Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom (VB) Öffentliche Sitzung
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- Artur Hauer
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1 Telefon: Telefax: Telefon: Telefax: Direktorium Gesamtstädtisches Controlling / Steuerungsunterstützung Datenschutzbeauftragter Stelle für Datenschutz Datenschutz als zukünftige Herausforderung Antrag Nr / A der FDP vom Sitzungsvorlage Nr / V Anlage Beschluss des Verwaltungs- und Personalausschusses vom (VB) Öffentliche Sitzung Inhaltsverzeichnis I. Vortrag des Referenten 1. Anlass der Vorlage 2 2. Datenschutz bei der Landeshauptstadt München 2.1 Rechtliche Rahmenbedingungen Personelle Ressourcen (zentral und dezentral) für den Datenschutz, Organisation Personelle Ressourcen (zentral und dezentral) für die Datensicherheit, Organisation 4 3. Wahrnehmung von Datenschutzaufgaben 6 II. Antrag des Referenten 7 III. Beschluss 8
2 Seite 2 I. Vortrag des Referenten 1. Anlass der Vorlage Mit Antrag vom bat die FDP-Fraktion, dem Stadtrat darzustellen, wie das Thema Datenschutz zukünftig referatsübergreifend geregelt werden kann. Hierbei sollte auch geprüft werden, wie dem Datenschutz und den damit verbundenen zukünftigen Herausforderungen mehr Gewicht verliehen werden kann und über die bisher vorhandenen Ressourcen (wie z.b. den Datenschutzbeauftragten) hinaus, Kompetenzen aufgebaut werden können. Der Wortlaut des Antrags und seine Begründung ist der Anlage zu entnehmen. 2. Datenschutz bei der Landeshauptstadt München 2.1 Rechtliche Rahmenbedingungen Seit den 60iger Jahren des letzten Jahrhunderts setzte sich in der gesellschaftlichen Auseinandersetzung mit der zunehmenden Automatisierung und den fortschreitenden Möglichkeiten der EDV die Erkenntnis durch, dass der Schutz des allgemeinen Persönlichkeitsrechts des Menschen auch den Schutz seiner Daten erfordere. Dazu erließen zunächst Hessen (1970), dann auch der Bund (1977) und alle anderen Bundesländer Datenschutzgesetze. Das aus dem allgemeinen Persönlichkeitsrecht abgeleitete, inzwischen allgemein anerkannte Recht auf informationelle Selbstbestimmung ist untrennbar mit dem bekannten Volkszählungsurteil des Bundesverfassungsgerichts (BVerfGE 65, 1 ff.) aus dem Jahr 1983 verbunden. Infolge der sich daran anschließenden Diskussion kam es zu einer umfassenden Novellierung des BDSG (1990) und zum Erlass des neuen BayDSG vom Auf europäischer Ebene wurde die EG-Datenschutzrichtlinie 1995 erlassen (Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom ). Nach Art. 25 Abs. 2 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) hat die Stadt München als öffentliche Stelle eine/-n ihrer Beschäftigten zur/zum behördlichen Datenschutz-beauftragten zu bestellen. Diese Pflicht wurde mit der Novellierung des BayDSG im Jahr 2000 neu in das Gesetz eingefügt. Die Notwendigkeit für eine gesetzliche Regelung ergab sich aus Art. 18 Abs. 2 der EG-Datenschutzrichtlinie. Danach entfallen sonst zwingend vorgeschriebene Meldepflichten der Behörden gegenüber der Kontrollstelle, also in Bayern dem Landesbeauftragten für den Datenschutz gegenüber, nur dann, wenn die Behörden interne Datenschutzbeauftragte bestellen. Diese Meldepflicht und die Führung eines zentralen Verfahrensregisters für ganz Bayern wollte der bayerische Gesetzgeber aber vermeiden. Die behördlichen Datenschutzbeauftragten sind in dieser Eigenschaft der Leitung der öffentlichen Stelle oder deren ständigen Vertretung unmittelbar zu unterstellen. Sie sind ihrer Eigenschaft als behördlicher Datenschutzbeauftragter weisungsfrei. Sie können sich in Zweifelsfällen unmittelbar an den Landesbeauftragten für den Datenschutz wenden. Sie dürfen wegen der Erfüllung ihrer Aufgaben nicht benachteiligt
3 Seite 3 werden (Art. 25 Abs. 3 BayDSG). Aufgabe der behördlichen Datenschutzbeauftragten ist es, auf die Einhaltung des Datenschutzgesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz in der öffentlichen Stelle hinzuwirken (Art. 25 Abs. 4 Satz 1 BayDSG). Die Beschäftigten der Gemeinde können sich deshalb in Angelegenheiten des Datenschutzes an ihren behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden (Art. 25 Abs. 3 Satz 6 BayDSG). Nach Art. 26 BayDSG erteilen die behördlichen Datenschutzbeauftragten ferner die datenschutzrechtliche Freigabe von automatisierten Verfahren, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet werden (Art. 26 Abs. 1 Satz 1 i. V. m. Abs. 3 Satz 2 BayDSG) und führen das behördliche Verfahrensverzeichnis nach Art. 27 BayDSG. 2.2 Personelle Ressourcen (zentral und dezentral) für den Datenschutz, Organisation Obwohl erst mit der Novellierung des BayDSG im Jahr 2000 die gesetzliche Verpflichtung hierzu eingeführt wurde, hat die Landeshauptstadt München schon seit Juli 1985 einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt, bis 2004 mit einer halben Stelle. Seitdem ist eine volle Planstelle der Besoldungsgruppe A 15 für den behördlichen Datenschutzbeauftragten eingerichtet. Die Funktion des Datenschutzbeauftragen wird vom Leiter der Rechtsabteilung im Direktorium wahrgenommen. Er wird hierin von zwei juristischen Mitarbeiterinnen vertreten, die auch weitgehend die Sachbearbeitung abwickeln. Entsprechend den gesetzlichen Regelungen sind vom Datenschutzbeauftragten schwerpunktmäßig folgende Aufgaben zu erfüllen: Beratung der Dienststellen in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten, Anlassbezogene Prüfungen und Hinwirken auf die Einhaltung des Datenschutzgesetzes und anderer Vorschriften über den Datenschutz, ggf. nach Wahrnehmung des ihm zustehenden Akteneinsichtsrechts, Hinweise zur Beseitigung evtl. festgestellter Mängel an die betreffenden Dienststellen; gegebenenfalls Information des Oberbürgermeisters, Behandlung datenschutzrechtlicher Beschwerden der Beschäftigten der Landeshauptstadt München, Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden der Bürgerinnen und Bürgern in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten. Bearbeitung der Beschwerden, soweit die Landeshauptstadt München betroffen ist. Durchführung des datenschutzrechtlichen Freigabeverfahrens, Führung des behördlichen Verfahrensverzeichnisses.
4 Seite 4 Weitere Aufgaben des behördlichen (städtischen) Datenschutzbeauftragten sowie Zuständigkeiten anderer Stellen der Stadtverwaltung für die Wahrnehmung von Datenschutzaufgaben sind in der Geschäftsanweisung für den Datenschutz (DS-GAM) geregelt. Besonders hervorzuheben sind in diesem Zusammenhang die örtlichen Datenschutzbeauftragten, die in den Referaten zur Unterstützung des Städtischen Datenschutzbeauftragten eingerichtet wurden. Die örtlichen Datenschutzbeauftragten haben die Aufgabe, spezielle datenschutzrechtliche Fragen aus den Referaten (z.b. Ausländerrecht, Sozialrecht), die sich bei stadtinternen Anfragen bzw. bei Bürgerbeschwerden stellen, für den städtischen Datenschutzbeauftragten vorzubereiten bzw. in Abstimmung mit ihm selbstständig zu klären. Daneben stehen sie auch als zusätzliche Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Beschwerden den Bürgerinnen und Bürgern zur Verfügung. Je nach Größe und Datensensibilität des betreffenden Referates sind mit dieser Aufgabe ein bis vier Personen betraut. Insgesamt nehmen derzeit bei der Stadt München 26 Personen Datenschutzaufgaben neben ihren sonstigen Arbeitsschwerpunkten in unterschiedlichem Umfang wahr. Um die Einheitlichkeit der datenschutzrechtlichen Beratung der Landeshauptstadt München sicherzustellen, unterliegen die örtlichen Datenschutzbeauftragten einem fachaufsichtlichen Weisungsrecht des Städtischen Datenschutzbeauftragten. Der Städtische Datenschutzbeauftragte sowie die örtlichen Datenschutzbeauftragten haben jedoch keinerlei Weisungsrechte gegenüber den Dienststellen. Ihre Tätigkeit beschränkt sich auf die Beratung datenschutzrechtlicher Fragen und deren Bewertung. Bei Konfliktfällen ist der behördliche Datenschutzbeauftragte zu informieren, der, falls erforderlich, seinerseits den Oberbürgermeister in Kenntnis zu setzen hat. Er kann sich aber in Zweifelsfällen auch direkt an den Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz wenden. Daneben werden datenschutzrechtliche Aufgaben auch durch das Revisionsamt im Rahmen seiner Prüfungen sowie von der Personalvertretung, soweit es um den Arbeitnehmerdatenschutz geht, wahrgenommen. Städtische Eigenbetriebe und städtische Beteiligungsgesellschaften sind eigene speichernde Stellen im Sinne des Datenschutzes und haben die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen eigenverantwortlich sicherzustellen. Eine Zuständigkeit des Städtischen Datenschutzbeauftragten ist hierfür nicht gegeben. 2.3 Personelle Ressourcen (zentral und dezentral) für die Datensicherheit, Organisation Die mit der Datensicherheit beauftragte Hauptabteilung III des Direktoriums hat wie folgt Stellung genommen: Nahezu alle Bereiche der Landeshauptstadt München setzen in wachsendem Umfang die Informationstechnik (IT) zur Unterstützung ihrer Aufgaben ein. Die Anforderungen
5 Seite 5 an die Zuverlässigkeit und Sicherheit des IT-Betriebs sind hoch und steigen mit zunehmender Komplexität der IT-Systeme. Bedingt durch den zunehmenden Einsatz von Informationstechnik, der in vielen Bereichen für die Aufgabenerfüllung der Landeshauptstadt München unverzichtbarer Bestandteil ist, steht nicht mehr nur der Datenschutz, sondern auch die IT-Sicherheit im Blickpunkt. Während sich der Datenschutz ausschließlich mit personenbezogenen Daten beschäftigt, befasst sich IT-Sicherheit mit allen relevanten Informationen der Landeshauptstadt München einschließlich der personenbezogenen Daten. Dabei wird auf folgende Grundwerte der IT-Sicherheit abgestellt: Vertraulichkeit (Daten dürfen lediglich von autorisierten Benutzerinnen und Benutzern gelesen und modifiziert werden) Integrität (Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden; dazu gehört auch, dass Änderungen nachvollziehbar sein müssen) Verfügbarkeit (Der Zugriff auf die Daten muss innerhalb definierter Zeiträume möglich sein) Im Rahmen des Aufbaus des gesamtstädtischen Verwaltungsnetzes wurde Ende 1997 als zwingende Voraussetzung für die Anbindung an das Verwaltungsnetz die Umsetzung der IT-Grundschutz-Kataloge des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die städtischen Referate und Eigenbetriebe eingeführt, um ein einheitliches Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Diese IT-Grundschutz-Kataloge beinhalten Standardsicherheitsmaßnahmen für typische IT-Systeme mit dem Ziel, durch geeignete Anwendung von organisatorischen, personellen, infrastrukturellen und technischen Standardsicherheitsmaßnahmen ein Sicherheitsniveau für IT-Systeme zu erreichen, das für den normalen Schutzbedarf angemessen und ausreichend ist und als Basis für hochschutzbedürftige IT-Systeme und -Anwendungen dienen kann. Die Umsetzung dieser IT-Grundschutz-Kataloge ist im Rahmen des gesamtstädtischen Verwaltungsnetzes auch heute noch verpflichtend; die Dokumentation der Umsetzung wird vom gesamtstädtischen Netzbetreiber, dem Baureferat Hochbau 8, überprüft. Daneben hat das Direktorium, HA III Informationstechnologie, Ende 1999 die Stabsstelle IT-Sicherheit als gesamtstädtische IT-Sicherheitsbeauftragte geschaffen und besetzt. Die aktuellen Aufgaben der / des städtischen IT-Sicherbeauftragten sind insbesondere folgende: Die / der städtische IT-Sicherheitsbeauftragte ist verantwortlich dafür, dass die Sachgebiete Informationsverarbeitung der Referate, das Direktorium, HA III Informationstechnologie sowie das Baureferat Hochbau 8 in allen grundsätzlichen und wichtigen Fragen der IT-Sicherheit informiert und beraten werden. Dazu erarbeitet sie / er Konzepte und Entscheidungsvorschläge sowie Verfahrensbeschreibungen und Betriebs- / Arbeitsanweisungen. Sie / er informiert den Gesamtpersonalrat in Fragen der IT-Sicherheit.
6 Seite 6 Die / der städtische IT-Sicherheitsbeauftragte koordiniert die IT-Sicherheitsziele mit den Zielen der Verwaltung der Landeshauptstadt München und stimmt sie mit der IT-Strategie ab. Die / der städtische IT-Sicherheitsbeauftragte hat insbesondere bei der Erstellung und Fortschreibung des IT-Sicherheitskonzeptes für die Landeshauptstadt München die Federführung. Die / der städtische IT-Sicherheitsbeauftragte wird über Planungen zur Einführung neuer IT-Verfahren (Hardware, Software) informiert und ist auf Wunsch zu beteiligen. Die / der städtische IT-Sicherheitsbeauftragte arbeitet mit anderen Beauftragten, die auf dem Gebiet der IT-Sicherheit tätig sind, zusammen und unterstützt die / den Datenschutzbeauftragten der Landeshauptstadt München in Fragen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen im Sinne des Art. 7 BayDSG. Die städtischen Referate und Eigenbetriebe haben inzwischen örtliche IT-Sicherheitsbeauftragte, die zum einen die Beratung ihren eigenen Bereichs übernehmen, die zum anderen aber auch für die Umsetzung und Einhaltung der stadtweiten Vorgaben hinsichtlich IT-Sicherheit verantwortlich sind. Die IT-Sicherheitsbeauftragten treffen sich regelmäßig im UAK Datensicherheit, einem Unterarbeitskreis des AKIM. Änderungen in der städtischen IT-Sicherheitsstrategie werden vom UAK Datensicherheit dem AKIM vorgelegt. Das Themenfeld IT-Sicherheit ist ein Handlungsfeld in MIT-KonkreT und wird im Rahmen der Umsetzung des Stadtratsbeschlusses neu betrachtet werden; der Beschluss sieht vor, den Prozess IT-Sicherheit neu zu definieren. 3. Wahrnehmung von Datenschutzaufgaben Die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen ist zunächst Aufgabe aller einzelnen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Landeshauptstadt München im Rahmen ihres an Recht und Gesetz orientierten Verwaltungshandelns. Die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen ist Aufgabe der jeweiligen vorgesetzten Personen; diese können sich von den örtlichen Datenschutzbeauftragten bzw. vom Städtischen Datenschutzbeauftragten beraten lassen. Ebenso sind datenschutzrechtliche Fragen, die speziell ein Referat betreffen (z.b. im Sozialrecht oder im Ausländerrecht) primär von den Rechtsabteilungen bzw. von den Juristen in den Referaten zu prüfen. Unberührt bleibt das Recht des Datenschutzbeauftragen zu beraten, Empfehlungen abzugeben sowie sich in Konfliktfällen an den Oberbürgermeister zu wenden.
7 Seite 7 Wie die obigen Ausführungen zeigen, kann der Datenschutzkomplex wegen seiner sowohl juristischen als auch technischen Komponenten nur interdisziplinär von Beschäftigten mit rechtlicher Fachrichtung zusammen mit Beschäftigten mit technischer Ausbildung bearbeitet werden. Außerdem umfasst das Datenschutzrecht selbst die verschiedensten Rechtsbereiche. Datenschutzrechliche Bestimmungen finden sich sowohl in der Bayerischen Gemeindeordnung, wie auch im Ausländerrecht, dem Gewerbe- und Umweltrecht und dem Sozialrecht, um nur die wichtigsten Rechtsbereiche auf kommunaler Ebene zu nennen. Damit ist die Zuständigkeit verschiedener städtischer Referate betroffen. Der dem Antrag der FDP zugrunde liegende Ansatz, alle datenschutzrechtlichen Angelegenheiten der Zuständigkeit einer zentralen Datenschutzstelle zuzuweisen, ist deshalb in der Landeshauptstadt München nicht verwirklicht worden. Es würde auch der gesamten Struktur der Stadtverwaltung, die dadurch geprägt ist, dass die fachlichen Angelegenheiten dezentral erledigt werden, widersprechen, wenn ein wesentlicher Aufgabenbereich, nämlich der Vollzug aller Vorschriften, die sich mit dem Schutz personenbezogener Daten befassen, der Referatszuständigkeit entzogen und einer zentralen Stelle zugewiesen wäre. In dieser Beratungsangelegenheit ist die Anhörung des Bezirksausschusses nicht vorgesehen (vgl. Anlage 1 der BA-Satzung). Dem Verwaltungsbeirat des Direktoriums, Herrn Stadtrat Kaplan, dem Gesamtpersonalrat, dem Datenschutzbeauftragten der Landeshauptstadt München, den Referaten und dem Direktorium, HA III ist ein Abdruck der Sitzungsvorlage zugeleitet worden. II. Antrag des Referenten 1. Der Stadtrat nimmt von den Ausführungen Kenntnis. 2. Der Antrag Nr / A der FDP vom ist damit geschäftsordnungsmäßig erledigt. 3. Dieser Beschluss unterliegt nicht der Beschlussvollzugskontrolle.
8 Seite 8 III. Beschluss nach Antrag. Der Stadtrat der Landeshauptstadt München Der / Die Vorsitzende Der Referent Bürgermeister/in ea. Stadtrat / ea. Stadträtin Christian Ude Oberbürgermeister IV. Abdruck von I. mit III. über den Stenografischen Sitzungsdienst an das Direktorium - Dokumentationsstelle an die Stadtkämmerei an das Revisionsamt z. K. V. Wv. Direktorium 1. Die Übereinstimmung vorstehenden Abdrucks mit der beglaubigten Zweitschrift wird bestätigt. 2. An das Baureferat An das Direktorium An das Kommunalreferat An das Kreisverwaltungsreferat An das Kulturreferat An das Personal- und Organisationsreferat An das Referat für Arbeit und Wirtschaft An das Referat für Gesundheit und Umwelt An das Referat für Stadtplanung und Bauordnung An das Schul- und Kultusreferat An das Sozialreferat An die Stadtkämmerei z. K. Am I.A.
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