Starke Lösung für schlanke Prozesse

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1 Starke Lösung für schlanke Prozesse Externe, automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen

2 Das Unternehmen SGH steht für Lösungen, die kein anderer Anbieter so erreicht.

3 Potenziale ausschöpfen Jedes Jahr werden rund drei Milliarden Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland ausgetauscht. Durch die Auslagerung des Kreditorenmanagements an spezialisierte Dienstleister können Personal- und Sachkosten deutlich reduziert und gleichzeitig die Abläufe optimiert werden. SGH gehört zu den größten deutschen Full- Service-Dienstleistern für Rechnungsmanagement. Das 1990 gegründete Unternehmen ist auf die automatisierte Rechnungsbearbeitung spezialisiert und betreut zahlreiche Kunden aus Handel und Industrie sowie Verbundgruppen. Mit einem Volumen von jährlich rund acht Millionen verarbeiteten Rechnungen gehört SGH mit seinen 100 Mitarbeitern zu den führenden Unternehmen der Branche. SGH vereinfacht, beschleunigt und digitalisiert die kostenintensiven Abläufe rund um die Rechnung und erschließt so bedeutende Sparund Rationalisierungspotenziale für Ihr Unternehmen. Nachhaltig erfolgreich Die Kompetenz von SGH auf dem Gebiet der Rechnungsverarbeitung bildet die Basis für eine stetige Weiterentwicklung seiner Lösungen und garantiert Ihnen so eine hohe Qualität, Zuverlässigkeit und Effektivität. Die Orientierung am langfristigen Erfolg, an Stabilität und Kontinuität ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Firmenphilosophie. Dies spiegelt sich auch in den langjährigen vertrauensvollen Beziehungen zu Kunden im In- und Ausland wider. Abläufe optimieren Eröffnen Sie sich neue Perspektiven durch die Optimierung Ihrer Rechnungsbearbeitung SGH berät Sie gern. Als unabhängiger Outsourcing-Dienstleister mit langjähriger Erfahrung bei der Bearbeitung sensitiver Daten verantwortet SGH für seine Kunden die effektive und nachhaltig optimierte Bearbeitung von Rechnungen elektronisch oder auf Papier.

4 Die Lösung Durchgängig optimierte Prozesse Durch die Auslagerung Ihrer Rechnungsbearbeitung auf SGH werden bisher manuelle Abläufe automatisiert und eine durchgehende elektronische Bearbeitung möglich. Mit der SGH- Lösung reduzieren Sie Ihre Kosten und erhöhen die Qualität Ihrer Buchungsdaten. Wir bieten Ihnen zusätzlich maßgeschneiderte Lösungen, die Ihnen die Welt der elektronischen Rechnungen erschließt. SGH übernimmt für Sie die schrittweise Umstellung Ihrer Eingangsrechnungen in ein elektronisches Format ohne Investitionen. Unserer modulares Dienstleistungspaket für die Bearbeitung Ihrer Kreditorenbelege umfasst den SGH-Rechnungseingang, das SGH-Online Document Center als Konsolidierungsplattform und den SGH-Invoice Workflow zur automatisierten Freigabe und Buchung der eingegangenen Rechnungen. Ergänzend bieten wir Ihnen die revisionssichere Langzeitarchivierung an. Automatisierter Rechnungseingang Bei SGH gehen alle Ihre Rechnungen ob auf Papier oder in elektronischer Form ein und werden auf Basis Ihrer buchhalterischen Vorgaben bearbeitet.

5 Rechnungseingang Online Document Center Rechnungsempfänger E-Invoice Papierrechnung Signatur Konsolidierung Bestellabgleich SGH-Invoice Workflow Automatisierte Bearbeitung Automatisierte Prüfung / Freigabe Zahlung Intelligentes Management von elektronischen Rechnungen SGH bietet Ihnen die sichere und steuerrechtskonforme Lösung, die es ermöglicht, innerhalb kurzer Zeit elektronische Rechnungen von Ihren Lieferanten zu erhalten. Über das SGH-Online Document Center empfangen Sie zukünftig Ihre elektronischen Rechnungen. SGH stellt Ihnen die Rechnungen als PDF-Datei und optional mit Datensatz in einem von Ihnen gewünschten Format zur Verfügung, selbstverständlich bis auf Positionszeilenebene genau. Unser bewährtes System ist für jeden Ihrer Lieferanten sofort einsetzbar unabhängig von dessen technischer Infrastruktur. Garantierte Qualität bei der Verarbeitung von Papierrechnungen SGH bearbeitet und digitalisiert auch Ihren gesamten papierbasierten Rechnungseingang. Wir nehmen sämtliche Papierrechnungen für Sie entgegen und bereiten diese in automatisierten Prozessen für die elektronische Weiterverarbeitung auf. Sie vermeiden kostspielige Investitionen in Scanner und OCR-Lösungen. Zu den wesentlichen Arbeitsschritten gehören: Postannahme Belegvorbereitung Scannen Erfassung via OCR oder manuell Bereitstellung von Kopf-, Fuß- und Positionsdaten Die Kompetenz, Positionsdaten selbst aus Papierrechnungen genau und qualitätsgesichert zu extrahieren, hat uns zu den führenden Spezialisten der Branche gemacht. Bei Bedarf können auch weitere Papierdokumente durch SGH für Sie digitalisiert und die Daten extrahiert werden.

6 SGH-Online Document Center Das SGH-Online Document Center (ODC) ist die zentrale Plattform für den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen. Dabei gehören die vom EDI bekannten Any-to-Any -Verbindungen der Vergangenheit an. Versender und Empfänger können jeweils über eine einzige Schnittstelle zum ODC alle Geschäftspartner auf digitalem Weg erreichen, ohne dabei Anpassungen an den vorhandenen IT-Systemen vornehmen zu müssen. Die aus den Papierrechnungen extrahierten Daten werden in das ODC importiert. Elektronische Rechnungen treffen direkt hier ein. Zur Wahrung des Vorsteuerabzugs kümmert sich SGH um die elektronische Signatur und den Prüfbericht. Alle Ihre Rechnungsdaten werden zur weiteren Bearbeitung einheitlich aufbereitet und konsolidiert. Dabei durchlaufen Sie ein auf 15jähriger Erfahrung basierendes Regelwerk, das sich vollständig Ihren Kontierungs- und Buchungsvorgaben anpasst. Hierzu zählen unter anderem: Prüfung auf Steuerkonformität Ermittlung von Gegenkonten und Kostenstellen Generierung von Buchungssätzen Zusammenstellung der Zahlungsdaten Automatisierter Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen Für eine maximale Durchbuchungsrate bietet SGH Ihnen umfangreiche Möglichkeiten zum automatisierten Abgleich von Bestellungen oder Wareneingängen. SGH-Invoice Workflow Im zentralen Rechnungseingangsbuch des auf einer serviceorientierten Architektur basierenden SGH-Invoice Workflows können Sie die Bestellabgleiche und vorgenommenen Kontierungen nachvollziehen und auf Wunsch komfortabel ergänzen. Mitarbeiter aus Buchhaltung, Einkauf und den Fachabteilungen haben hier die Möglichkeit, weitere Eingaben zur Vervollständigung der Buchungsdaten vorzunehmen. Auch können Einsprüche zu den Rechnungen aus dem Mit der einzigartigen Kombination aus buchhalterischem Fachwissen und technischem Systemwissen sorgt SGH für maßgeschneiderte Lösungen und dauerhafte Qualität.

7 Rechnungsversender Online Document Center Rechnungsempfang Erstellung der Rechnungsdaten Übermittlung via VIPER Konsolidierung Archivierung Signatur Drucken elektron. Versand Papier- Versand E-Invoice Papierrechnung SGH-Invoice Workflow heraus an Lieferanten geschickt werden. Alle Rechnungen und Buchungsdaten werden mit Bild und Datensatz angezeigt. Gesetzeskonforme Archivierung Das SGH-Archiv gewährleistet eine revisionssichere Langzeitarchivierung Ihrer Belege und ermöglicht den dezentralen Zugriff auf alle relevanten Rechnungsinformationen. Dabei stellt SGH sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen für die Aufbewahrung von Dokumenten jederzeit eingehalten werden. Ihr Vorteil Automatisierte Prozesse Spürbare Entlastung von Routinetätigkeiten Zukunftssichere Prozesse ohne Investitionen Nachhaltige Kostensenkung Bestehende Ressourcen für Ihr Kerngeschäft nutzen Rechnungen schneller und günstiger versenden Lieferanten werden von ihren Kunden immer häufiger aufgefordert, Rechnungen auf elektronischem Wege zu stellen. Dabei erwarten die Empfänger vom Versender, dass dieser ihre individuellen Formate berücksichtigt. Die Bereitstellung einer Vielzahl von Formaten und Schnittstellen verursacht jedoch sehr hohe Integrations- und Betriebskosten auf Versenderseite. Deshalb stellt SGH als Single-Point-of-Contact Lieferanten jeder Größenordnung vielfältige Anschlussmöglichkeiten für einen schnellen und effizienten Rechnungsversand zur Verfügung. Sehr anwenderfreundlich ist der von uns eingesetzte Druckertreiber VIPER: Er kann innerhalb kürzester Zeit beim Rechnungsversender installiert werden, ohne dass Anpassungen an den vorhandenen Systemen notwendig sind. Die Daten werden über den VIPER-Druckertreiber an das SGH-ODC verschlüsselt übertragen. Bei Auslieferung der Rechnung in einem elektronischen Format kümmert sich SGH um Signatur und Prüfbericht, damit der Vorsteuerabzug gewährleistet ist. Alternativ werden die Rechnungen auch portooptimiert gedruckt und per Post versandt. Dadurch können Versender über eine Schnittstelle zur SGH alle Geschäftspartner erreichen. Ihr Vorteil Zeit und Kosten sparen Schlanke Prozesse für zeitnahen Zahlungseingang Erhöhter Kundenservice Verbesserte Kundenbindung

8 Daimlerring Hildesheim Fon: 0049 (5121) Fax: 0049 (5121) Web:

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