In 4 Schritten zur erfolgreichen Kapazitätsplanung

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1 In 4 Schritten zur erfolgreichen Kapazitätsplanung Bereitstellen geeigneter Mitarbeiter für das Starten der wichtigsten Projekte Arbeiten Sie auch in einer Welt, die ständigem Wandel unterliegt? Unternehmen in solch einer Umgebung müssen vorausschauend notwendige Kapazitäten an geeigneten Mitarbeitern beschaffen oder ausbilden. Zudem müssen dabei die strategischen Ziele des Unternehmens berücksichtigt werden, denn nur so kann es langfristig erfolgreich bestehen. Im Gegensatz zur taktischen Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie geht es bei der strategischen Ressourcenplanung, die oft auch als Kapazitätsplanung bezeichnet wird, um folgendes: vorausschauendes Bereitstellen von Mitarbeitern mit den notwendigen Skills gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden können. TPG Blog & Fachartikel Mehr von TPG The Project Group zu verschiedenen Themen des Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagements finden Sie unter Oder abonnieren Sie den beliebten monatlichen TPG Newsletter unter Bild 1: Strategische im Vergleich zur taktischen Planung vorausschauendes Planen neuer Projekte und erforderlicher Ressourcen. Nutzen und Risiken der strategischen Ressourcenplanung Aus der strategischen Ressourcenplanung können Sie vielfältigen Nutzen gewinnen: Sie stellen sicher, die meisten Ressourcen für die wichtigsten Projekte zu reservieren, anstatt unwichtige Projekte zu versorgen Durch eine vollständige Übersicht aller Ressourcen und deren Einsatz in Projekten und Grundlasten sind Sie immer über die Gesamtauslastung informiert Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann Sie erkennen Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren Sie vermeiden viele Ressourcenkonflikte, weil sie erst gar nicht entstehen /newsletter

2 Bei unzureichender Kapazitätsplanung gehen Sie beispielsweise folgende Risiken ein: Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich beendet Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft wurden Sie haben deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten Das alles kann zu unzufriedenen Kunden führen Tipp: Die folgend beschriebenen vier Schritte zur strategischen Kapazitätsplanung benötigen unbedingt die Unterstützung eines starken und vom Top-Management unterstützen PMOs. Zudem ist je nach Anzahl der Projekte und Ressourcen eine passende Tool-Umgebung erforderlich. Und so kommen Sie zum Ziel: 1 Schritt 1: Notwendigen Prozesse mit den richtigen Personen Die strategische Planung ist abhängig von der Dynamik in Ihrem Unternehmen, der Branche, der Anzahl von Projekten und Ressourcen sowie der Dauer der Projekte. Klassischer Weise wird dieser Prozess in Unternehmen, die Produkte entwickeln und produzieren, ein bis vier Mal pro Jahr durchlaufen. Dienstleistungsorientierte Unternehmen müssen den Prozess unter Umständen monatlich durchführen. Unternehmen, die wenige Großprojekte vorhaben, werden dies nur anlassbezogen erledigen. Beteiligt am strategischen Planungsprozess sind: Unternehmensführung mit strategischen Vorgaben Team- und Abteilungsleiter, die Ressourceninformationen bereitstellen müssen Projektleiter, die laufende Projekte zum Stichtag aktualisieren müssen PMO, das neue Projekte richtig aufbereitet und den Gesamtprozess steuert. Bild 2: Die taktvolle Koordination der notwendigen Rollen im strategischen Planungsprozess. Sorgen Sie dafür, dass alle Daten vollständig und aktuell zum Stichtag vorliegen. Alle Beteiligten müssen dafür im gleichen Takt an einem Strang ziehen. Um das zu erreichen benötigen Sie unbedingt ein PMO mit entsprechenden Kompetenzen. Das PMO definiert die Prozesse, bildet die beteiligten Personen aus und treibt sie an, ihren Aufgaben zeitgerecht nachzukommen. Je nach Ausprägung des PMOs unterstützt es auch in der Durchführung der Aufgaben von Projektleitern und Teamleitern. /newsletter

3 Werben Sie für den Nutzen der taktvollen Abstimmung bei allen Beteiligten. So motivieren Sie diese zur Mitarbeit. Dabei ist es entscheidend, die Taktung in Abhängigkeit der Möglichkeiten und Notwendigkeiten individuell für Ihr Unternehmen festzulegen. Außerdem müssen Sie nicht nur die Vorbereitung, sondern auch die Durchführung der Planungsund Entscheidungsmeetings minutiös definieren. Sie müssen es schaffen, in wenigen Stunden alle relevanten Entscheidungen zu Projektstarts und Ressourcenverfügbarkeiten fundiert zu treffen. Das gelingt nur mit einer klaren Agenda und stringenter Moderation. Tipp: Kümmern Sie sich auch darum, dass die Ergebnisse dieser Planungsrunden bekannt gemacht werden. Mitarbeiter stellen meist hohe Erwartungen an die Arbeit des PMO und dessen Steuerungseinfluss im Sinne einer besseren Ressourcenplanung. Hier liegt viel Potenzial für gute Nachrichten, wenn diese gut verpackt sind. 2 Schritt 2: Vollständige und aktualisierte Projektdaten Zuerst erfassen Sie alle Projekte mit ihren wesentlichen Informationen in einer zentralen Datenbank. Dazu sind Angaben wie Name, Projektleiter, Sponsor, Anfang, Ende, Ampeln für den Status und die Ressourcenanforderungen nötig. Bei laufenden Projekten interessiert vor allem der realistische Restaufwand auf Basis der aktuellen Lage. Bei neuen Projekten gilt es Minimalanforderung für die Ressourcenplanung zu erfüllen. Hier sind meist alle benötigten Skills nicht unbedingt Personen auf Monate bzw. Quartale zu planen. Es reicht dabei auf keinen Fall nur die Gesamtarbeit ohne zeitliche Verteilung zu betrachten. Genau hier beginnt es nun aufwändig zu werden. Finden Sie das für Sie geeignete Optimum an Genauigkeit heraus, indem Sie mit einer möglichst groben aber vollständigen Planung beginnen. Alle wollen eine detaillierte Planung haben, weil diese eine bessere Grundlage zu sein scheint. Beachten Sie aber, dass der dafür nötige höhere Planungsaufwand auch in Zukunft immer wieder geleistet werden muss. Gibt es mehr Vorschläge, als das Unternehmen leisten kann, dann müssen diese priorisiert werden. So lässt sich über den Start von neuen Projekten entscheiden. Dafür gibt es diverse Verfahren, die je nach Anzahl der Projekte und Anzahl der Entscheider mehr oder weniger geeignet sind. Durch Einteilen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gemäß Eisenhower lassen sich schnell gute Ergebnisse erzielen. Am einfachsten ist es aber, die Liste neuer Projekte einfach durch die Entscheider priorisieren zu lassen. Wenn es viele Entscheider und viele Projekte gibt, kann eine Bildung von strategischen Treibern nötig werden. Diese müssen priorisiert und gewichtet den Projekten zugeordnet werden, um eine Priorisierung errechnen zu lassen. /newsletter

4 Überprüfen Sie auf jeden Fall, ob der meiste Aufwand in die wichtigsten Projekte fließt. Stellen Sie dazu die Wichtigkeit der Treiber den entsprechenden Aufwänden der zugeordneten Projekte gegenüber. Bild 3: Fließt der meiste Aufwand wirklich in die wichtigsten Projekte? Identifizieren Sie unwichtige Projekte, die vielleicht besser gestoppt werden, um Mittel für wichtigere neue Projekte frei zu machen. Beachten Sie auch die Abhängigkeiten der Projekte untereinander. Manche Entwicklungsprojekte können erst gestartet werden, wenn Ergebnisse aus Basisprojekten vorliegen. Vielleicht haben Sie auch Alternativen geplant, von denen natürlich nur eine wirklich durchgeführt werden muss. Mit einfachen Listen in Excel stößt man bei Priorisierung und Abhängigkeiten bald an Grenzen, professionelle Tools bieten hier sehr gute Unterstützung. Tipp: Führen Sie neuartige Projekte z.b. im F&E-Bereich durch, so gibt es oft Unwägbarkeiten bzw. verschiedene Lösungsansätze. Der Ressourcenbedarf ist hier relativ ungewiss bzw. unterschiedlich. Wir empfehlen, dass Sie solche Projekte in Forschung und Umsetzung auftrennen. Damit können Sie die Ungewissheit im Forschungsteil über ein zeitliches Budget einschränken. Basierend auf den Ergebnissen der Forschung können Sie den Umsetzungsteil dann neu und präziser planen. 3 Schritt 3: Bestimmen tatsächlich verfügbarer Kapazitäten Es macht keinen Sinn, jede Person einzeln zu analysieren. Das wäre zwar wünschenswert, ist aber zu aufwändig und nicht übersichtlich. Die Gesamtkapazität aller Mitarbeiter in einer Grafik macht auch keinen Sinn. Mitarbeiter haben unterschiedliche Skills und diese müssen je nach Bedarf zum Einsatz kommen. Eine übersichtliche und sinnvolle Detaillierung lässt sich durch das Zusammenfassen auf Skills erreichen. In machen Unternehmen werden Teams auch nach Skills gebildet. So kann die Planung u.u. auch auf Ebene dieser Teams erfolgen, was meist sehr einfach zu implementieren ist. /newsletter

5 Der Detaillierungsgrad bei den Skills sollte mit dem Aufwand in Relation stehen und die Planung muss immer übersichtlich bleiben. Auch hier gilt: so grob wie möglich, so fein wie nötig. Außerdem müssen Sie mit der tatsächlichen Verfügbarkeit für Projekte rechnen. Diese ergibt sich aus der Kapazität, verringert um Grundlasten bzw. Abwesenheiten und Linientätigkeiten. Alternativ könnten Sie aber auch die volle Kapazität der Skills den Projekten und Grundlasten gegenüberstellen. Dies ist letztlich eine Frage der Tools und des Geschmacks der Entscheider. Bild 4: Die Bestimmung der tatsächlichen Projektverfügbarkeit ist ein wesentlicher Schlüssel zu realistischer Planung. Ein wichtiger Faktor zur Präzision der Planung ist der Umgang mit den Grundlasten bzw. Linientätigkeiten. Diese können der Einfachheit halber pauschal über das gesamte Jahr angesetzt werden. Besser ist es aber, wenn Sie die Planung der Teamleiter auf monatlicher Basis abgreifen. Tipp: Beteiligen Sie unbedingt die Teamleiter an dieser Planung. Stellen Sie ihnen ein für sie geeignetes Tool zur Verfügung, dessen Daten in das Projekt- und Portfoliomanagement-System übernommen werden können. Teamleiter müssen und wollen die sonstigen Tätigkeiten außerhalb von Projekten ohnehin planen. Hier ist es oft sehr einfach, deren Daten aus Excel in ein professionelles Tool zu übernehmen. 4 Schritt 4: Zusammenführen von Kapazitäten und Anforderungen Nachdem nun die Kapazitäten der Skills sowie die Anforderungen aus der Projektwelt vorliegen, muss untersucht werden, wie diese zusammenpassen. Für die Steuerung ist es wichtig, alle Skills und deren Auslastung in geeigneter Weise auf einer Seite überblicken zu können. Schließlich arbeiten meist verschiedene Skills an einem Projekt. Daher müssen bei jeder Änderung die Auswirkungen auf alle Skills sofort sichtbar werden. Hierfür sind entsprechende Ressourcendiagramme nötig, die mehrere Skills auf einem Bildschirm zeigen. /newsletter

6 Bild 5: Mehrere Ressourcenhistogramme auf einem Bildschirm ermöglichen die gute Übersicht bei Änderungen. Neue Projekte müssen Sie entsprechend der Priorität und der Restverfügbarkeit mit ins Portfolio aufnehmen. Dabei gehen Sie so vor, wie beim Füllen eines Glases mit Steinen und Sand: zuerst die groben Steine, dann kleinere und zuletzt der Sand. Schütteln und Rütteln hilft, dass der Sand auch alle Lücken füllt. Für den Fall, dass Sie bei manchen Skills Überkapazitäten haben, identifizieren Sie entweder Aufgaben für den Vertrieb bzw. das Produktmanagement, oder Sie erkennen Potenziale zur Umschulung. In Zeiten von sich schnell wandelnden Umgebungen ist dies eine wertvolle Erkenntnis, die Sie rechtzeitig haben sollten. Häufiger werden Sie vermutlich aber mit der Überlastung von Ressourcen bzw. Skills zu kämpfen haben. Hier gibt es einfache und logische Varianten, diese zu lösen: Die fehlenden Kapazitäten durch interne oder auch externe Ressourcen aufstocken Die Priorität der Projekte ändern bzw. Projekte ganz abwählen Projekte soweit in die Zukunft verschieben, bis sie in die gegebene Ressourcensituation passen. Alle drei Optionen brauchen auf jeden Fall eine optimale Datenbasis. Beachten Sie dabei aber auf jeden Fall, dass die Datenbasis immer auf persönlichen Einschätzungen basiert und politischen Strömungen ausgesetzt ist. Egal ob externe Ressourcen hinzuzuziehen oder Projekte zu verschieben sind, es bleiben menschliche Entscheidungen. Aber diese Entscheidungen sollten Sie immer auf Basis bestmöglicher Daten treffen können. Tipp: In der Kommunikation über die Auslastung der Teams ist es immer wieder schwierig, klar zu machen, dass das Glas voll ist, und eben nichts mehr neu aufgenommen werden kann. Die einfache Frage, was herausgenommen werden soll, um Platz für das Neue zu schaffen, bewirkt oft das nötige Bewusstsein bei den Beteiligten. Sie könnten auch fragen, welcher Teil /newsletter

7 von Nein nicht verständlich ist. Ein gemeinsames Getränk genießen, um die Atmosphäre zu entspannen hilft aber auch. Denn dafür ist auch in einem Glas mit Steinen und Sand immer noch Platz. Noch ein Hinweis zur Unterstützung durch Software-Tools Ohne geeignete Software-Tools sind die Aufgaben der strategischen Ressourcenplanung nur schwer zu stemmen. Unternehmen, die mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel arbeiten, werden bei der Kapazitätsplanung und der Entscheidungsfindung ab einer bestimmten Komplexität und Datenmenge das Optimum nur mit viel Aufwand oder auch gar nicht erreichen. Bevor Sie aber in ein Tool investieren, legen Sie genau die Zielsetzung und Anforderungen fest. Planen Sie die Einführung in Schritten um die Beteiligten nicht zu überfordern. Nur dann ist die Anschaffung sinnvoll und Sie sind auf dem richtigen Weg zu größerer Ressourceneffizienz. Das sollten Sie bei strategischer Ressourcenplanung beachten! Die wichtigsten Punkte im Überblick Setzen Sie ein PMO mit entsprechenden Kompetenzen ein Identifizieren Sie die beteiligten Rollen und Personen Werben Sie für den Nutzen des strategischen Ressourcenmanagements Warnen Sie vor den Risiken, wenn Sie keine Kapazitätsplanung haben Sorgen Sie für einen taktvollen Abstimmungsprozess Halten Sie alle laufenden und neue Projekte aktuell Regeln Sie die Prioritäten der Projekte Achten Sie auf die Abhängigkeiten zwischen den Projekten Sorgen Sie für eine vollständige Planung durch die Teamleiter Organisieren Sie die Vorbereitung und Durchführung der Planungsrunden exakt Optimieren Sie in einer dynamischen Grafik aus Projektbalken und Ressourcengrafiken Führen Sie das Thema Schritt für Schritt ein um die Beteiligten nicht zu überlasten Geben Sie jeder Rolle das passende IT-Werkzeug /newsletter

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