Zentrales Änderungsmanagement

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1 Zentrales Änderungsmanagement in SAP Das Änderungsmanagement von xft verbindet ein umfassendes Dokumentenmanagement mit einer aktiven, transparenten und effizienten Prozesssteuerung. Es basiert vollständig auf SAP und lässt sich nahtlos in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren beste Voraussetzung für eine echte Verzahnung aller Teilprozesse, produktbezogener wie betriebswirtschaftlicher. Integrating your business processes

2 Highlights SAP-Integration Alle xft-lösungen werden nahtlos in die bestehende SAP-Infrastruktur integriert. Damit sind alle Informationen und Dokumente an zentraler, standortunabhängiger Stelle verfügbar; der Aufwand zur Synchronisierung von Informations- und Entwicklungsständen entfällt. Bereits vorhandene SAP-Daten, -Objekte, -Funktionen und -Berechtigungen lassen sich direkt nutzen. Gleichzeitig stehen Tools zur mühelosen Integration externer Datenquellen, wie z. B. CAD, oder Dokumente vom Windows Filesystem, zur Verfügung, so dass die Nutzer nicht auf ihre gewohnte Arbeitsumgebung verzichten müssen. Prozesssicherheit Dank der dynamischen Akte, deren Struktur und Kontextmenüs sich automatisch mit dem Fortschreiten des Prozesses erweitern, ist immer auf den ersten Blick ersichtlich, an welcher Stelle der jeweilige Prozess gerade steht. Die Fristund Statusüberwachung sorgt dafür, dass alle Aufgaben zuverlässig und fristgerecht erledigt werden. Und die lückenlose Protokollierung aller Prozessschritte und aller Änderungen an der Akte und ihren Inhalten bewirkt nicht nur eine erhöhte Transparenz und Auskunftsfähigkeit, sondern macht die Prozesse auch im Nachhinein vollständig nachvollziehbar. Durchgängigkeit Weil mit SAP das führende betriebswirtschaftliche System als Plattform genutzt wird, lässt sich das Änderungsmanagement bruchlos in den unternehmensweiten Prozesskontext einbetten. Insbesondere die enge Verzahnung mit anderen Prozessen in der Produktion (z. B. Bemusterung oder Änderungsmanagement von Arbeitsanweisungen) und in Vertrieb und Einkauf (Bestellungen, Aufträge etc.) erhöht nicht nur die Transparenz und Effizienz des Änderungsmanagements, sondern auch der damit verbundenen Prozesse.

3 Engineering Change Management ohne Lücken und Brüche Das Änderungsmanagement ist ein komplexer, hochgradig arbeitsteiliger Prozess. Aufgrund der Vielzahl von Teilprozessen und Beteiligten stößt ein Arbeiten mit verteilten Dokumenten und Aufgabenlisten, wie es in vielen Unternehmen praktiziert wird, schnell an seine Grenzen. Das Änderungsmanagement von xft verbindet ein umfassendes Dokumentenmanagement mit einer aktiven, transparenten und effizienten Prozesssteuerung. Es basiert vollständig auf SAP und wird nahtlos in die bestehende SAP- Systemlandschaft integriert Voraussetzung für eine echte Verzahnung aller Teilprozesse, produktbezogener wie betriebswirtschaftlicher. Weil sich zudem mehrere SAP-Systeme an eine xft-installation anschließen lassen, bietet das Änderungsmanagement von xft den idealen Ausgangspunkt für ein durchgehendes, unternehmensweites Engineering Change Management, über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Der Änderungsprozess: Sicher, kontrolliert, dokumentiert Das Änderungsmanagement wird mit Hilfe der Basiskomponenten der xft add-on suite modelliert, und zwar entsprechend der im Unternehmen bereits etablierten Prozesse. Dabei lassen sich unterschiedliche Abläufe ausprägen, je nach Art des Änderungsantrags. Der Bearbeiter der jeweiligen Aufgabe wird anhand von Regeln bestimmt, die sowohl die Eigenschaften und Beziehungen der SAP-Objekte als auch die in SAP abgebildete Organisationsstruktur nutzen. Mit dem Prozessschema wird der Standard für den Änderungsprozess definiert. Das System sorgt in der Folge dafür, dass dieser Standard erfüllt wird. Gleichzeitig bietet es genügend Flexibilität, um auch dem jeweiligen Einzelfall gerecht zu werden: Wenn im laufenden Prozess zusätzliche Personen einbezogen werden sollen, lässt sich das Prozessschema ad hoc um zusätzliche Aufgaben oder Abstimmungswege erweitern. Die Bearbeiter bekommen ihre Aufgaben über den SAP-Workflow zugestellt oder per mit einem Link für den Direktzugriff auf die Aufgabe. Das System überwacht außerdem im Hintergrund den Status aller Aufgaben und verschickt Erinnerungen an die Bearbeiter, wenn zuvor definierte Bearbeitungsfristen nicht eingehalten werden. Alle Prozessschritte und Änderungen, die die Bearbeiter vornehmen, werden vom System protokolliert, so dass der Änderungsprozess vollständig dokumentiert und auch im Nachhinein in allen Einzelheiten nachvollziehbar ist.

4 Die Akte: Informations und Prozesszentrale In der Änderungsakte werden alle Prozesse und zugehörigen Dokumente in strukturierter Form angezeigt. Indem sich der Aufbau der Akte dynamisch mit dem Fortgang des Prozesses erweitert, werden die Benutzer optimal durch den Änderungsprozess geführt. Dank der integrierten Statusanzeige ist auf einen Blick zu sehen, wo der Prozess gerade steht und welche Aufgaben noch auf Bearbeitung warten. Über die Menüleiste und Kontext menüs sind nicht nur die wichtigsten Funktionen für die Prozesssteuerung direkt erreichbar, sondern auch alle wesentlichen Transaktionen und SAP- Objekte, von Materialstämmen und Stücklisten über Dokumentinfosätze für technische Zeichnungen bis zu Geschäftspartnern und Kundenaufträgen. Damit erhöht die Akte nicht nur die Auskunftsfähigkeit über den Prozess, sondern erhöht auch seine Effizienz. Änderungsauftrag: Prozessübersicht mit Statusanzeigen Zentrales Änderungsmanagement in SAP:

5 Vom Änderungsvorschlag zum geänderten Produkt Änderungsantrag Zunächst erfasst der Benutzer seinen Änderungsvorschlag über ein benutzerfreundliches Formular im SAP GUI, ein Webformular (z. B. im Portal/Intranet) oder ein interaktives PDF-Formular (mit SAP Interactive Forms by Adobe). Sobald der Vorschlag registriert ist, leitet das System die notwendigen Schritte zur Evaluierung ein. Entsprechend des zuvor definierten Prozesses fordert es die notwendigen Dokumente (z. B. zur technischen Machbarkeit, Auswirkungen auf die Logistik, finanzielle Auswirkungen etc.) an, legt sie den jeweils Verantwortlichen zur Evaluierung und Freigabe vor und verschickt Benachrichtigungen, wenn neue Dokumente oder Informationen zur Verfügung stehen. Änderungsauftrag Ist ein Änderungsantrag bewilligt und liegen alle benötigten Dokumente vor, startet der Änderungsauftragsprozess. In einem Änderungsauftrag können mehrere Änderungsanträge zu einem Produkt zusammengefasst sein. Der Änderungsauftragsprozess sorgt dafür, dass die im Änderungsantrag definierten Maßnahmen unternehmensweit umgesetzt werden. Dazu gehört z. B. neue Zeichnungen oder Rezepturen zu übermitteln, Arbeitsanweisungen anzupassen, die Umrüstung der Produktion vorzubereiten und vieles mehr. Auch die abschließende Änderungskontrolle wird vom System in Übereinstimmung mit den Qualitätssicherungsrichtlinien des Unternehmens gesteuert. Erst wenn alle schriftlichen Modalitäten, Prozessbedingungen und Testverfahren erfüllt sind, wird der Änderungsauftrag erfolgreich abgeschlossen. Umsetzung der Änderung Mit der Umstellung der Produktion ist der Änderungsauftrag abgeschlossen und das Produkt liegt in der überarbeiteten Form vor. Im SAP- System spiegelt sich das in aktualisierten Materialstämmen (mit oder ohne Verweis auf die Änderungsnummern), Werks-Stücklisten und Zeichnungen. Änderungsvorschlag Evaluierung Entscheidung Änderungsauftrag Roll-out Implementierung Geändertes Produkt

6 Funktionen Eine Plattform für alles Zentraler, standortunabhängiger Zugriff auf Aufgaben und Dokumente Vollständig SAP-basierter Aufbau, integriert sich nahtlos in die bestehende SAP-Infrastruktur Alle SAP-Transaktionen und Objekte direkt im Zugriff, direkte Anbindung an die SAP-Module (QM, MM, PLM, ) Arbeitet auf dem Original-SAP-Datenbestand, dadurch stets aktuell, auch ohne Datensynchronisierung und replikation Hohe Prozesstransparenz Strukturierte Darstellung des Änderungsprozesses und Bereitstellung der Dokumente in der Änderungsakte Dynamische Akte: Aktenstruktur erweitert sich automatisch mit dem Prozessverlauf Tracking des Bearbeitungsfortschritts mit Statusanzeige für Akten, Dokumente, (Teil-)Prozesse und Aufgaben Notizfunktion für fortlaufende Akten- und Dokumenten notizen Effiziente Prozesssteuerung Änderungscockpit für den Schnellzugriff auf Änderungsakten, übergreifende Recherche, Schnellerfassung von Änderungsanträgen u. v. m Hohe Flexibilität bei der Anpassung von Akten ansichten und Prozess-Templates für bestmögliche Berücksichtigung eigener Standards und Anforderungen Flexibles Aufgabenmanagement: Standardprozesse lassen sich ad hoc um zusätzliche Aufgaben ergänzen Terminüberwachung für alle Aufgaben Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow und Direktes Versenden von Dokumenten und Aufgaben aus der Akte per möglich Kollaboration Aktenzugriff per Web-Oberfläche für Gelegenheits benutzer Standardisierter Datenaustausch mit internen und externen Partnern über SAP cfolders oder SAP Interactive Forms by Adobe Integration von MS Office, MS Outlook, Lotus Notes und dem Windows Filesystem Antrags- und Maßnahmenerfassung über SAP Interactive Forms by Adobe oder Webformular möglich

7 Über xft xft GmbH SAP Partner-Port Altrottstr Walldorf Tel Fax info@xft.com Wer sind wir? Die xft GmbH ist ein stetig wachsendes SAP- Partnerunternehmen, das auf die Optimierung und Integration von Geschäftsprozessen in SAP spezialisiert ist. Ziel ist es, alle in einem Prozess anfallenden Informationen, seien es Dokumente, s oder elektronische Belege, an einer zentralen Stelle zugänglich zu machen und in den Prozesskontext einzubinden. Dazu entwickeln wir eigene Softwareprodukte auf Basis von SAP NetWeaver und erweitern diese um individuelle kundenspezifische Anwendungen. Was tun wir? Unsere Produkte beinhalten unterschiedlichste Lösungen für ein integriertes Dokumenten- und Geschäftsprozessmanagement, von der digitalen Personalakte über die Rechnungs- und Vertragsverwaltung bis hin zum Projekt- und Änderungs management in der Fertigung. Im Hintergrund sorgen xft-basisprodukte für die Steuerung der Geschäftsprozesse und die An- bindung an andere Systeme. Weil in unseren Produkten nicht nur exzellentes SAP-Knowhow steckt, sondern auch eine gehörige Portion solider Fach- und Branchenkenntnis, gehören zu unseren Kunden Mittelständler ebenso wie weltweit agierende DAX- Unternehmen aus nahezu allen Wirtschaftszweigen. Was zeichnet uns aus? xft ist geprägt von großer Nähe zur SAP, inhaltlich wie räumlich und personell. Die xft-unternehmensgründer haben zuvor lange Jahre in zentralen Bereichen der Technologie-Entwicklung des Walldorfer Software-Anbieters gearbeitet. Als offizieller SAP-Partner können wir unsere Lösungen direkt im SAP-Kontext anbieten und führen bei Bedarf Projekte gemeinsam mit der SAP durch. Außerdem setzen etliche renommierte Vertriebs- und Implementierungpartner mittlerweile in ihrem Lösungsportfolio auf xft-produkte.