ZUGFeRD: Ein einheitliches Format für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen und Verwaltung

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1 ZUGFeRD: Ein einheitliches Format für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen und Verwaltung Ulrike Linde, Arbeitsgemeinscha6 für Wirtscha6 und Verwaltung e.v. 1

2 AusgangssituaBon Bis spätestens 2018 sollen Rechnungen für öffentliche Au6räge elektronisch übermihelt werden Wenn die Rechnungsinhalte dabei in strukturierter Form abgebildet sind, können Verwaltungen Rechnungen automajsch auswerten und damit den Prozess der internen Rechnungsbearbeitung effizienter gestalten Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat ausgehend von den bereits vorliegenden europäischen und internajonalen Vorgaben ein einheitliches Format für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Wirtscha6 und Verwaltung entwickelt Dieses ZUGFeRD- Format wird derzeit von mehreren Verwaltungen pilojert 2

3 EU- Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Anwendungsbereich: Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass die öffentlichen Au6raggeber den Empfang elektronischer Rechnungen, die der europäischen Norm für das semanjsche Datenmodell für den KernabschniH der elektronischen Rechnung, und einer der von der Kommission gebilligten Syntaxen entsprechen, nicht ablehnen. Verabschiedung im EU- Parlament voraussichtlich noch in 1 Q

4 EU- Standardisierungsmandat Maßgeblicher Inhalt der Richtlinie ist die Erstellung eines europäischen Standards für ein Basisdatenmodell, das die in der elektronischen Rechnung strukturiert zu übermihelten Daten auf inhaltlicher Ebene definiert Darüber hinaus soll ggf. eine begrenzte Syntaxliste von der EU- Kommission veröffentlicht werden Diese EU- Norm muss von den Verwaltungen zu dem in der Richtlinie festgelegten Zeitpunkt verbindlich unterstützt werden Das Europäische CommiHee für Normung (CEN) soll damit beau6ragt werden, diese Norm zu erstellen Die Arbeiten werden im DIN- Arbeitsausschuss "Elektronisches Geschä6swesen" gespiegelt Es ist eine akjve Begleitung durch deutsche Experten aus Wirtscha6 und Verwaltung geplant 4

5 Gemeinsames Ziel von und Verwaltung Im Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) werden Vertreter von Verwaltungen auf Ebene des Bundes, der Länder und der Kommunen mit Vertretern der wesentlichen Branchen aus der Privatwirtscha6 an einen Tisch geholt Grafikquelle: AWV e.v

6 Vision des Forum elektronische Rechnung Deutschland Mit ZUGFeRD wollen wir erreichen, dass in wenigen Jahren strukturierte Rechnungsdaten in Wirtschaft und Verwaltung ausgetauscht werden. Erst dann lassen sich Effizienz- und Kostenvorteile sichern. 6

7 FeRD - Ergebnisse Beschreibung effizienter Prozesse (2012) Verfahrensbeschreibung abgeschlossen Handlungsempfehlungen zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustauschs mit der öffentlichen Verwaltung ZUGFeRD Format ( ) Basierend auf UN/CEFACT und PDF/A 3 Im nicht- öffentlichen und öffentlichen Bereich einsetzbar Veröffentlichung des Release Candidate im Juni 2013 Handlungsempfehlungen zur Umsetzun Grundlage für eine DIN- Norm Input für die europäische Standardisierung des elektronischen Rechnungsaustausch Rechtsfragen ( ) mit der öffentlichen Verwaltung FAQ zur Anwendung des ZUGFeRD- Formates Begleitung des europäischen MSHF Richtlinien für die Nutzung des FeRD- Logos Erarbeitung einer ZUGFeRD- Governance Begleitung der EU- RL zur elektronischen Rechnungstellung im öffentlichen Au6ragswesen ZUGFeRD Ulrike Linde Frankfurt, Bonn Januar

8 FeRD - Mitglieder AWV BIT- KOM VDA DATEV GS1 BMWi VeR BMI BdB BMF BKA Unis BDI Leitung bei der Arbeitsgemeinscha6 für Wirtscha6liche Verwaltung (AWV) Gründungsmitglieder Offen für Verbände und Ministerien nach Gründungsphase Verteilte Aufgaben Gemeinsame Website ZdA PDF/A DIHK VOI GFaR ZVEI BDA BStB Grafikquelle: AWV e.v GDV HdE BGA 8

9 Was muss für eine einheitliche, vertrauenswürdige Infrastruktur festgelegt werden? Ebenen des ZUGFeRD- Standards Inhalte/ SemanJk n Welche Inhalte einer Rechnung müssen immer enthalten sein? n Welche weiteren Angaben können hinzugefügt werden? Übertragung n In welcher Struktur werden die Daten versandt? n Welche elektronischen Übertragungswege sollen unterstützt werden? Governance n Wer legt die Spielregeln fest? n Wie können alle Beteiligten angemessen eingebunden werden? n Wie wird die Pflege des Standards gewährleistet? 9

10 Grundsätze des ZUGFeRD- Standards Es soll in Zukun6 genauso einfach sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden wie Papierrechnungen - Der Austausch elektronischer Rechnungen muss für jeden Teilnehmer ohne vorherige Absprache möglich sein - Die Nutzung der strukturierten Daten durch den Rechnungsempfänger ist opjonal ProzessopJmierung mihels Auswertung strukturierter Daten beim Rechnungsempfänger - Damit der Rechnungsempfänger diese OpJon wahrnehmen kann, muss der Sender seine Rechnungsdaten gemäß dem jeweiligen Profil strukturiert übermiheln - Jede auf dem ZUGFeRD- Datenmodell basierende Rechnung muss eine vollständige, güljge Rechnung sein (sowohl die PDF- als auch die XML- Darstellung) - Es gibt mehrere Profile für das ZUGFeRD- Datenmodell Branchenübergreifender Fokus 10

11 Profile des ZUGFeRD- Datenmodells - Überblick EXTENDED Möglichst vollständige Abdeckung branchen- übergreifender Prozesse Cross Industry Invoice Branche ZUGFeRD Extended ZUGFeRD Comfort ZUGFeRD Basic COMFORT VollautomaJsierte Buchung, Rechnungsprüfung und Abwicklung des Zahlungsverkehrs der meisten Rechnungen Branchen- Erweiterung Abdeckung branchen- spezifischer Prozesse außerhalb von Bildquelle: ZUGFeRD AWV e.v. BASIC Buchung und Zahlungsverkehr einfacher Rechnungen Grafikquelle: AWV e.v

12 InternaBonaler Kontext des ZUGFeRD- Datenmodells Grundlage für das ZUGFeRD- Datenmodells ist das semanjsche Datenmodell der UN/CEFACT Core Cross- Industry- Invoice 2004 inijiert CEN eine Europäische Expertengruppe für die Entwicklung einer branchenübergreifenden Lösung für elektronische Rechnungen, die Cross Industry Invoice (CII) 2008 wurde die CII- Version 2.0 von UN/CEFACT veröffentlicht Teilnehmer bei der Entwicklung waren EUROFER, GS1, CIDX, EDIFICE, AIAG/ ODETTE/JAME, GHX, UK e- Government, UK HM Customs & Excise, UBL, US Department of Defense, EDS, und weitere BerücksichJgung weiterer europäischer Harmonisierungsbestrebungen 2011 veröffentlicht CEN die CWAs zu Message User Guides (MUG) und Message ImplementaJon Guides (MIG) für ein europäisches CORE- Invoice Modell Diese CWAs sollen die Grundlage für die Erstellung einer Europäischen Norm bilden (Standardisierungsmandat der Europäischen Kommission ) 12

13 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen Papier Bild- Datei ZUGFeRD PDF/A- 3 inkl. XML Web EDI EDI Basic Comfort Extended - Verarbeitungstiefe + + Allgemeine Verarbeitbarkeit - Grafikquelle: AWV e.v

14 Belegbild und Rechnungsdaten bilden eine Einheit Dem Empfang von PDF- Dateien mit eingebeheten strukturierten Daten (PDF/A- 3) sollte der Vorzug vor reinen PDF- (Bild)Dateien gegeben werden Einfache Handhabung in Bezug auf Weiterverarbeitbarkeit und Archivierung PDF/A als Archivierungsformat etabliert (ISO 19005) Einfache IntegraJon in bestehende Erstellungsprozesse (z.b. Drucken) Ein normales PDF reicht gem. UStG für eine Rechnung aus, im Rahmen von ZUGFeRD wird PDF/A- 3 entschieden, da hier eine ISO- standardisierte Methode beschrieben wird, wie ein PDF mit einer XML- Datei kombiniert werden kann. Grafikquelle: AWV e.v

15 Abgrenzung zu EDI Verkäufer Rechnung pro Woche Käufer ab 150 Rechnungen pro Woche EDI Graﬁkquelle: AWV e.v ZUGFeRD Ulrike Linde 15

16 Vergleich EDI- Verfahren und ZUGFeRD- Format EDI- Verfahren: EDIFACT und Subsets, UN/CEFACT XML, ISO ZUGFeRD- Format ProzessopJmiert 100% automajsche Verarbeitung So wenig Datentransfer wie möglich Bilaterale Absprache notwendig (NaJonale bzw. Branchenprofile) Geeignet für eine regelmäßige Geschä6sbeziehung Massendatenverarbeitung Umsatzsteuerrechtlicher Sonderfall Einfach anfangen Buchungsunterstützung So wenig Voraussetzungen wie möglich Keine bilaterale Absprache notwendig Geeignet für Einmalkäufer (z.b. auch Onlineshops) 1 Datei = 1 Rechnung Sogenannter DriHer Weg = Rechnungsprüfung wie bei Papier 16

17 Stufen der elektronischen Verarbeitung Performance Rechnungsaustausch elektronisch Verarbeitungsprozess elektronisch Rechnungsaustausch per Papier Verarbeitungsprozess elektronisch Rechnungsaustausch per Papier Verarbeitungsprozess papierbasiert Reifegrad Grafikquelle: AWV e.v

18 ProzessautomaBsierung mit ZUGFeRD Prozess der Eingangsrechnung Empfang und Vorbereitung Digitalisierung Prüfung Buchung Archivierung Öffnen Entklammern SorJerung Barcode etc. Texterkennung Inhaltserkennung Klassifizierung Manuelle Prüfung Fachliche P. Rechnerisch P. Freigabeprozesse KonJerung Zahlung Rechnungslauf Ablage Verschlagwortung Zuordnung zum Business Prozess Grafikquelle: AWV e.v

19 ProzessautomaBsierung mit ZUGFeRD - I Manuelle Verarbeitung Empfang & Vorbereitung Öffnen Entklammern SorJerung Barcode etc. Digitalisierung Texterkennung Inhaltserkennung Klassifizierung Manuelle Prüfung AutomaJsierter Empfang Vereinfachter Empfang und keine Digitalisierung Reduzierung der Prozesszeiten um 4-5 Minuten pro Rechnung* Minimal Einführungskosten im Vergleich zur Papierdigitalisierung Reduzierte Handlingskosten Reduzierte Vorlaufzeiten und somit reduzierte Prozesszeiten Höhere Datenqualität Grafikquelle: AWV e.v * Quelle: Handlungsempfehlung zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung Abschlussbericht des Projektes erechnung 19

20 ProzessautomaBsierung mit ZUGFeRD - II Manuelle Prüfung AutomaJsche Prüfung Manuelle Buchung AutomaJsche Buchung ZUGFeRD ist der Schlüssel zur automatisierten Verarbeitung VollautomaJsierbare fachliche Prüfung durch Abgleich mit Bestell- und Lieferdaten VollautomaJsierbare buchhalterische Prüfung Reduzierung der Prozesszeiten um bis zu 15 Minuten pro Rechnung möglich* Grafikquelle: AWV e.v * Quelle: Handlungsempfehlung zur Umsetzung des elektronischen Rechnungsaustausch in der öffentlichen Verwaltung Abschlussbericht des Projektes erechnung 20

21 ProzessautomaBsierung mit ZUGFeRD - III Rechtskonforme Archivierung und geordnete Ablage Archivierung Unterstützt rechtskonforme Langzeitarchivierung Korrekte Zuordnung zum Business Prozess durch maschinenlesbare Rechnungsdaten Verbessere Suchbarkeit dank Volltext - Index im Dokument Rechtskonforme Archivierung Grafikquelle: AWV e.v

22 Steuer- und handelsrechtliche Fragen Wie ist mit der Mail umzugehen? Briefumschlag oder Handelsbrief Was ist der Beleg? Wird das Rechnungsbild (PDF) geprü6 und verarbeitet - etwa per OCR oder manuell - dann gilt dieses als relevanter; werden die Rechnungsdaten (XML) geprü6 und verarbeitet, dann haben die XML- Daten BelegfunkJon (wichjg: Visualisierung im Bedarfsfall) Was ist Original, Kopie oder Duplikat? Sind die Dateien ( 14 (4) UStG) inhaltlich idenjsch, so handelt es sich um Mehrstücke der gleichen Rechnung BMF- Schreiben vom 2. Juli 2012: hhp:// Umsatzsteuer- Anwendungserlass/ Vereinfachung- der- elektronischen- Rechnungsstellung.html 22

23 Was spricht für ZUGFeRD? 1. Branchenübergreifende Unterstützung 2. Fokus auf ProzessopJmierung auch für kleine und mihlere Unternehmen (Mindestumfang) Prüfen ( 14 UStG relevanten Felder) Zahlen Buchen 3. Belegbild (als PDF/A- 3) ist immer dabei Etabliertes Archivierungsformat (ISO ) Viele Prozesse in KMU laufen anhand des Belegbildes Einheit von Bild und strukturierten Daten 4. Ziel der Vereinbarung mit dem DIN zur Pflege des Standards Grafikquelle: AWV e.v

24 Wo steht ZUGFeRD? Ankündigung BMWi - BMI Veröffentlichung Release Candidate Pilotprojekte Erste Projekte in der Öffentlichen Verwaltung bei Bundesverwal- tungsamt und THW Freigabe ZUGFeRD 1.0 Freigabe des ZUGFeRD Standards mit allen definierten Profilen und umfangreicher DokumentaJon und Tools Geplant für 2014: Einreichung des Datenmodells als DIN- Norm ProdukBve Nutzung GS.1 Germany verschickt Rechnungen im ZUGFeRD Format Zahlreiche Anbieter werden im 1. Quartal ZUGFeRD kompabble Produkte auf den Markt bringen Grafikquelle: AWV e.v

25 Aktueller Status ZUGFeRD Unterstützer- Liste Insgesamt 38 gemeldete Firmen und OrganisaBonen Hersteller und Service Provider: - Kostenloser Service um aus PDF- Rechnungen ZUGFeRD Rechnungen zu erzeugen, z.b. von Docuware - Rechnungserstellende Systeme, z.b. Sage, - ZUGFeRD Add- Ons für SAP, Microso6, - Buchhaltungssysteme, z.b. DATEV, - Rechnungseingangsverarbeitung, z.b. SER, Readso6 - Tools und SDKs, z.b. von Intarsys, Luratech, CIB, - Dienstleister, z.b. Bundesdruckerei, Crossinx, Anwenderunternehmen - Anwenderunternehmen, z.b. GS.1, Storck - Pilotprojekte in Planung/Umsetzung, z.b. BVA, THW, In Teilen der ÖV wird ZUGFeRD minlerweile verpflichtend vorgeschrieben Grafikquelle: AWV e.v

26 ZUGFeRD Standard - Weitere Schrine Aufgaben in 2014 FerJgstellung des ZUGFeRD- Extended Profils (geplant bis April) Erstellung der vollständigen SpezifikaBon/DokumentaBon (geplant bis Juli) DefiniJon einer Governance für die Pflege des Standards Maßnahmen zur Verbreitung des Standards in 2014 MarkeJng verstärken (u.a. CeBit, FeRD Konferenz, ) Unterstützung Pilotprojekte Experten in Unternehmen und Verwaltung erreichen PrakJsche Umsetzung in Unternehmen und Verwaltung Customizing des Standards für branchenspezifische Belange Europäisierung/InternaJonalisierung des Standards 26

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! ULRIKE LINDE STRATEGIEN FÜR DIE DIGITALE GESELLSCHAFT T M Altenberger Weg Berlin Deutschland +49 (0) (0) ulrike.linde@colinde.de 27

28 Weitere InformaBonen über FeRD und EU MSF 1. net.de 2. net.de 3. hhp://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing/ index_en.htm#maincontentsec1 4. hhp://ec.europa.eu/enterprise/sectors/ict/e- invoicing/benefits/ invoicing_forum_en.htm 5. hhp:// director.de/home/newsdetails/arjcle/aufs- richjge- pferd- gesetzt- 1.html 28

29 Rechtliche Hinweise Die DokumentaJon des ZUGFeRD Datenformats wurde nach bestem Wissen und Gewissen vorgenommen; es wurden alle notwendigen Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass die im ZUGFeRD Format zusammengestellten InformaJonen fehlerfrei sind. Die AWV e.v. prü6 und aktualisiert die InformaJonen zum ZUGFeRD Format ständig. Trotz aller Sorgfalt können sich die InformaJonen verändern. Die AWV e.v. behält sich das Recht vor, Änderungen oder Ergänzungen der bereitgestellten DokumentaJon zum ZUGFeRD Datenformat vorzunehmen. Die AWV e.v. übernimmt keine Ha6ung oder GaranJe für die Aktualität, RichJgkeit und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten DokumentaJon zum ZUGFeRD Datenformat. InstallaJon und Nutzung des ZUGFeRD Datenformats geschieht auf eigene Gefahr. Außer im Falle vorsätzlichen Verschuldens oder grober Fahrlässigkeit ha6et die AWV e.v. weder für Nutzungsausfall, entgangenen Gewinn, Datenverlust, KommunikaJonsverlust, Einnahmeausfall, Vertragseinbußen, Geschä6sausfall oder für Kosten, Schäden, Verluste oder Ha6pflichten im Zusammenhang mit einer Unterbrechung der Geschä6stäJgkeit, noch für konkrete, beiläufig entstandene, mihelbare Schäden, Straf- oder Folgeschäden und zwar auch dann nicht, wenn die Möglichkeit der Kosten, Verluste bzw. Schäden hähe normalerweise vorhergesehen werden können. Urheberrecht ZUGFeRD Format Inhalt und Struktur des ZUGFeRD Datenformats sind urheberrechtlich geschützt. Die VervielfälJgung von InformaJonen oder Daten, insbesondere die Verwendung von Texten, TexHeilen oder Bildmaterial, bedarf der vorherigen ZusJmmung durch die AWV e.v. Nutzung des "FeRD" und "ZUGFeRD" Logos Die beiden Logos "FeRD" und "ZUGFeRD" sind urheberrechtlich geschützt. Die Verwendung des FeRD- und ZUGFeRD- Logos muss von der AWV e.v. vor einer Nutzung gestahet werden. 29