Managed Print Services

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1 Managed Print Services

2 Agenda Die heimlichen Kostentreiber Die aktuelle Situation Wissen Sie, was die Erstellung und Verteilung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen kostet? Unser Vorschlag Das können Sie von uns erwarten Die Herangehensweise Analyse Konzeption Implementierung Service Weiterentwicklung Ihre Vorteile 2

3 Die heimlichen Kostentreiber Unternehmen haben bis zu 10 mal mehr Ausgabesysteme, als sie tatsächlich benötigen. Die tägliche Auslastung vieler Ausgabesysteme liegt bei lediglich 3 %. Systeme sind oft unterfordert, technische Möglichkeiten bleiben ungenutzt. 90 % aller Unternehmen wissen nicht, wie viel sie für die Erstellung von Dokumenten ausgeben. 23 % aller Anrufe bei Helpdesks sind druckbezogen. 34 % aller Druckkosten fallen durch EDV- Leistungen an. 3

4 Die aktuelle Situation Strukturen und technologische Anforderungen in Unternehmen befinden sich in einem ständigen Wandel. Was heute State of the Art ist, ist morgen Durchschnitt und übermorgen ein Störfaktor. Bezugsgrößen wie TCO und CPP geben nur unzureichend Auskunft über die Effizienz von Drucksystemen. Ineffiziente Dokumentenprozesse können die Produktivität des gesamten Unternehmens negativ beeinflussen. 4

5 Wissen Sie, was die Erstellung und Verteilung von Dokumenten in Ihrem Unternehmen kostet? Der Fokus liegt meist auf den direkten Kosten. Kritisch sind jedoch vielmehr die versteckten Kosten: unterschiedliche Geräte, veraltete Systeme dezentrale Strukturen fehlendes Gerätemanagement unterschiedliche Zuständigkeiten für Geräte, Verbrauchsmaterialien und Infrastrukturmanagement hoher administrativer Aufwand unnötige Störungen und ineffizienter Support 5

6 Und es stellen sich noch mehr Fragen Welche Tätigkeiten Ihrer Mitarbeiter liegen fernab ihrer Kompetenzen und sind damit ineffizient? Wie viel Zeit geht durch Anpassungen von Software, den Wechsel von Tonerkartuschen oder die Behebung von Störungen verloren? Und wie lässt sich das abstellen? 6

7 Unser Vorschlag Lagern Sie Ihre kompetenzfernen Tätigkeiten aus: Dazu gehören alle Abläufe und Begleiterscheinungen, die mit Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen und sicherem Kommunizieren verbunden sind. Mit den Managed Print Services bieten wir Ihnen ein maßgeschneidertes und voll skalierbares Outsourcing-Modell für Ihren gesamten Dokumentenoutput. 7

8 Das können Sie von uns erwarten: Flottenmanagement Service Prozessoptimierung MPS Kostensenkung und -transparenz 8

9 Die Herangehensweise modular, flexibel und skalierbar 9

10 Analyse Infrastruktur-Analyse Erfassung von Gerätedaten ( Typ, Standort, Status, Anwenderdaten ) Prozess-Analyse Zusätzlich zur Infrastruktur-Analyse Betrachtung interner Workflows: - Prüfung Eingabesysteme und verfahren (Scannen,Dokumentenmanagement-System, Archivierung) - Prüfung eingesetzter Applikationen zur Verarbeitung von Daten ( SAP, HOST Printing, PDF Printing, Drucksprachen etc. ) MPS 10

11 Konzeption gemeinsame Identifikation von Vision, Strategie, taktischen und operativen Zielen Druck-,Prozess- und Kostenoptimierung ( Festlegung effizienter Druckprozesse ) Zentralisierung/ Konsolidierung Technology Refresh bzw. Übernahme der Geräteflotte bedarfsgerechte Positionierung und Optimierung MPS Security und Compliances Umsetzungsstrategie 11

12 Implementierung Rollout/Installation der Hard-und Software ( Implementierungeines passenden Druckregelwerks ) Entsorgung Schulung und Training Projektmanagement MPS 12

13 Service Remote Support Vor Ort Support Wartung und Reparatur inkl. SLA-Nachweis Service für Hausdruckereien Verbrauchsmaterialmanagement MPS 13

14 MPS-Tool Mit dem herstellerunabhängigen Kommunikations- und Serviceportal garantieren wir ein lückenloses Management und Controlling von Geräteparks. Anhand verschiedener Module kann das Portal individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden: Verträge Geräte Bestellung* Supplies manuell Support Leergutboxen* Statistik * optionale Module Vorteile: Überblick über Geräte, deren Standorte und Eigenschaften, Verträge, Ansprechpartner oder SLAs Einheitliche Plattform mit dedizierten Zugriffs/Handlungsberechtigungen Geräteliste und Zählerstände jederzeit per Download verfügbar direkte Bestellung von Verbrauchsmaterialien oder Service über das optional: automatische Tonerbestellung MPS 14

15 Weiterentwicklung Changemanagement/ stetige Optimierung kundenspezifisches Reporting Monitoring Anpassung an veränderte Aufgaben und Anforderungen Managed Print Services als fortlaufender Prozess MPS 15

16 Ihre Vorteile auf einen Blick 16

17 Ihre Vorteile Ein Ansprechpartner und eine Rechnung. Erhöhte Effizienz und Effektivität. Betriebskostenoptimierung und bis zu 30 % Kostensenkung. Service und Qualität. Transparenz, Reporting und Reduktion der Komplexität. Freie Ressourcen für andere Bereiche. 17

18 Sie haben noch Fragen? Dann kontaktieren Sie uns: Hans-Gerd Hermans GmbH Fuggerstr. 23 D Korschenbroich Telefon: (+49) / Telefax:.(+49) / Internet: Wir beraten Sie gern! 18

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