Richtlinie über die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Angestellten der Stadt Gütersloh vom in der Fassung vom

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1 Richtlinie über die dienstliche Beurteilung der Beamtinnen und Angestellten der Stadt Gütersloh vom in der Fassung vom Geltungsbereich Diese Richtlinie gilt für alle Beamtinnen und Angestellten der Stadtverwaltung Gütersloh (ohne Eigenbetriebe) mit Ausnahme folgender Personen oder Personengruppen: Wahlbeamtinnen Beamtinnen im Vorbereitungsdienst und andere in einem Ausbildungsverhältnis beschäftigte Personen Alle in dieser Richtlinie verwendeten Bezeichnungen von Personen oder Personengruppen schließen Männer und Frauen ein. 2 Zweck der Beurteilung Beurteilungen sind eine unverzichtbare Grundlage für Personalentwicklung und Personalentscheidungen (zb Stellenbesetzung, Übertragung höherwertiger Aufgaben, Beförderung oder Höhergruppierung, Zulassung zu Aufstiegsfortbildung). Beurteilungen sollen möglichst objektive und zuverlässige Informationen über dienstlich bedeutende Eigenschaften der Mitarbeiterinnen liefern. Sie spiegeln das Eignungs-, Befähigungs- und Leistungsbild wider, welches die Vorgesetzten innerhalb des Beurteilungszeitraumes gewonnen haben. 3 Beurteilungsnotwendigkeit (-anlässe) Beurteilungen sind alle 3 Jahre durchzuführen (Regelbeurteilung). Der Stichtag der Regelbeurteilung wird durch die Bürgermeisterin festgelegt. Von der Regelbeurteilung ausgenommen sind: Beamtinnen und Angestellte, die das 60. Lebensjahr vollendet haben freigestellte Personalratsmitglieder Angestellte in einem nicht länger als auf 1 Jahr befristeten Arbeitsverhältnis länger als 1 Jahr beurlaubte, abgeordnete oder von ihrer dienstlichen Tätigkeit freigestellte Beschäftigte geringfügig Beschäftigte (bis zu 10 Wochenstunden) Auf eine Regelbeurteilung wird verzichtet, wenn eine Anlassbeurteilung nicht länger als 1 Jahr zurückliegt. Beurteilungsrichtlinie.doc, gedruckt Seite 1 von 6

2 Im übrigen sind zu beurteilen (Anlassbeurteilung): Beamtinnen vor Entscheidung über eine Beförderung, über eine Zulassung zum Aufstieg oder über den Aufstieg selbst, wenn die Beamtin an der letzten Regelbeurteilung nicht teilgenommen hat vor Umsetzung zu einer anderen Organisationseinheit und Versetzung zu einem anderen Dienstherrn vor Anstellung auf Lebenszeit Beamtinnen auf Probe bei Umsetzung in der Probezeit und spätestens 3 Monate vor Ablauf der Probezeit vor Verkürzung der Probezeit Angestellte vor Höhergruppierung, wenn die Angestellte an der letzten Regelbeurteilung nicht teilgenommen hat vor Versetzung zu einer anderen Organisationseinheit vor Ablauf einer tarifrechtlichen Bewährungszeit vor Zulassung zum Angestelltenlehrgang II, wenn die Angestellte an der letzten Regelbeurteilung nicht teilgenommen hat Alle Mitarbeiterinnen auf eigenen Wunsch wenn ein triftiger Grund vorliegt und wenn seit der letzten Beurteilung mindestens 12 Monate vergangen sind bei Unterbrechung der bisherigen Tätigkeit für voraussichtlich mehr als 12 Monate, wenn seit der letzten Beurteilung mindestens 12 Monate vergangen sind Beurteilungen, die zum vorgesehenen Termin nicht möglich oder nicht zweckmäßig sind (zb laufendes Disziplinarverfahren, zb längere Krankheit), sind in Absprache mit der Personalverwaltung zurückzustellen und zu gegebener Zeit nachzuholen. 4 Information und Mitwirkung der zu Beurteilenden Die zu Beurteilende ist zu Beginn des Zeitraums der erstmaligen Beurteilung durch die Erstbeurteilerin über die Beurteilungskriterien aufzuklären (sog. Orientierungsgespräch). Zur Vorbereitung auf das Beurteilungsgespräch ist der zu Beurteilenden rechtzeitig der in Frage kommende Beurteilungsbogen auszuhändigen. Die zu Beurteilende soll den Beurteilungsbogen aus ihrer Sicht ausfüllen und zum Beurteilungsgespräch vorlegen. 5 Verfahren der Beurteilung Die Erstbeurteilerin legt ihre Beurteilung der Zweitbeurteilerin vor. Zweitbeurteilerin und Erstbeurteilerin sollen dabei Einvernehmen über das Beurteilungsergebnis herstellen. Gelingt dies nicht, verbleibt es bei dem Beurteilungsergebnis der Erstbeurteilerin. Die abweichende Auffassung der Zweitbeurteilerin kann in die Beurteilung aufgenommen werden. Der sich hiernach ergebende Inhalt der Beurteilung ist in einem Beurteilungsgespräch zwischen Erstbeurteilerin und Beurteilter zu erörtern. Berechtigten Einwänden der Beurteilten gegen die Beurteilungsrichtlinie.doc, gedruckt Seite 2 von 6

3 Beurteilung ist durch Änderung der Beurteilung zu entsprechen; eine Änderung des Gesamturteils ist der Zweitbeurteilerin zur Kenntnis zu geben. Werden Einwände nicht für berechtigt gehalten, hat die Beurteilte das Recht, innerhalb von 2 Wochen eine schriftliche Stellungnahme einzureichen, die der Beurteilung als Anlage beizufügen ist. Der Zeitpunkt des Beurteilungsgesprächs ist auf dem Beurteilungsvordruck mit Unterschrift der Beurteilten festzuhalten. Die Beurteilung ist gegebenenfalls über die zuständige Fachbereichs- und Geschäftsbereichsleitung der Personalverwaltung zur Aufnahme in die Personalakte zuzuleiten. Die Beurteilte erhält eine Kopie der Beurteilung. Beurteilungen sind vertraulich zu behandeln. 6 Beurteilerin Erstbeurteilerin ist grundsätzlich die zuständige Fachbereichsleiterin bzw. Leiterin einer vergleichbaren Organisationseinheit. In Fachbereichen oder vergleichbaren Organisationseinheiten mit mehr als 20 Mitarbeiterinnen kann die Leiterin diese Zuständigkeit auf Mitarbeiterinnen mit Führungsfunktionen (zb Meisterinnen, Leiterinnen von Tageseinrichtungen für Kinder, Produktgruppenverantwortliche) delegieren. Bei einem Wechsel in der Stelle der Erstbeurteilerin (zb Versetzung, Ausscheiden aus dem Dienst) innerhalb eines Zeitraumes von 6 Monaten vor dem Stichtag der nächsten Regelbeurteilung soll die Beurteilung nach Möglichkeit zeitlich vorgezogen durch die bisherige Stelleninhaberin vorgenommen werden. Besteht diese Möglichkeit nicht, erfolgt die Beurteilung durch ihre Vertreterin im Amt. Zweitbeurteilerin ist die unmittelbare Vorgesetzte der Erstbeurteilerin. Obliegt die Erstbeurteilung der Bürgermeisterin, entfällt die Zweitbeurteilung. Über Ausnahmen entscheidet die Bürgermeisterin. 7 Anforderungen an die Beurteilerinnen Beurteilen darf nur, wer an einer Fortbildung zum Beurteilungswesen teilgenommen hat. Die Erstbeurteilerin hat nach eigenen Kenntnissen und Erfahrungen zu beurteilen. Sie beurteilt weisungsunabhängig. Die zu Beurteilende muss der Beurteilerin mindestens 6 Monate unterstellt gewesen sein. Die Zweitbeurteilerin hat darauf hinzuwirken, dass offensichtliche individuelle Fehlurteile der Erstbeurteilerin korrigiert und keine Maßstabsverschiebungen eintreten. Beurteilungsrichtlinie.doc, gedruckt Seite 3 von 6

4 8 Beurteilungskriterien Es sind zu beurteilen: 1. Eignung und Befähigung 1 Auffassungs- und Urteilsfähigkeit 2 Planungs- und Organisationsgeschick 3 Verhandlungsgeschick 4 Flexibilität 5 Kreativität / Ideenreichtum 6 Teamfähigkeit / Kooperation 7 Mündliche Ausdrucksfähigkeit 8 Schriftliche Ausdrucksfähigkeit 2. Leistung, Arbeitsweise 1 Fachkompetenz 2 Eigenständigkeit 3 Bürger-/Kundenorientierung 4 Einsatzbereitschaft / Initiative 5 Leistungsumfang 6 Leistungsgüte 3. Führungsleistungen (nur bei Führungskräften) 1 Informations- und Meinungsaustausch 2 Motivationsvermittlung 3 Konfliktregelungsvermögen / soziale Kompetenz 4 Delegation / Erfolgskontrolle 5 Personalentwicklung 9 Beurteilungsvordruck Bei Beurteilungen ist der als Anlage 1 beigefügte Vordruck zu verwenden, soweit im folgenden kein anderer Beurteilungsbogen bestimmt ist. Bei Beurteilungen von Beamtinnen und Angestellten im feuerwehrtechnischen Dienst ist der als Anlage 2 beigefügte Vordruck zu verwenden. Nur im begründeten Ausnahmefall kann auf die Beurteilung eines im Vordruck vorgesehenen Beurteilungsmerkmals verzichtet werden. Die Begründung des Verzichts ist im Beurteilungsvordruck wiederzugeben. Beurteilungsrichtlinie.doc, gedruckt Seite 4 von 6

5 10 Beurteilungsskala, Beurteilungsansatz Die Beurteilungsskala baut auf der Stufe 100 als Maßstabsstufe auf. Die Stufe 100 entspricht den normalen Anforderungen bzw. der zu erwartenden Normalleistung in der Besoldungs- oder Vergütungsgruppe, welche die zu Beurteilende am Ende des Beurteilungszeitraumes erreicht hat. Abweichungen nach oben (überdurchschnittliche Werte) werden durch die Stufen 110 und 120 ausgedrückt. Abweichungen nach unten (unterdurchschnittliche Werte) werden durch die Stufen 90 und 80 ausgedrückt. Die Stufen haben folgende Bedeutung: Stufe Bedeutung 120 Die normalen Anforderungen werden in besonderem Maße übertroffen. 110 Die normalen Anforderungen werden übertroffen. 100 Die normalen Anforderungen werden erfüllt. 90 Die normalen Anforderungen werden weitgehend erfüllt. 80 Die normalen Anforderungen werden nur teilweise erfüllt. Beurteilungsansatz bildet eine Stellenbeschreibung, welche die Aufgaben in der von der Beurteilten besetzten Stelle einschließlich der Zeitanteile, außerdem die Anforderungen an die berufliche Qualifikation, die Fachkenntnisse der Stelleninhaberin sowie den Verantwortungsbereich, die Ausstattung mit technischen Hilfsmitteln und den arbeitsorganisatorischen Zusammenhang zu anderen Organisationseinheiten erkennen lässt. Die Beurteilung beruht ausschließlich auf den Beobachtungen im Beurteilungszeitraum. Beobachtungen oder Ergebnisse aus vorangegangenen Beurteilungen dürfen die aktuelle Beurteilung nicht beeinflussen. 11 Gesamturteil Die Beurteilung ist mit einem Gesamturteil abzuschließen. Das Gesamturteil wird rechnerisch aus der Beurteilung der Einzelkriterien im Beurteilungsbogen ermittelt; erforderlichenfalls ist es anschließend auf eine glatte Stufenzahl (120 oder 110 oder 100 oder 90 oder 80) auf- oder abzurunden, wobei die Rundung kaufmännischer Regel folgt. Dem Gesamturteil ist ein Vorschlag für die weitere dienstliche Verwendung hinzuzufügen (Vorschlag, auf welchem Dienstposten/Arbeitsplatz oder in welchen Aufgabenbereichen die Beurteilte aufgrund ihrer Fähigkeiten und Leistungen vorzugsweise eingesetzt werden kann). 12 Beurteilung schwerbehinderter Menschen Bei der Beurteilung der Leistung schwerbehinderter Menschen ist eine etwaige Minderung der Leistungs- und Einsatzfähigkeit angemessen zu berücksichtigen. Die Beurteilerin hat sich über die Auswirkung der Behinderung zu informieren. In der Beurteilung sind etwaige Beschränkungen der Leistungs- und Einsatzfähigkeit aufgrund der Schwerbehinderung zu vermerken. Beurteilungsrichtlinie.doc, gedruckt Seite 5 von 6

6 13 Personalwirtschaftliche Maßnahmen nach Beurteilung Erscheint die Beurteilte nach dem Ergebnis der Beurteilung für den gegenwärtigen Arbeitsplatz nicht in vollem Umfang geeignet, sollen Fördermaßnahmen eingeleitet werden, welche die volle Eignung bewirken können. Werden Fördermaßnahmen als nicht oder wenig erfolgversprechend angesehen, ist die Umsetzung der Beurteilten auf einen der Eignung entsprechenden Arbeitsplatz anzustreben. Alle Maßnahmen sind soweit wie möglich im Einvernehmen mit der Beurteilten vorzunehmen. 14 Inkrafttreten Diese Richtlinie tritt am 01. Januar 2004 in Kraft. Gütersloh, 03. Dezember 2003 Maria Unger Bürgermeisterin Beurteilungsrichtlinie.doc, gedruckt Seite 6 von 6