Multi - Channel Invoice Management

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Siegfried Adenauer
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1 e-invoicing Elektronische Rechnungsabwicklung in der Praxis 14. Februar 2012 in Kassel, Aukam s La Strada Multi - Channel Invoice Management Thomas Rohn SGH Service AG 21. Februar 2012

2 Agenda Multi - Channel Invoice Management Kurzprofil SGH Service AG Aktuelle Situation der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Rechnungsverarbeitung in der Praxis Zusammenfassung (c) 2012 SGH Service AG Seite

4 SGH Das Unternehmen SGH ist ein auf dem deutschen Markt führender Anbieter für Outsourcing im Rechnungswesen Automatisierte Rechnungsverarbeitung seit 1990 Kernkompetenz Kompetenzteam Dokumentenservices und Fachprozesse: Mehr als 200 auf die Multi-Channel-Rechnungsverarbeitung spezialisierte Mitarbeiter Einzigartige Kombination von buchhalterischem Fachwissen, technischem Systemwissen und Prozessverständnis Mehr als 6 Mrd. betrug der Rechnungswert der in 2011 verarbeiteten Rechnungen Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (c) 2012 SGH Service AG Seite

5 Agenda Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis Kurzprofil SGH Service AG Aktuelle Situation der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Rechnungsverarbeitung in der Praxis Zusammenfassung (c) 2012 SGH Service AG Seite

8 Rechnungsbearbeitung ist kostenintensiv Interner Prozessablauf manuell Rechnung erstellen Rechnung drucken Rechnung verpacken & versenden Rechnungseingang, archivieren Rechnung erfassen & buchen Rechnung prüfen & bezahlen Versender 0,70 4,00 pro Rechnung Empfänger 2,00 30,00 pro Rechnung Interner Prozessablauf, manuell Ankunft der Papierrechnungen in der Poststelle Vorsortierung der Rechnungen Rechnung zur Buchhaltung Sortieren der Rechnung Dateneingabe Weiterleitung an zuständigen Mitarbeiter Klärung und Freigabe Rechnungsbuchung Ablage der Papierrechnung (c) 2012 SGH Service AG Seite

9 Agenda Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis Kurzprofil SGH Service AG Aktuelle Situation der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Rechnungsverarbeitung in der Praxis Zusammenfassung (c) 2012 SGH Service AG Seite

Weiterleitung an zuständigen Mitarbeiter Klärung und Freigabe Rechnungsbuchung Ablage der Papierrechnung

18 Das SGH-Online-Document-Center Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung Interner Prozessablauf, manuell Ankunft der Papierrechnungen in der Poststelle Vorsortierung der Rechnungen Rechnung zur Buchhaltung Sortieren der Rechnung Dateneingabe Weiterleitung an zuständigen Mitarbeiter Klärung und Freigabe Rechnungsbuchung Ablage der Papierrechnung Online-Document-Center SGH-Rechnungseingang SGH-Invoice-Workflow SGH-On-Demand-Archiv SGH-E-Invoice-Services (c) 2012 SGH Service AG Seite

Was macht die SGH Modulare Rechnungseingangsverarbeitung mit SGH spart Zeit und Geld Hochqualitative Digitalisierung und Datenerfassung von

Datenverifikation Scannen Datenextraktion Optimales Preisleistungsverhältnis bei gleichzeitiger Qualitätsgarantie durch modernste Technologie,

19 Was macht die SGH Modulare Rechnungseingangsverarbeitung mit SGH spart Zeit und Geld Hochqualitative Digitalisierung und Datenerfassung von Papierdokumenten modular und individuell Servicebausteine aus der vollständigen Prozesskette frei wählbar: Belegvorbereitung Posteingang Datenverifikation Scannen Datenextraktion Optimales Preisleistungsverhältnis bei gleichzeitiger Qualitätsgarantie durch modernste Technologie, Know-how und professionelle Dienstleistung Über Belege werden an Spitzentagen angeliefert und taggleich verarbeitet! (c) 2012 SGH Service AG Seite

20 Trend geht zur elektronischen Rechnung These : Elektronische Rechnungen stiften nur begrenzten Nutzen! Lieferanten EDI klassischer elektronischer Rechnungsaustausch? Wie auf elektronische Rechnung umstellen? Papier E-Invoice EDI EDI E-Invoice Papier Datensatz? (c) 2010 SGH Service AG Seite

21 SGH-Viper E-Invoicing leicht gemacht mit (und ohne) Signatur Signatur Verifizierung SGH-Viper Versender SGH-Viper Druckertreiber Rechnungsempfänger Rechnungserstellung PDF + Datensatz + Signaturprüfsiegel SGH-Viper bietet dem Versender die Einsparpotenziale von elektronischen Dokumenten ohne Eingriff in bestehende Systeme, Abläufe und Strukturen. Einfach den SGH-Viper Druckertreiber installieren. Beim Auslösen des Druckjobs wird virtuelles Papier sicher an das SGH-Online- Document-Center übertragen. So kombiniert SGH mit Viper zwei Formen der Kommunikation: Die bildhafte Darstellung für den Menschen als PDF-Datei. Den Datensatz als Steuerungs- und Verarbeitungsinformation für die EDV. (c) 2012 SGH Service AG Seite

22 Agenda Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis Kurzprofil SGH Service AG Aktuelle Situation der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Rechnungsverarbeitung in der Praxis Zusammenfassung (c) 2012 SGH Service AG Seite

23 Praxisbeispiel Rosen Eiskrem Anforderungen der Rosen Eiskrem GmbH Rosen Eiskrem mit Standorten in Heinsberg, Nürnberg und Prenzlau ist größter Eisproduzent in Deutschland. Das 1967 gegründete Unternehmen übernimmt neben zahlreichen anderen Produkten die komplette Handelsmarkenproduktion von Nestlé und Schöller. Anforderungen: Nachhaltige Optimierung der Abläufe beim Rechnungseingang Die Lösung muss für alle Buchungskreise und alle Unternehmen der Gruppe einsetzbar sein Multi-Channel-Rechnungsverarbeitung soll eingeführt werden (c) 2012 SGH Service AG Seite

Rechnungsversand Papierversender EDI/PDF/XML Diverse Formate Scannen Signatur OCR Verifizierung PDF+ Datensatz+ Signaturprüfsiegel Rosen Eiskrem

24 Umsetzung Projekt Rosen Eiskrem Lösung für nachhaltige Prozesse Stufe 1: Verarbeitung der papierbasierten Eingangsrechnungen Stufe 2: Multi-Channel-Rechnungsverarbeitung Stufe 3: Umstieg auf elektronischen Rechnungsempfang sowie Anbindung der Lieferanten zum elektronischen Rechnungsversand Papierversender EDI/PDF/XML Diverse Formate Scannen Signatur OCR Verifizierung PDF+ Datensatz+ Signaturprüfsiegel Rosen Eiskrem SGH-Viper Versender SGH-Viper Druckertreiber Rosen Eiskrem empfängt nur 1 Datei unabhängig vom Eingangsformat der Lieferantenrechnung! (c) 2012 SGH Service AG Seite

25 Projektergebnisse bei Rosen Eiskrem Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben 120% 100% 80% 60% FTE 40% 20% 0% Effektiverer Einsatz der Fachkräfte in den Kernbereichen Senkung des Personaleinsatzes um 50 % Einsparung von Zeitarbeitskräften Weniger Überstunden (c) 2012 SGH Service AG Seite

26 Projektergebnisse bei Rosen Eiskrem Verkürzen des Anerkennungs-, Klärungs- und Freigabe-Prozesses einer Rechnung von 14 auf unter 2 Tage Tage Einsparungen von mehr als 50 % der Prozesskosten Hohe Qualität Eintreten der versprochenen Synergien Alle Teilprozesse sind revisionssicher und steuerkonform Kostenoptimierung durch Ausbau der elektronischen Anbindung (c) 2012 SGH Service AG Seite

27 Referenzen (Auszug) Bau und Innenausbau Chemie und Pharma F&E Hotellerie/Gastronomie Hygiene und Reinigung Industrie IuK-Technologie KFZ-Teile Handel Lebensmittel Mode Schreib-/Spielwaren/ Bürobedarf Verlagswesen (c) 2012 SGH Service AG Seite Auszug aus der Referenzkundenliste

28 Zusammenfassung Auslagerung der Rechnungsverarbeitung auf SGH bedeutet Sofortige Ersparnis und Ressourcenentlastung in Ihrem Unternehmen. Keine Investitionen Wandlung fixer in variable Kosten. Absolute Konzentration auf Ihr Kerngeschäft und Ihre Wertschöpfung. Sicherheit durch Qualitätsgarantie und definierte SLA s. Abdeckung des gesamten Kreditorenprozesses. Alle Lösungen im SAP und NON-SAP-Umfeld verfügbar. (c) 2012 SGH Service AG Seite

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Workshop 2 - e-invoicing 2.0 The art of e-invoicing Thomas Rohn SGH Service AG Daimlerring Hildesheim Telefon: / Mobil: / t.rohn@sgh-net.de Internet: (c) 2012 SGH Service AG Seite

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