KASSENBUCH ONLINE mit Agenda FIBU

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1 KASSENBUCH ONLINE mit Agenda FIBU Bereich: FIBU - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Allgemeine Hinweise 2 3. Überblick 2 4. Voraussetzungen 3 5. Vorgehensweise Mandanten-Adressdaten prüfen Mandanten mit dem Rechenzentrum synchronisieren Mandanten-Programmdaten einrichten Buchungskreis Kasse einrichten 6 6. Details Posteingang Online-Services-Manager KASSENBUCH ONLINE Kassenbuch abrufen Kassenbuch verbuchen Hinweismeldungen in der Buchungserfassung Besonderheiten in der Buchungserfassung Import»fehlerhafter«Buchungen Feld»Notiz«aus KASSENBUCH ONLINE Verwandte Themen 10

2 1. Seite 2 Ziel Dieses Info beschreibt, wie vorzugehen ist, um aus KASSENBUCH ONLINE Buchungen in Agenda FIBU einzulesen. 2. Allgemeine Hinweise Die Kassenbuchführung ist ein wichtiger Bestandteil der gesamten Buchführung. Stellt der Betriebsprüfer im Rahmen der Kassenbuchprüfung Mängel fest, kann er von der gesetzlichen Schätzungsbefugnis Anspruch nehmen. Deshalb ist es besonders wichtig, formelle und sachliche Fehler in der Kassenbuchführung zu vermeiden. Mit KASSENBUCH ONLINE geben wir Ihnen viele Funktionen und eine technische Infrastruktur an die Hand. 3. Überblick Mit KASSENBUCH ONLINE kann der Mandant Kassenbücher führen und seinem Steuerberater zum Import in die Finanzbuchführung bereitstellen. Folgende Schritte sind hierbei vorgesehen: Kassenbuchungen erfassen Der Mandant legt das Kassenbuch mit den gleichen Daten wie in der FIBU an und erfasst die laufenden Kassenbuchungen im KASSENBUCH ONLINE. Die Daten werden sofort im Agenda-Rechenzentrum gespeichert. Kassenbuchungen festschreiben/bereitstellen Der Mandant schreibt fertiggestellte Monate fest und stellt sie auf Knopfdruck dem Steuerberater zum Import bereit. Eine automatisch generierte -Benachrichtigung informiert den Steuerberater über die Bereitstellung der Buchungen. Import der Buchungen in FIBU Die bereitgestellten Kassenbuchungen lesen Sie über eine Verbindung mit dem Agenda-Rechenzentrum in die Agenda FIBU ein. Unmittelbar nach dem Abruf der Kassenbuchungen kann die Kontierung in der gewohnten Buchungserfassung vorgenommen werden.

3 Seite 3 4. Voraussetzungen Bestellung KASSENBUCH ONLINE Damit Kassenbücher in KASSENBUCH ONLINE geführt und in Agenda FIBU verwendet werden können, muss der Online-Service KASSENBUCH ONLINE über den Agenda-Kundenbereich bestellt werden. Schritt-für-Schritt-Anleitung Internetverbindung Für einen schnellen Datentransfer zwischen Agenda FIBU und dem Agenda-Rechenzentrum ist eine Breitbandverbindung (DSL) Voraussetzung. Empfohlen wird DSL 3000 (und höher). 5. Vorgehensweise 5.1. Mandanten-Adressdaten prüfen Damit KASSENBUCH ONLINE in Agenda FIBU verwendet werden kann, sind Einstellungen in den Mandanten-Adressdaten des jeweiligen Mandanten vorzunehmen: Agenda FIBU»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: IT-Lösungen«. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Option <KASSENBUCH ONLINE aktivieren> anhaken. 2. Agenda-Kundennummer des Mandanten erfassen, der das KASSENBUCH ONLINE im Rechenzentrum bearbeitet und bereitstellt. 3. Synchronisation mit Klick auf die Schaltfläche <Jetzt synchronisieren> starten.

4 Seite Mandanten mit dem Rechenzentrum synchronisieren Nach dem Speichern der Mandanten-Adressdaten wird automatisch der Synchronisationsvorgang mit dem Rechenzentrum gestartet. Dabei werden die Kanzleinummer, der Kanzleiname, die Mandantennummer, der Mandantenname und die erfasste Agenda-Kundennummer des Senders übermittelt. Für die Verbindung mit dem Agenda-Rechenzentrum ist eine Anmeldung notwendig. Für das Login benötigen Sie folgende Anmeldeinformationen: Anmeldeinformationen Erläuterung Agenda Online-Zertifikat Dieses haben Sie bei der Bestellung eines Online-Services erhalten. Verwenden Sie die -Adresse, mit der Sie sich zu den OnlineServices angemeldet haben. Passwort Hinterlegen Sie hier das Passwort, das Sie bei der Anmeldung zu den Online-Services vergeben haben. Erst nachdem der Mandant erfolgreich mit dem Rechenzentrum synchronisiert wurde, ist der Mandant grundsätzlich für die Übernahme von Buchungen aus KASSENBUCH ONLINE vorbereitet. Sie müssen im nächsten Schritt weitere Einstellungen festlegen Mandanten-Programmdaten einrichten Öffnen Sie den Mandanten im gewünschten Wirtschaftsjahr, in dem erstmalig ein Kassenbuch übernommen werden soll, und öffnen Sie die Mandanten-Programmdaten. Agenda FIBU»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Mandant«. Aktivieren Sie die Option <KASSENBUCH ONLINE verwenden>. Es werden automatisch die Sachkonten für die Buchungen ohne Gegenkonto gefüllt.

5 Seite 5 Automatische Aktivierung Wurde in den Mandanten-Adressdaten das KASSENBUCH ONLINE aktiviert, wird automatisch im höchsten Wirtschaftsjahr der Agenda FIBU die Option aktiviert. Dies jedoch nur, wenn im Mandanten nur ein Buchungskreis Kasse vorhanden ist. Folgende Sachkonten werden automatisch eingetragen: SKR Sachkontonummer Bezeichnung Branchenpaket»Hotels und Gaststätten« Branchenpaket»Hotels und Gaststätten« Einnahmen 0875 Ausgaben Sie können hier eigene Sachkonten hinterlegen (z. B. individuelle Sachkonten). Wichtig ist hierbei nur, dass keine Finanzkonten (wie z. B. BANK) hinterlegt werden. Ohne ein Sachkonto kann die Option KASSENBUCH ONLINE nicht aktiviert werden.

6 Seite Buchungskreis Kasse einrichten Um Buchungen aus dem KASSENBUCH ONLINE zu übernehmen, müssen noch die Buchungskreise für die Kasse in der FIBU definiert werden. Erfassung Buchungskreis Kasse aufrufen. Agenda FIBU»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise Buchungskreis durch Doppelklick öffnen Register: Buchungskreis«. Aktivieren Sie die Option»Buchungskreis für KASSENBUCH ONLINE verwenden«. Erst dann ist in der Buchungserfassung der Abruf der Buchungen möglich. Automatische Aktivierung: Auch diese Einstellung wird automatisch aktiviert, wenn die Nutzung von KASSENBUCH ONLINE in den Mandanten-Adressdaten aktiviert wurde und nur ein Buchungskreis»Kasse«vorhanden ist. 6. Details 6.1. Posteingang Online-Services-Manager KASSENBUCH ONLINE Bereitgestellte Kassenbücher Ihrer Mandanten werden im Posteingang von KASSENBUCH ONLINE übersichtlich dargestellt. Sie können über vordefinierte Favoriten bereitgestellte und abgeholte Monate selektieren. Zusätzlich erhalten Sie bei jeder Bereitstellung per eine Information, vorausgesetzt diese Option wurde im Kassenbuch aktiviert.

7 6.2. Seite 7 Kassenbuch abrufen Sie möchten ein über KASSENBUCH ONLINE bereitgestelltes Kassenbuch abrufen. Wählen Sie hierzu die gewünschte Abrechnungsnummer und den Buchungskreis Kasse aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche <KASSENBUCH ONLINE buchen>. Es wird eine Verbindung zum Agenda-Rechenzentrum (inklusive Anmeldung) aufgebaut, und es wird geprüft, ob ein Kassenbuch verfügbar ist. Alle Buchungen werden in die Buchungserfassung übernommen Kassenbuch verbuchen In der Buchungserfassung werden die Buchungen, die ohne Gegenkonto in KASSENBUCH ONLINE erfasst wurden, automatisch mit dem in den Mandanten-Programmdaten gespeicherten Gegenkonto vorkontiert. Diese Buchungen werden nach dem Import automatisch farbig markiert, und sind vom Anwender nachzubearbeiten.

8 Seite Hinweismeldungen in der Buchungserfassung Bei der Bearbeitung von Buchungen aus KASSENBUCH ONLINE in Agenda FIBU erhalten Sie unterschiedliche Meldungen. Diese Meldungen sollen darauf hinweisen, dass durch Änderungen Buchungen nicht mehr mit den im KASSENBUCH ONLINE erfassten Buchungen übereinstimmen. Beispiele für Meldungen bei folgenden Aktionen: Abweichung beim Anfangsbestand laut FIBU Erfassen einer neuen Buchung Löschen von Buchungen Ändern einer Buchung im Betrag oder Datum Reihenfolge der Buchungen ändern Einfügen einer Gruppen-/Zwischensumme Buchungen umsortieren Erneuter Abruf von Buchungen über KASSENBUCH ONLINE 6.5. Besonderheiten in der Buchungserfassung Abrechnungsnummer Das KASSENBUCH ONLINE kann nur in die Abrechnungsnummern der laufenden Buchhaltung eingelesen werden. Der Import in folgende Abrechnungsnummern ist nicht möglich: Abrechnungsnummer Zeitraum Eigenschaft Abrechnungsnummer für die Eröffnungsbilanzwerte aus der automatischen Jahresübernahme Abrechnungsnummer für die Jahresabschlussbuchungen. Zeiträume (Abrechnungsnummer/Perioden) In Agenda FIBU können Sie Buchungszeiträume (Perioden) monatlich, vierteljährlich und jährlich anlegen. Im KASSENBUCH ONLINE werden die Buchungszeiträume immer monatlich geführt. Deshalb gilt es, folgende Besonderheiten zu beachten: Monatliche Buchhaltung in FIBU (Rumpfwirtschaftsjahr)

9 Seite 9 Periodenzeitraum FIBU Buchungsdatum KASSENBUCH ONLINE Import möglich Import nicht möglich Import möglich Import nicht möglich Beschreibung Bitte informieren Sie den Bearbeiter des Kassenbuchs (z. B. Mandanten) über die verwendete Periodenstruktur in Agenda FIBU. Es dürfen also keine Buchungen im Kassenbuch außerhalb der Periodenstruktur der FIBU erfasst werden. Vierteljährliche Buchhaltung in FIBU Bei vierteljährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU muss immer der letzte Monat des Quartals bereitgestellt sein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese leeren Kassenbücher ebenfalls bereitzustellen. Jährliche Buchhaltung in FIBU Bei jährlicher Periodenstruktur in Agenda FIBU müssen immer alle Monate des Jahres bereitgestellt sein, damit ein Import möglich ist. Sind Monate ohne Buchungen vorhanden, sind diese leeren Kassenbücher ebenfalls bereitzustellen Import»fehlerhafter«Buchungen Werden Buchungen aus dem KASSENBUCH ONLINE importiert, erhalten Sie eventuell einen Hinweis, dass Fehler in den Buchungen vorhanden sind. Sie können diese trotzdem importieren. Jedoch müssen die Fehler in den Buchungen nachbearbeitet werden. Buchungen werden als fehlerhaft gekennzeichnet: Fehlersituation Abhilfe Im Kassenbuch erfasste Kostenstelle ist in FIBU nicht vorhanden. Die Kostenstelle muss in der übernommenen Buchung neu angelegt werden. Buchungserfassung: Feld»Kost1/2«Taste»F3«Im Kassenbuch erfasstes Gegenkonto ist in FIBU nicht vorhanden. Das Gegenkonto muss in der übernommenen Buchung neu angelegt werden. Buchungserfassung: Feld»Gkto«Taste»S«

10 Seite Feld»Notiz«aus KASSENBUCH ONLINE Im KASSENBUCH ONLINE kann zu einer Buchung eine Notiz erfasst werden. Diese wird in Agenda FIBU in das Feld»Notiz«übernommen. Notiz aufrufen Ist zu einer Buchung eine Notiz vorhanden, kann diese über das Symbol in der Buchungserfassung aufgerufen werden. Notiz bearbeiten Um eine Notiz zu bearbeiten, übernehmen Sie die Buchung in die Buchungserfassung und aktivieren die Funktion»Darstellung Zusatzfelder Zusatzfelder anzeigen«. Sie können dann im Register»Allgemein«die Notiz bearbeiten. Speichern Sie die Buchung ab. 7. Verwandte Themen Nr Online-Services-Manager Nr Schnelleinstieg KASSENBUCH ONLINE

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