Verfahrensordnung. für Beschwerden gegen Massenversender, die an der Certified Senders Alliance (CSA) teilnehmen.

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1 Verfahrensordnung für Beschwerden gegen Massenversender, die an der Certified Senders Alliance (CSA) teilnehmen Seite 1 von 7 Version 1.09

2 1 Verfahrensbeteiligte Verfahrensbeteiligte sind der Massenversender, gegen den sich eine oder mehrere Beschwerden richten, der oder die ISPs als Beschwerdeführer, sofern sie selbst oder ihre Kunden von behauptetem Spam betroffen sind, Internetnutzer, die von behauptetem Spam betroffen sind, eco s CSA-Beschwerdestelle und der Beschwerde- und Zertifizierungsausschuss (BZA), bestehend aus vier Mitgliedern, von denen eco und der DDV jeweils zwei benennen. 2 Verfahrensgang a. Die Beschwerdestelle wird tätig auf Basis der vorliegenden Verfahrensordnung und Aufnahmekriterien nebst Anlagen sowie eines durch den Beschwerde- und Zertifizierungsausschuss verfassten Leitfadens für die Spruchpraxis bei Verfahren, die nicht durch eine Rüge im Sinne der Ziffer 3b abgeschlossen werden können. b. Das Verfahren beginnt mit dem Eingang einer Beschwerde an die CSA- Beschwerdestelle, die eco Internet-Beschwerdestelle oder durch Entscheidung der CSA-Beschwerdestelle auf der Grundlage von Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen, die den hinreichenden Verdacht einer konkreten, rechtswidrigen bzw. CSA-regelwidrigen Versandaktion begründen. Als Informationen im vorgenannten Sinne gelten auch Erkenntnisse über eine überdurchschnittlich hohe Anzahl von Spam-Markierungen bei den teilnehmenden ISPs. c. In einer Beschwerde sind mindestens der Beschwerdeführer, der Versender, sowie der Gegenstand der Beschwerde zu benennen d. Die CSA-Beschwerdestelle führt eine Vorprüfung durch. Sie ist berechtigt, anonyme, offensichtlich unbegründete oder missbräuchliche Beschwerden ohne das Erfordernis einer weiteren Bearbeitung zu verwerfen. Die Rücknahme einer Beschwerde führt nicht zu deren Verwerfung Seite 2 von 7 Version 1.09

3 e. Sodann wird der Massenversender über die Eröffnung eines Verfahrens durch die CSA-Beschwerdestelle in Kenntnis gesetzt. Die CSA-Beschwerdestelle ergreift ferner die zur Sachverhaltsaufklärung erforderlichen Maßnahmen. Insbesondere fordert sie weitergehende Informationen bei den Verfahrensbeteiligten an. Die Stellungnahme des Massenversenders hat binnen zwei Werktagen zu erfolgen und Angaben zu enthalten, die für die Sachverhaltsaufklärung dienlich sind (insbesondere Angaben zu: der Quelle der verfahrensgegenständigen -Adressen, der Einwilligung des Adressaten und deren Nachweis bzw. der sonstigen Umstände, die eine werbliche Verwendung der -Adresse rechtfertigen können). Die CSA-Beschwerdestelle kann die vorgenannte Frist auf Antrag des Massenversenders verlängern. Nach Fristablauf erfolgt eine Entscheidung nach Aktenlage, was in der Regel die Aussprache einer Rüge nach Ziffer 3b der Verfahrensordnung zur Folge hat. f. Mehrere Beschwerden zum gleichen Gegenstand können zu einem Verfahren zusammengefasst werden. g. Sofern ein Beschwerdeverfahren nicht mit einer Zurückweisung oder einer Rüge beendet werden kann, leitet die CSA-Beschwerdestelle den Vorgang an den Beschwerde- und Zertifizierungsausschuss weiter. h. Ist eine Weiterleitung an den BZA aufgrund besonderer Eilbedürftigkeit nicht möglich, kann die CSA-Beschwerdestelle auch selbst einen vorübergehenden Ausschluss verhängen, solange die Gefahr der rechtswidrigen Versendung über die betroffenen IP-Adressen andauert, und soweit hierfür begründeter Anlaß besteht. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn nach Erkenntnissen der CSA-Beschwerdestelle der Anstieg der SPAM-Markierungsquote 75 % beträgt. Der Massenversender ist vom vorübergehenden Ausschluss unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Der Massenversender kann innerhalb von 72 Stunden ab Bekanntgabe des Ausschlusses einen Antrag auf Aufheben des vorübergehenden Ausschlusses stellen und glaubhaft versichern und begründen, dass die Gefahr des rechtswidrigen Versandes nicht mehr besteht. Der Antrag ist an die Beschwerdestelle zu richten; diese entscheidet über den Antrag unverzüglich. Stellt der Massenversender innerhalb der Frist nach Satz 3 keinen Antrag oder lehnt die Beschwerdestelle den Antrag ab, ist die Entscheidung Seite 3 von 7 Version 1.09

4 unverzüglich dem BZA zwecks Überprüfung und sodann Bestätigung oder Verwerfung zuzuleiten. Ziffer 3c gilt entsprechend. i. Gegen Entscheidungen der CSA-Beschwerdestelle, die nicht unter Ziffer 2g fallen, kann binnen eines Zeitraumes von zwei Wochen nach Zusendung der Entscheidung per Beschwerde eingelegt werden, wobei das Zugangsrisiko der Beschwerde der Beschwerdeführer trägt. Wird fristgemäß bei Mitteilung des Beschwerdegrundes Beschwerde eingelegt, wird der Vorgang dem Beschwerde- und Zertifizierungsausschuss zur Entscheidung vorgelegt. j. Der BZA trifft für sachdienlich erachtete Maßnahmen zur Sachverhaltsaufklärung und trifft sodann alsbald, spätestens aber nach zwei Wochen ab Eingang beim Ausschuss, eine Entscheidung, die dem betroffenen Massenversender unverzüglich bekannt gegeben wird. Im Falle des fruchtlosen Fristablaufs gilt die Entscheidung der CSA- Beschwerdestelle als bestätigt. k. Der Massenversender ist in jedem Verfahrensstadium vor der Bekanntgabe einer Entscheidung berechtigt, Eingaben zu machen, die bei Erheblichkeit der Entscheidungsfindung zu berücksichtigen sind. 3 Sanktionen a. Entscheidungsfindung Sanktionen nach dieser Verfahrensordnung bedürfen, sofern sie durch den BZA getroffen werden, einer Mehrheitsentscheidung. Wird eine Mehrheitsentscheidung nicht erzielt, gibt die Stimme des Ausschussvorsitzenden den Ausschlag. Der Ausschussvorsitzende wird alle drei Monate aus der Mitte der Ausschussmitglieder nach dem Rotationsprinzip neu bestimmt. Falls sich die Entscheidung des BZA gegen einen Massenversender richtet, der im BZA durch ein Mitglied vertreten ist, so ist dieses Mitglied des BZA nicht stimmberechtigt. In diesem Fall muss der DDV innerhalb von 3 Werktagen nach Anrufen des Ausschusses ein Ersatzmitglied für die Abstimmung benennen. Jedwede verhängte Sanktionen sind unverzüglich dem betroffenen Massenversender zur Kenntnis zu bringen Seite 4 von 7 Version 1.09

5 b. Rüge Wird im Rahmen eines Verfahrens die CSA-regelwidrige Zusendung von s festgestellt, so erfolgt eine Rüge an den Massenversender. c. Vorübergehender Ausschluss des Massenversenders Der BZA kann einen vorübergehenden Ausschluss eines Massenversenders bei Verstoß gegen vertragliche Verpflichtungen und Zertifizierungskriterien verhängen. Insbesondere hat ein vorübergehender Ausschluss in der Regel zu erfolgen, wenn 1. bei Vorlage von mindestens 5 Empfängerbeschwerden pro -Kampagne dem Versender der Nachweis der Rechtmäßigkeit der Zusendung nicht oder nicht fristgerecht gelingt, 2. binnen 6 Monaten gegen einen Versender mehr als 10 Rügen ausgesprochen wurden, 3. die Rügeanzahl eines Versenders binnen 24 Monaten mehr als zweimal veröffentlicht wurde, 4. Erkenntnisse über eine Spam-Markierungsquote pro Mailserver (IP-Adresse) innerhalb einer Woche von über 0,3 % bei einem ISP vorliegen, oder 5. ein Anstieg von Spam-Markierungen pro Mailserver (IP-Adresse) zu verzeichnen ist, der mehr als 50 % beträgt, oder 6. Erkenntnisse darüber vorliegen, dass ein Versender aufgrund von Hard-Bounces 1 bei einem ISP ganz oder teilweise gesperrt wurde, und der betroffene Versender nicht binnen 24h nach Inkenntnissetzung gegenüber der CSA-Beschwerdestelle darlegen kann, welche Maßnahmen zur Problemlösung eingeleitet und dass stichpunktartig die Zulässigkeit des Mailings belegende Permissionsnachweise eingeholt wurden. 1 Im Rahmen dieser Regelung werden unter Hard Bounces in erster Linie solche verstanden, die auf einen permanenten Fehler bei der Adressierung des vom Versender adressierten Empfängers hindeuten. Siehe hierzu auch RFC 3463, insbesondere "5.XXX.XXX Permanent Failure" in Verbindung mit "X.1.XXX Addressing Status". Abweichungen zum RFC 3463 bei ISPs werden von der CSA-Beschwerdestelle im Sinne dieser Regelung ausgelegt Seite 5 von 7 Version 1.09

6 7. Erkenntnisse darüber vorliegen, dass ein CSA-Versender wiederholt qualifizierte Spamtraps getroffen hat. Eine qualifizierte Spamtrap im Rahmen dieser Regelung bedeutet, dass die betroffene -Adresse nach Zusicherung des einliefernden ISP niemals einem Empfänger zugeordnet wurde, und somit eine Permission nicht vorgelegen haben kann. Im Falle des vorübergehenden Ausschlusses werden in der Regel alle gewhitelisteten E- Mail-Server des Versenders von der Whitelist entfernt. Eine Beschränkung des Ausschlusses nur auf die betroffenen IP-Adressen kann nur dann vorgenommen werden, wenn sichergestellt ist, dass dadurch der festgestellte Verstoß vollständig eingestellt werden kann. Während der Dauer des vorübergehenden Ausschlusses gelten die CSA-Regularien mit Ausnahme von Ziffer 2 a Satz 2der Aufnahmekriterien uneingeschränkt fort. Zur Wiederaufnahme in die Liste muss der Massenversender einen Antrag stellen und glaubhaft versichern und begründen, dass die Gefahr des rechtswidrigen Versandes nicht mehr besteht und/oder geeignete Maßnahmen in Abstimmung mit dem BZA zur nachhaltigen Qualitätsverbesserung getroffen wurden. Der BZA muss über den Antrag unverzüglich entscheiden. Der Massenversender darf während der Sperrung keine Hinweise auf eine Projektteilnahme veröffentlichen oder veröffentlichen lassen. d. Dauerhafter Ausschluss des Massenversenders Sofern zweimal binnen eines Zeitraumes von 12 Monaten ein vorübergehender, berechtigter Ausschluss gegen einen Massenversender verhängt wurde, spricht der BZA bei einem weiteren Wiederholungsfall einen dauerhaften Ausschluss aus. Der betroffene Massenversender kann erst sechs Monate nach dem Ausschluss einen Neuantrag auf Projektteilnahme stellen, der wie ein Antrag eines Nichtteilnehmers zu behandeln ist. Ein früherer Neuantrag ist lediglich dann möglich, wenn der Massenversender den Nachweis erbringt, dass er die erforderliche Sorgfalt hat walten lassen und bewiesen werden kann, dass die Ausschlüsse ausschließlich dem Auftraggeber zuzurechnen sind. e. Genereller Ausschluss von Kunden der Massenversender Der BZA kann bestimmen, einzelne Kunden der teilnehmenden Massenversender von der Versendung über die nach Ziffer 2a der Aufnahmekriterien benannten - Ausgangsserver auszuschließen. Eine solche Entscheidung wird nur in Ausnahmefällen Seite 6 von 7 Version 1.09

7 getroffen, in denen Kunden der Massenversender bereits früher durch zahlreiche rechtswidrige Versandaktionen wiederholt auffällig geworden sind und dies auf öffentlich bekannte Tatsachen beruht. Sie bedarf zu ihrer Wirksamkeit der einstimmigen Entscheidung des BZA und wird allen Massenversendern unverzüglich bekanntgegeben. f. Veröffentlichungsrecht eco ist berechtigt, Sanktionen auf der CSA-Webseite zu veröffentlichen, wobei bei Rügen erst das Überschreiten einer Gesamtanzahl von 3 Rügen in einem Zeitraum von 6 Monaten veröffentlicht wird. Werden binnen 6 Monaten mehr als 5 Rügen gegen einen Versender ausgesprochen, ist die Veröffentlichung der Regelfall. Rügen können für die Dauer von 6 Monaten, sonstige Sanktionen für 12 Monate veröffentlicht werden. 4 Änderungsvorbehalt eco behält sich vor, die Verfahrensordnung mit einer Ankündigungsfrist von sechs Wochen zu ändern. Dem Massenversender steht in diesem Fall ein außerordentliches Kündigungsrecht zu. Im Falle der Kündigung werden gezahlte Beiträge anteilig erstattet Seite 7 von 7 Version 1.09