Brennpunkte: Richtige Rechnungsstellung & Vorsteuerabzug

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1 Willkommen zum Haufe Online Kompakt-Seminar Brennpunkte: Richtige Rechnungsstellung & Vorsteuerabzug Ihre Referentin: Ulrike Fuldner, Rechtsanwältin, Fachanwältin für Steuerrecht, Aschaffenburg präsentiert von

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3 Agenda I. Richtige Rechnungsstellung II. Fragerunde III. Wann der Vorsteuerabzug gefährdet ist IV. Fragerunde V. Interessante Fälle aus der Praxis VI. Fazit/Fragen Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 3

5 I. Richtige Rechnungsstellung Begriff: Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird ( 14 Abs. 1 S. 1 UStG). Verträge als Rechnungen u. U. ergänzt um Überweisungsaufträge (s. a. Abschn. 183 Abs. 2 UStR 2008). Gutschriften (s. a. Abschn. 184 UStR 2008). Wichtig! Rechnungen sind sind auf auf Papier oder bei bei Zustimmung des des Leistungsempfängers auf auf elektronischem Weg zu zu übermitteln. Dokumente müssen vom Rechnungsaussteller erstellt werden. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 5

6 I. Richtige Rechnungsstellung Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht: Leistungsempfänger ist ein Unternehmer oder eine juristische Person ( 14 Abs. 2 UStG); Frist: 6 Monate nach Ausführung der Lieferung/Leistung. Für Unternehmer (auch Kleinunternehmer) der Baubranche, die Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Gebäude/Grundstück erbringen (innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung) ( 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 6

7 I. Richtige Rechnungsstellung Wichtig: Diese Rechnung muss zusätzlich einen Hinweis auf auf die die zweijährige Aufbewahrungspflicht des des Leistungsempfängers beinhalten ( ( Abs. 4 Nr. Nr. 9 UStG). Neu: Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht nicht, wenn Umsatz nach 4 Nr. 8 bis 28 UStG steuerfrei ist. 14a UStG bleibt unberührt. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 7

8 I. Richtige Rechnungsstellung Formalien einer Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG): Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers. Steuernummer oder Umsatzsteuer- Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers. Ausstellungsdatum. fortlaufende Rechnungsnummer. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung. Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung oder bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts (auch wenn mit Ausstellungsdatum identisch). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 8

9 I. Richtige Rechnungsstellung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung/sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist. der anzuwendende Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. Hinweis auf Aufbewahrungspflicht (Empfänger der Werklieferung oder Leistung i. V. m. Grundstück ist kein Unternehmer). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 9

10 I. Richtige Rechnungsstellung Muster-Rechnung: Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 10

11 I. Richtige Rechnungsstellung Formalien einer Rechnung: Grundsätze sind geregelt in 14 Abs. 4 UStG (s. a. Abschn. 185 UStR 2008). Wichtig: Diese Formalien gelten auch für für den den Kleinunternehmer! Es Es ist ist unerheblich, ob ob Teilleistungen abgerechnet werden, steuerfreie oder steuerpflichtige Leistungen. Obige Formalien gelten u. u. a. a. auch für für Besteuerung von von Reiseleistungen, in in Fällen der der Durschschnittsbesteuerung, für für die die Differenzbesteuerung (s. (s. a. a bis bis 25c 25c UStG). Unter Umständen gelten zusätzliche Angabepflichten z. z. B. B. Reiseleistungen. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 11

12 I. Richtige Rechnungsstellung Typische Fehler bei Erstellung von Ausgangsrechnungen: Unzureichende pauschale Leistungsbeschreibung (z. B. technische Beratung im Jahr 2008, s. a. BFH, Urteil v , V R 59/07 u. BFH, Urteil v , V B 228/07 NV). Zeitpunkt der Lieferung/Leistung fehlt (s. a. BFH, Urteil v , XI R 62/07). Hinweis auf Bonus-Vereinbarung fehlt (FG Münster, Urteil v , 5 K 5721/04 U; Revision zum BFH zugelassen). Leistungsempfänger wird unvollständig angegeben (z. B. Rechtsformzusatz GmbH fehlt). Rechnungsnummer fehlt. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 12

13 I. Richtige Rechnungsstellung Folgen fehlerhafter Ausgangsrechnungen: Die ordnungsgemäße Rechnungserteilung ist eine bürgerrechtliche Pflicht des leistenden Unternehmers. Empfänger kann/darf die komplette Bezahlung zu Recht verweigern (bis korrekte Rechnung vorliegt) (AG Waiblingen, Beschluss v , 14 C 1737/03). Empfänger hat zunächst keinen Vorsteuerabzug und u.u. Schadensersatzanspruch wegen Liquiditätsnachteil Leistungsempfänger kann korrekte Rechnung einklagen und im Extremfall vom Vertrag zurücktreten. Bußgeld bis für fehlende oder nicht rechtzeitige Rechnungsstellung ( 26a UStG). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 13

14 I. Richtige Rechnungsstellung Korrektur einer fehlerhaften Ausgangsrechnung: Korrekturen können/dürfen grundsätzlich nur vom Rechnungsaussteller vorgenommen werden. Stornorechnung kennt das UStG nicht! Übersendung einer Storno-Rechnung beseitigt die falsche nicht (Gefahr des doppelten Vorsteuerabzugs u. U. Haftung des Rechnungsausstellers)! Rechnungsergänzungen gem. 31 Abs. 5 S. 1 a) UStDV: Enthält die Rechnung nicht alle Angaben i. S. v. 14, 14a UStG oder sind diese falsch, können fehlende/unzutreffende Angaben auf einem gesonderten Dokument (Form des 14 UStG) mit klarem Hinweis auf die falsche Rechnung erfolgen. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 14

15 I. Richtige Rechnungsstellung Rechnungsberichtigung nach 14c Abs. 1 UStG (unrichtiger Steuerausweis) 1. Unternehmer berechnet 19 % statt 7 % Mehrwertsteuer bzw. berechnet Umsatzsteuer, obwohl der Umsatz steuerfrei ist. 2. Unternehmer berechnet 7 % statt 19 % Mehrwertsteuer. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 15

16 I. Richtige Rechnungsstellung In beiden Fällen schuldet der Rechnungsaussteller dem Finanzamt zunächst 19 % Umsatzsteuer! Im Fall 1 muss der Rechnungsaussteller dem Empfänger nachweislich eine berichtigte Rechnung überlassen (mit der Bezeichnung als solche) und kann dann entsprechend 17 UStG in der nächsten Umsatzsteuer- Voranmeldung die zu viel gezahlte Umsatzsteuer korrigieren. Im Fall 2 kann der Unternehmer eine berichtigte Rechnung ausstellen (muss es aber nicht). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 16

17 I. Richtige Rechnungsstellung Rechnungsberichtigung nach 14c Abs. 2 UStG (unberechtigter Steuerausweis): Kleinunternehmer berechnet z.b. Mehrwertsteuer Rechnungsberichtigung ist nur möglich, wenn ein Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger nicht geltend gemacht worden ist oder die zu Unrecht abgezogene Vorsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt worden ist und die Rechnungsberichtigung beim Finanzamt schriftlich beantragt worden ist und das Finanzamt diesem Antrag zugestimmt hat. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 17

21 III. Wann der Vorsteuerabzug gefährdet ist Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs: ( 15Abs. 1 Nr. 1 UStG) Leistung/Lieferung wurde ausgeführt und Leistungsempfänger ist im Besitz einer nach den 14 bzw. 14a UStG ausgestellten Rechnung und Rechnung enthält alle geforderten Angaben (s. Teil I.). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 21

22 III. Wann der Vorsteuerabzug gefährdet ist Wichtig: Angaben müssen vollständig und und richtig sein sein (Überprüfungspflicht). Die Überprüfung der Steuer- u. Rechnungsnummer ist regelmäßig nicht möglich. Sind diese unrichtig und konnte der Leistungsempfänger dies nicht erkennen, bleibt der Vorsteuerabzug erhalten, wenn im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug vorliegen. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 22

23 III. Wann der Vorsteuerabzug gefährdet ist Vorgehensweise bei fehlerhaften Eingangsrechnungen: Sofortige Rückgabe der Rechnung mit Hinweis auf Fehler und Bitte um Korrektur. Fehlende Vorsteuerabzugsberechtigung/Schadensersatz. Mangelnde Fälligkeit (Verzugszinsen dürfen nicht berechnet werden). Wichtig: Zahlen Sie Sie höchstens den den Netto-Betrag! Machen Sie Sie keinen Vorsteuerabzug geltend! Gefahr der der Steuerhinterziehung/Verkürzung! Als Als Rechnungsempfänger steht Ihnen kein kein Korrekturrecht zu! zu! Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 23

24 III. Wann der Vorsteuerabzug gefährdet ist Praxis-Hinweise: Verlust der Rechnung kein Vorsteuerabzug - Beweislast hat Rechnungsempfänger (FG München, Urteil v , 14 K 2093/08). Keine Versagung des Vorsteuerabzugs bei fehlender Geräteidentifikationsnummer Anforderungen an die Prüfungspflicht des Rechnungsempfängers (BFH, Urteil v , V R 48/04; BMF v , IV B 8-S7280a/07/10004). Kein Vorsteuerabzug, wenn leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller nicht identisch sind. 10 %-ige Nutzung des Wirtschaftsgutes hier PKW - für unternehmerische Zwecke (FG München, Urteil v , 14 K 2276/06). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 24

25 III. Wann der Vorsteuerabzug gefährdet ist Praxis-Hinweise: Aufteilung der abziehbaren Vorsteuern nach Umsatzschlüssel (FG Sachsen, Beschluss v , 8 V 2137/07). Vorsteuerabzug muss sofort geltend gemacht werden (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v , 6 K 2333/06). Glaube an Richtigkeit der Anschrift ist nicht schutzwürdig (BFH, Beschluss v , V B 230/03 NV). Überprüfung des Sitzes einer GmbH (BFH, Urteil v , V R 61/05; siehe auch FG Rheinland-Pfalz, Urteil v , 6 K 1713/06). Fehlender Nachweis einer Rechnung kann nicht durch Schätzung des Finanzamts ersetzt werden (BFH, Beschluss v , V B 156/06). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 25

29 V. Interessante Fälle aus der Praxis Kontoauszug als Rechnung Rechnet die Bank mittels Kontoauszug z. B. über Kontoführung, Depotverwaltung ab, hat der Kontoauszug Abrechnungscharakter i. S. 14 Abs. 1 UStG. Kontoauszug muss alle Formalien erfüllen (s. Teil I. und OFD Koblenz v , S 7280 A St 44 5). Tipp: Fehlende Anschrift des des Kontoinhabers auf auf dem Kontoauszug ist ist kein kein Problem (ergibt sich sich aus aus den den übrigen Unterlagen z. z. B. B. Kontoeröffnung; UStDV). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 29

30 V. Interessante Fälle aus der Praxis Fortlaufende Rechnungs-Nummer: Eine der notwendigen Angaben in einer Rechnung, die zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die Angaben einer fortlaufenden Nummer. Nummern der Rechnungen müssen nicht in zahlenmäßiger Abfolge (d.h. lückenlos) erstellt sein. Die Rechnungsnummer muss lediglich einmalig sein (Abschn. 185 Abs. 10 UStR 2008 u. OFD Koblenz, Verfügung vom , S 7280 A St 44 5). Beispiele: 1/2009, 2/2009, 3/2009 etc. etc. Kundenbezogen: Kunden-/Auftragsnummer/2009 Datum als als Grundlage der der Zahlenfolge /1. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 30

31 V. Interessante Fälle aus der Praxis Rechnungen per Telefax: Übertragung nur von Standard-Telefax an Standard- Telefaxmittlung. Rechnungsaussteller sowie Rechnungsempfänger müssen Ausdruck in Papierform aufheben. Bei Thermopapier muss Ausdruck nochmals auf Papier durch Kopie konserviert werden. Wichtig: Alle Alle anderen Telefax-Übertragungsformen erfordern wie wie bei bei Übermittlung per per eine eine qualifizierte elektronische Signatur (s.a. Abschn. 184a Abs. 5 UStR 2008)! Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 31

32 V. Interessante Fälle aus der Praxis Rechnungen per elektronischer Übermittlung: Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts muss gewährleistet sein. Erfordert eine qualifizierte elektronische Signatur. Archivierung der elektronisch übermittelten Rechnung in elektronischer Form ist Pflicht. In Papierform erhaltene u. dann gescannte Rechnungen sind ohne qualifizierte elektr. Signatur archivierbar (Scanvorgang muss protokolliert sein). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 32

33 V. Interessante Fälle aus der Praxis Wichtig: Gültigkeit der der elektron. Signatur muss Empfänger beweisen (es (es gibt gibt Erkennungssoftware). Einzelheiten (s.a. Abschn. 184a Abs. 5 UStR 2008)! Wenn Sie Sie Waren/Dienstleistungen an an Privatleute ("Verbraucher") verkaufen, dürfen Sie Sie weiterhin unsignierte Rechnungen verschicken! Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 33

34 V. Interessante Fälle aus der Praxis Online-Fahrausweise: Sicherstellung, dass eine Belastung auf dem Kunden- /Kreditkartenkonto erfolgt. Rechnungsempfänger muss Papierausdruck des abgerufenen Online-Fahrausweises aufheben. Online-Fahrausweis muss die vorgeschriebenen Inhalte haben (s. a. 34 UStDV). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 34

35 V. Interessante Fälle aus der Praxis Subunternehmer (im Visier des Finanzamtes): FG Köln, Urteil v , 11 K 5870/04. Tipp: Bestehen Bedenken, ob ob der der Rechnungsaussteller tatsächlich die die vertraglichen Leistungen erbracht hat, hat, wenden Sie Sie 13b 13b UStGan an selbst wenn keine klassische Bauleistung vorliegt. Denn führen Sie Sie die die Umsatzsteuer für für den den Subunternehmer ab, ab, steht Ihnen der der Vorsteuerabzug in in gleicher Höhe zu. zu. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 35

36 V. Interessante Fälle aus der Praxis Abschlags- und Schlussrechnung: Dauerbrenner Böse Umsatzsteuerfalle Weisen Unternehmer in der Schlussrechnung die Anzahlungen nur in einem Bruttobetrag aus, müssen sie die bereits in den Abschlagszahlungen enthaltene Umsatzsteuer noch einmal (!) an das Finanzamt abführen. Bei mehreren Anzahlungen genügt es, wenn die gesamten Anzahlungen und die darauf entfallende Umsatzsteuer in jeweils einem Gesamtbetrag abgesetzt werden. Bei falscher Schlussrechnung müssen Unternehmer (z. B. Jahre später aufgrund einer Betriebsprüfung) mit Steuer- und Zinsnachzahlungen ( 233a AO) rechnen. Grundsätzlich kann eine falsch erstellte Rechnung aber nachträglich berichtigt werden ( 14c UStG). Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 36

37 V. Interessante Fälle aus der Praxis Abschlags- und Schlussrechnung: Voraussetzung für 14c Abs. 1 UStG ist, dass der Auftraggeber eine Rechnungsberichtigung erhält (s. Teil III.). In diesem Fall bekommt man die an das Finanzamt bereits abgeführte Umsatzsteuer wieder erstattet, wenn beim Empfänger der Leistung der Vorsteuerabzug berichtigt worden ist. Aber die Nachforderungszinsen bleiben bestehen. Wichtig: Ist Ist der der Leistungsempfänger nicht mehr existent/insolvent, scheitert die die Berichtigung und und es es bleibt im im Ergebnis bei bei der der doppelt abzuführenden Umsatzsteuer! Abrechnungsmuster finden sich sich im im Absch.187 Abs. 7 UStR OLG Celle, Urteil v. v , 3 U 26/08: Zinsen! Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 37

38 V. Interessante Fälle aus der Praxis Schlussrechnung Praxis-Beispiel: Werklohn gem. Vereinbarung zzgl. 19 % Mehrwertsteuer EUR EUR Gesamtpreis EUR. /. Abschlagszahlung v EUR* Restzahlung: EUR** ** In der Restzahlung sind EUR Mehrwertsteuer enthalten. * In der Abschlagszahlung sind EUR Mehrwertsteuer enthalten. Rechnungsstellung und Vorsteuerabzug, Rechtsanwältin Ulrike Fuldner Seite 38

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