Erhöhung der Wirtschaftlichkeit von Unternehmen im FM durch den gezielten Einsatz von GPS-Ortungs- und Zeiterfassungssystemen

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1 Erhöhung der Wirtschaftlichkeit von Unternehmen im FM durch den gezielten Einsatz von GPS-Ortungs- und Zeiterfassungssystemen Vortrag von Matthias Hundt

2 Vorbemerkung zum Thema Was erfasse ich im Unternehmen? Was brauche ich wirklich? Was könnte ich noch benötigen? zu viel Daten erzeugen das Gegenteil

3 Datenschutz Vorbemerkung zu Problemen Erfassung / Speicherung / Privat Personenbezogene Daten Erfassung / Speicherzeit / Zugriff Betriebsrat klare Kommunikation welche Daten und Erklärung des Systems Mitarbeiter (Es hat sich gezeigt, das hier das größte Thema liegt!)

4 Der kleine Unterschied Alle Daten werden sowieso schon erfasst. Stundenzettel, Projektezeiten, Fahrtenbuch etc. Unterschied ist: Daten werden in Echtzeit erfasst Daten können vom Mitarbeiter nicht manipuliert werden Daten werden auf Plausibilität geprüft, Fehler sind unwahrscheinlich

5 Grundlagen Welche Systeme gibt es: Fleetmanagement Zeiterfassung Auftragsmanagement

6 Gundlagen Fleetmanagement Standart Ortungssysteme über GPS Routenverfolgung über GPS Fahrzeugdatenerfassung offline Fahrzeugdatenerfassung online Nutzpersonerfassung über Key / Festzuteilung über Fahrzeug Fahrtenbuch

7 Gundlagen Fleetmanagement Erweitert Routenerfassung im Fahrzeug Tourenerfassung im Fahrzeug Auftragserfassung im Fahrzeug Auftrags- und Datenübermittlung ins Fahrzeug Fahrzeugdaten übermittlung/erfassung

8 Zeiterfassung Erfassung über Fleetmanagement im Fahrzeug offline Erfassung über Fleetmanagement im Fahrzeug online nach vorgegebenen Daten Erfassung offline über ein separates Gerät Erfassung online über ein separates Gerät Erfassung über vorhandene Geräte wie Handy, WAPPhone, Apps, PC etc. Erfassung über UMTS, GPRS, SMS, MMS, WEB, WAP oder Nacherfassung per Hand

9 Zeiterfassung Bei der Zeiterfassung ist meistens eine Anpassung an vorhandene Systeme notwendig Zeiterfassung wird meistens mit verschiedenen Systemen gleichzeitig benutzt Zeiterfassung ist für den Außendienst Sollte in Kombination mit Auftragsmanagement erfolgen

10 Auftragsmanagement Projektsteuerung in Echtzeit Zeit- und Phasenkontrolle in Echtzeit Erledigungsüberblick in Echtzeit Ist/Soll Kontrolle in Echtzeit Problemerkennung in Echtzeit Ressourcenplanung

11 Welche Daten können erfasst oder übermittelt werden Ortungssysteme (Auszug aus den Möglichkeiten) Tageskilometer / Tageskilometer geschäftlich / Tageskilometer privat Anteil Privatkilometer in % Fahrzeit pro Tag / Nutzungszeit pro Tag Geschwindigkeitsübertretungen pro Tag Touren pro Tag Auffällige Fahrmanöver CO2 - Bilanz pro Tag / Spritverbrauch / verschwendeter Kraftstoff pro Tag Stillstand mit laufendem Motor pro Tag Erledigte Aufträge pro Tag Pünktlich erledigte Aufträge pro Tag Pünktlich erledigte. Aufträge in % Auffällige Fahrmanöver pro Tag

12 Welche Daten können erfasst oder übermittelt werden Zeiterfassung (Auszug aus den Möglichkeiten) Datum / Zeit Dauer der Arbeiten / Vorgaben auf Kunden bezogen auf Projekt bezogen Mitarbeiter oder Team einzelne Mitarbeiter (nach Auswahl bei dynamischer Besetzung) Tätigkeiten Standort / Objekt mit welchem Fahrzeug Material / Ersatzteile Pausenerfassung

13 Welche Daten können erfasst oder übermittelt werden Auftragsmanagement (Auszug aus den Möglichkeiten) Vorgabe und Übermittlung von Terminaufträgen oder wiederkehrenden Arbeiten Vorgabe / Vergabe von zusätzlichen Aufträgen Auftrag für Projekt /Objekt mit Zeitvorgabe Tagesplan für Aufgaben welche dann vom Mitarbeiter abgearbeitet und als Erledigt vermerkt werden IST Erfassung für die Aufgaben und Aufträgen Erledigungsüberwachung Monitoring

14 Vorteile im FM Bereich Fahrzeugmonitoring und Kostenübersicht Effizientere Fahrzeugplanung Notfalleinsatz, wer ist wo mit welchem Fahrzeug in der Nähe Welche Fahrzeuge produzieren die geringsten Kosten Welche Fahrzeuge sind unrentabel Fahrtenbuch pro Fahrzeug Steuerlicher Vorteil bei kompletten Fahrtenbuch IST / SOLL Vergleich in den Objekten und Projekten Unrentable Arbeitseinteilung der Mitarbeiter

15 Vorteile im FM Bereich Objektvergleich betreff der Kosten Wartungskosten und Zusatzaufträge im Überblick Sofortige Abrechnung der Zusatzaufträge ohne Nachbearbeitung oder Erfassung Wochen später Fertiger Leistungsnachweis für Fakturierung Controlling in Echtzeit Arbeitsaufwand für Backoffice und Mitarbeiter sinkt erheblich Arbeitszeit- und Überstundenabrechnung fällt als Produkt mit ab

16 Vorteile im FM Bereich Fehlerquote der Erfassung sinkt erheblich automatische Fehlzeitenerkennung, damit werden Arbeiten sichtbar, welche sonst immer nebenbei ohne Berechnung oder ohne Auftrag erledigt werden Zum Großteil keine neue Technik. Vorhandene Handy und PC können genutzt werden

17 Probleme Mitarbeiter fühlen sich überwacht, da Fehler und Arbeitsverhalten erkennbar werden und damit Wiederstand in der Firma Fahrzeugnutzung ist nachvollziehbar Verantwortungsvoller Umgang mit den Daten in der Firma Datenerfassung muss als Anlage im Arbeitsvertrag geregelt werden Mitarbeiter muss zustimmen

18 Probleme Unrentable Projekte und schlechtes Management werden sichtbar, was die Verantwortlichen wieder nicht gerne sehen Überkapazitäten werden sind erkennbar

19 Beispiele

20

21 Beispiele

22 Beispiele

23 Beispiele

24 Vielen Dank

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