationen, wie z.b. Kompetenzprofile, Stellenbeschreibungen usw. abgerufen werden. Bei der Erfassung und Bereitstellung personenbezogener Informationen arbeiten wir generell mit den jeweiligen Betriebsräten zusammen. Muss das hier rein? Ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit Whitepaper eims 12 von 17

13 IMS Datenbank Prozessinformationen In der IMS Datenbank werden intern alle Informationen des Systems aufbewahrt und prozess-, themen-, oder organisationsbezogen über das Portal bereitgestellt. Hierzu gehören u.a. Schnittstellen des Prozesses Informationen zum Prozessteam Protokolle der Prozessaudits Smart Business Applications Abbildung 7: IMS Datenbank Anwendungen, dieden Geschäftsbetrieb unterstützen, gehören ebenfalls zum Inhalt der IMSDatenbank. Diese Geschäftsanwendungen (Small Business Applictions) sind programmierte Module, welche den Geschäftsbetrieb unterstützen. Die Small Business Applications werden durch uns in Zusammenarbeit mit unseren Kunden ständig erweitert. Auditmanagement Dieses Modul dient der Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Audits. Die aus dem Audit entstehenden Maßnahmen können direkt im Modul ZMV verfolgt werden. List of Open Point (Liste offener Punkte) Dient der Verwaltung offener Verwaltungsvorgänge aus dem Aufsichts- und Genehmigungsverfahren. Diese sich aus dem Schriftverkehr mit der Behörde und den Gutachtern ergebenden Punkte können verfolgt und terminiert werden. Ein besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Historisierung einzelner Vorgänge. Jede Änderung wird dokumentiert und ist somit durchgängig nachvollziehbar, sowohl für das Unternehmen, als auch für die Behörde Whitepaper eims 13 von 17

14 Mittels automatisierter Reports lassen sich auf Knopfdruck alle benötigten Daten in Echtzeit auf vorformatierten Listen zusammenführen. Diese Listen können als Nachweis gegenüber Behörden und Gutachtern dienen. Intern umzusetzende Maßnahmen und Aufgaben werden über die ZMV verfolgt. Manager in the Field (Begehungen) Der Manager in the Field ist ein Terminplanungssystem für interne oder durch Regeln geforderte Begehungen. Über dieses Modul können Begehungen geplant und dokumentiert werden. Aus den Begehungen entstehen Feststellungen, deren Umsetzung mittels der zentralen Maßnahmenverfolgung ZMV überwacht wird. Abweichungen vom Begehungsplan werden direkt eskaliert. Die geplanten Begehungen werden in den Planungskalender eingetragen. Gesetzesmonitoring und Legal Compliance Über dieses Modul wird die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sichergestellt. Es können Gesetze und Regeln auf Relevanz geprüft und bewertet werden. Für wesentliche Module, wie z.b. ISO-Normen, werden Wäschelisten mitgeliefert. Die daraus resultierenden Forderungen und deren Umsetzung im Unternehmen können geprüft und dokumentiert werden. Sind Forderungen nicht erfüllt, werden Maßnahmen festgelegt. Die Umsetzung der Maßnahmen wird wiederum im ZMV-Modul überwacht. Kataster Kataster sind Sammlungen von elektronischen Karten zu einem bestimmten Sachverhalt. Diese Karten werden in der IMS-Datenbank definiert und gepflegt. Die Kataster sind im Übersichtsschaubild nicht dargestellt. Kataster werden definiert zu: Gesetzen und Verordnungen Messwerten und Indikatoren Controls zum Aufbau interner Kontrollsysteme Risiken Die Kataster werden ständig erweitert. System-Integration In jedem Unternehmen sind heute bereits Systeme vorhanden, welche diverse Informationen und Daten enthalten. Hierzu gehören i.d.r. Dokumentenmanagementsystem Betriebsführungssystem/Betriebshandbuch Enterprise Resource Planning System (ERP z.b. SAP) Customer Relationship Management Systems (CRM) Schulungssteuerungs- und -informationssystem (SIS) Whitepaper eims 14 von 17

15 Daneben existieren diverse Informationsquellen in Form von Excel-Tabellen, Access-Datenbanken usw. Im eims werden diese Informationen mittels Konnektoren angebunden und die darin enthaltenen Daten transparent zugänglich gemacht. Dabei ist es wichtig, das jeweils führende System zu definieren. Abbildung 8: Systemintegration im eims Reporting Services Mittels Microsoft Reporting Services werden systemübergreifende Auswertungen erzeugt. Die definierten Reports werden als Templates über das Portal zur Verfügung gestellt und erzeugen in Echtzeit Auswertungen auch über mehrere Systeme. Diese können gedruckt oder als PDF-Datei gespeichert werden. Der Zugriff auf die Templates erfolgt über die interne Rechteverwaltung Whitepaper eims 15 von 17

16 Transparenz und Übersichtlichkeit der Informationen Die Anforderungen an das Portal wurden gemeinsam mit den späteren Benutzern aufgenommen und umgesetzt. Ziel war es, Informationen des Arbeitsumfeldes möglichst strukturiert bereitzustellen und mit wenigen Klicks erreichbar zu machen. Hierzu sind eine Reihe von persönlichen Werkzeugen, wie Notizzettel, Lesezeichen, Gruppenmitgliedschaften, Speicherung von Suchanfragen usw. installiert worden. Es hat sich gezeigt, dass bestimmte Informationen immer wieder gesucht werden. Wir erleichtern das Finden dieser Informationen durch bestimmte Werkzeuge Bereitstellen von Hitlisten Häufigste Suchanfragen im Unternehmen Häufigste Suchanfragen durch den Benutzer Meine Lesezeichen Meine Beiträge Meine Termine Meine Gruppen Es werden ebenfalls kleine Hilfsmittels angeboten ToDo Listen Notizzettel gespeicherte Informationsfilter usw Whitepaper eims 16 von 17

17 Fazit Mit dem elektronischen Intelligenten Management System eims steht im Unternehmen ein mächtiges Werkzeug zur Verfügung, das unterschiedlichen Benutzergruppen die Arbeit nachweislich erleichtert. Wie ist denn der Nachweis erbracht worden? Durch externe Zertifizierer wurde die Wirksamkeit des eingesetzten Systems bestätigt. Die Forderungen der KTA 1402, des PAS 99 und div. Forderungskataloge für integriertes Management wurden umgesetzt. Sollten Sie Interesse an weiteren Whitepaper haben, wenden Sie sich bitte an das Team der AKRA BS. oder wenden Sie sich direkt an mich Meine Kontaktdaten finden Sie im Titel dieses Whitepaper bzw. im XING Ich freue mich auf ihr Feedback,ihre Anregungen und eventuelle Verbesserungsvorschläge. Ihr Hans Schmitz Whitepaper eims 17 von 17

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