Imtradex Hör-Sprechsysteme GesmbH, Industriestraße 60-62/ Wien Tel: +43 / 1 / Fax: DW 18,

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1 Imtradex Hör-Sprechsysteme GesmbH, Industriestraße 60-62/ Wien Tel: +43 / 1 / Fax: DW 18,

2 In keiner Sprache kann man sich so schwer verständigen wie in der Sprache. Karl Kraus ( ), österr.kritiker, Satiriker, Essayist u. Dramatiker Die größte Macht hat das richtige Wort zur richtigen Zeit. Mark Twain ( ), amerikanischer Schriftsteller Die Sprache ist natürlich im ersten Moment immer ein Hindernis für die Verständigung. Marcel Marceau (*1923), eigtl. Marcel Mangel, frz. Pantomime (Der Schüler) Zi-lu sprach zu Konfuzius: "Wenn Euch der Herrscher des Staates Wei die Regierung anvertraute - was würdet Ihr zuerst tun?" Der Meister antwortete: "Unbedingt die Worte richtigstellen." Darauf Zi-lu: "Damit würdet Ihr beginnen? Das ist doch abwegig. Warum eine solche Richtigstellung der Worte?" Der Meister entgegnete: "Wie ungebildet du doch bist, Zi-lu! Der Edle ist vorsichtig und zurückhaltend, wenn es um Dinge geht, die er nicht kennt. Stimmen die Worte und Begriffe nicht, so ist die Sprache konfus. Ist die Sprache konfus, so entstehen Unordnung und Mißerfolg. Gibt es Unordnung und Mißerfolg, so geraten Anstand und gute Sitten in Verfall. Sind Anstand und gute Sitten in Frage gestellt, so gibt es keine gerechten Strafen mehr. Gibt es keine gerechten Strafen mehr, so weiß das Volk nicht, was es tun und was es lassen soll. Darum muß der Edle die Begriffe und Namen korrekt benutzen und auch richtig danach handlen können. Er geht mit seinen Worten niemals leichtfertig um." Konfuzius ( v.chr.), chin. Philosoph, bestimmend für die Gesellschafts- u. Sozialordnung Chinas

3 Steigern sie mit den Systemen von ImtraVoice ihre Produktivität, ihren Komfort und senken sie ihre Kosten. Einfach! diktieren...

4 EINFÜHRUNG Die Systeme von ImtraVoice geben Ihnen die Möglichkeit von überall aus ihre Diktate durchzuführen und sie einer Schreibkraft unmittelbar zur Verfügung zu stellen. Ob unterwegs per Mobiltelefon, in Meetings mittels Diktiergerät, am Arbeitsplatz per Headset - um nur einige Beispiel zu nennen. Ihr Diktat wird automatisch auf den Server transferiert und steht dort sofort zur Abschrift zur Verfügung. Eine Schreibkraft kann - auch von zuhause per Internetverbindung - das Diktat abhören und ihnen sofort die Abschrift zukommen lassen - z.b. per oder per Fax. Was das für sie bedeutet? Komfort Diktieren sie, wo auch immer sie sind. Diktieren sie, wann auch immer sie wollen. Ersparen sie sich das mühsame Hantieren mit Kassetten. Geschwindigkeit Noch ehe sie zurück im Büro sind, haben sie die Dokumente fertig auf dem Schreibtisch und können unmittelbar an ihrem Geschäftsfall weiterarbeiten oder ihn nur noch per Unterschrift fertigstellen. Kostenersparnis Ihre Schreibkraft arbeitet effizient. Sogar von zuhause, wenn sie es wollen. Wir bieten Lösungen spezifisch für ihre Branche: Rechtsanwälte Versicherungen Spitäler Schreibbüros Journalisten Polizei und viele andere...

5 DIKTIEREN Folgende Möglichkeiten zum Diktieren stehen zur Verfügung: 1.) Diktieren mit dem Handy 2.) Diktieren mit dem Festnetz- oder Schnurlostelefon 3.) Diktieren mit dem Headset am PC oder am Laptop 4.) Diktieren mit dem SpeechMike am PC oder am Laptop 5.) Diktieren mit dem digitalen Diktiergerät 6.) Diktieren mit dem Handheld (PDA) 1. Diktieren mit dem Handy Egal wo Sie sich gerade befinden, mit ihrem derzeit verwendeten Handy haben Sie auch jederzeit ein Diktiergerät bei sich. Sie rufen einfach Ihren ImtraVoice-Server (mit installierter Telefonapplikation) im Büro an und diktieren. Mittels der Handytasten wird der Diktiervorgang gesteuert, d.h., Sie können Diktate am Server aufsprechen, wieder anhören, Änderungen einfügen bzw. unmittelbar zum Schreiben freigeben. Während Sie noch unterwegs sind, wird das Diktakt von der Schreibkraft geschrieben und liegt beim Eintreffen im Büro zum Unterschreiben bereit. Natürlich können Sie zum Diktieren über Ihr Handy auch ein Headset oder Ihre vorhandene Auto-Freisprecheinrichtung verwenden.

6 2. Diktieren mit dem Festnetz- oder Schnurlostelefon Mittels ihres vorhandenen Schnurlos- oder Festnetztelefon (auch in Kombination mit Headset verwendbar) wählen Sie kostenlos über Ihre Nebenstellenanlage Ihren ImtraVoice-Server (mit installierter Telefonapplikation) an und diktieren. Mit Hilfe unseres Telefongesprächsaufzeichnungsadapters können Sie ihre Telefonate aufnehmen. Diese werden dann am Server gespeichert und Sie können sich dann das Gespräch jederzeit, so oft Sie wollen, anhören oder zum Schreiben weiterleiten, um das Telefongespräch als Aktennotiz ablegen zu können. Mittels der Telefontasten wird der Diktiervorgang gesteuert, d.h., Sie können Diktate am Server aufsprechen, wieder anhören, Änderungen einfügen bzw. zum Schreiben freigeben. Unmittelbar nach der Freigabe des Diktats steht es am Server zum Schreiben bereit. 3. Diktieren mit dem Headset am PC oder Laptop Nach dem Einloggen steht ihnen folgende Maske zur Eingabe der Diktate zur Verfügung:

7 Mittels Headset oder Mikrofon wird einfach diktiert. Sofort nach Beendigung des Diktats steht es am Server zum Schreiben bereit. Sie können das System an ihren Arbeitsplatz am PC verwenden oder auch mobil mit ihren Laptop nutzen, sodass Sie überall und jederzeit diktieren können. 4. Diktieren mit dem SpeechMike am PC oder am Laptop Anstatt eines Headsets oder Mikrofons kann auch das Philips SpeechMike zum Diktieren am PC oder Laptop verwendet werden. Das SpeechMike ist im Prinzip ein Diktiergerät zum Anschluß an den Computer. Es kann mit serieller oder USB-Schnittstelle geliefert werden und ist mit Mikrofon, Lautsprecher und Recordertasten ausgestattet. Damit können Sie Diktate aufnehmen, abspielen, vorspulen, rückspulen, Texte an beliebiger Stelle einfügen bzw. abändern. Der integrierte Trackball mit den seitlichen Maustasten ersetzt die Maus und ermöglicht das Navigieren am Bildschirm. Nach dem Einloggen steht ihnen die selbe Maske wie beim Diktieren mit Headset zur Verfügung. Nach Abschluß des Diktats steht es am Server zum Schreiben bereit. Das System kann am PC als auch am Laptop verwendet werden, sodass Sie überall und jederzeit diktieren können.

8 5. Diktieren mit dem digitalen Diktiergerät Handelsübliche digitale Diktiergeräte können ebenfalls in das System eingebunden werden. Damit sind Sie mobil und Sie können jederzeit, egal wo Sie sich gerade befinden, diktieren. Die Übertragung der aufgenommenen Diktate erfolgt durch Einsetzen des Diktiergeräts in die Dockingstation oder durch Verbindung mittels USB-Kabel mit dem PC. Die Diktakte werden automatisch auf den Server überspielt, wo sie zum Schreiben abrufbar sind.

9 6. Diktieren mit dem Handheld (PDA) Mit Hilfe unserer PDA-Diktiersoftware wird ihr Pocket PC zum vollwertigen, digitalen Diktiergerät. Egal wo Sie sich gerade befinden, sie können jederzeit diktieren. Sie können Diktate aufsprechen, wieder abhören, Änderungen einfügen bzw. unmittelbar zum Schreiben freigeben. Alle Editiervorgänge werden per Fingerdruck (oder auch mittels Stylus) am TouchScreen ausgeführt. Sie haben die Übersicht über alle aufgezeichneten Diktate, können sich über den aktuellen Status informieren und Prioritäten ändern. Diktieren sie kabellos, immer und überall! Die Übertragung der aufgenommenen Diktate erfolgt durch Einsetzen des Handhelds in die Dockingstation oder durch Verbindung mittels USB-Kabel auf den PC. Die Diktakte werden automatisch auf den Server überspielt, wo sie zum Schreiben abrufbar sind.

10 SCHREIBEN Nach dem Einloggen steht der Schreibkraft folgende Maske zur Bearbeitung bzw. zum Schreiben der am Server gespeicherten Diktate zur Verfügung: Nach Anklicken eines Diktats öffnet sich ihr Textverarbeitungsprogramm und abhängig von der gewählten Dokumentart ein voreingestelltes Formular (z.b. eine Vorlage inklusive ihres Briefkopfs), sowie die Diktat-Abspiel-Maske:

11 Die Schreibkraft kann nun das Diktat mittels Kopfhörer abhören und schreiben. Das Diktat kann vor- und rückgespult werden. Hierzu kann auf Wunsch auch ein Fußtaster verwendet werden. Nach Beendigung der Schreibarbeit kann das Diktakt entweder ausgedruckt oder z.b. per an den Autor weitergeschickt werden. Das aufgesprochene Diktat kann für Dokumentationszwecke archiviert werden. WORKFLOW Ein komplettes Diktiersystem könnte wie folgt aussehen: Das System besteht aus einem Web-Server mit installiertem Diktierservice, der mit dem vorhandenen Firmenserver innerhalb des Intranets vernetzt wird. Dieser wiederum ist mit den vorhandenen, einzelnen PCs verbunden, die dann entweder zum Diktieren oder zum Schreiben der Dikate verwendet werden. Es kann auch mit externen Rechnern per Internet auf den Web-Server zugegriffen werden, sodass auch von außerhalb der Firma sowohl diktiert, als auch geschrieben werden kann. Weiters kann der Server mit einer Telefonkarte ausgestattet werden, die auf eine freie Nebenstelle der vorhandenen Telefonanlage angeschlossen wird. Damit wird das Diktieren mittels Telefon (mit Handy, Festnetztelefon oder Schnurlostelefon) außerhalb oder innerhalb der Firma möglich.

12 ADMINISTRATION Nach dem Einloggen steht dem Administrator folgende Maske zur Verwaltung zur Verfügung: Der Administrations-Manager bietet unzählige Konfigurationsmöglichkeiten, die ihre speziellen Anforderungen an die Diktatverwaltung ermöglichen. Unter anderem: Anlegen der Autoren, Schreibkräfte, Abteilungen, Gruppen usw. (inkl. Passwörter und Rechte) Anlegen der verschiedenen Dokumentenarten und Dokumentenvorlagen plus Bestimmung der maximalen Durchlaufzeiten Vergabe der jeweiligen Gruppenzuordnung (z.b. welche Schreibkraft schreibt für welche Autoren, an wen wird weitergeleitet, wenn jemand ausfällt, usw). Dokumentation und Erstellung von Berichten (z.b. Abrechnung Schreibkräfte) Administration des Telefonservers (falls vorhanden) Konfiguration der Scripts / Makros Verwaltung des Servers (inkl. der Verwaltung der automatischen Archivierung und der Alarme) Verwaltung der Arbeitsstationen (automatische Verwaltung neuer Softwareversionen vom Server aus - somit keinerlei Wartungsaufwand auf den Arbeitsstationen) und mehr...

13 Wollen Sie unsere Systeme kennenlernen, dann rufen sie uns bitte an oder schreiben sie uns: Imtradex Hör-Sprechsysteme GesmbH Industriestraße 60-62/ Wien Tel: +43 / 1 / Fax: DW 18

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