Auditbericht ISO 14001

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1 Auditbericht ISO von Peter Maczey Auditbericht Instrument für Analyse und Bewertung Vorgaben in der ISO Der Auditbericht ist ein vielfach unterschätztes Instrument der Sachstandsanalyse sowie der perspektivischen Bewertung. Sowohl für interne Audits wie für solche der beauftragten Zertifizierorganisation stellt er neben den Auditnotizen (z. B. Fragelisten oder sonstigen Auditaufzeichnungen) und Abweichungsberichten den zentralen Nachweis zur Zustandserfassung des Managementsystems dar. Während Abweichungsberichte der unmittelbaren Veranlassung und Verfolgung von Maßnahmen in Abstimmung mit den Verantwortlichen dienen, soll der Auditbericht, je nach Gliederung und Schwerpunktsetzung, auch am Audit nicht beteiligten Dritten (z. B. der Geschäftsführung) einen Überblick über wichtige Audit - ergebnisse, u. a. als Grundlage für eine Managementbewertung, geben. Auditberichte im Rahmen von Systemzertifizierungen richten sich nach den Vorgaben der DIN EN ISO Der Bericht beschreibt die Rahmenbedingungen des Audits und legt die Auditfeststellungen sowie Auditschlussfolgerungen dar. Näheres zu den Inhalten des Auditberichts ist in Kap. 6.6 der ISO beschrieben. Die nachfolgenden Muster-Auditberichte betreffen ein Erstzertifizierungsaudit, das nach den Vorgaben der ISO in zwei Stufen zu erfolgen hat. Der Bericht zum Audit Stufe 2 kann auch für jedes andere Folgeaudit (Überwachungs-, Wiederholungsaudit) verwendet werden und stellt daher einen Universalbericht nach ISO 14001:2004 dar. TÜV Media GmbH Seite 1

2 Die Berichte befassen sich zur besseren Veranschaulichung mit einer Muster GmbH unspezifischer Branchenzugehörigkeit. Geltungsbereich und Umweltrelevanz sind in separaten Kapiteln im Zusammenhang mit einer generellen Unternehmensbeschreibung dargestellt. Für die Beurteilung durch Dritte, z. B. die prüfende Zertifizierstelle, ist eine repräsenta - tive Darstellung der Umweltrelevanz und der Tätigkeit des Unternehmens bzw. der auditierten Organisationseinheiten von Bedeutung, vor allem zu Beginn eines Zertifizierungsprozesses und dann fortlaufend bei wesentlichen Änderungen. Bewertung der Normenkonformität Verbundzertifizierungen Die notwendige Bewertung der Normenkonformität der vorgefundenen Dokumente, Aufzeichnungen, Tätigkeiten und Prozesse erfolgt nach vorgegebenen Kategorien sowie vor allem in tabellarischer Form. Dies ist für das auditierte Unternehmen hilfreich, da die festgestellten Verbesserungspotenziale und positiven Auditergebnisse übersichtlich vermittelt werden. Hierbei ist eine nachvollziehbare Orientierung bzw. Gliederung, z. B. am Auditverlauf oder den auditierten Einheiten/Prozessen/Tätigkeiten, sinnvoll und erleichtert die Zuordnung zu den Normforderungen und etwaigen Abweichungen. Abweichungen werden in der Regel in separaten Abweichungsberichten dokumentiert. Im Falle einer Verbundzertifizierung sollten die Feststellungen von verschiedenen Standorten eines Unternehmens durch eine zusätzliche Spalte in den Tabellen differenziert werden. Die unter dem Geltungsbereich der Zertifizierung aufgeführte Liste der Standorte ist dann entsprechend zu erweitern. Sollen zumindest Teile des Auditberichts, die ggf. parallel zum Auditverlauf aufgezeichnet werden (z. B. via Notebook), noch vor Beendigung des Audits dokumentiert und der auditierten Organisation zur Verfügung gestellt werden, so kann Seite 2 TÜV Media GmbH

3 dies in Form der tabellarisch gelisteten Hinweise zur Verbesserung erfolgen. Zusammenfassung der Ergebnisse Die Auditberichte beinhalten Hinweise, die auf den Stichprobencharakter des Audits ebenso hinweisen wie auf Besonderheiten bei der Auditdurchführung und -planung. Der Anne zum Auditbericht (Stufe 2, Universalbericht) fasst die Ergebnisse der Konformitätsprüfung mit den Anforderungen der ISO 14001:2004 zusammen und gibt abschließend einen Überblick über die im Einzelnen geprüften Normforderungen. TÜV Media GmbH Seite 3

4 Bericht zum Zertifizierungsaudit Stufe 1 nach ISO 14001:2004 für das Unternehmen Muster GmbH XXXXX-Musterhausen Seite 4 TÜV Media GmbH

5 Auditbericht Stufe 1 Kunde Zertifizierungsnummer Muster GmbH XXXXXX Auditart Standard Akkreditierung Zertifizierungsaudit Stufe 1 ISO 14001:2004 Inhaltsverzeichnis 1 Auditergebnis Übergeordnete Punkte Scope Unternehmensbeschreibung Geltungsbereich der Zertifizierung Feststellungen Dokumentation und Umsetzung des Managementsystems Prüfung der Vertragsgrundlage Besonderheiten zur Durchführung des Audits Stufe Besonderheiten für die Planung des Audits Stufe Rev. 0.0 ( ) Page 2/2 TÜV Media GmbH Seite 5

6 Auditbericht Stufe 1 Kunde Zertifizierungsnummer Muster GmbH XXXXXX Auditart Standard Akkreditierung Zertifizierungsaudit Stufe 1 ISO 14001:2004 Leitauditor: Herr/Frau Auditteam: Auditdatum: Managementsystembeauftragter: 1 Auditergebnis Zielsetzung des Zertifizierungsaudits Stufe 1 war es, die Bereitschaft des Unternehmens für das Audit Stufe 2 festzustellen. Feststellungen und Erkenntnisse sind in Kap. 4 dieses Berichts dargestellt und ermöglichen eine angemessene Planung des Audits Stufe 2. Ein Zertifizierungsaudit Stufe 2 ist ohne Einschränkungen möglich. Im Audit wurden Schwachstellen gefunden, die im Zertifizierungsaudit Stufe 2 zu Abweichungen führen können. Die Schwachstellen sind wie abgestimmt zu beheben, damit das Zertifizierungsaudit Stufe 2 wie geplant am XX.XX.XXXX stattfinden kann. Im Audit wurden gravierende Schwachstellen gefunden, die im Zertifizierungsaudit Stufe 2 zu Abweichungen führen. Die Behebung der Schwachstellen ist dem Auditor nachzuweisen, damit das Zertifizierungsaudit Stufe 1 positiv abgeschlossen und die Planung für das Audit Stufe 2 realisiert werden kann. 2 Übergeordnete Punkte Zweck und Ziel der Zertifizierung Das Managementsystem ist anforderungsgerecht dokumentiert, der Geltungsbereich ist eindeutig festgelegt. Die Managementsystemdokumentation mit Stand vom XX.XX.XXXX wurde überprüft. ja nein Der Geltungsbereich der Zertifizierung umfasst die gesamte Organisation. ja nein Die Auswahl des Auditteams ist dem Geltungsbereich angemessen. ja nein Der Geltungsbereich entspricht dem Firmenauftritt (z. B. in Broschüren und Internet). ja nein Das Managementsystem ist geeignet, die Unternehmenspolitik umzusetzen und die Unternehmensziele zu erreichen. ja nein Es bestehen Regelungen, um die gesetzlichen und behördlichen Aspekte zu ermitteln und zu berücksichtigen. ja nein Interne Audits wurden anforderungsgerecht durchgeführt. ja nein Die Managementbewertung wurde anforderungsgerecht durchgeführt. ja nein Es handelt sich um eine Verbundzertifizierung nach dem Stichprobenverfahren. ja nein Die Stichprobe kann im Audit Stufe 2 wie geplant durchgeführt werden. ja nein Rev. 0.0 ( ) Page 3/3 Seite 6 TÜV Media GmbH