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4 Hinweis: Unsere Werke sind stets bemüht, Sie nach bestem Wissen zu informieren. Die vorliegende Ausgabe beruht auf dem Stand von März Verbindliche Auskünfte holen Sie gegebenenfalls bei einem Rechtsanwalt ein. E-Book-Update-Service: Gerne teilen wir Ihnen mit, sobald eine aktualisierte Ausgabe Ihres E-Books zur Verfügung steht. Mit den WALHALLA E-Books bleiben Sie stets auf aktuellem Stand! Melden Sie sich gleich an! Wir weisen darauf hin, dass Sie die gekauften E-Books nur für Ihren persönlichen Gebrauch nutzen dürfen. Eine entgeltliche oder unentgeltliche Weitergabe oder Leihe an Dritte ist nicht erlaubt. Auch das Einspeisen des E-Books in ein Netzwerk (z. B. Behörden-, Bibliotheksserver, Unternehmens-Intranet) ist nicht erlaubt. Sollten Sie an einer Serverlösung interessiert sein, wenden Sie sich bitte an den WALHALLA- Kundenservice; wir bieten hierfür attraktive Lösungen an: Tel. 0941/ Walhalla u. Praetoria Verlag GmbH & Co. KG, Regensburg Dieses E-Book ist nur für den persönlichen Gebrauch bestimmt. Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert, vervielfältigt oder verbreitet werden. Bestellnummer:

5 Schnellübersicht Digitale Revolution 10 Papierform oder elektronische Personalakte? 11 Die Rechtsquellen der elektronischen Personalakte 21 Die Mitbestimmung 31 Die Grundlagen des Personalaktenrechts 41 und der elektronischen Personalakte Das Personalaktenrecht in Tarif(verträg)en 65 Die Vernichtung von Originalen 69 Die Einsichtnahme 75 Die Interessenvertretung und Personalakten 85 Empfehlungen für die elektronische Personalakte 95 Stichwortverzeichnis

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7 Abkürzungen Abs. AGG AP ArbG ArbGG Art. AuA AVR.Caritas BAG (GS) BayPersVG BBG BBiG bdsb BDSG BeamtStG BetrVG BGB BGBl. BGH BPersVG BVerfG BVerwG bzw. ca. CuA DB DSG Absatz Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz Hueck/Nipperdey/Dietz, Arbeitsrechtliche Praxis, Nachschlagewerk des Bundesarbeitsgerichts Arbeitsgericht Arbeitsgerichtsgesetz Artikel Arbeit und Arbeitsrecht (Zeitschrift) Richtlinien für Arbeitsverträge in den Einrichtungen des Deutschen Caritasverbandes Bundesarbeitsgericht (Gemeinsamer Senat) Bayerisches Personalvertretungsgesetz Bundesbeamtengesetz Berufsbildungsgesetz betrieblicher/behördlicher Datenschutzbeauftragter Bundesdatenschutzgesetz Beamtenstatusgesetz Betriebsverfassungsgesetz Bürgerliches Gesetzbuch Bundesgesetzblatt Bundesgerichtshof Bundespersonalvertretungsgesetz Bundesverfassungsgericht Bundesverwaltungsgericht beziehungsweise circa Computer und Arbeit (Zeitschrift) Der Betrieb (Zeitschrift) Datenschutzgesetz 1 7

8 Abkürzungen 1 DSG.EKD DSG NRW DÖD EKD epersonalakte etc. evtl. f./ff. GewO GG ggf. Kirchengesetz über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland Datenschutzgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen Der Öffentliche Dienst (Zeitschrift) Evangelische Kirche in Deutschland elektronische Personalakte et cetera eventuell folgende Gewerbeordnung Grundgesetz gegebenenfalls i. S. d. im Sinne der/des i. V. m. in Verbindung mit KAVO KDO LAG LAGE LBG MV LBG NRW LPVG BW LPVG NRW LPVG Rh-Pf MAVO/MVO Kirchliche Arbeits- und Vergütungsverordnung Kirchliche Datenschutzordnung Landesarbeitsgericht Entscheidungen der Landesarbeitsgerichte Landesbeamtengesetz Mecklenburg-Vorpommern Landesbeamtengesetz für Nordrhein-Westfalen Landespersonalvertretungsgesetz Baden-Württemberg Landespersonalvertretungsgesetz Nordrhein-Westfalen Landespersonalvertretungsgesetz Rheinland-Pfalz Mitarbeitervertretungsordnung MVG.EKD Mitarbeitervertretungsgesetz der Evangelischen Kirche in Deutschland m. w. N. mit weiteren Nachweisen NJW Neue Juristische Wochenschrift (Zeitschrift) Nr. Nummer NZA Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht (Zeitschrift) 8

9 Abkürzungen NZA-RR Neue Zeitschrift für Arbeitsrecht Rechtsprechungsreport (Zeitschrift) o. g. oben genannt OVG Oberverwaltungsgericht OVG NRW Oberverwaltungsgericht des Landes Nordrhein- Westfalen PersR Der Personalrat (Zeitschrift) PersV Die Personalvertretung (Zeitschrift) PersVG LSA Personalvertretungsgesetz Sachsen-Anhalt RDV Recht der Datenverarbeitung (Zeitschrift) Rn. Randnummer Rspr. Rechtsprechung S. Seite SächsPersVG Sächsisches Personalvertretungsgesetz SGB IX Sozialgesetzbuch Neuntes Buch (Rehabilitation und Teilhabe behinderter Menschen) s. o. siehe oben s. u. siehe unten TV-H Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst des Landes Hessen TV-L Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder TVöD Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst TzBfG Teilzeit- und Befristungsgesetz vgl. vergleiche z. B. zum Beispiel ZBR Zeitschrift für Beamtenrecht (Zeitschrift) ZD Zeitschrift für Datenschutz (Zeitschrift) zit. zitiert ZPO Zivilprozessordnung ZTR Zeitschrift für Tarifrecht (Zeitschrift) 1 9

10 1 Digitale Revolution Die Papierakte steht für die Vergangenheit: Sowohl für das von gestern sein als auch die gute alte Zeit. Sie ist (wahrscheinlich) unmodern und auf Dauer (wohl) nicht mehr durchhaltbar. Spätere Generationen werden von der digitalen Revolution sprechen. Unsere Zeitgenossen haben diesen Begriff im wahrsten Sinne des Wortes erlebt. Sie konnten erfahren, was frühere Generationen während der industriellen Revolution durchgemacht haben. Dieser Fortschritt soll beim Datenschutz keinen Rückschritt darstellen. Digitale Demenz darf nicht dazu führen, dass datenschutzrechtliche Standards der Papierakte in der digitalen Welt in Vergessenheit geraten. Gerade die moderne Informations- und Kommunikationstechnologie ermöglicht neue Chancen und Risiken für die Personalwirtschaft. Die elektronische Personalakte (epersonalakte) soll das Arbeiten erleichtern, nicht aber einen unberechtigten Zugang zu personenbezogenen Daten eröffnen. Dieser Gedanke wird von den Protagonisten der epersonalakte zuweilen vernachlässigt. Die Praxis, die ständig unter Zeit- und/oder Kostendruck (re)agiert, fängt derartige Versäumnisse nicht auf. Die Einführung der epersonalakte, die weder Sie noch wir aufhalten können (und wollen), darf aber nicht zur Verletzung der Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer, Beamten und Auszubildenden führen. Inhaltlich bauen wir auf dem Praxis-Handbuch von Richter/Lenders (Personalaktenrecht im öffentlichen und kirchlichen Dienst, Walhalla Fachverlag, 3. Auflage Regensburg 2013) auf. In unserem Buch stellen wir die Besonderheiten der epersonalakte vor. Zugleich schließen wir eine Lücke in der Literatur für den öffentlichen und kirchlichen Dienst, die dieses Thema noch vernachlässigt. Ausschließlich im Interesse der Lesefreundlichkeit verwenden wir die männliche Sprachform. Für Ihr direktes Feedback, seien es kritische Anregungen, Nachfragen oder Erfahrungsberichte, sind die Autoren dankbar. Sie erreichen uns über die Kanzlei Brüggemann & Richter (www.brueggemann-richter.de), das IPW Institut für PersonalWirtschaft GmbH (www.ipw-fulda.de) oder den Walhalla Fachverlag. Mönchengladbach und Fulda Achim Richter Annett Gamisch Alexander Weber 10

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