Purchase to Pay: Ein Optimierungsansatz

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1 DOAG 2010 Mainz Purchase to Pay: Ein Optimierungsansatz Karl-Heinz Bergmann PRIMUS DELPHI GROUP GmbH 1

2 Agenda / Context PRIMUS DELPHI GROUP Firmenpräsentation Ausgangslage Optimierung bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen Livedemo Fragen / Antworten 2

3 PRIMUS DELPHI GROUP Zusammenschluss der Oracle Certified Partner Primus (gegr. 1992) und delphi (gegr. 1993) Fokus auf Oracle Business Software E-Business Suite Partner No. 1 im deutschsprachigen Raum Niederlassungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz mehr als 50 international erfahrene Berater International erfolgreiche Projekte 3

4 Unser Leistungsspektrum Beratung Schulung Entwicklung Projektleitung Betriebswirtschaftliche Beratung Lösungsarchitekturen ebs Implementierung Post - Production Support Wartungsverträge Release Upgrades Technische Schulungen Key-User Schulungen End-User Schulungen Offene Klassen Schulungen Geschlossene Schulungen vor Ort Systemintegration Erweiterungen zur E-Business Suite Datenmigration Auswertungen & Reports Individualentwicklungen Hardware Outsourcing Lizenzen Beratung Hardware-Konzepte Hardware-Sizing Hochverfügbarkeitslösungen Lieferung und Installation Infrastruktur Management Betrieb Ihrer Anwendung Wartung Ihrer Anwendung In unserem Rechenzentrum Remote in Ihrem Rechenzentrum ASP - Lösungen Oracle Produkte - Datenbank - Middleware - E-Business Suite - Demantra - Transportation Management PDG-Produkte - Dokumentenmanagement - Master Data Workbench - GDPdU AddOn - Data Conversion - Zahlungsmanagement 4

5 Referenzen Prozeßindustrie Fertigungsindustrie Banken & Dienstleistungen Seite: 5 5

6 Ausgangslage Kostentreiber bei Bearbeitung von Eingangsrechnungen manuelle Bearbeitungszeiten der Rechnungserfassung Klärungsprozesse Dezentraler Rechnungseingang Rückfragen in der Fachabteilung bei Mengenabweichungen Preisabweichungen Kontierungsfragen Nachfassaktionen Wareneingänge werden nicht zeitnah gebucht Rechnungsprüfung der Fachabteilung steht aus Genehmigung der Fachabteilung steht aus lange Durchlaufzeiten, damit Skontoverluste und hohe Transaktionskosten 6

7 Optimierung 1/2 Optimierungsmöglichkeiten im Standard Zentraler Rechnungseingang Rechnungsvorerfassung, dann Verteilung an Fachabteilungen Reduzierung von manuelle Bearbeitungszeiten in Oracle durch Nutzung von Einkauf - Rechnungsabgleich Aufteilungssets Wiederkehrende Rechnungen Nutzung elektronischer Datenaustausch Austausch (z.b. EDI od. Flatfile) Alerts und benachrichtigung bei: Abweichungen von Menge und/oder Preis x Tage nach Erfassung ohne Bearbeitung offenem Wareneingang 7

8 Optimierung 2/2 Beschränkung der Optimierungsmöglichkeiten im Standard Für Rechnungen ohne Bestellabgleich weiterhin manuelle Erfassung und Versand von Papier im Haus notwendig Rechnungen mit Bestellabgleich müssen, selbst wenn keine Abweichungen vorliegen, bearbeitet werden Möglichkeiten der beschleunigten Erfassung im System limitiert Bearbeitungsstatus ist im System nicht ersichtlich, damit auch nicht wer muss was, wann tun Optimierungsmöglichkeit mit InvoiceIT 8

9 Invoice IT- Vorteile 1/2 InvoiceIT ist eine von Oracle zertifizierte Integrationslösung für das Scannen und den automatischen Import von Eingangsrechnungen Wesentliche Vorteile: 75% der eingehenden Papierrechnungen werden automatisch verarbeitet Automatisierung des Erfassungsprozesses (Rechnungsscan mit lernfähigem Expertensystem) jederzeit Zugriff auf den Originalbeleg Workflow-gesteuerte Bearbeitung des Gesamtprozesses Automatische Wiedervorlage über Benachrichtigungen und Erinnerungen Bearbeitungsstatus der Rechnungen jederzeit online einsehbar Rechnungen ohne Bestellabgleich müssen nur noch kontiert werden AutoAccounting Maske erleichtert Kontierung manueller Rechnungen Rückfragen können online ausgelöst und bearbeitet werden 9

10 Invoice IT- Vorteile 2/2 InvoiceIT ist eine von Oracle zertifizierte Integrationslösung für das Scannen und den automatischen Import von Eingangsrechnungen Wesentliche Vorteile: Bearbeitungskosten werden um bis zum 80% reduziert Behandlung von Bestell-, Aufwands- und Projektrechnungen parametrisierbare Abgleichregeln für Bestell-Abgleich Maske zur effizienten Zuordnung von Rechnungszeilen zu Bestellzeilen Workflow gesteuerte Bearbeitung für Differenzbehandlung in Oracle Nutzung von Genehmigungs- und Vorgesetztenhierarchien Dokumentation aller Bearbeitungsschritte und Audit-Trail im System Optionale Anbindung an Archivsystem 10

11 Rechnungs-Workflow Lieferant Rechnung Lieferung Buchhaltung Einkauf Anforderer Genehmiger Wenn Rechnung eingeht, findet zur Klärung von Fragen vielfältige Kommunikation statt. Die Bearbeitungsschritte werden nicht automatisch im System dokumentiert. Stimmen: Lieferung Menge Preis Qualität Budget Zahlungsbed. 11

12 INVOICEIT workflow InvoiceIT TIFF & XML Klassische Rechnungen per Post Einscannen Evtl. nötige manuelle Nachbearbeitung möglich Import der Rechnungen EDI Rechnungen per Internet ebusinesssuite Bei Fehlen von Informationen Rechnungen ohne PO mit PO Sachbearbeiter fügt fehlende Informationen hinzu Wenn alle Informationen vorhanden sind, Automatischer Abgleich mit Bestellung Ergebnis: Validierte Rechnung Sachbearbeiter fügt Buchungsinformationen hinzu Bei Rechnungssperre: Weiterleitung an den Genehmiger Rechnungsmaske Freigabe/Sperre 12

13 Workflow Steuerung des Bearbeitungsflusses Rechnungen tauchen in der Arbeitsliste auf INVOICEIT benutzt die Oracle Workflow Funktionalität inklusive des Notification Mailers. 13

14 Kontierungs-Workbench 14

15 PO-Genehmigungs- oder Vorgesetztenhierarchie kann genutzt werden Beispiel: Rechnung mit Bestellabgleich die nicht automatisch abgeglichen werden kann. Optimaler Flow: User: AP_SUPERUSER Rolle:Kreditoren-Bearbeiter Ergebnis: Validierte Rechnung Flow bei manuellem Abgleich und Abweichung WE Menge User: AP_SUPERUSER Rolle: Kreditoren Bearbeiter Ergebnis: validierte Rechnung User: PO_APPROVER Rolle: Genehmiger Aktion: genehmigt Abweichung User: Manual_Match Rolle: Rg. Bearbeiter Aktion: manueller Abgleich User: AP_SUPERUSER Rolle: Invoice IT Bearbeiter Aktion: Start Prozess User: AP_SUPERUSER Rolle: Invoice IT Bearbeiter Aktion: Start Prozess 15

16 Manueller Bestellabgleich 1/2 Manueller Bestellabgleich kann aus der Kontierungsworkbench aufgerufen werden Zeigt an, dass diese Rechnung mit einer oder mehreren Bestellungen abgeglichen werden muss. Auswahl des Icons führt zur Bestellabgleich-Maske. 16

17 Manueller Bestellabgleich 2/2 Suchzone um gesuchte Bestellungen einzugrenzen Auswahl der PO Zeile fügt Match Resultat hinzu 17

18 Suchmaske 18

19 Resultat: Suchmaske 19

20 Live Demonstration Szenario 1 GE (General Expense) invoice Aufwandsrechnung ohne Bestellabgleich Rechnung muss kontiert werden, geht daher direkt zu dem Kontierungsbenutzer (APPROVER) Nach vollständiger Kontierung wird die Rechnung im Hintergrund importiert, und validiert. Ergebnis: validierte Rechnung in Kreditoren 20

21 Live Demonstration Szenario 2 Rechnung mit Bestellabgleich Zeile wird nicht gefunden WE-Menge > Bestellmenge Bestellzeile kann nicht identifiziert werden muss manuell abgeglichen werden (MANUAL_MATCH_USER) Sperre da WE-Menge größer Bestellmenge Sperre muss genehmigt werden (PO_APPROVER) Ergebnis: validierte Rechnung in Kreditoren 21

22 Live Demonstration Szenario 3 Rechnung mit Bestellabgleich Fehler in der Schnittstelle Abweichung Bestell-Währung - Rechnungs- Währung Fehler in Schnittstelle Korrektur in Schnittstellentabelle (AP_SUPERUSER) Ergebnis: validierte Rechnung in Kreditoren 22

23 Live Demonstration Szenario 4 Rechnung mit Bestellabgleich Automatischer Abgleich Ergebnis: validierte Rechnung in Kreditoren 23

24 Kontakt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Fragen und Antworten Karl-Heinz Bergmann Member of Advisory Board Am Hange 27 D Norderstedt Tel: +49 (0) Fax

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