XML Content Management in der technischen Redaktion 6. Publishers Forum

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1 XML Content Management in der technischen Redaktion 6. Publishers Forum Gregor Wolf Chief Technology Officer Klopotek AG V 1.1

2 Ist Klopotek ein Publisher? Zumindest stellen wir Informationen her und wir veröffentlichen sie Wir haben komplexe redaktionelle Prozesse Sie sind Teil unseres Produkts Wir benötigen sie selbst 1. Bessere Information intern führt zu besserer Beratung extern 2. Bessere Auffindbarkeit senkt die Kosten

3 Redaktioneller Prozess vor dem CMS Word Word Word Word Redaktion Word Word Alle erstellen Aufbereitung PDF Strukturierte Veröffentlichung

4 Projektziele Weniger Text, mehr Information Firmenweite Standardisierung Einmal erzeugen, mehrfach verwenden Wiederverwendete Informationseinheiten statt Dokumente Komponenten statt Cut&Paste Einbindung Aller im Unternehmen als Informationszulieferer Suchbarkeit und Findbarkeit Schlankeres Produzieren von Output Direkter Zugang zur Information für Alle Geringere Dokumentationskosten und Übersetzungskosten Schnellere Verfügbarkeit

5 Denken in Informationseinheiten Wer erzeugt? Woraus besteht ein Dokument? Welche? Struktur? Welche Teile will man wo verwenden? In welchen Abläufen entstehen die Einheiten? Wer kontrolliert? Wer gibt frei? Dokumente sind nur noch Output

6 Vier Haupt-Informationstypen definieren Workflow 2. Concept 3. Technical Concept 1. Requirement 4. Construction and Settings Informationspool in ST4

7 Output Output-Projekt in ST4 Informationspool in ST4

8 Standardeinsatz eines CMS in der technischen Redaktion Concept Technical Concept Construction and Settings Anwendergruppen Requirement Product- Documentation Consultant Projektleiter Produktmanager Softwareentwickler Dokumentation QM Prozesse / Workflows

9 Einsatz des CMS bei Klopotek Concept Technical Concept Construction and Settings Anwendergruppen Requirement Product- Documentation Consultant Projektleiter Produktmanager Softwareentwickler Dokumentation QM Prozesse / Workflows

10 Technische Redaktion wandelt sich zum Management eines dezentral entstehenden Informationspools

11 Drei Sichten auf Informationen Klopotek Produkt PPM, Order-to-Cash, Verlags-Geschäftsprozess Title Management, Contracts, Rights, Royalties, Content Unser Workflow Requirement, Concept,

12 Metadata Consistency Check / Konsistenzprüfung Klopotek Strategy / Klopotek Strategie Compliance / Erfüllung RFI/RFP Quality / Qualität Interner Bearbeitungsstatus

13 Metadata: Internal Workflow Interner Bearbeitungsstatus 1. nicht begonnen 2. in Arbeit 3. zur Korrektur 4. und Freigabegründe 1. zur Freigabe (Kunde) 2. Überarbeitung erforderlich 3. zur Freigabe (PM) 4.

14 Ein Blick auf ST4

15 Die drei Views im Informationspool Unser Workflow Klopotek Produkt Verlags-Geschäftsprozess

16 Beispiel eines Erweiterungspakets in unserem Workflow

17 Beispiel eines Erweiterungspakets in unserem Workflow Einzelne Erweiterung Unser workflow

18 Das KONZEPT

19 Output erzeugen (hier: Anwendungshandbuch) originär aus Informationspool

20 Dimension Sprache

21 Dimension Sprache

22 Lessons learned Wie anfangen? Nicht mit Tooleinführung. Nicht die bisherige Arbeitsweise auf das Tool abbilden. Einen Workflow entstehender Informationen definieren. Gewünschte Outputs definieren. Richtige Beratung in Anspruch nehmen. Tool nach eigenen k.o. Kriterien auswählen, nicht nach Kriterienkatalogen. Wenn viele damit arbeiten sollen, ein Pilotprojekt mit wenigen starten. Entscheidungsträger in den Arbeitsgruppen haben. Im Pilotprojekt einmal komplett durch den Workflow. Selbst Experte im Tool-Customizing werden. Das alles ist kompliziert genug. Deshalb überall sonst einfach bleiben.

23 Vielen Dank! Ihre Fragen?

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