Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis.

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1 Automatisierte elektronische Rechnungsverarbeitung in der Praxis. Elektronische Rechnungen: Grundlagen Potenziale Modelle Praxis Gerrit Hoppen, SGH Service AG.

2 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG 2

3 Manuelle Rechnungsverarbeitung dominiert. Ausgangssituation Interne Hauspost manuell Papier dominiert und 5% der befragten Elektronischer 95% der Unternehmen Über 50% der wird dies mittelfristig Unternehmen Rechnungsaustausch binden die Fachseiten Unternehmen können für mind. 50% des haben den wird nur bei 11% der Rechnung intensiv in die Freigabe Rechnungseingang, nicht benennen. erfassen & prüfen & die Prozesskosten Rechnung Rechnung Rechnungsvolumens Rechnung Rechnungseingang Unternehmen. verpacken & mit ein. erstellen bleiben. drucken ausgelagert. versenden archivieren buchen bezahlen Quelle: BearingPoint Studie Marktpotenzial für Outsourcing im Rechnungswesen, April 2004 Ziele Potenziale Versender 71% der befragten 0,70 4,00 pro Rechnung 50% der Unternehmen Unternehmen streben planen die Einführung einen elektronischen einer automatisierten Rechnungsaustausch Rechnungsverarbeitung. mit Lieferanten an. Durch Umwandlung papierbezogener Abläufe in elektronische Prozesse lassen sich Outsourcing Durch Einführung kann zu einer von elektronischem erheblich Verbesserung Kosten der sparen. Automatisierung Automatisierung kann Einsparungen im Kreditorenbereich von bis zu 30% bringen. Rechnungsaustausch noch größeres Einsparungspotenzial 13% der befragten Unternehmen denken über ein komplettes Outsourcing nach. Transparenz in Bezug auf Kosten &Leistung führen. Empfänger 2,00 Kostenoptimierung 30,00 pro ist Rechnung nicht mehr alleiniger Treiber. Transparenz gewinnt stark an Bedeutung. bietet Mehrwert Konzentration auf das Kerngeschäft Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben. 3

4 Rechnungsbearbeitung ist kostenintensiv. Interne Hauspost manuell Rechnung erstellen Rechnung drucken Rechnung verpacken & versenden Rechnungseingang, archivieren Rechnung erfassen & buchen Rechnung prüfen & bezahlen Versender 0,70 4,00 pro Rechnung Empfänger 2,00 30,00 pro Rechnung Interner Haustransport, manuell Ankunft der Papierrechnungen in der Poststelle Ablage der Papierrechnung Vorsortierung der Rechnungen Rechnung zur Buchhaltung Sortieren der Rechnung Weiterleitung an zuständigen Mitarbeiter Klärung und Freigabe Dateneingabe Rechnungsbuchung 4

5 Rechnungsbearbeitung ist kostenintensiv. Interne Hauspost manuell Rechnung erstellen Rechnung drucken Rechnung verpacken & versenden Rechnungseingang, archivieren Rechnung erfassen & buchen Rechnung prüfen & bezahlen Versender 0,70 4,00 pro Rechnung Empfänger 2,00 30,00 pro Rechnung Durch Umwandlung papierbezogener Abläufe in elektronische Prozesse lassen sich erheblich Kosten sparen. 5

6 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG 6

7 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. 7

8 SGH Online Document Center: Exzellente Lösungen für die Rechnungsverarbeitung. Interner Haustransport, manuell Ankunft der Papierrechnungen in der Poststelle Ablage der Papierrechnung Vorsortierung der Rechnungen Rechnung zur Buchhaltung Sortieren der Rechnung Weiterleitung an zuständigen Mitarbeiter Klärung und Freigabe Dateneingabe Rechnungsbuchung Online Document Center SGH-Rechnungseingang SGH-E-Invoice Services SGH-Invoice Workflow SGH-On Demand Archiv 8

9 SGH-Rechnungseingang SGH bietet Ihnen die hochqualitative Digitalisierung und Datenerfassung von Papierdokumenten modular an. Wählen Sie aus der vollständigen Prozesskette vom Posteingang, über die Belegvorbereitung, das Scannen, sowie die Datenextraktion & - verifikation Ihre gewünschten Servicebausteine. Modernste Technologie in Verbindung mit professioneller Dienstleistung sichern Ihnen ein optimales Preisleistungsverhältnis bei gleichzeitiger Qualitätsgarantie. Nutzen Sie den Vorteil sich auf Ihre Kernprozesse konzentrieren zu können und dabei noch Geld zu sparen! Über Belege werden an Spitzentagen angeliefert und taggleich verarbeitet! 9

10 Elektronische Rechnungen stiften nur begrenzten Nutzen. EDI Potenzial PDF? Rechnungsanzahl Wie auf elektronische Rechnung umstellen? Lieferanten Quelle: Billentis / SGH 10

11 SGH-VIPER : E-Invoicing leicht gemacht. Nach Absprache bindet SGH Ihre Lieferanten elektronisch an. SGH bietet dem Versender den Komplettservice: Qualifiziert signierte elektronische Dokumente Individuelle Datensätze für den Empfänger Somit kann jeder Versender sofort mit jedem Empfänger elektronische Dokumente austauschen und automatisch einen Datensatz erzeugen. Keine Veränderung der Geschäftsprozesse - ohne nennenswerten Aufwand! 11

12 SGH-Invoice Workflow Webbasierte Lösung zur 100%ig elektronischen und automatisierten Weiterbearbeitung der im SGH- Rechnungseingang generierten Rechnungsdaten. Alle Rechnungen werden elektronisch bearbeitet. Volle Prozesstransparenz, schnelle, regelgebundene Anerkennung Freigabe Automatisches Buchen Automatische Erinnerung und Eskalation papierlose Kommunikation reduziert die Bearbeitungszeit Kostengünstige Integration Connectoren für Standardumgebungen (SAP und NON-SAP) 12

13 SGH-Invoice Workflow 13

14 SGH-Invoice Workflow 14

15 SGH-Invoice Workflow 15

16 SGH-Invoice Workflow 16

17 SGH-Invoice Workflow Pers.-Nr und Auftragsnummer fehlen und vergleicht den Betrag der Rechnung mit dem der Bestellung 17

18 SGH-Invoice Workflow 18

19 SGH-Invoice Workflow Pers-Nr und Auftragsnummer wurden eingegeben und gespeichert. Nettobetrag ok ist, dies wurde im Kommentar festgehalten, Bestellung kann freigeben werden. 19

20 SGH-Invoice Workflow 20

21 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG 21

22 Praxisbeispiel: Ein internationales, Papier produzierendes und verarbeitendes Unternehmen. Die Ausgangssituation: Rechnungserfassung nicht automatisiert. Papierbasierte buchhalterische Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Anerkennungs-, Klärungs- und Freigabeprozess per Hauspost hat hohe Durchlaufzeiten. 22

23 Praxisbeispiel: Die Aufgabe lautet: Kostensenkung im Kreditorenmanagement Die Lösung muss europaweit einsetzbar sein Die Lösung soll Best-In-Class sein Die Lösung: Umsetzung im Rahmen eines Gemeinschaftsprojektes Stufe 1: Optimierung der Region Central Stufe 2: Europaweiter Roll-Out 23

24 Praxisbeispiel: Stufe 1: Region Central: 3 Länder (D, AT, CH) mit 6 Standorten Umstellung auf automatisierte Rechnungserfassung Substitution von Papier durch elektronische Rechnung (EDI und VIPER) Einführung eines webbasierten Workflow zur vollständig elektronischen Rechnungsbearbeitung. 24

25 Praxisbeispiel: FTE Mitarbeiterressourcen Belege / FTE und Tag x x ipd x x x x x x x x x t t Projektergebnisse Stufe 1 im Bereich Accounts Payable: Mitarbeiter werden von Routineaufgaben entlastet: 60% weniger Ressourcen (FTE) Steigerung der pro Mitarbeiter und Tag bearbeiteten Rechnungen um den Faktor drei Anerkennung, Klärung und Freigabe-Prozess einer Rechnung von 14 auf unter 6 Tage verkürzt. 25

26 Praxisbeispiel: Stufe 2: Europaweites Roll-Out Region Central 100 % Region East Czechia 100 % Hungary 100 % Slovakia 100% Poland 25% Region Nordic 100 % Belgium 100% France 100% Netherlands 100% Portugal and Spain 80% Italy 80% UK and Ireland 80% Russia and Greece 0% 26

27 Agenda Ausgangssituation in der Rechnungsverarbeitung Optimierung durch Auslagerung der Rechnungsverarbeitung Praxisbeispiel Kurzprofil SGH Service AG 27

28 SGH Das Unternehmen. SGH ist einer der führenden Full-Service-Dienstleister für Outsourcing im Rechnungswesen in Deutschland: Pionier (seit 1990) in der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mehr als 100 auf die Rechnungsverarbeitung spezialisierte Mitarbeiter. Mehr als 5 Mrd. betrug der Rechnungswert der in 2006 verarbeiteten Rechnungen. Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 28

29 Zusammenfassung Auslagerung der Rechnungsverarbeitung auf SGH bedeutet: Sofortige Ersparnis und Ressourcenentlastung in Ihrem Unternehmen. Keine Investitionen Wandlung fixer in variable Kosten. Absolute Konzentration auf Ihr Kerngeschäft und Ihre Wertschöpfung. Sicherheit durch Qualitätsgarantie und definierte SLA s Abdeckung des gesamten Kreditorenprozesses. Alle Lösungen im SAP und NON-SAP-Umfeld verfügbar. 29

30 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Gerrit Hoppen Daimlerring Hildesheim Telefon: Web: 30