Kurzanleitung VoiceBox Stand vom

Transkript

1 1. Aufruf Voicebox TUI-Hauptmenü Navigation Ansage konfigurieren Taste (1) * Konfiguration der Namensansage (nur extern): Taste (3) * Konfiguration der internen Ansage (nur intern) Taste (4) * Konfiguration der Infoansage (intern und extern) Taste [2] Konfiguration der individuellen externen Ansage Die Tasten (1) (3) Die Taste (4) Ansagetypen Extern Intern Namensansage konfigurieren Interne Ansage konfigurieren Infoansage konfigurieren Ansage aufsprechen für Namensansage, interne Ansage und Infoansage Individuelle externe Ansagen konfigurieren Voicebox aktivieren Sprachnachrichten... 7 Seite 1 von 7

2 1. Aufruf Voicebox Rufen Sie die eigene VoiceBox an: (39 + Eigene Rufnummer; z.b ) - Wenn Sie von Ihrem Apparat aus anrufen (z.b. 1112), werden Sie unmittelbar aufgefordert, eine PIN einzugeben. - Wenn Sie von einem beliebigen anderen externen oder internen Telefon anrufen, erreichen Sie zunächst die eigene VoiceBox. Während der Sprachansage (vor dem Signalton) drücken Sie die Zifferntaste [*]. Sie hören die PIN Eingabeaufforderung. Geben Sie dann Ihre PIN, gefolgt von der Zifferntaste (#) ein. Standardmäßig ist die PIN 1234 eingerichtet. Aus Sicherheitsgründen haben Sie für einen Eingabeversuch ca. 10 Sekunden Zeit. Nach drei fehlerhaften Versuchen wird die Verbindung getrennt. Sie müssen sich dann erneut einwählen. 2. TUI-Hauptmenü Nach erfolgreicher PIN Eingabe befinden Sie sich im Hauptmenü (Benutzersektion). Im Hauptmenü wird zunächst die Anzahl der neuen Nachrichten vorgelesen. Drücken Sie die entsprechende Zifferntaste, um in das gewünschte Menü zu kommen Navigation - Abfrage neuer Nachrichten (1) - Abfrage alter Nachrichten (2) - Konfiguration der VoiceBox Ansagen (3) - In diesem Menü erstellen, ändern und aktivieren Sie die Ansagen für die C3000 VoiceBox (Anrufbeantworter). Die VoiceBox verfügt über drei unterschiedliche Ansagen für externe Anrufe und zwei unterschiedliche Ansagen für interne Anrufe, wobei die Ansage vom Typ INFO für externe und interne Anrufe identisch ist. Sie können bis zu 10 unterschiedliche externe Ansagen aufnehmen (Kennziffer 0-9). Über diese Kennziffern können Sie eine Ansage auswählen und für bestimmte Zwecke aktivieren bzw. deaktivieren. - Konfiguration der PIN (4) - Umschalten auf die Sprache Englisch (6) - Alle Nachrichten löschen (9) - Wiederholung des Nachrichtenzählers aufrufen (*) - Verlassen des Systems (#) Seite 2 von 7

3 3. Ansage konfigurieren Anruf bei 39 + eigene Rufnummer Aufforderung zur Pin Eingabe (standardmäßig 1234) + (#) Taste (3) drücken für das Menu Konfiguration der VoiceBox Ansagen 3.1. Taste (1) * Konfiguration der Namensansage (nur extern): Taste (1) als Ansage für die Geschäftszeiten aktivieren Taste (2) als Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten aktivieren Taste (3) als Ansage für Feiertage aktivieren Taste (5) eine neue Ansage aufzeichnen Deaktiviert wird die Namensangabe bei der individuellen Benutzeransage Taste (3) * Konfiguration der internen Ansage (nur intern) Taste (4) als Ansage für interne Anrufe aktivieren Taste (5) eine neue Ansage aufzeichnen Taste (6) die Ansage für interne Anrufe deaktivieren 3.3. Taste (4) * Konfiguration der Infoansage (intern und extern) Taste (1) als Ansage für die Geschäftszeiten aktivieren Taste (2) als Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten aktivieren Taste (3) als Ansage für Feiertage aktivieren Taste (4) als Ansage für interne Anrufe aktivieren Taste (5) eine neue Ansage aufzeichnen Taste (6) die Ansage für interne Anrufe deaktivieren Deaktiviert wird die Infoangabe geschäftszeitenabhängig bei der individuellen Benutzeransage. Seite 3 von 7

4 3.4. Taste [2] Konfiguration der individuellen externen Ansage Taste (1) als Ansage für innerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren Taste (2) als Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren Taste (3) als Ansage für Feiertage aktivieren Taste (1) die Ansage verwalten (Anzahl 10) Die Tasten (1) (3) - Hören Sie sich die zur Verfügung stehenden Ansagen an. - Aktivieren Sie eine Ansage durch Ihre Kennziffer - Hören Sie sich die aktivierte Ansage an - Deaktivieren Sie die Ansage für diese Geschäftszeit Die Taste (4) - Drücken Sie eine der Kennziffern (0) (9). Sie werden aufgefordert nach dem Signalton eine neue Ansage vom zuvor gewählten Ansagetyp aufzusprechen. (#). Die Ansage wird zur Kontrolle abgespielt. neue Ansage mit der Zifferntaste (2) und stellen Sie die alte wieder her. Für alle Untermenüs gilt: Mit der Zifferntaste (*) kommen Sie jeweils zurück an den Anfang des aktuellen Menüs. * - Ansage aufnehmen für Namensansage, interne Ansage und Infoansage Führen Sie folgende Schritte in den jeweiligen Menüs durch: - Drücken Sie die Zifferntaste (5). Sie werden aufgefordert nach dem Signalton eine neue Ansage vom zuvor gewählten Ansagetyp aufzunehmen. (#). Die Ansage wird zur Kontrolle abgespielt. neue Ansage mit der Zifferntaste (2) und stellen die alte wieder her. War die alte Ansage schon aktiviert, wurde die Ansage nur ausgetauscht und ist damit automatisch aktiviert. Seite 4 von 7

5 3.5. Ansagetypen Extern - Typ NAME: Hier wird eine eingebettete Ansage (Firmenansage) verwendet, in die der jeweilige Benutzername eingefügt wird. - Typ USER: Diese 10 Ansagen sind vom Benutzer frei zu besprechen. - Typ INFO: Diese Ansage ist ebenfalls vom Benutzer frei zu besprechen, allerdings findet keine Nachrichtenaufzeichnung statt Intern - Typ INTERN: Diese Ansage ist vom Benutzer frei zu besprechen und kommt ausschließlich bei firmeninternen Anrufen zum Einsatz. - Typ INFO: Hier wird die selbe Ansage wie bei externen Anrufen verwendet (ohne Nachrichtenaufzeichnung). Wenn Sie dieses Menü aufrufen, wählen Sie zunächst den Ansagetyp aus, der bearbeitet werden soll: Namensansage (NAME, nur extern) (1) Individuelle Benutzeransage (USER, nur extern) (2) Interne Ansage (INTERN, nur intern) (3) Infoansage (INFO, extern und intern) (4) Hauptmenü (*) 3.6. Namensansage konfigurieren Diese Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung: - Als Ansage für die Geschäftszeiten aktivieren (1) - Als Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten aktivieren (2) - Als Ansage für Feiertage aktivieren (3) - Eine neue Ansage aufzeichnen (5) Deaktiviert wird die Namensangabe bei der Individuellen Benutzeransage Interne Ansage konfigurieren - Als Ansage für interne Anrufe aktivieren (4) - Eine neue Ansage aufzeichnen (5) - Die Ansage für interne Anrufe deaktivieren (6) Seite 5 von 7

6 3.8. Infoansage konfigurieren Diese Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung: - Als Ansage für die Geschäftszeiten aktivieren (1) - Als Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten aktivieren (2) - Als Ansage für Feiertage aktivieren (3) - Als Ansage für interne Anrufe aktivieren (4) - Eine neue Ansage aufzeichnen (5) - Die Ansage für interne Anrufe deaktivieren (6) Deaktiviert wird die Infoangabe geschäftszeitenabhängig bei der Individuellen Benutzeransage Ansage aufsprechen für Namensansage, interne Ansage und Infoansage Führen Sie folgende Schritte in den jeweiligen Menüs durch: - Drücken Sie die Zifferntaste (5). Sie werden aufgefordert nach dem Signalton eine neue Ansage vom zuvor gewählten Ansagetyp aufzusprechen. [#]. Die Ansage wird zur Kontrolle abgespielt. neue Ansage mit der Zifferntaste (2) und stellen die alte wieder her. War die alte Ansage schon aktiviert, wurde die Ansage nur ausgetauscht und ist damit automatisch aktiviert Individuelle externe Ansagen konfigurieren Diese Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung: - Als Ansage für innerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren (1) - Als Ansage für außerhalb der Geschäftszeiten konfigurieren (2) - Als Ansage für Feiertage aktivieren (3) - Ansage verwalten (Anzahl 10) (4) Nach der Auswahl von (1) (3) wird die entsprechend der Geschäftszeit aktivierte Ansage vorgespielt. Danach stehen folgende Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung: - Hören Sie sich die zur Verfügung stehenden Ansagen an (1) - Aktivieren Sie eine Ansage durch Ihre Kennziffer (2) - Hören Sie sich die aktivierte Ansage an (3) - Deaktivieren Sie die Ansage für diese Geschäftszeit (4) Seite 6 von 7

7 Nach der Auswahl von (4) können Sie 10 Ansagen aufsprechen. Bitte führen Sie folgende Schritte durch: - Drücken Sie eine der Kennziffern (0) (9). Sie werden aufgefordert nach dem Signalton eine neue Ansage vom zuvor gewählten Ansagetyp aufzusprechen. (#). Die Ansage wird zur Kontrolle abgespielt. neue Ansage mit der Zifferntaste (2) und stellen Sie die alte wieder her. War die alte Ansage schon aktiviert, wurde die Ansage nur ausgetauscht und ist damit automatisch aktiviert. 4. Voicebox aktivieren Rufumleitung oder Rufweiterleitung auf Zeit (nach Absprache) nach 39 + Eigene Nr. aktivieren. 5. Sprachnachrichten Sprachnachrichten können von SCS Mitarbeitern als Weiterleitung zum - Account umprogrammiert werden (Mindestvoraussetzung: Lautsprecher). Seite 7 von 7