Verfahren und Instrumente WiKo-Standort Ulm. Optimierung der Prozessqualität im Netzwerk

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Ewald Engel
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1 Optimierung der Prozessqualität im Netzwerk Die Bearbeitung der Prozessqualität bezog sich im Standort Ulm auf die Planung, Durchführung und Auswertung kooperativer Projekte. Festgelegt wurde damit zum einen ein bestimmter Ablauf, der mit der Technik der Prozessbeschreibung übersichtlich darzustellen ist: Projektteam legt seine Projektplanung (Planungscheckliste) im AGBP-Plenum zur Diskussion und Vorab-Einschätzung vor ( Metaauswertung ) Projektdurchführung Projektteam beantragt die Auswertung von Projekt X, Terminfestlegung, TO Eine Woche vor dem Termin erhalten die AG BP-Mitglieder zur Vorbereitung die Projektauswertung Einschätzung durch die Teamer/innen Abschließende Metaauswertung des Projekts durch das AGBP-Plenum und Vergleich der Ergebnisse mit den Vorab-Einschätzungen Ergebnisprotokoll mit Vereinbarungen und Empfehlungen 1

2 Zum anderen wurde ein Set von Formularen entwickelt, in welche die abzuarbeitenden Schritte einzutragen sind. Dieses Formularset begleitet jedes Projekt vom Planungsbeginn bis zur abschließenden Auswertung und bezieht sich auf vier Schwerpunkte: die Projektplanung mit der Planungscheckliste für die Teamer/innen, die Erfassung besonderer Vorkommnisse bei der Durchführung durch die Planungsfortschreibung, die Ergebnisdarstellung der internen Selbstevaluation, festzuhalten in der Projektauswertung Einschätzung durch die Teamer/innen, die Ergebnisdarstellung der Metaauswertung im Plenum des Netzwerkes, bei der es darum geht, den Nutzen des Projekts für die kooperierenden Institutionen einzuschätzen ( Projektauswertung Einschätzung durch die AGBP). Das Formularset erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig: Bezogen auf die Prozessqualität dient es der Transparenz der Abläufe und einer effizienten Verständigung zwischen den unterschiedlichen Handlungsebenen, dem Netzwerkplenum AGBP und den einzelnen Projektgruppen. Darüber hinaus befördert es durch die zu beantwortenden Fragestellungen einen intensiven, zielorientierten Austausch der projektverantwortlichen Fachkräfte und eine qualitativ hochwertige Planung und Durchführung. Je gewissenhafter dieser Austausch zwischen den Praktikern mit ihren unterschiedlichen Professionen und Kompetenzprofilen stattfindet, umso eher kann es zu Synergieeffekten kommen. Schließlich dokumentiert das Formular die kooperativen Leistungen für alle Beteiligten und dient der wiederholten Selbstvergewisserung, ob die Netzwerkzielsetzung kontinuierlich und lohnend für die Akteure umgesetzt wird. Die Formulare sind übertragbar. Sie können überall dort angewandt werden, wo in einem Netzwerk arbeitsteilig kooperative Projekte geplant, durchgeführt und ausgewertet werden, von denen möglichst das gesamte Netzwerk profitieren soll. Auf den folgenden Seiten ist das Formular mit seinen vier Schwerpunkten wiedergegeben: 2

3 Kooperative Projekte I. Planungscheckliste für Teamer/innen Fragestellung Beschreibung Aufträge/Klärungsbedarf WAS? Was soll gemacht werden, warum ist das wichtig? WER? Welche Teamer/innen aus welchen Organisationen? FÜR WEN? Zielgruppen? WOMIT? Welche Ressourcen werden benötigt? Finanzen Sachmittel Zeitaufwand für Teamer-Regiezeit Zeitaufwand für Projektdurchführung AUSWIRKUNGEN AUF REGELAUFGABEN Müssen andere Aufgaben in der Projektzeit eingeschränkt, ausgesetzt werden? WIE LANGE? Zeitrahmen des Projekts Beginn Ende 3

4 ERWARTETE EFFEKTE Für Adressaten Für die Teamer/innen Für die beteiligten Organisationen? BEZUG ZUM VEREINBARTEN LEITTHEMA ZUSTIMMUNG DER LEITUNGSKRÄFTE Bezeichnung der Org. Häkchen bei erfolgter Zustimmung Organisation 1 Organisation 2 Organisation 3 ZUSTIMMUNG DER AGBP II. Planungsfortschreibung Fragestellung Beschreibung Lösungsansätze/Aufträge BESONDERE VORKOMMNISSE IM PROJEKTVERLAUF (Gemeint sind solche Vorkommnisse, die signifikante Auswirkungen auf die Planungen haben, z.b. Ausfall eines Teamers) 4

5 WIRKUNGEN/EFFEKTE in Bezug auf die Adressaten eigene professionelle Rolle/Funktion Sonstige Verfahren und Instrumente WiKo-Standort Ulm III. Projektauswertung - Einschätzung durch die Teamer/innen Art des Effektes/der Wirkung Intensitätsgrad auf einer Skala von 1 bis 6 analog zu Schulnoten WIRKUNGEN/EFFEKTE in Bezug auf die Adressaten/innen Herkunftsinstitutionen der Teamer/innen anderen in der AGBP vertretenen Institutionen Öffentlichkeit Zusammenarbeit im AGBP-Netzwerk Sonstige Schlussfolgerungen VI. Projektauswertung - Einschätzung durch die AGBP Art des Effektes/der Wirkung Intensitätsgrad auf einer Skala von 1 bis 6 analog zu Schulnoten 5

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