Elektronische Rechnung JETZT Werner Brinkkötter

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2 Elektronische Rechnung JETZT Werner Brinkkötter 2

3 (1) Elektronische Signaturen basierend auf einem qualifizierten Zertifikat TO DO: laufend Signatur überprüfen laufend Signatur archivieren laufend Rechnungserfassung (2) Einsatz von standardisierten EDI-Verfahren mit Vertrag TO DO: Einmalaufwand Verfahren / Vertrag bei XML Einmalaufwand Abstimmung der Feldbelegungen (3) -NeueRechnung andere Verfahren, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten TO DO: Einmalaufwand Verfahren laufend Rechnungserfassung -> entfällt bei ZUGFeRD (4) Papierrechnung über Postversand TO DO: laufend Rechnungserfassung Elektronische Rechnung Upstream und Downstream in der Praxis bei Storck Der Gesetzgeber hat sich bewegt und hat sich zum erneut bewegt. Wie kann man hieraus erhebliche, wirtschaftliche Vorteile ohne große Investitionen generieren? Warten wir nicht auf Consultants oder Outsourcing, nehmen wir es selbst in die Hand. 3

4 Papierlose Rechnungsstellung / Vorteile, Nutzen Lieferant Kunde Schnellere Übermittlung Sichere Übertragungsart - kein Abhandenkommen (Post) - keine falsche Abteilung - dadurch pünktliche Zahlung Geringere Versandkosten Papierverarbeitung entfällt - drucken - zuordnen - versenden Schnellere und sichere Informationsflüsse über Rechnungsdifferenzen Reduzierung von Reklamationen Inhaltlich korrekte Zahlungsbeleg Informationen Mahnen entfällt Schützt die Umwelt! Kein Papier Erfassung - Vollständiger Rechnungseingang - Keine manuelle Erfassung (Fehlerabbau) Rechnungsprüfung - Automatisierte Rechnungsprüfung Bearbeitung der Mahnungen entfällt 4

5 Netherlands Denmark Czech republic France Hungary Finland Germany Austria Sweden Poland United Arab Australia Russia Great Britain Emirates Canada Incoming Invoices Worldwide Ukraine Switzerland Singapore USA Croatia Portugal Spain Slovenia Belgium Slovakia Invoice Retour Inter company E.D.I. Invoice Supplier Credit note Post / (XML). Almost past Inbound Center Paper Kazakhstan Manual scanning with purchase order Posting without purchase order Controlling the Invoice Purchase order processing, receiving goods -Workflow- Clearance Superior -Workflow- Complaint Workflow Difference Cancel payment block / adjustment posting Warehouse or Costs Supplier Payment will follow 5

6 Eingang Posteingang Papier Lieferanten Prozess -Adresse Fax-Nr. Eingangs- Rechnungen OCR Lesung / XML Prüfungen bei OCR Verarbeitung 14 Lieferant Bank Steuernummer Daten werden eingebrannt Buchung Fehlerprüfung, BAPI Rechnungsprüfung WERE oder Freigabe eingebrannt ERP-System (SAP) -Vollständigkeitskontrolle- Aufwand Lager Buchung Fehlerprüfung, BAPI 6

7 15.1 7

8 15.2 8

9 Eingang Posteingang Papier Lieferanten Prozess -Adresse Fax-Nr. Eingangs- Rechnungen OCR Lesung / XML Prüfungen bei OCR Verarbeitung 14 Lieferant Bank Steuernummer Daten werden eingebrannt Buchung Fehlerprüfung, BAPI Rechnungsprüfung WERE oder Freigabe eingebrannt ERP-System (SAP) -Vollständigkeitskontrolle- Aufwand Lager Buchung Fehlerprüfung, BAPI 9

10 10

11 Testkennzeichen Rechnungsnummer Dokumentenart Rechnungsdatum Lieferantennummer GLN Steuernummern Käufer-GLN Bestellnummer / Datum Liefer/Leistungsdatum Währung 11

12 Kostenstelle / Buchungshinweis Netto-Betrag Steuer-Betrag Brutto-Betrag Steuern (Beleg) Position* Preis Netto/Bruttokalk. Bankverbindung Menge Steuern (Artikel) GTIN * Senden Sie eine XML-Datei an Storck, sind die Positionsangaben optional; in einer ZUGFeRD Rechnung sind sie anzugeben Bezeichnung 12

13 13

14 14

15 Banken Let s TWIST or CAMT.086 CGI = elektronische Bankgebührenabrechnung für Unternehmen + elektronische Bankbestätigungen für die Wirtschaftsprüfer 15

16 16

17 Werner Brinkkötter September

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