Umstellung von Inhaberaktien auf Namensaktien

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1 Umstellung von Inhaberaktien auf Namensaktien Fragen und Antworten (F&A) Berlin; im Mai / 10

2 Inhalt Inhalt 2 1 Allgemeines Was sind Namensaktien? Was ist das Aktienregister? Wie verbreitet sind Namensaktien? Was sind die Gründe für die Umstellung von Inhaber auf Namensaktien? Welche Vorteile haben Aktionäre durch die Umstellung auf Namensaktien? Worin besteht der Unterschied zwischen Inhaber und Namensaktien bei der Depotverwahrung? Ändern sich meine Rechte als eingetragener Aktionär? Worauf muss ich achten, wenn ich künftig Aktien der Heliocentris AG kaufe oder verkaufe? Was ändert sich für den Aktionär durch die Umstellung auf Namensaktien? Was ändert sich bei der Anmeldung zur Hauptversammlung? Wann findet die Umstellung statt? In welchem Verhältnis werden Inhaber auf Namensaktien umgestellt? Was muss ich als Aktionär im Hinblick auf die Umstellung tun? Kann ich als Aktionär die Eintragung in das Aktienregister verweigern? Erfolgt automatisch eine Eintragung in das Aktienregister, wenn Heliocentris AG Aktien erworben werden? Warum ist die Eintragung ins Aktienregister für den Aktionär wichtig? Muss ich der Heliocentris AG Änderungen meiner Adresse mitteilen? Wirkt sich die Umstellung auf Namensaktien auf die WKN/ISIN aus? Hat die Umstellung auf Namensaktien steuerliche Auswirkungen? 7 2 Kosten Ist die Umstellung in Namensaktien mit Kosten für die Aktionäre verbunden? Entstehen Aktionären zusätzliche Kosten durch Führung des Aktienregisters und erhöhen sich die Depotgebühren? Wie hoch sind die Kosten aus der Einführung der Namensaktie für die Gesellschaft? Wie hoch sind die Ersparnisse aus der Einführung der Namensaktie für die Gesellschaft? 8 3 Teilnahme an der Hauptversammlung Kann ein Aktionär, der nicht im Aktienregister eingetragen ist, an der Hauptversammlung teilnehmen? Kann ich meine Einladung zur Teilnahme an der Hauptversammlung per E Mail statt auf dem Postweg erhalten? 9 2 / 10

3 3.3 Gilt meine erteilte Depotvollmacht weiterhin? 9 4 Datenschutz Wie überwacht die Heliocentris AG den Datenschutz? Für welche Zwecke darf die Heliocentris AG Informationen aus dem Aktienregister verwenden? Wer kann Einblick in das Aktienregister nehmen und wo? Werden im Aktienregister gespeicherte Daten weitergemeldet? Nach welcher Zeit werden meine persönlichen Daten automatisch gelöscht? 10 3 / 10

4 1 Allgemeines 1.1 Was sind Namensaktien? Im Gegensatz zu Inhaberaktien lautet eine Namensaktie auf den Namen eines bestimmten Aktionärs. Mit Zustimmung der ausgebenden Gesellschaft, d.h. hier der Heliocentris Energy Solutions AG (nachstehend auch die Gesellschaft oder Heliocentris AG ), können im Aktienregister auch sogenannten Legitimationsaktionäre, insbesondere Depotbanken eingetragen werden, die Aktien für andere halten. Legitimationsaktionäre sind jedoch auf Verlangen der Gesellschaft verpflichtet anzugeben, für wen sie die Aktien halten. 1.2 Was ist das Aktienregister? Bei Ausgabe von Namensaktien ist durch bzw. für die Gesellschaft ein Aktienregister zu führen. Im Aktienregister werden die gesetzlich vorgeschriebenen Daten elektronisch gespeichert. Eingetragen werden danach Anzahl der Aktien, Name, Geburtsdatum und Anschrift des Aktionärs bei einer juristischen Person deren Firma, Geschäftsanschrift und Sitz sowie in jedem Fall die Anzahl der vom Aktionär gehaltenen Aktien. Nur wer im Aktienregister eingetragen ist, gilt der Gesellschaft gegenüber als Aktionär ( 67 Abs. 1 und 2 AktG). 1.3 Wie verbreitet sind Namensaktien? Außerhalb Deutschlands sind Namensaktien weit verbreitet. Auch in Deutschland haben sich in den letzten Jahren viele Aktiengesellschaften für die Umstellung von Inhaberaktien auf Namensaktien entschieden. 1.4 Was sind die Gründe für die Umstellung von Inhaber auf Namensaktien? Die Heliocentris AG ist bestrebt, mit ihren Aktionären in einer verlässlichen, transparenten und offenen Weise zu kommunizieren. Namensaktien bieten hierfür gegenüber Inhaberaktien viele Vorteile. Infolge der Eintragung der Aktionäre im Aktienregister kann die Heliocentris AG die Aktionäre identifizieren und mit ihnen direkt und gezielter anstatt nur über die Depotbanken kommunizieren. Die Heliocentris AG kann so die Zusammensetzung des Aktionärskreises besser analysieren, Änderungen in der Aktionärsstruktur nachverfolgen und Aktivitäten im Rahmen der Aktionärspflege stärker auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Aktionäre ausrichten, Kontakt mit diesen aufnehmen und sie über Entwicklungen der Heliocentris AG informieren. Namensaktien erleichtern der Gesellschaft auch die Vorbereitung der Hauptversammlung, z.b. bei der Versendung der Einladungen und anderer Unterlagen direkt an die Anteilseigner. Ein weiterer Vorteil sind langfristige und nachhaltige Kosteneinsparungen, beispiels 4 / 10

5 weise durch den direkten Versand der Einladungen für die Hauptversammlung an die Aktionäre. 1.5 Welche Vorteile haben Aktionäre durch die Umstellung auf Namensaktien? Nach der Umstellung auf Namensaktien werden im Aktienregister eingetragene Aktionäre Unternehmensinformationen in der Regel direkt von der Heliocentris AG und nicht mehr über ihre Depotbank erhalten. Dies erleichtert und beschleunigt die Kommunikationsprozesse zwischen den Aktionären und der Gesellschaft. 1.6 Worin besteht der Unterschied zwischen Inhaber und Namensaktien bei der Depotverwahrung? Bezüglich der Depotverwahrung gibt es zwischen Inhaber und Namensaktien keine Unterschiede. Die Einladung zur Hauptversammlung erhält der Aktionär allerdings bei Namensaktien, wenn er im Aktienregister eingetragen ist, in der Regel direkt von der Gesellschaft zugesandt. 1.7 Ändern sich meine Rechte als eingetragener Aktionär? Worauf muss ich achten, wenn ich künftig Aktien der Heliocentris AG kaufe oder verkaufe? Nein. Die Rechte der im Aktienregister eingetragenen Aktionäre der Heliocentris AG werden durch die Umstellung auf Namensaktien nicht betroffen. Namensaktien können genauso wie Inhaberaktien an der Börse ge oder verkauft werden. Transaktionen bedürfen nicht der Genehmigung durch die Gesellschaft. Das Aktienregister der Gesellschaft wird nach einem Kauf oder Verkauf von Heliocentris Aktien aktualisiert. Käufer bzw. Verkäufer müssen diesbezüglich nichts weiter unternehmen. 1.8 Was ändert sich für den Aktionär durch die Umstellung auf Namensaktien? Zukünftig werden den im Aktienregister eingetragenen Aktionären Informationen der Heliocentris AG wie z. B. die Einladung zur Hauptversammlung in der Regel direkt von der Gesellschaft zugesandt. Wie in der Vergangenheit können sich die Aktionäre persönlich zur Teilnahme an der Hauptversammlung anmelden oder eine Bank, eine Aktionärsvereinigung oder den Stimmrechtsvertreter der Heliocentris AG mit der Ausübung ihrer Stimmrechte bevollmächtigen. 1.9 Was ändert sich bei der Anmeldung zur Hauptversammlung? Die Teilnahme und Anmeldebestimmungen sind in 18 der Satzung der Gesellschaft geregelt. Die Heliocentris AG wird den im Aktienregister eingetragenen Aktionären oder der eingetragenen Bank in der Regel die Einladung für die Hauptversammlungen direkt zuschi 5 / 10

6 cken. Die Anmeldung muss innerhalb der jeweils gesetzlich vorgesehenen Frist erfolgen. Die Einzelheiten der Anmeldung werden mit der Einberufung bekannt gemacht. Im Übrigen gibt es durch die Umstellung auf Namensaktien für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Erteilung von Vollmachten grundsätzlich keinen Unterschied. Sie können also weiterhin persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen oder sich durch eine Bank, eine Aktionärsvereinigung oder einen persönlichen Bevollmächtigten vertreten lassen Wann findet die Umstellung statt? Die Heliocentris AG wird den Aktionären bei der bevorstehenden Hauptversammlung am 21. Juni 2011 einen Beschlussvorschlag zur Umstellung von Inhaber auf Namensaktien mit entsprechenden Satzungsänderungen vorlegen (Tagesordnungspunkt 9). Weitere Informationen zur Hauptversammlung und den kompletten Wortlaut des Beschlussvorschlags finden Sie auf unserer Webseite. Nach wirksamer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung werden die die Umstellung betreffenden Satzungsänderungen in das Handelsregister eingetragen. Anschließend erfolgt die Umstellung, über die die Aktionäre durch ihre Depotbank informiert werden In welchem Verhältnis werden Inhaber auf Namensaktien umgestellt? Inhaberaktien werden 1:1 auf Namensaktien umgestellt Was muss ich als Aktionär im Hinblick auf die Umstellung tun? Wenn der Depotbank keine gegenteilige Weisung erteilt wird, erfolgt die Eintragung im Aktienregister automatisch. Aktionäre müssen nichts unternehmen. Die Aktionäre werden nach Abschluss der Umstellung automatisch durch ihre Depotbank informiert Kann ich als Aktionär die Eintragung in das Aktienregister verweigern? Ja. Aktionäre haben die Möglichkeit, der Eintragung in das Aktienregister zu widersprechen. In diesem Fall ist die Depotbank anstelle des Aktionärs auf Verlangen der Gesellschaft in das Aktienregister einzutragen. Die Depotbank gilt dann gegenüber der Heliocentris AG als Aktionär. Aktionäre, die der Eintragung ins Aktienregister widersprochen haben, erhalten keine direkten Informationen von der Heliocentris AG. Insbesondere wird ihnen die Einladung zu unserer Hauptversammlung nicht direkt von der Heliocentris AG zugesandt, sondern von der 6 / 10

7 Depotbank. Sie können ihre Aktionärsrechte nicht unmittelbar selbst wahrnehmen, sondern nur die Depotbank Erfolgt automatisch eine Eintragung in das Aktienregister, wenn Heliocentris AG Aktien erworben werden? Wenn der Depotbank keine gegenteilige Weisung erteilt wird, erfolgt die Eintragung ins Aktienregister automatisch. Widerspricht ein Aktionär der Eintragung ins Aktienregister, lässt sich in der Regel die Depotbank als Treuhänder eintragen. Gegenüber der Gesellschaft gilt allerdings nur derjenige als Aktionär, der im Aktienregister eingetragen ist Warum ist die Eintragung ins Aktienregister für den Aktionär wichtig? Die Eintragung in das Aktienregister ist für die Aktionäre deshalb wichtig, weil nur derjenige gegenüber der Gesellschaft als Aktionär gilt und damit zur Teilnahme an und zur Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung berechtigt ist, der als Aktionär im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen ist. Auch die Einladung zur Hauptversammlung erhalten nur die im Aktienregister eingetragenen Aktionäre direkt von der Gesellschaft Muss ich der Heliocentris AG Änderungen meiner Adresse mitteilen? Ändern sich die Umstände, die im Aktienregister eingetragen sind, so ist dies der Gesellschaft mitzuteilen. Das gilt insbesondere für Adressänderungen. Diese Mitteilung übernimmt in der Regel die Depotbank. Aktionäre können die Gesellschaft auch direkt per E Mail benachrichtigen. Wir empfehlen, Ihre Depotbank auf jeden Fall zu informieren Wirkt sich die Umstellung auf Namensaktien auf die WKN/ISIN aus? Infolge der Umstellung auf Namensaktien erhalten die Aktien der Heliocentris AG eine neue WKN (Wertpapierkennnummer) sowie eine neue ISIN (International Securities Identification Number) und ein neues Börsenkürzel zur Identifikation der Wertpapiere. Wir werden diese unmittelbar nach Vergabe durch die Herausgebergemeinschaft Wertpapier Mitteilungen, Keppler, Lehmann GmbH & Co. KG (WM Datenservice) auf unserer Internetseite veröffentlichen Hat die Umstellung auf Namensaktien steuerliche Auswirkungen? Nein. Die Umstellung auf Namensaktien hat keine steuerlichen Auswirkungen, da das Steuerrecht nicht zwischen Inhaber und Namensaktien unterscheidet. 7 / 10

8 2 Kosten 2.1 Ist die Umstellung in Namensaktien mit Kosten für die Aktionäre verbunden? Nein. Für die Aktionäre ist die Ersteintragung im Rahmen der Umstellung von Inhaber auf Namensaktien kostenlos. 2.2 Entstehen Aktionären zusätzliche Kosten durch Führung des Aktienregisters und erhöhen sich die Depotgebühren? Aktionären entstehen durch die Führung des Aktienregisters keine laufenden Kosten und auch keine erhöhten Depotgebühren. 2.3 Wie hoch sind die Kosten aus der Einführung der Namensaktie für die Gesellschaft? Die Kosten für die Umstellung der Aktie einschließlich Satzungsänderung und die Einrichtung des Aktienregisters sollte Euro nicht wesentlich überschreiten. Die rufenden Kosten für durch die Einführung der Namensaktie und die Pflege des Aktionärsregisters sind unter anderem von der Zahl der Transaktionen in der Aktie abhängig. Es ist davon auszugehen, dass diese Kosten in einer Größenordnung von Euro 5 bis jährlich liegen wird. 2.4 Wie hoch sind die Ersparnisse aus der Einführung der Namensaktie für die Gesellschaft? Je nach Zahl der zu einer Hauptversammlung einzuladenden Aktionäre dürfte sich die laufende Ersparnis im Falle der Gesellschaft auf einen Betrag von Euro 3 bis belaufen. 3 Teilnahme an der Hauptversammlung 3.1 Kann ein Aktionär, der nicht im Aktienregister eingetragen ist, an der Hauptversammlung teilnehmen? Eine Teilnahme an der Hauptversammlung ist nicht möglich, da gegenüber der Heliocentris AG nur derjenige als Aktionär gilt, der im Aktienregister eingetragen ist. Ein nicht eingetragener Aktionär kann sich daher nicht als Aktionär zur Hauptversammlung anmelden. Die Teilnahme an der Hauptversammlung setzt in einem solchen Fall die Ausstellung einer entsprechenden Vollmacht durch einen im Aktienregister Eingetragenen voraus. Das kann auch eine Depotbank sein. 8 / 10

9 3.2 Kann ich meine Einladung zur Teilnahme an der Hauptversammlung per E Mail statt auf dem Postweg erhalten? Ja, vorausgesetzt Sie haben wir Gesellschaft Ihre E Mail Adresse mitgeteilt. Nach Abschluss des Umstellungsprozesses werden wir Aktionären die Möglichkeit geben, ihre Einladung zur Hauptversammlung und dazugehörige Unterlagen per E Mail zu erhalten. Dies beschleunigt die Verteilung der Einladungen, ist umweltfreundlicher und senkt die Kosten. 3.3 Gilt meine erteilte Depotvollmacht weiterhin? Die allgemeine, befristete Depotvollmacht (Dauervollmacht) für Aktien mehrerer Gesellschaften gilt auch nach der Umstellung der Heliocentris Aktien auf Namensaktien. 4 Datenschutz 4.1 Wie überwacht die Heliocentris AG den Datenschutz? Gemäß Bundesdatenschutzgesetz wird der Datenschutz durch den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft und die hierfür zuständige Aufsichtsbehörde überwacht. 4.2 Für welche Zwecke darf die Heliocentris AG Informationen aus dem Aktienregister verwenden? Die Daten im Aktienregister unterliegen den einschlägigen Datenschutzbestimmungen. Die Gesellschaft darf die in das Aktienregister aufgenommenen Daten für ihre Aufgaben im Verhältnis zu den Aktionären verwenden. Zu Werbezwecken darf die Gesellschaft diese Daten nur nutzen, soweit der Aktionär nicht widerspricht. Der Aktionär wird über sein Widerspruchsrecht in angemessener Weise informiert. 4.3 Wer kann Einblick in das Aktienregister nehmen und wo? Der Aktionär kann von der Gesellschaft Auskunft nur über die zu seiner Person in das Aktienregister eingetragenen Daten verlangen und kann sie in den Geschäftsräumen der Gesellschaft einsehen oder sich diese Daten per Post oder zusenden lassen.. Kein anderer Aktionär oder Dritter ist jedoch berechtigt, in das Aktienregister Einsicht zu nehmen oder anderweitig die dort über einen Aktionär eingetragenen Informationen zu erhalten. 4.4 Werden im Aktienregister gespeicherte Daten weitergemeldet? Nein, sie werden nicht weitergemeldet. Die Daten sind ausschließlich für Zwecke der Gesellschaft bestimmt. 9 / 10

10 4.5 Nach welcher Zeit werden meine persönlichen Daten automatisch gelöscht? Die Austragung aus dem Aktienregister erfolgt nach dem Verkauf der Aktie. 10 / 10

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