Der PDF/A-3 Standard Frankfurt Der PDF/A-3 Standard Zeitgemäßes Archivieren mit PDF

Transkript

1 Der PDF/A-3 Standard Frankfurt Der PDF/A-3 Standard Zeitgemäßes Archivieren mit PDF Von PDF/A-1 über PDF/A-2 zu PDF/A-3 Was muss ich als Anwender wissen?, German Representative PDF Association

2 Mit PDF/A wäre dies nicht passiert... Unbemerkter Fehler bei der PDF-Erstellung leider nicht bemerkt. Archiv mit mehr als Dokumenten musste geprüft und mehrere tausend PDF korrigiert werden. Einige hundert von mehreren PDF-Dokumenten auf einem Webserver waren gegen Änderungen geschützt und konnten nicht automatisch bearbeitet werden. Passwortschutz musste entfernt werden. Unbemerkter Fehler beim Upload von PDF-Dokumenten auf einen Webserver. PDF ließ sich trotz hoher Toleranz des Adobe Reader nicht mehr öffnen.

3 Motivation Aufbewahrungspflichten Gesetzgeber schreibt Aufbewahrung und entsprechende Dauern vor, aber keine Vorgabe für technisches Format! Keine Format-Migrationen während der Archivierungsdauer! Lebensversicherungen Rentenakten Darlehensakten Rechnungen Anlagendokumentation Produktdokumentationen Archivare Bibliotheken

4 Auf der Suche nach... einem papierähnlichen Dokumentenformat bei geringen Migrationsaufwänden in hoher Darstellungsqualität mit verfügbaren Werkzeugen für Erstellung und Darstellung auf unterschiedlichen Plattformen bei Leistungsfähigkeit und Erweiterbarkeit sowie geringem Speicherbedarf plus Metadatenfähigkeit und einfacher Verbreitung

5 PDF/A warum neuer Standard neben PDF? Möglichkeit externer Referenzen: Fonts, Bilder, Farben, Webressourcen, etc Schutzmechanismen behindern die Verwendung stillschweigend tolerierte Fehler durch Viewer zusätzlicher Interpreter für eingelagerte Objekte selbständernde Inhalte durch Felder, 3D, JavaScript Spezifikationen bietet Interpretationsspielraum unterschiedliche Darstellung in Anzeigeprogrammen offen aber unter der Kontrolle von Adobe keine uneingeschränkte, unveränderte Verfügbarkeit

6 PDF/A - Historie Mai 2002: Initiative aus AIIM (Association for Information and Image Management) und NPES (National Printing Equipment Association) sowie der US Court Administration für Schaffung eines Standards für elektronisch archivierte Dokumente. Oktober 2002: Kick-Off zusammen mit Firmenvertretern von Adobe Systems, Surety, EMC, Merck, Appligent, Library of Congress, EDS, Glaxo Smith Kline, Xerox, Honeywell, etc. Am Anfang registrierten sich über 280 Teilnehmer für die Standardisierungsbemühungen. ISO Joint Working Group JWG5 wurde gebildet aus Vertretern von ISO/TC42 Photography, ISO/TC46 Information and Documentation und ISO/TC130 Graphic Technology. September 2005: Verabschiedung des Standards ISO auf Basis von PDF 1.4. PDF/A konzentriert sich auf die Bedürfnisse der Archivierung in Unternehmen, Bibliotheken und öffentlichen Hand. Fortschreibung der Spezifikation (ISO und ISO ) erfolgt auf Basis von PDF 1.7 ( ISO 32000)

7 PDF/A Zielsetzung der Standardisierung Langzeitarchivierung lange oder gar für immer PDF/A soll sein: Device independent: werden immer gleich dargestellt Self contained: beinhaltet alle Komponenten zur Darstellung Self documented: beschreibt sich selbst Transparent: ist mit einfachen Mitteln analysierbar Accessable: Zugriff auf die Inhalte auch zur Wiederverwendung Dateiformat zur statischen Erhaltung des Erscheinungsbildes Framework für die Aufnahme von Metadaten Framework für die Abbildung der logischen Dokumentenstruktur

8 PDF/A Grundsätze (1) Abgeschlossenheit (Self contained) Einbettung aller Fonts Alle Schrifttypen PostScript, TrueType, OpenType keine externen Referenzen keine eingebetteten Dateien Audio, Video, Office Dokumente, Bilder, Originaldateien Keine Komponente darf die immer gleiche Darstellung des Dokumentes gefährden, Darstellung darf keinen (externen) Abhängigkeiten unterliegen.

9 PDF/A Grundsätze (2) Ausgabegeräteunabhängigkeit (Device independent) Einbettung aller Farbräume keine Mischungen von CMYK und RGB keine gerätespezifischen Farbräume keine extern referenzierten Bilder Output Intent: Ersatz für die Farbrauminformation Farbcharakteristiken des Ausgabegerätes

10 PDF/A Grundsätze (3) Selbstbeschreibung (Self documented) Metadaten zur Beschreibung des Dokuments selbst (Titel, Autor, Erstellungsdatum, Zweck, Schlüsselwörter etc.) müssen dem XMP-Framework (extensible Metadata Platform) entsprechen

11 PDF/A Grundsätze (4) Transparenz (Transparency) Mit einfachen Mitteln muss die PDF/A-Datei zu analysieren und zu interpretieren sein (Texteditor) keine Kompression (bezieht sich auf PDF-Strukturen, nicht auf eingebettete Bilder!) keine Binärinhalte wie Sound oder Movies (Verzicht auf externe proprietäre Anwendungen zur Interpretation)

12 PDF/A Grundsätze (5) Zugreifbarkeit (Accessibility) keine Verschlüsselung keine interne Berechtigungen (User- oder Druck-Schutz) obliegt Archivierungssystem kein Digital Rights Management (DRM, ERM, IRM) Signaturen erlaubt (sofern PDF/A-konform)

13 PDF/A-1 Standardteil und Konformitätslevel PDF/A-1 (ISO , basiert auf PDF 1.4) PDF/A-1b (dauerhaft identische Darstellung) PDF/A-1a (zusätzlich Semantik und Struktur) Zugang zu allen Inhalten, volle Strukturinformation Voraussetzungen für barrierefreien Zugang

14 PDF/A-2 der nächste Schritt Veröffentlicht in 2011 neue Funktionen basierend auf PDF 1.7/ISO Layer / optionaler Content erweiterte (Text-)Annotationen gemäß ISO Packages, Collections (PDF/A-Dateien in PDF/A-Dateien) PDF/A-2u z.b. für OCR gelesene Zeichen Seitengrößenlimit praktisch aufgehoben Verschärfungen XMP Konformität jetzt für Metadaten einzelner Objekte Lockerungen JPEG2000 Kompression jetzt zulässig Transparenz jetzt zulässig

15 PDF/A-2 Standardsteil und Konformitätslevel PDF/A-2 (ISO , basiert auf ISO / PDF1.7) PDF/A-2b (dauerhaft identische Darstellung) reproduzierbares Archiv PDF PDF/A-2u (zusätzlich Semantik (Unicode)) zusätzlich voller Zugang zu Texten Text suchen, kopieren, eindeutig extrahieren PDF/A-2a (zusätzlich Struktur) Strukturinformation (Lesefluss, Reflow, ) barrierefreier Zugang (TAGS, Sprache, Bildbeschreibungen)

16 PDF/A-3 Standardsteil und Konformitätslevel neue Funktionen basierend auf PDF 1.7/ISO Packages, Collections (beliebige Dateien in PDF/A Dateien) PDF/A-3 (ISO , basiert auf ISO / PDF1.7) PDF/A-3b (dauerhaft identische Darstellung) reproduzierbares Archiv PDF PDF/A-3u (zusätzlich Semantik (Unicode)) zusätzlich voller Zugang zu Texten Text suchen, kopieren, eindeutig extrahieren PDF/A-3a (zusätzlich Struktur) Strukturinformation (Lesefluss, Reflow, ) barrierefreier Zugang (TAGS, Sprache, Bildbeschreibungen) 16

17 Welches PDF/A nimmt man denn nun? -> immer den kleinsten möglichen Standardsteil keine neue Funktion benötigt? Dann PDF/A-1 alle Standardsteile sind gleichwertig verfügbar -> immer den niedrigsten benötigen Konformitätslevel -> PDF/A-3 kann, muss aber nicht verwendet -> PDF/A-1 und -2 kann unbegrenzt weiter genutzt werden -> PDF/A-3,-2 und -1 ist rückwärts-kompatibel -> keine Notwendigkeit Archive nach PDF/A-3 zu migrieren -> nur wenn PDF/A-1 zu Verlust führt (Transparenz) -> nur bei unerwünschte Konvertierung (JPEG2000 nach JPEG)

18 Das PDF/A Ökosystem Erzeugung Druckertreiber Konverter Libraries Validierung manuelle Prüfung automatisierte Prüfung mit maschinenlesbaren Reports Optimierer Aufbereitung, Verkleinerung, Stempeln Einfügen von Metadaten und Dateien Montagen, Farbkonvertierung Anzeige Viewer

19 PDF/A Einschränkungen und Grenzen PDF/A allein garantiert keine Langzeitarchivierung PDF/A ist nicht zertifiziert revisionssicher, genauso wenig wie TIFF oder irgendein anderes Format PDF/A erhebt nicht den Anspruch, dass PDF-basierte Archivierung der beste Weg ist Aber, wenn PDF, dann definiert PDF/A ein speziell ausgelegtes Profil für die Langzeitarchivierung PDF/A ist nur eine Komponente einer Archivierungsstrategie Unternehmensspezifische Document-Policies Zulässige Quellformate, Schriftarten,... Individuelle zusätzliche Anforderungen Qualitätsmanagement

20 PDF/A Einschränkungen und Grenzen PDF/X = ISO Format für die Übermittlung von Druckvorlagen PDF/E = ISO Format für CAD Dateien und 3-D Objekte PDF/UA = ISO Format für barrierefreie Dokumente PDF/VT = ISO Format für variablen Datendruck (Transaktionsdruck)

21 Weitergehende Informationen TechNotes des PDF/A Competence Center Literatur: PDF/A kompakt / PDF/A in a Nutshell Social Media: PDF/A Foren auf XING, LinkedIN