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2 Agenda Vorstellung der Klett Gruppe Projektmotivation Umsetzung AutoBank für SAP Cashmanagement mit Moneta für SAP Weitere Schritte Liquiditätsplanung mit Moneta für SAP Zahlungsverkehr mit ipcnavigator 2

3 Unternehmen und Marken 3

4 Geschäftsfelder Bildungsverlage Erwachsenen- und Weiterbildung Publikumsverlage Fachinformation Auslieferung und Vertrieb 4

5 Eckdaten Die Klett Gruppe erwirtschaftet einen konsolidierten Umsatz von rund 450 Mio.. In der Klett Gruppe arbeiten rund Mitarbeiter erwachsene Menschen bilden sich für ihre beruflichen oder privaten Bildungsziele fort Abonnenten von Zeitschriften und Loseblattwerken von Klett-Unternehmen. Zur Klett Gruppe gehören 75 Unternehmen in 18 Ländern an 42 Standorten. Dezentrale Organisation: alleine in D-A-CH über 10 Rechnungswesen, in der Gruppe über 50 Bankkontakte. 5

6 Projektmotivation Gesamtlösung: Integration der Prozesse in die zentrale SAP-Umgebung Schaffung von durchgängigen, optimierten Prozessen für Cashmanagement Rechnungswesen Liquiditätsplanung Finanzreporting Zentr. Bankenkommunikation 6

7 Projektmotivation Gesamtlösung: Integration der Prozesse in die zentrale SAP-Umgebung Ablösung externer Systeme Einheitliche Benutzerführung und Berechtigungssteuerung Reduzierung des Administrationsaufwandes Vermeidung von externen Schnittstellen 7

8 Projektmotivation SAP Bank Multi-Cash Ext. Kontierungsprogramm Cashmanagement Liquiditätsplanung Datenbank OP-Daten Buchungssätze Bankenkommunikation ipcnavigator Automat. Bankbuchhaltung AutoBank Cashmanagement Liquiditätsplanung Moneta Reporting Reporting Moneta 8

9 Projektumsetzung VU AutoBank 08/2004 Projekt AutoBank 06 09/ Rechnungswesen mit AutoBank produktiv 07/2005 VU Moneta für SAP 07/2006 Projekt Cashmanagement und Finanzreporting mit Moneta für SAP 10/ /2007 Projekt Liquiditätsplanung und Ist-Rechnung mit Moneta für SAP 03/ /2007 VU ipcnavigator 03+04/2007 Einführung ipcnavigator seit 9/2007 9

10 Umsetzung automat. Bankbuchhaltung Zustand vor der Einführung von AutoBank für SAP Bisher Einsatz einer externen Lösung Schnittstelle zu SAP Upload OPs Bereitstellung Buchungssätze Ungeklärte Positionen werden auf Verrechnungskonto gebucht und dann manuell abgearbeitet (in SAP) Kapazitätsgrenzen erreicht (aufgrund hoher Anzahl debitorischer OPs) Doppelte Berechtigungsverwaltung Zentrale Pflege der Zuordnungsalgorithmen 10

11 Umsetzung automat. Bankbuchhaltung Optimierungen durch AutoBank für SAP Verwendung der SAP Standardfunktionen Kontoauszugimport Buchung der SAP-Transaktionen Optimierung der automatisierten Verarbeitung mit hoher Automatisierungsquote Optimierung der manuellen Nachbearbeitung mit AutoBank für SAP Genügend Poweruser schulen, die Filter pflegen, neue Banken und Gesellschaften einbinden können 11

12 Umsetzung automat. Bankbuchhaltung Grafik Prozess AutoBank BW Bank Automatische Buchung der Kontoauszüge für SAP SAP R/3 elektr. Kontoauszüge Buchungsdaten OP-Daten Archivdaten AutoKonto für SAP 12

13 Umsetzung CM, Report, Liquiditätssteuerung Zustand vor der Einführung von Moneta für SAP Cashmanagement Datenbank für Reporting SAP FI (z.b. Intercompany Verrechnung) Excel für Liquiditätsplanung 13

14 Umsetzung CM, Report, Liquiditätssteuerung Optimierung durch Moneta für SAP Einheitliches System für Cashmanagement inkl. IC-Verrechnung Liquiditätsplanung inkl. Ist-Rechnung Finanzreporting Zentraler (einmaliger) Import von Kontoauszügen für Rechnungswesen, Cashmanagement und Liquiditätsplanung 14

15 Umsetzung CM, Report, Liquiditätssteuerung Optimierung durch von Moneta für SAP Zusammenführung von strategischer Liquiditätsplanung (CO) und Liquiditätssteuerung (CM) in einer gemeinsamen Datenbasis. Einbindung aller Tochtergesellschaften sowie NON - SAP Gesellschaften mittels Web-GUI. Automatische, valutarische Ist-Rechnung auf Basis des elektronischen Kontoauszuges angereichert um Informationen aus dem FI ermöglicht zeitnahe, detaillierte Abweichungsanalysen. 15

16 Umsetzung CM, Report, Liquiditätssteuerung Erfahrungen SAP-Version von entscheidender Bedeutung (Release, Patch-Stand). Unter SAP 4.6c ist ein ITS-Server für NON-SAP- Gesellschaften erforderlich (Lizenzkosten). Verantwortlichkeiten dort, wo Daten genutzt werden. 16

17 Umsetzung zentrale Bankenkommunikation Situation vor der Einführung des ipcnavigator Bisher Einsatz mehrerer Installationen von Bankenkommunikationssystemen. Multicash für inländische Banken sowie in geringem Umfang auch für ausländische Banken. Dezentrale Installation in den einzelnen Rechnungswesen. Keine automatische Übergabe von Disposition an das Cashmanagement. Kein einheitliches Freigabeverfahren für Zahlungen. 17

18 Umsetzung zentrale Bankenkommunikation Optimierung durch den ipcnavigator Zentrales Bankkommunikationssystem für alle Konzerngesellschaften / Abteilungen Anbindung an inländische und ausländische Banken Unterstützung der landesspezifischen Formate Einheitliches workflow-basiertes Freigabeverfahren Durchgängige Dokumentation von der Erstellung einer Zahlung bis zum erfolgten Versand an die Bank. Zentraler Abruf sowie automatische Weiterverarbeitung von Kontoauszügen Übergabe an Rechnungswesen & Cashmanagement (direkter Import in SAP) Bereitstellung für NON-SAP Gesellschaften 18

19 Umsetzung zentrale Bankenkommunikation Erfahrungen Hoher Customizing-Aufwand. SAP-Workflow- und Rollen-Know-How unabdingbar. IT rechtzeitig und umfassend einbinden (u.a. Betriebskonzept). Referent aus dem Fachbereich mit IT-Affinität oder IT-Mitarbeiter mit fachl. Hintergrund erforderlich. 19

20 Fazit: Vorteile der SAP-Integration Sicherheit und Dokumentation Ablösung von Insellösungen und ext. Schnitttstellen zentrale Datenhaltung keine redundanten Daten einfache Integration weiterer Gesellschaften reduzierter Wartungs- und Pflegeaufwand 20

21 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 21

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