PRAXISBEISPIEL Gramm GmbH & Co. KG. Gramm GmbH & Co. KG, Friedrichshafen. CNC-Maschinenauswertung mit PowerPivot für Excel

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1 PRAXISBEISPIEL Gramm GmbH & Co. KG, Friedrichshafen CNC-Maschinenauswertung mit PowerPivot für Excel

2 Was ist Business Intelligence (BI)? Impressum Herausgeber ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm Träger Business Intelligence (BI) ist ein vielfach verwendeter Begriff in der Wirtschaft. Aus verfügbaren Unternehmensdaten werden mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung geschäftsrelevante Informationen gewonnen. Durch die Sammlung, Auswertung und Darstellung der Geschäftsdaten werden operative und strategische Entscheidungen vorbereitet und begleitet. Diese Verfahren und Prozesse zur Informationsgewinnung sollen weitgehend automatisiert erfolgen. Zunächst besteht die Herausforderung darin, die in Frage kommenden Datenquellen im Unternehmen zu identifizieren, deren Auswertung einen Nutzen verspricht. Dann folgt die Datenintegration, also das Zusammenführen der Daten aus den verschiedenen Quellen. Es schließt sich die Analyse und Auswertung der so gewonnene Datenbasis an. Dieses Dokument soll kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) praxisnah aufzeigen, welcher Mehrwert in der Auswertung von Unternehmensdaten stecken kann. Auch mit einfachen Mitteln und ohne umfangreiche BI-Software-Lösungen können die im Unternehmen vorhandenen Daten, hier konkret Produktions- bzw. CNC-Maschinendaten, ausgewertet und ansprechend dargestellt werden. Schritt für Schritt wird der Lösungsweg von der Problemstellung bis hin zur Umsetzung mit dem Werkzeug PowerPivot für Excel beschrieben. c/o Hochschule Ravensburg-Weingarten Doggenriedstraße Weingarten Telefon: +49 (0) Partner Verantwortlicher Redakteur Prof. Dr. Wolfram Höpken Lazarettstr Weingarten Telefon: +49 (0) Abbildungen Alle Abbildungen von Screenshots unterliegen dem Urheberrecht von Microsoft. Die Verwendung erfolgt in Übereinstimmung mit den Microsoft-Nutzungsvorgaben. Autor Dimitri Keil, Moritz Gasper Stand Juli 2015 Pressmaster -Fotolia.com 2 3

3 Das Unternehmen Das in Friedrichshafen ansässige Unternehmen Gramm GmbH & Co. KG ist ein mittelständischer Handwerksbetrieb für Blecharbeiten im Industrie- und privaten Wohnungsbau. Die Firma hat sich auf die Planung, Projektierung, Fertigung und Montage individueller Lösungen im Bereich Dach und Fassade spezialisiert. Das Angebot umfasst Streckgitterfassaden, Siding-Paneele, Aluminiumdächer, Doppelstehfalzdächer, Sandwichelemente Dach/Fassade, Stahltrapezdächer einschalig/mehrschalig, Steckfalzpaneele, ALUCOBOND -Fassaden, Dach- und Fassadensanierung sowie Photovoltaik. Motivation und Lösungsansatz Im August 2014 wurde eine hochmoderne 5-Achs-CNC-Fräse zur Bearbeitung der im Fassadenbau verwendeten Halbzeuge angeschafft. Diese Maschine liefert Daten von allen Arbeitsgängen. Bisher fehlte jedoch ein geeignetes Werkzeug, um diese Maschinendaten sinnvoll auszuwerten. Durch einen Flyer zum Workshop Unternehmensdaten auswerten mit PowerPivot für Excel durchgeführt vom ebusiness-lotsen Oberschwaben-Ulm wurde die Firma auf das Excel-Add-In PowerPivot aufmerksam. Vielleicht war nun das geeignete Tool gefunden. Nach dem Besuch des Workshops folgte dann die Kontaktaufnahme mit dem ebusiness-lotsen, um gemeinsam eine individuelle Lösung zur Auswertung der Maschinendaten zu erarbeiten. Benötigt wird eine tagesaktuelle Auswertung der Maschinendaten, mit der die Maschinenlaufzeiten auf Projektbasis erhoben werden. Mit entsprechenden Kostensätzen versehen lassen sich Projekte dann besser steuern und überwachen. Angebote für Folgeprojekte bzw. ähnliche neue Projekte können so genauer und schneller erstellt werden. Abb. 5 5

4 Praxisbeispiel Gramm GmbH & Co. KG Vorgehensweise Vorbereitung Umsetzung Am Anfang eines jeden Business-Intelligence- Projektes steht die Identifi zierung relevanter Datenquellen. Bei Gramm wurde bereits im Vorfeld festgelegt, dass die CNC-Reportdateien als Datenbasis dienen sollten. Die CNC-Maschine speichert jeden Arbeitsschritt in verschiedene Reportdateien, die extrahiert werden können. Ein Ausschnitt aus einer solchen Datei ist in Abb. 1 zu sehen: Hinter den einzelnen Werten verstecken sich Parameter wie Länge, Breite und Höhe eines Blechs, aber auch Zeitangaben wie Sekunden, Minuten und Stunden, die die Maschine für die Bearbeitung benötigt. Insgesamt lieferte die Maschine 200 Reportdateien, die zur Auswertung in Betracht gezogen wurden. Für die weitere Bearbeitung mussten die Dateien in eine einzige Quelldatei zusammengeführt werden. Dazu wurde von einem Mitarbeiter mit soliden IT-Kenntnissen ein kleines Stapelverarbeitungsprogramm entwickelt (für solche Arbeiten kann natürlich auch ein IT-Dienstleistern hinzugezogen werden), und das Ergebnis ist eine zusammengeführte Quelldatei als Grundlage für die spätere Auswertung. Diese Dateien entsprachen jedoch nicht den von Microsoft Excel bzw. PowerPivot unterstützten Dateiformaten. Im nächsten Schritt wurde deshalb die Quelldatei in ein für Microsoft Excel bzw. PowerPivot verständliches Format übertragen. Nach der Konvertierung und Zusammenführung der Daten folgte die Verknüpfung der unterschiedlichen Datensätze. Das bedeutet, dass die Projektnummern der einzelnen Werkstücke mit der zugehörigen Datumsnummer verbunden werden (siehe Abb. 2 auf der nächsten Seite). Wie das geht, ist in unserem Leitfaden Geschäftsdaten auswerten mit PowerPivot für Excel ausführlich beschrieben (www.eloum.net --> Publikationen --> Leitfäden). Nun konnten Rüst-, Bearbeitungs-, Start- und Stoppzeiten der Maschine berechnet werden. Die Berechnung erfolgte dabei anhand verschiedener Formeln (sog. DAX-Funktionen), die sich ähnlich verhalten wie die klassischen Formeln in Microsoft Excel. Eine Dokumentation zu den verfügbaren DAX-Funktionen erhalten sie über die entsprechenden Microsoft-Hilfe-Seiten unter https://msdn.microsoft.com/de-de/library/ ee aspx.) Durch die Verknüpfung und die anschließende Berechnung entstand ein interaktives Dashboard. Dieses erlaubt eine automatische Aktualisierung per Mausklick und damit eine tagesgenaue Übersicht über die berechneten Kennzahlen (siehe Abb. 2 unten). Abb. 2 Datenausschnitt im PowerPivot-Fenster Projektergebnis Die Abbildungen 3 und 4 auf der nächsten Seite fassen das Projektergebnis zusammen. Der verantwortliche Mitarbeiter hat nun eine Übersicht über alle relevanten Maschinendaten. Vorher mussten diese aufwändig über die Analyse einzelner Reportdateien manuell zusammentragen und hochgerechnet werden. Dieser Aufwand entfällt nun gänzlich, und dem Mitarbeiter stehen tagesaktuell automatisch hochgerechnete Kennzahlen zur Verfügung. Zusätzlich kann er alle verfügbaren Kennzahlen beliebig fi ltern, egal ob es bestimmte Zeiträume sind oder Informationen zu einzelnen Projekten, die von größerem Interesse sind. Tabelle in Abb. 3 sind Informationen zu einem Projekt dargestellt. Dort lässt sich die Projektdauer genau ablesen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Zusammenführung und Auswertung der Reportdateien durch die Zeit- und Kostenersparnis sowie durch die Möglichkeit einer fundierteren Angebotserstellung in den Bereichen Buchhaltung, Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten einen deutlichen Mehrwert geschaffen hat. Viele Informationen würden sonst nicht in dieser übersichtlichen Form zur Verfügung stehen. Abb. 1 Inhalt einer Reportdatei, dargestellt mit einem gängigen Texteditor Die damit verbundene Zeitersparnis führt nicht nur zu einer Kostenreduktion. Sie bietet auch für das operative Projektgeschäft entscheidende Vorteile, wenn es darum geht, möglichst schnell Angebote für neue bzw. ähnliche Projekte wie in der Vergangenheit zu erstellen. Abb. 4 zeigt exemplarisch die gesammelten Informationen zu einem einzelnen Projekt. Daraus lassen sich schnell Aussagen zu ähnlichen Projekten in der Zukunft treffen. Auch in der 6 7

5 Praxisbeispiel Gramm GmbH & Co. KG Aufwand Abb. 3 Übersicht aller Kennzahlen über den gesamten Datenbestand in einer Tabelle Hinweis: Die Zahlen bzgl. Maschinenkosten und Abschreibungen (AfA) wurden aus Datenschutzgründen geändert und entsprechen nicht den tatsächlichen Werten der Firma. Die Erstellung eines Stapelverarbeitungsprogramms für ein individuelles Problem erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit, falls keine Programmierkenntnisse vorhanden sind. Überträgt man die Aufgabe an einen externen Dienstleister, ist die Erstellung mit einem Aufwand von ein bis zwei Tagen möglich. Dies ist jedoch mit Kosten verbunden. Zusätzliche Lizenz- und Programmkosten zum Office-Paket fallen nicht an. PowerPivot ist für Excel 2010 kostenlos als sogenanntes Add-In über den Download-Bereich von Microsoft verfügbar. In Excel 2013 Professional sowie der Cloud-Lösung von Excel (365) ist PowerPivot bereits integriert. Die Einbindung aller vorverarbeiteten Daten in PowerPivot sollte im eigenen Unternehmen stattfinden, da oftmals sensible Informationen in den Quelldaten enthalten sind. Alternativ kann auch die Integration und Auswertung der Quelldaten in PowerPivot von einem Dienstleister realisiert werden. Der Aufwand hinsichtlich anschließender Pflege ist mit etwa zwei Stunden pro Monat sehr überschaubar. Im Grunde muss der verantwortliche Mitarbeiter nur prüfen, ob neue Rohdaten fehlerfrei in die Quelldatei aufgenommen sowie in den Visualisierungen dargestellt werden. Faktenübersicht Projekt: CNC-Maschinenauswertung mit PowerPivot für Excel Schritte: - Konzept erstellen - Daten konsolidieren - Kennzahlen berechnen - Daten visualisieren Software: PowerPivot (Add-In), Microsoft Excel ab 2010 Aufwand: Kosten: Lizenzkosten Microsoft Office 2010 (oder höher), allerdings lediglich für das jeweils gewählte Office-Paket selbst, keine Extra-Kosten für PowerPivot Zeit: ca. 5-6 Personentage bei Umsetzung über Dienstleister Personen: 1 Abb. 4 Übersicht aller Kennzahlen zu einem konkreten Projekt über mehrere Diagramme 8 9

6 Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr Yuri Arcurs - Fotolia.com ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm Der ebusiness-lotse Oberschwaben-Ulm ist Teil der Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen, die im Rahmen des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) gefördert wird. Der Förderschwerpunkt unterstützt gezielt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie das Handwerk bei der Entwicklung und Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT). Mittelstand-Digital setzt sich zusammen aus den Förderinitiativen ekompetenz-netzwerk für Unternehmen mit 38 ebusiness-lotsen, estandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern mit derzeit 16 Förderprojekten, und Einfach intuitiv Usability für den Mittelstand mit zurzeit 14 Förderprojekten. Für mehr Informationen besuchen Sie bitte Weitere interessante Praxisbeispiele und Leitfäden finden Sie auf den Seiten des ebusiness- Lotsen Oberschwaben-Ulm unter im Menü Publikationen.

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