Aus der Praxis - für die Praxis

Transkript

1 Aus der Praxis - für die Praxis PowerPoint 2011 für Mac Professionell Präsentieren

2 1. Zum Lehrmittel Mit diesem farbigen Lehrmittel, das von einem Pädagogen für den Schulbereich entwickelt wurde, werden die Schüler ihre Computer-Kenntnisse schnell verbessern können. Dies ist wichtig, da in fast allen Berufszweigen heute kompetente Computer-Kenntnisse erwartet werden. Vorteile des Lehrmittels: Ø Für einen günstigen Preis erhält die Schule ein farbiges Lehrmittel als pdf-datei Ø Auf Wunsch erhält die Schule das Lehrmittel auch als editierbare Word-Datei, um z.b. schnell selber ein reduziertes Schülerheft mit Schullogo zu erstellen Ø Die Schullizenz erlaubt das unbeschränkte Kopieren im Schulhaus Ø Einsatz im Wahlfachbereich, als Teamfortbildung oder für die persönliche Fortbildung Ø Viele leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Bilder Ø Die Übungen und das Lehrmittel können vom Internet heruntergeladen und auf dem eigenen Server den Schülern zur Verfügung gestellt werden Übungen: Ø Wer die Übungen der Reihe nach löst, baut eine PowerPoint-Präsentation auf, die die wichtigsten Techniken beinhaltet. Schwierigkeitsgrad: Ø Das Lehrmittel orientiert sich am ECDL-Lehrplan. Abweichungen sind mit einem gelben Logo mit der Aufschrift Geheim Tipp versehen. Tipps: Ø Ich habe die wichtigsten 19 Präsentationstipps zusammengestellt und in der Seitenleiste platziert. Der Autor Dieter Baach TIPP 5: Schaue deine Zuhörer an! Der Augenkontakt hilft dir, die Reaktionen der Zuhörer zu überprüfen und Copyright 2011 Computerschule Dachsen, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung der Computerschule Dachsen urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung nicht erlaubt Computerschule Dachsen, Seite 2 von 63

3 Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG PowerPoint - wozu überhaupt? Die Tastatur und einige Funktionen Der PowerPoint-Bildschirm Folien / Gliederung Folienfenster Notizen Die Symbolleiste Das Menüband Die Registerkarten Kontexttools Statuszeile GRUNDLAGEN 2.1 PowerPoint starten / beenden Neues Projekt öffnen Präsentation speichern Kompatibilitätsmodus Die Hilfefunktion verwenden können Eine Präsentation schliessen Zoomfunktion verwenden Symbolleiste anpassen PRÄSENTATION ENTWICKELN 3.1 Verschiedene Ansichten Normalansicht Foliensortierung Bildschirmpräsentation Notizen Folie hinzufügen und löschen Folienlayout wechseln Hintergrundfarbe einer Folie wechseln Design verwenden Folienmaster Kopf- und Fusszeile Folien in Abschnitte unterteilen Computerschule Dachsen, Seite 3 von 63

4 4 TEXTE 4.1 Text schreiben und Textfelder erstellen Schrift formatieren Absatz formatieren Lineal einblenden Rückgängig-Befehl Tabulatoren setzen und löschen Tabstopps mit der Maus Die verschiedenen Tabstopps Rechtschreibprüfung; Grammatikprüfung Rechtschreibeprüfung GRAFIKEN 5.1 ClipArt hinzufügen Foto hinzufügen Foto aus der iphoto-mediathek hinzufügen Bilder anpassen Anpassen Bildformatvorlagen Anordnen Schriftgrad Grafik formatieren Text und Bilder aus dem Internet in Word kopieren Text kopieren Bilder kopieren Bildersuche SmartArt-Grafik Hinzufügen einer SmartArt-Grafik Ändern der Farbe einer SmartArt-Grafik Ändern des Layouts oder Typs einer SmartArt-Grafik FORMEN 6.1 Formen einfügen Formen duplizieren Mehrere Formen gleichzeitig markieren Formen verändern Formen einfügen Formenarten WordArt-Formate Anordnen Grösse Tipps Computerschule Dachsen, Seite 4 von 63

5 7 DIAGRAMM 7.1 Erstellen eines Diagramms Ändern der Daten für ein Diagramm Formatieren eines Diagrammelements TABELLE 8.1 Neue Tabelle erstellen Neue Tabelle via Dialogfeld Markieren Tabellentools Zeilen und Spalten einfügen Zeilen bzw. Spalten löschen Spaltenbreite individuell anpassen Tabellenformatvorlagen Rahmen und Schattierung Zellen verbinden und teilen Textausrichtung FILM UND SOUND 9.1 Film einfügen Sound einfügen ANIMATION 10.1 Animation Folienübergänge festlegen Hyperlinks BEREITSTELLEN 11.1 Ausgabeformat auswählen Drucken Als Bilder speichern Als Film speichern Übertragen an ein Publikum Als Mail verschicken Speichern auf SharePoint oder SkyDrive Dateigrösse reduzieren BILDSCHIRMPRÄSENTATION 12.1 Probelauf starten Präsentation einrichten Präsentation starten Präsentation beenden Folie ausblenden Aktionen während der Präsentation Referentenansicht Computerschule Dachsen, Seite 5 von 63

6 Einleitung 1 1 PowerPoint - wozu überhaupt? Weshalb soll ich überhaupt ein Präsentationsprogramm benutzen - was macht es besser als meine guten alten Folien, die ich mit Stiften beschriften kann? Es gibt viele Gründe dafür, hier nur einige: TIPP 1: Im Fernsehen versuchen Moderatoren dich in den ersten zwei Sätzen neugierig zu machen, bevor sie dich begrüssen. Nutze dies bei deinem Vortrag ebenfalls! ü man hat eine unleserliche Handschrift ü optische Gestaltung von ansonsten langweiligem Text ü man möchte seine Inhalte mit Bildern besser darstellen ü Diagramme sollen die Zahlen plastischer darstellen ü Organisationsdiagramme verdeutlichen Strukturen ü Tonaufzeichnungen, Musik und Sounds bringen Pepp in die Vorstellung ü Übergangseffekte halten das Publikum wach ü die Präsentation kann auch ohne mich laufen ü die Präsentation wird später ins Internet gestellt 2011 Computerschule Dachsen, Seite 6 von 63

7 Grundlagen Computerschule Dachsen, Seite 10 von 63

8 TIPP 4: Sprich nicht zu schnell, sondern wechsle das Tempo. Zu schnelles Sprechen überfordert die Zuhörer, das Vorgetragene kann inhaltlich nicht verarbeitet werden. 2.1 PowerPoint starten / beenden 1. Das Programm PowerPoint 2011 befindet sich im Ordner Programme / Microsoft Office Ziehe das Programmsymbol ins Dock. 2. Nach Aufruf von PowerPoint durch Klicken auf das Symbol im Dock öffnet sich ein leeres Projekt mit der Titelseite Präsentation1. 3. Beende das Programm mit der Tastenkombination z / Q. 2.2 Neues Projekt öffnen 1. Um ein neues leeres Projekt zu öffnen, wählst du das Symbol in der Symbolleiste oder Menü Datei / Neue Präsentation oder 2. Wähle Datei / Neu aus Vorlage und klicke auf eine Vorlage, die auf dem Computer installiert ist! 3. Klicke auf ONLINEVORLAGEN, wenn du auf Vorlagen im Internet zugreifen willst! 4. Doppelklicke auf eine Vorlage, um sie zu öffnen. 2.3 Präsentation speichern PowerPoint 2011 verwendet beim Speichern wie PP 2008 das Format Microsoft Office Open XML. Es erleichtert die Wiederherstellung beschädigter Dateien und benötigt weniger Speicherplatz. Du kannst jedoch deine Präsentationen, die du mit der neuesten Version erstellt hast, in einem alten Format speichern, das vollständig kompatibel zu den Vorgängerversionen ist. 1. Wähle Datei / Speichern unter. 2. Gib im Fenster Sichern unter den Namen deiner Präsenta-tion ein Computerschule Dachsen, Seite 11 von 63

9 Präsentation entwickeln Computerschule Dachsen, Seite 15 von 63

10 3.1 Verschiedene Ansichten Es gibt verschiedene Ansichten, um deine Folien zu bearbeiten. Jede Ansicht hat seinen speziellen Verwendungszweck. Mit Hilfe der Schaltflächen kannst du schnell umschalten Normalansicht Das Fenster besteht aus drei Bereichen: Gliederung oder Folie / Hauptfolie / Notizen. Mit den Pfeiltasten kannst du in den Folien blättern Foliensortierung Miniaturbilder zeigen die Reihenfolge an. Durch Verschieben der Folien kannst du die Reihenfolge gut ändern. Du kannst auch Folien löschen, duplizieren oder Übergangeffekte den einzelnen Folien zuweisen Bildschirmpräsentation Nun kannst du dein Werk in der Vorschau betrachten, also wie der Zuschauer es später sehen wird. Dazu gehst du mit dem Mauszeiger links unten auf das entsprechende Symbol und klickst es an. Allgemeiner Tipp: Wenn du mit dem Mauszeiger über einem Button "parkst" und ihn kurz nicht bewegst, bekommst du einen Hinweistext, der die Funktion des Buttons beschreibt. Dieser Hinweistext wird Tooltip genannt. Um die Vorschau wieder zu beenden, drückst du die ESC-Taste Computerschule Dachsen, Seite 16 von 63

11 Übung 5 Öffne dein Haubentaucherprojekt! Füge eine neue, leere Folie hinzu! Wechsle das Folienlayout dieser leeren Folie in Titel und Inhalt! Gib nur dieser zweiten Seite eine eigene Hintergrundfarbe. Schreibe nun den Titel Der Haubentaucher und die folgenden Aufzählungspunkte: Aussehen / Lebensraum / Nahrung / Besonderes / Verhalten / Fortpflanzung / Weitere Photos! Sichere die Datei unter 5vorname.pptx! 3.5 Design verwenden Um deiner Präsentation ein professionelles Outfit und ein einheitliches Erscheinungsbild zu geben, kannst du auf fertige Vorlagen zurückgreifen. Eine Vorlage besteht aus einer Gruppe von Designfarben, einer Gruppe von Designschriftarten und einer Gruppe von Designeffekten. 1. Klicke auf Designs / Designs. 2. Wähle eine Vorlage aus und klicke sie an. 3. Nun kannst du Farben, Schriftarten und Hintergrund noch ändern. Übung 6 Klicke die erste Seite (Titelseite) deines Haubentaucherprojekts an. Gib deinem Projekt ein professionelles Aussehen, indem du ein anderes Design auswählst. Sichere die Datei unter 6vorname.pptx! 2011 Computerschule Dachsen, Seite 19 von 63

12 Texte Computerschule Dachsen, Seite 22 von 63

13 TIPP 7: Denke immer an die Regel: Nie mehr als zwei verschiedene Schriftgrade und - arten pro Folie! 4.1 Text schreiben und Textfelder erstellen Du siehst eine "leere Titelseite". Auf dieser Seite sind die Bereiche, in die Text und andere Elemente kommen sollen, gekennzeichnet. Du musst nur noch darauf klicken und deinen Text eingeben. Vergiss nicht, dass es wenig Sinn macht, die Folien mit Texten zu überfrachten. Erstens wird der Text wird zu klein und die Zuschauer auf den billigen letzten Reihen sehen die Buchstaben nicht mehr. Schlagworte sind eindrucksvoller und können besser memoriert werden. Die Erläuterungen gibst du mündlich. TIPP 8: Wähle eine möglichst grosse Schrift, damit die Folien auch in der letzten Reihe noch gut lesbar sind. Ein Beispiel: Eine 20 Punkt grosse Schrift ist aus vier bis fünf Metern Entfernung noch lesbar. TIPP 9: Schreibe auf jede Folie einen Titel. Dies erleichtert dem Zuschauer die Übersicht. 1. Um ein neues Textfeld zu erzeugen, wählst du Start / Einfügen / Textfeld. 2. Ziehe mit dem erscheinenden Cursor mit gedrückter Maustaste ein Feld auf. 3. Mit den hellgrauen Markierungspunkten kannst du das Feld in Breite und Höhe verändern. 4. Mit dem grünen Markierungspunkt drehst du das Textfeld. Übung 8 Erstelle eine dritte Seite mit dem Layout Zwei Inhalt. Füge auf der dritten Seite den Titel AUSSEHEN ein und importiere auf der linken Seite den Info-Text zu diesem Thema. Den Text findest du in der Word-Datei Haubentauchertext.docx. Den rechten Bereich lassen wir frei. Dupliziere die Seite 3 sechs Mal (Start / Neue Folie / Ausgewählte Folien duplizieren) und ändere die Titel folgendermassen: o Seite 4: Lebensraum o Seite 5: Nahrung o Seite 6: Besonderes o Seite 7: Verhalten o Seite 8: Fortpflanzung o Seite 9: für Bilder reserviert Füge die passenden Texte ein. Sichere die Datei unter 8vorname.pptx! 2011 Computerschule Dachsen, Seite 23 von 63

14 Grafiken 5 Ein Präsentationsprogramm wie PowerPoint wird grundsätzlich anders bedient als eine Textverarbeitung, die in ihrer Grundfunktion wie eine Schreibmaschine funktioniert. Bei PowerPoint ist jedes Element auf einer Folie ein Objekt. Eine Präsentation besteht aus Folien. Alle Folien sind nach dem gleichen Grundprinzip aufgebaut. Sie bestehen aus zwei unterschiedlichen Folienelementen: Rahmenorientierte Objekte, die Titel- und Inhaltsobjekte enthalten, sowie Einzelobjekte Computerschule Dachsen, Seite 28 von 63

15 5.1 ClipArt hinzufügen Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Grafiken sind eine ideale Ergänzung zu Texten und bringen zusätzliche Informationen. Abgesehen vom Datentausch über die Zwischenablage, kannst du z.b. auch eingescannte Fotos oder weitere Grafiken aus anderen Programmen importieren oder vorgefertigte ClipArts benutzen. Mit dem Clip Organizer verfügst du über ein Tool, mit dem du mehr als 1000 legale Grafiken problemlos verwalten kannst. Die Clips sind in Kategorien eingeteilt, so dass du anhand von Schlüsselwörtern und einer Vorschau leicht die passende Illustration findest. 1. Wähle Start / Einfügen / Bild / ClipArt-Katalog. 2. Wähle bei den ClipArts auf der linken Seite die gewünschte Sammlung und markiere im Vorschaufenster das entsprechende ClipArt. 3. Mit der Schaltfläche Einfügen wird das ClipArt in die Folie eingefügt. TIPP 13: Bei Folien kommt es auf eine gute Visualisierung auch komplizierter Sachverhalte an. Besser als grosse Textpassagen sind einprägsame Abbildungen, die auf einen Blick erkennen lassen, worum Geheim es geht. Tipp 4. Mit der Schaltfläche Importieren kannst du eigene Bilder in die ClipArt- Gallery hochladen. 5. Den ClipArt-Browser mit weniger Auswahl öffnest du, wenn du auf einer leeren Folie auf die Schaltfläche ClipArt klickst. 5.2 Foto von der Festplatte hinzufügen 1. Wähle Start / Einfügen / Bild / Bild aus Datei, um ein Bild einzufügen, das sich auf deiner Festplatte befindet. 2. Wähle den gewünschten Bilderordner und markiere das Foto. 3. Mit der Schaltfläche Einfügen wird das Foto in die Folie eingefügt Computerschule Dachsen, Seite 29 von 63

16 Formen Computerschule Dachsen, Seite 36 von 63

17 6.1 Formen einfügen Häufig lässt sich ein komplexer Sachverhalt mit Hilfe einer Grafik leichter veranschaulichen als nur mit beschreibendem Text. In PowerPoint kannst du sehr schnell unterschiedlicher Formen erstellen und mit Beschriftungen versehen. TIPP Drücke beim Ziehen an den Markierungspunkten gleichzeitig die Umschalttaste, um die Form proportional zu verändern. 1. Klicke auf das Symbol Medienbrowser / Formen. 2. Aktiviere die gewünschte Form und ziehe sie auf die Folie. 3. Nach dem Loslassen der Maustaste erscheint das Objekt markiert, d.h. an seinen Kanten und Ecken zeigen sich Ziehpunkte. 4. Die Markierung kannst du entfernen, indem du auf eine freie Stelle der Folie klickst. 6.2 Formen duplizieren Oft wirst du mehrere Objekte mit der gleichen Grösse und Formatierung benutzen. Es wäre umständlich, diese Objekte einzeln zu formatieren. Stattdessen erstellst du ein Objekt, formatierst es entsprechend und duplizierst es. 1. Markiere die Form und dupliziere sie mit /C. 2. Du kannst auch die alt-taste drücken und mit der Maus ziehen. 6.3 Mehrere Formen gleichzeitig markieren 1. Klicke verschiedene Formen mit gedrückter Umschalt-Taste an. 6.4 Formen verändern 1. Sobald eine Form markiert ist, erscheinen die Formatierungs-Tools, mit denen du die Form verändern kannst Computerschule Dachsen, Seite 37 von 63

18 Diagramme 7 Viele Zahlen in einer Tabelle machen das Erkennen von Trends und Abläufen aus den Zahlen relativ schwer. Wenn nicht die Daten selbst, sondern die daraus zu ziehende Information die Botschaft ist, die du vermitteln willst, ist ein Diagramm die bessere Vermittlungsform. Bei einem Diagramm geht es um die Kernaussage der Daten und nicht um deren Werte selbst. Diagramme werden mit Hilfe von Excel erzeugt. PowerPoint tritt dann in den Hintergrund Computerschule Dachsen, Seite 41 von 63

19 7.3 Formatieren eines Diagrammelements Du kannst nun einzelne Diagrammelemente formatieren, z. B. Diagrammfläche, Zeichnungsfläche, Datenreihen, Achsen usw. 1. Klicke auf das Diagramm. Um das ausgewählte Diagramm wird ein blauer Rahmen angezeigt. 2. Ändere im Register Diagramme, Diagrammlayout oder Formatieren die gewünschten Einstellungen. 3. Doppelklicke auf das Diagrammelement, das du formatieren möchtest (Diagrammfläche, Zeichnungsfläche, Datenreihe, Achsen, Titel, Datenbeschriftungen oder Legende). 4. Ändere im Dialogfeld die gewünschten Einstellungen. Übung 14: Erstelle in deinem Haubentaucherprojekt eine neue Seite. Das nebenstehende Diagramm zeigt die Anzahl der Wasservögel an einem See im Jahresverlauf! Gib die Zahlen ein. Ändere die Hintergrundfarbe in Schwarz! Gib den Säulen eine rote Farbe! Sichere die Datei unter 14vorname.pptx! 2011 Computerschule Dachsen, Seite 43 von 63

20 Tabellen Computerschule Dachsen, Seite 44 von 63

21 8.7 Spaltenbreite individuell anpassen 1. Jede Spalte lässt sich individuell anpassen. 2. Du führst den Mauszeiger auf die Spaltentrennlinie. Der Mauszeiger ändert sich in einen Doppelpfeil. Drücke die linke Maustaste und verschiebe die Spaltengrenze. 8.8 Tabellenformatvorlagen 1. Mit den Tabellenformatvorlagen kannst du deiner Tabelle mit einem Klick ein professionelles Aussehen verleihen. 2. Wähle dazu Tabellen / Tabellenformatvorlagen. 8.9 Rahmen und Schattierung 1. Du kannst jede einzelne Zelle, jede Zeile oder Spalte, kurz, alles was markiert ist, umrahmen und mit Farbe schattieren. 2. Markiere die Zellen und wähle Tabellen / Rahmenlinien zeichnen / Rahmen, um die Art der Umrahmung festzulegen. 3. Markiere die Zellen und klicke mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wählst du Tabelle formatieren / Ausfüllen, um die Zellfarbe festzulegen Zellen verbinden und teilen 1. Um in einer Tabelle z.b. einen Titel einzufügen, ist es nützlich, wenn bestimmte Zellen zusammengeführt werden. Wähle dazu Tabellenlayout / Zellen / Verbinden. 2. Umgekehrt kannst du aus einer Zelle auch zwei machen. Klicke in eine Zelle und wähle Tabellenlayout / Zellen / Teilen. 3. Gib die Spalten- und Zeilenanzahl ein und klicke auf OK! 2011 Computerschule Dachsen, Seite 47 von 63

22 Film und Sound Computerschule Dachsen, Seite 49 von 63

23 Animationseffekte 10 Mit den Animationseffekten kannst du jedes Objekt einer Folie auf eine bestimmte Art und Weise einblenden. Was zunächst vielleicht wie übertriebene Spielerei aussieht, erweist sich bei näherer Betrachtung als sehr wertvoll. Mit Hilfe dieser Effekte kannst du die Informationen einer Folie "häppchenweise" einblenden. So blendest du immer gerade soviel ein, wie zum Verständnis notwendig ist Computerschule Dachsen, Seite 52 von 63

24 Bereitstellen Computerschule Dachsen, Seite 56 von 63

25 Geheim Tipp 11.3 Als Bilder speichern 1. Wähle Menü Datei / Als Bilder speichern. 2. Jede Folie deiner Präsentation wird nun in einem Ordner als separate jpg-datei gespeichert. Geheim Tipp 11.4 Als Film speichern 1. Wähle Menü Datei / Als Film speichern. 2. Deine Präsentation wird als QuickTime- Film abgespeichert Geheim Tipp 11.5 Übertragen an ein Publikum Mit PowerPoint 2011 kannst du deine Präsentation an jede Person über das Internet übertragen. Du sendest den Publikumsteilnehmern einfach einen Link (URL), unter dem diese die Darbietung der Präsentation in ihren Browsern verfolgen können. Allen eingeladenen Teilnehmern wird eine synchronisierte Ansicht deiner Bildschirmpräsentation im Browser geboten. Während der Übertragung kannst du die Bildschirmpräsentation jederzeit anhalten, die URL erneut an die Teilnehmer senden oder zu einer anderen Anwendung wechseln, ohne dass die Übertragung unterbrochen wird. 1. Wähle Bildschirmpräsentation / Bildschirmpräsentation wiedergeben / Präsentation übertragen. 2. Klicke auf Verbinden. PowerPoint lädt die Präsentation auf den Microsoft PowerPoint Broadcast Service hoch und erstellt eine URL. 3. Wenn dein Publikum die URL für die Präsentation erhalten hat, klickst du auf Bildschirmpräsentation wiedergeben, um die Übertragung zu starten. 4. Nachdem du die Präsentation abgeschlossen hast, drückst du ESC und klickst dann auf Übertragung beenden Computerschule Dachsen, Seite 58 von 63

26 Bildschirmpräsentation Computerschule Dachsen, Seite 60 von 63